Innhold

• Å trå
• Del 1 av 2: Skrive en agenda
• Lag en agenda fra bunnen av
• Ved hjelp av en kalendermal
• Del 2 av 2: Beste fremgangsmåter for bruk av en kalender
• Tips

Et ordnet møte krever en velskrevet agenda. Ikke la møtet bli så kjedelig og effektivt som mange møter ser ut til å være. Ved å følge en detaljert, men likevel fleksibel agenda, kan du holde møtet strømlinjeformet og fokusert slik at du oppnår alle møtemålene dine på kortest mulig tid. Enten du vil skrive din egen kalender, bruke en mal eller få mest mulig ut av en kalender du allerede har, se trinn 1 nedenfor for å komme i gang!

Å trå

Del 1 av 2: Skrive en agenda

Lag en agenda fra bunnen av

1. Start med å gi kalenderen din en tittel. Fra den fineste litteraturen til det tørreste regnearket trenger nesten alle viktige dokumenter en tittel, og møtedagsordener er ikke noe unntak. Tittelen din skal fortelle leseren to ting: For det første at han eller hun leser en agenda, og for det andre emnet møtet handler om. Når du har bestemt deg, setter du tittelen øverst i det tomme dokumentet. Tittelen trenger ikke å være blomstrende eller komplisert - i forretningssammenheng er enkle og direkte titler vanligvis best.
   • Motstå trangen til å bruke separate eller store skrifttyper for tittelen din. I de fleste tilfeller vil du bruke en enkel, verdig skrift som Times New Roman eller Calibri, og gjøre tittelen din samme størrelse som resten av bokstavene på dokumentet (eller bare litt større). Husk at formålet med tittelen din er å informere leserne hva de ser på, ikke nødvendigvis å underholde eller distrahere dem.
2. Legge til "WHO?’, ’ekte?"og"når?"data til overskriften. Etter tittelen har møtedagsordener vanligvis en overskrift som kan variere i detalj, avhengig av hvor formell arbeidsplassen din er. Denne overskriften handler vanligvis om en linje under tittelen. Vanligvis, i overskriften, viser du kort informasjon om møtet som ikke har noe med emnet som blir diskutert. Dette for at folk som ikke er til stede, skal vite når og hvor det fant sted, og hvem som var til stede. Nedenfor er noen få ting du kan legge til; uansett hvilke data du velger, må du sørge for at du tydelig identifiserer hvert stykke informasjon (å gjøre etikettteksten med fet skrift fungerer bra her):
   • Dato og tid. Disse kan grupperes sammen eller i hver sin egen seksjon.
   • Plassering. Hvis virksomheten din har flere lokasjoner, kan du skrive ned adressen, men hvis det bare er ett sted, kan du gi navnet til rommet du møter på (f.eks. Møterom nr. 3).
   • Deltakere. Jobbtitler er vanligvis valgfrie, men ikke påkrevd.
   • Spesielle personer som deltar. Disse kan være spesielle gjester, foredragsholdere eller konferanseledere.
3. Skriv en kort uttalelse med mål. Møter som ikke har et klart definert formål risikerer å kaste bort verdifull tid når deltakerne bestemmer hva de skal snakke om. Hopp over en linje etter overskriften og bruk fet eller understreket tekst for å betegne målseksjonen din med en tittel som "Mål" eller "Mål" etterfulgt av et kolon eller en ny linje. Deretter beskriver du i noen korte og skarpe setninger punktene som skal diskuteres for møtet. Gjør det til ditt mål å skrive om 1-4 setninger her.
