Innhold

• Trinn
• Del 1 av 3: Velge stil og språk i notatet
• Del 2 av 3: Forbereder å skrive et notat
• Del 3 av 3: Skrive et notat

Et notat er en verdensomspennende måte å kommunisere informasjon i et selskap på. Servicenotater kan også brukes i korrespondanse mellom to selskaper. Notatet skal være profesjonelt og formidle informasjon tydelig. Ikke bekymre deg hvis du aldri har skrevet notater - denne artikkelen vil lære deg hvordan.

Trinn

Del 1 av 3: Velge stil og språk i notatet

1. 1 Ikke bruk uformelt språk. Notatet skal være enkelt, men formelt.
   • Ikke skriv et notat som “Hei! Endelig er det fredag! Jeg vil fortelle deg om en viktig sak. "
   • Skriv i stedet dette: "Dette notatet vil holde deg oppdatert om fremdriften i prosjekt 319."
2. 2 Hold deg til en nøytral tone i notatet ditt - ikke vær altfor emosjonell og subjektiv. Gjør ditt beste for å stole på fakta og bevis når du kommer med et krav.
   • For eksempel bør du ikke skrive slik: "Jeg tror vi alle blir mye lykkeligere hvis vi kommer på jobb på fredager i det vi vil."
   • Undersøk i stedet om alle ansatte vil kle seg fritidsklær på fredager og hvordan dette påvirker bedriftsetikk.
3. 3 Bruk signalfraser. Når du kommer med bevis eller siterer en kilde, må du bruke passende setninger.
   • For eksempel: "Ifølge våre data, ..." eller "Studiene som er utført viser at ...".
4. 4 Velg en passende skrift og størrelse. Notatet skal være lett å lese, så unngå å bruke altfor liten skrift; 11 eller 12 er standard skriftstørrelse.
   • Du bør også velge en enkel skriftstil som Times New Roman. Ikke skriv notatet ditt i en morsom eller fancy skrift som Comic Sans (de vil le av deg hvis du gjør det!).
5. 5 Bruk standardfelt. 2,5 cm -marginer er standarden for notater, selv om noen tekstredigerere kan inneholde notatmaler med store marginer (for eksempel 3 cm).
6. 6 Servicenotater skrives med én linjeavstand. La det stå en tom linje mellom avsnitt og seksjoner.
   • Ikke innrykk avsnitt.

Del 2 av 3: Forbereder å skrive et notat

1. 1 Hvis du trenger å informere flere personer om noe viktig (på jobb), så send dem et notat. Du kan til og med sende den til en person hvis det faktum at du har overført informasjon må dokumenteres.
   • I noen tilfeller er det imidlertid bedre å bare snakke med folk du vil ha.
   • I tillegg kan noen informasjon ikke overføres skriftlig.
2. 2 Avhengig av informasjonen som overføres, kan innholdet og formatet til notatet variere. De fleste notater inneholder følgende informasjon:
   • En ny idé eller løsning på et problem.For eksempel, hvis du vet hvordan du løser et problem med å planlegge overtidskostnader, skriver du om det i et notat og sender det til sjefen din.
   • Bestillinger. For eksempel er å sende et notat en effektiv måte å fordele ansvar på en kommende konferanse som er vert for avdelingen din.
   • Rapportere. Du kan også sende et notat for å informere kolleger om et nylig arrangement, eller for å informere dem om ny informasjon om prosjektet, eller å sende inn en rapport om resultatene av en studie.
3. 3 Kanskje du jobber med mange prosjekter og vil dele dem i et notat. Burde ikke gjøre det. Servicenotater inneholder informasjon om ett bestemt problem (emne, prosjekt og så videre).
   • Notatet skal være kort, informativt og lett å lese. Ved å fokusere på bare ett emne, sikrer du at informasjonen blir lest og tatt i betraktning.
4. 4 Innholdet og stilen til notatet ditt avhenger av målgruppen, så tenk på hvem som skal lese notatet ditt.
   • For eksempel vil stilen til notatet for kollegaene dine om planlegging av en viktig dato og stilen til notatet for sjefen din med fremdriftsrapporten være veldig forskjellig.

