Innhold

• Trinn
• Del 1 av 3: Komponere brevet
• Del 2 av 3: Velge riktig tone
• Del 3 av 3: Design riktig

Uansett hva slags virksomhet du driver med, er det veldig viktig å utvikle et sterkt forhold til klienten slik at folk kommer tilbake til deg igjen og igjen. Hvert takkebrev bør være individuelt, så du vil ikke finne eksempler med eksempler i denne artikkelen. I stedet finner du instruksjoner for å hjelpe deg med å skrive slike brev effektivt. Hvis du vil vite hvordan du skriver et takkebrev for å uttrykke din takknemlighet for en klient, kan du lese videre.

Trinn

Del 1 av 3: Komponere brevet

1. 1 Skriv inn riktig kundenavn i hilsenen. Mange markedsundersøkelser viser at nesten alle meldinger som er adressert til en kunde, er helt ineffektive hvis navnet er stavet feil. Derfor er det ekstremt viktig å dobbeltsjekke at det ikke er feil ved å kontakte klienten.
2. 2 Oppgi årsaken til takkebrevet. Gjør det så spesifikt som mulig. Selvfølgelig kan du bare skrive "takk for kjøpet", men det er bedre hvis du angir hva slags kjøp kjøperen gjorde og hvilken type levering han valgte. Så kunden vil være mer fokusert på å håndtere selskapet ditt, ettersom han vil være fornøyd med en slik individuell tilnærming. Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
   • Din takknemlighet skal høres så oppriktig ut som mulig. Om nødvendig kan du henvise til en samtale med en klient.
   • Gjør en innsats for ikke å få e -posten din til å virke trist, eller det vil virke som om du sender den samme meldingen til hundrevis av klienter.
3. 3 Legg til noen replikker. I et takkebrev er det på sin plass å stille noen spørsmål for å sikre at alle kundens behov er dekket og at kunden er fornøyd med kvaliteten. Slike avklaringer øker sjansen for at kjøperen kommer tilbake til deg, noe som betyr at fortjenesten også vil øke. Du trenger ikke å la deg rive med å be om tilbakemelding, men å ta hensyn til kundens behov er en kritisk del av en vellykket virksomhet.
   • Uttrykk håpet om at kjøperen er fornøyd med kjøpet, og legg til at du er klar til å svare på alle spørsmålene og forslagene som interesserer ham.
   • Spør kjøperen om det er noe annet du må gjøre for å forbedre tilfredsheten.
4. 4 Inkluder firmanavnet ditt i brevet. Takknemlighetsbrevet bør alltid inneholde navnet på selskapet, logoen eller annen informasjon som identifiserer merkevaren din. Igjen, dette øker synligheten til virksomheten din.
   • Hvis du skriver takkebrevet på et postkort, må du inkludere navnet på virksomheten din.
   • Hvis du skriver på brevhode, vil firmaets logo og navn være synlig uansett, så det er ikke nødvendig å inkludere navnet i selve brevet.
   • Hvis du sender en takkemelding på e -post, må firmanavnet og logoen stå under signaturen din.
5. 5 Bruk en passende konklusjon. Det skal uttrykke håpet om videre samarbeid med klienten og uttrykke din oppriktige interesse for ham. For eksempel kan "med respekt" noen ganger høres for formelt ut, og da bør det erstattes med "oppriktig din" eller "beste ønsker". Utforsk populære forretningsbrevendelser og vurder bransjespesifikasjoner.
6. 6 Signer brevet for hånd. Signer brevet for hånd hvis mulig. Store selskaper bruker ofte dette for å få brevet til å se mer personlig ut. Selv en signatur laget med en datamaskin og deretter satt inn i en bokstav, gir ofte et bedre inntrykk enn bare et skrevet navn, ettersom det skaper effekten av et brev skrevet personlig.