   • Hvis vi for eksempel ønsker å skrive en uttalelse om mål for et budsjettmøte, kan vi bruke disse: "Objektiv: Oppgi viktige budsjettmål for regnskapsåret 2014-2015 og diskuter langsiktige tiltak for kostnadsbesparelser. I tillegg vil FoU-direktør Marcus Feldman presentere resultatene av en nylig konkurranseundersøkelse. "
   • Hvis du noen gang har skrevet i en vitenskapelig sammenheng, kan du tenke på uttalelsen om mål som sammendraget av møtet. Du sier i utgangspunktet bredt hva som må diskuteres på møtet, uten å gå i detalj.
4. Skriv en tidsplan for hovedpunktene i møtet. Tidsplaner bidrar til å bekjempe tendensen til at forretningsmøter fortsetter altfor lenge. Hopp over en linje etter måloppgaven din, gi tidsplanen din en fet eller understreket tittel, og begynn å lage tider (for å matche viktige diskusjonspunkter) i timeplanen din. For å holde det lett å lese, gi hver tidsperiode sin egen linje.
   • Angi hver tidsperiode med enten planlagt start- og sluttid, eller hvor lang tid du vil at hver del skal ta. Velg det ene eller det andre systemet og vær konsekvent - å blande ting ser uprofesjonelt ut.
   • Med andre ord, du vil merke hver tidsperiode med enten start- og sluttidspunktet for det samtaleemnet, eller bare skriv ned hvor lenge du vil at det skal vare. For eksempel kan en eksempellinje være "14:00 - 14:05: Introduksjoner og presentasjon " eller ’5 min: Introduksjoner og tilstedeværelse. ”Du bør imidlertid unngå å bytte mellom de to systemene.
5. Sett av tid i timeplanen for spesielle gjester. Hvis gjester kommer til møtet ditt for å diskutere viktige emner, vil du sette av tid til møtet til disse menneskene. Gi hver gjest sin egen tid, selv om de har mer enn ett samtaleemne. På denne måten kan alle organisere sine egne emner etter ønske.
   • For å unngå pinlige planleggingsproblemer, kontakt gjester på forhånd for å finne ut hvor mye tid hver av dem trenger på samtaleemnet.
6. La det være ekstra tid på slutten av møtet for andre virksomheter. I løpet av denne tiden kan folk be om forklaringer om forvirrende samtaleemner, uttrykke sine egne meninger, foreslå emner for fremtidige møter og komme med andre kommentarer. Du kan gjøre denne undersøkelsen eksplisitt ved å ta den med som det siste elementet i timeplanen din, eller du kan ta den opp selv etter møtets siste punkt.
   • Hvis du når slutten av møtet og ingen har flere spørsmål eller kommentarer, kan du alltid avslutte møtet tidlig. Mange av deltakerne dine vil nok takke deg for dette!
7. Du kan også gi en oversikt over samtaleemnene. Vanligvis er timeplanen brorparten av møtedagsordenen - den delen folk ser etter for å lede diskusjonen. Imidlertid, selv om det ikke er viktig å legge ned denne ekstra innsatsen, kan det være veldig nyttig å distrahere deltakerne med å gi en ekstra oversikt over viktige punkter. En oversikt minner deltakerne på ideenes ordning som presenteres på møtet, og hjelper de som har vanskelig for å følge med på hvert emne som er nevnt. Nedenfor er et eksempel på typen sammendrag du sannsynligvis vil bruke:

   • I. Budsjettposter med høy prioritet

     • A. Ansattes reisebudsjett

       B. Forhandlerpriser

       • Jeg. Forhandle om en bedre avtale?

       C. Kostnader ved lobbyvirksomhet

     II. Tiltak for å forbedre omsetningen

     • A. Alternative serviceavtaler

       • Jeg. Presentere alternativer for kunder

         ii. Få tilbakemelding

       B. Reinvestering i mobil teknologi

     ...og så videre.

8. Sjekk kalenderen for feil før du deler dem ut. Siden noen deltakere kan stole sterkt på møtedagsordenen, er det en veldig god ide å sjekke den for feil før du deler den ut. Å gjøre dette er ikke bare en tjeneste for de fremmøtte - det gjenspeiler også din oppmerksomhet på detaljer og verdien du har for din stilling.
   • Dessuten kan det hjelpe deg å kontrollere at det ikke er noen feil i dagboken din tid og redde deg ansikt Å bruke tid på å forklare en agenda full av feil kan forvirre møtet ditt og være pinlig for deg, spesielt når viktige mennesker er til stede.

Ved hjelp av en kalendermal

1. Bruk en mal som følger med tekstbehandleren. Mange tekstbehandlingsprogrammer, som Microsoft Office, Pages for Mac og så videre, har standardmaler for alle slags personlige og profesjonelle dokumenter, inkludert møtedagsordener. Med disse malene kan du lage et profesjonelt utseende dokument overraskende raskt og enkelt. Vanligvis er disse typene maler organisert i logiske seksjoner med et estetisk tiltalende oppsett - bare skriv inn relevante data i de tilsvarende mellomromene, så er du klar!
   • Mens hver tekstbehandler er litt annerledes, lar de fleste med malalternativet deg navigere til malene fra menylinjen øverst i programvinduet.
   • Hvis tekstbehandleren din kan bruke maler, men ikke har egnede maler for agendaer for møter, kan du laste ned en fra programprodusentens nettsted. Maler for Microsoft Word er for eksempel tilgjengelige på office.microsoft.com, mens maler for Pages for Mac finnes i Apple App Store.
2. Du kan også laste ned en mal fra en ekstern kilde. Hvis tekstbehandleren ikke har kalendermaler som standard, og du ikke kan få dem på det offisielle nettstedet, ikke bekymre deg - det er mange gratis maler tilgjengelig online. Et enkelt søk på den foretrukne søkemotoren din for å si "møte agenda mal" vil gi deg dusinvis av relevante resultater. Men fordi ikke alle disse resultatene kommer fra offisielle, pålitelige kilder, er det viktig å skille når du velger hvilke maler du skal bruke. Nedenfor er noen eksterne nettsteder du kanskje vil besøke:
   • Lagre Word-maler - Dette profesjonelle nettstedet tilbyr mange kvalitetsmaler for Microsoft Word.
   • Word Templates Online - En annen flott ressurs for Word-maler. Imidlertid tilbyr denne siden bare noen få valg.
   • iWorkCommunity - en god kalendermal for Pages. Denne malen er imidlertid for eldre versjoner av Pages (før 2009).
   • App Store har også mange maler for Pages. Dessverre er ikke alle disse tilgjengelig gratis.
3. Fyll ut feltene i malen. Når du har funnet en passende mal i tekstbehandleren, eller lastet ned en du liker, er alt du trenger å gjøre å fylle ut malen med nødvendig informasjon. De fleste malene vil ha tydelig merkede områder for deg å skrive inn navn, tidspunkter, samtaleemner, seksjonstitler og så videre. Fyll ut alle relevante felt for å fullføre agendaen din, og sjekk arbeidet ditt for feil etterpå. Så nyttige som kalendermaler kan være, de beskytter deg ikke mot stavemåte, grammatikk og faktafeil.
   • Ikke la noen felt være tomme. Ingenting ser mer amatøraktig ut enn, for eksempel, en linje i en tidsplan som bare sier "Type Here". Hvis det av en eller annen grunn er deler av malen du ikke vil fylle ut, kan du slette dem i stedet for å la dem være tomme.
4. Gjør mindre endringer for å tilpasse kalenderen til dine behov. Møter for agenda-maler kan være veldig nyttige, men det er ingen grunn til at du bør holde deg til standard kalenderstil og layout nøyaktig. Gjør gjerne endringer i innholdet og stilen på malen etter eget ønske for å sikre at kalenderen din oppfyller de standardene som selskapet ditt har satt deg og at du har satt deg for møtet.
   • Hvis du for eksempel synes at en bestemt mal ser veldig bra ut, men overskriften er så lang at den er distraherende, kan du gjerne slette unødvendige deler av overskriften slik du vil, så lenge du gjør det på en slik måte at utformingen av dokumentet er ikke ødelagt, eller agendaen ser stygg ut.