Del 2 av 3: Velge riktig tone

1. 1 Motstå fristelsen til å tilby en kunde et nytt produkt eller en ny tjeneste. Du skriver et takkebrev for avtalen, så du trenger ikke å annonsere selv. God kontakt er nok på dette stadiet. La klienten føle seg som den er.
   • Setninger som "vi håper på nytt samarbeid med deg" høres ut som en reklameklisjé, og det er bedre å avstå fra dem. Ikke skriv noe du ikke ville skrive til vennen din.
   • Ikke ta med beskrivelser av andre produkter, omtale av et kommende salg eller andre setninger som kan betraktes som reklame i brevet.
2. 2 Send brevet med et ekte frimerke. Selv om du sender fjell med brev, er det best å ikke bruke en merkemaskin. Så du depersonaliserer brevet, noe som gjør det til et av mange, noe som betyr at klienten ikke vil føle seg spesiell. Mest sannsynlig vil brevet ditt umiddelbart havne i søppelbøtta.
3. 3 Skriv om mulig adressen for hånd. Og igjen: jo mer personlig brevet er, desto hyggeligere blir det å motta det. Hvis du ikke har tid til å signere konvoluttene, overlater du det til noen andre. Selv om adressen ikke er skrevet av deg personlig, vil kunden bli positivt imponert over å se at den er håndskrevet.
4. 4 Oppgi kontaktinformasjon og vær forberedt på videre kommunikasjon. Sørg for å inkludere telefonnummeret og adressen din i brevet, og la klienten vite at du er klar til å lytte til ham for spørsmål. Hvis en klient kontakter deg, vær forberedt på å svare raskt på forespørselen eller spørsmålet.

Del 3 av 3: Design riktig

1. 1 Skriv brevet for hånd. Å skrive ut et standardskjema er som å sende en utlevering til en kunde. I stedet for å få klienten til å føle seg viktig og verdifull for deg, risikerer du å gi det motsatte inntrykket og bare forårsake irritasjon. Prøv å skrive takkebrev til hver klient personlig og for hånd.
   • Hvis det er for mange takkesnotater for å skrive til deg selv, kan du be en annen kollega om å hjelpe deg. Den individuelle tilnærmingen er vel verdt tiden.
   • Hvis du ikke har muligheten til å skrive takkesedler for hånd, må du finne en annen måte å tilpasse dem på. Det minste du kan gjøre er å inkludere kundens navn og din virkelige signatur i hver e -post.
   • I noen tilfeller kan det være mer hensiktsmessig å skrive e-post fremfor manuelle takkemeldinger, for eksempel hvis du allerede har et godt forhold til en klient. Det viktigste er at brevet lød oppriktig og adressert til en bestemt klient. Hvis det er en mulighet for at brevet ditt vil bli feilaktig som en annonse, er det bedre å skrive det for hånd.
2. 2 Velg hvor du vil skrive takkene dine. Både takkekort og firmaets brevhode vil gjøre.Hvis du bare trenger å skrive noen takkebrev, kan du kjøpe elegante takkekort som lar klienten føle seg viktig. Du kan også bruke brevhode på tykt papir.
   • Ikke bruk vanlig skriverpapir som takkebrev.
   • Velg takkekort som er passende i forretningssammenheng. Hvis du har en kreativ eller underholdningsvirksomhet, kan du bruke fargerike postkort som matcher selskapets image. Unngå postkort med upassende eller altfor personlige ord eller bilder.
3. 3 Vurder å sende en gave. Hvis du vil gå videre og vise din takknemlighet, send en liten gave med brevet ditt. Dette er valgfritt, men for noen klienter kan det være akkurat det du trenger. Gaven skal være liten og nyttig. Det kan representere produktene eller tjenestene dine, eller være helt uten tilknytning til ditt forretningsområde, men profesjonell.
   • Små gaver inkluderer bokmerker, magneter, søtsaker, T-skjorter eller gavekort.
   • Gaven skal ikke være dyrere enn 500-1500 rubler. Noen selskapers bedriftsetikk forbyr å ta imot dyre gaver.