Del 2 av 2: Beste fremgangsmåter for bruk av en kalender

1. Velg først de viktigste emnene. Når du planlegger møter, er det vanligvis god policy å sette det viktigste emnet foran planen. Med dette oppnår du to ting. For det første lar det alle diskutere disse viktige emnene når de er på kanten og ennå ikke slitne i begynnelsen av møtet. For det andre, i tilfelle møtet avsluttes for tidlig eller visse deltakere må gå før slutten, sørger det for at viktige emner allerede er diskutert.
   • Møter går ikke alltid som planlagt. Hvis små, uviktige emner blir droppet på slutten av et møte, kan du kanskje løse dem selv eller planlegge et nytt møte senere. Men hvis du ikke klarer å dekke hovedtemaene i samtalen, klarte ikke møtet å oppnå en del av målet, noe som kan være både frustrerende og pinlig for deg. Å sette de viktigste emnene øverst i timeplanen din forhindrer det for det meste dette problemet.
2. Hold deg til kalenderplanen, men vær fleksibel. Når du planlegger og gjennomfører et møte, er en av de største farene at det tar lengre tid enn planlagt. Ansatte har vanligvis en misliker møter som er for lange, og med rette, da de kan være utrolig kjedelige og hindre folk i å gjøre ekte arbeid i stedet. For å holde møtet ditt i rute, hold øye med klokken, og hvis du får sjansen, fortsett høflig med å si noe sånt som "Vi må virkelig gå videre til neste emne hvis vi ønsker å komme oss ut her i tide. "
   • Imidlertid går møtene ofte ikke etter planen, så du bør være forberedt på å kompensere hvis noen deler av møtet ditt tar lengre tid enn du vil. Vær fleksibel i å diskutere så mye som mulig i den begrensede tiden du har til møtet ditt. For eksempel, hvis en del av møtet ditt er forsinket, kan du trimme diskusjonen for andre deler av møtet ditt, eller utelate relativt uviktige deler av møtet helt for å sikre at det avsluttes i tide.
3. Begynn å skrive agendaen din i god tid før møtet. Selv om kalendere ikke nødvendigvis er like viktige som andre typer forretningsdokumenter (som rapporter, regneark med data, presentasjonsbilder osv.), Vil du fremdeles at kalenderen din skal se profesjonell og glatt ut, spesielt hvis du deler den med kollegene dine under møte. møte. For å sikre at du har nok tid til å produsere et kvalitetsdokument, begynn å skrive dagboken så tidlig som mulig.
   • Å starte tidlig gir deg også fordelen av å få tilbakemelding på møtedagsordenen. Å dele en foreløpig versjon av kalenderen din med kolleger eller veiledere, og be om deres innspill, kan hjelpe deg med å løse feil og legge til manglende detaljer som ikke var der før. Hvis du venter til siste sekund med å skrive kalenderen din, har du kanskje ikke tid til å be om denne tilbakemeldingen.
   • Mens du kan komme unna med å skrive dagsordener for vanlig hverdagsmøte dagen før møtet, kan det ta uker å forberede seg på viktig møte.
4. Del dagsordenen med møtedeltakerne. For å sikre at alle kommer til møtet med full kunnskap om temaet som skal diskuteres, vil du dele dagsordenen med alle på forhånd. Avhengig av bedriftskulturen der du jobber, kan dette bety å skrive ut flere eksemplarer og dele dem ut personlig, eller bare sende kalenderen som vedlegg. Uansett hvordan du distribuerer kalenderen din, må du sørge for at den er fri for tekniske feil før du sender den.
   • Avhengig av viktigheten av møtet, vil du sannsynligvis gi deltakerne dagsorden minst en time eller to før møtet. For store, viktige møter kan det være nødvendig å sende dagsordenen en dag eller mer i forveien.
   • Siden folk ofte er opptatt eller glemsom, er det en smart idé å ta med noen ekstra eksemplarer av agendaen til møtet i tilfelle noen glemmer dem.

Tips

• Hvis noen ikke kan delta på møtet, kan du vurdere å opprette en seksjon "Kunngjort fraværende" øverst på agendaen, eller gi rom for dette og bare kunngjøre det under møtet.
• En utmerket ressurs for en produktivt møtet bruker "DARV": Mål, agenda, roller og ansvar. Først og fremst bør møtet ditt ha en objektiv å ha. Hvis du bare holder et møte for å gi informasjon, ikke kast bort folks tid med et møte. Send dem et nyhetsbrev. Målet skal ha en aktiv komponent og om mulig et produkt å vise: "Sett kvartalsmålene for laget". Agendaen er en liste over emner du vil takle for å oppnå dette målet, med en frist for å holde deg på sporet. For eksempel, "1. Sjekk statusen for siste kvartals mål (15 minutter), 2. Eventuelle andre forretningsforslag til mål (20 minutter), 3. Velg topp 5 mål (10 minutter) osv." For roller og ansvar bestemmer du hvem som leder møtet, hvem som tar notater og hvem som tildeler handlingselementer som følger av møtet.
• Hvis firmaet ditt har et spesielt skjema for kalendere, kan du bruke dette skjemaet som mal. For noen steder er det viktig å holde seg til formelen.
• Avhengig av hva dine kolleger foretrekker, kan det være nyttig å ha en frist for folk til å foreslå ideer til dagsordenen. Oppgi en sluttdato og klokkeslett og hold deg til det. Gi rom for tillegg der de forbedrer kalenderen, eller når hendelser erstatter den opprinnelige kalenderen.