Del 3 av 3: Skrive et notat

1. 1 Tittel notatet. Det er vanlig praksis i virksomhetskorrespondanse til titteldokumenter.
   • For eksempel, skriv "Memo" eller "Memo" øverst på siden.
   • Du kan plassere tittelen i midten eller trykke den til venstre på siden. Det er best å se på notatene du mottok tidligere og kopiere formatet.
2. 2 Skriv en tittel for notatet ditt. Den bør inneholde følgende informasjon:
   • TIL: Skriv navn og titler på personene du sender notatet til.
   • OT: skriv navn og tittel.
   • DATO: Skriv den eksakte datoen inkludert året.
   • TEMA: Gi en kort, men nøyaktig beskrivelse av hva notatet skal handle om.
   • Vær oppmerksom på at du i stedet for "Emne" kan skrive "Ref."
3. 3 I listen over mottakere av notatet må du inkludere alle menneskene du skal sende det til. Begrens mottakerne av notatet til personer som påvirkes av informasjonen i det.
   • Ikke send et notat til alle i avdelingen eller selskapet hvis problemet i det gjelder bare noen få personer.
   • Hvis du sender notater til alle ansatte i selskapet med en gang, blir de bombardert med notater og enten vil de ikke lese dem nøye, eller så vil de ikke lese i det hele tatt.
4. 4 I listen over mottakere av notatet må du inkludere fulle navn og titler. Selv om du er på et kort ben med sjefen din, er det bedre å holde seg til en formell tone i forretningskorrespondanse. For eksempel kan du kalle ham "Vladimir" når du går til kontoret hans, men i notatet ditt omtaler du ham som "Mr. Dmitriev" eller "Vladimir Nikolaevich".
   • Husk dette når du noterer mottakerne av notatet - inkluder hele navnet og tittelen.
5. 5 Hvis du sender en lapp til noen fra et annet selskap, er det svært viktig å finne ut riktig form for kontakt med dem. Ta deg tid til å finne informasjon om denne personen; mest sannsynlig kan dette gjøres på nettstedet til selskapet hans.
   • For eksempel, hvis personen har en doktorgrad, må du inkludere den.
   • Sørg også for å finne stillingen denne personen innehar, og inkluder den i notatet ditt.
6. 6 Tenk på temaet i notatet ditt. Det skal være kortfattet og greit.
   • For eksempel er "Nye kunder" et ganske vagt tema, og hvis noen vil finne notatet ditt om noen dager eller uker, vil han eller hun ha det vanskelig å gjøre det.
   • Det beste emnet er: "Kundeutvidelsesrapport".
7. 7 Som regel er det ikke skrevet hilsener i servicememoer. Men hvis du vil, kan du starte teksten i notatet med "Kjære Mr. Dmitriev" eller "Kjære kolleger".
   • Notatet skal være kort og informativt, så hilsenen kan utelates.
8. 8 Skriv den innledende delen av notatet. I den må du tydelig angi formålet med å skrive og sende notatet.
   • For eksempel "jeg skriver til ...". Den innledende delen av notatet bør inneholde en kort oversikt over informasjonen som presenteres i den.
9. 9 Den innledende delen skal være kort. Det er ikke nødvendig å oppgi detaljer og andre detaljer i den.
   • Lag den innledende delen av flere korte setninger (kort avsnitt).
10. 10 Bestem deg for presentasjonsstilen for hovedinformasjonen. Den bør være vedlagt i 2-4 avsnitt. Presentasjonsstilen vil avhenge av selve informasjonen.
    • For eksempel kan du presentere informasjon i rekkefølge etter betydning eller i henhold til prosessene prosjektet ditt er brutt ned i.
11. 11 Servicenotatet må deles inn i seksjoner (avsnitt) slik at leserne enkelt kan assimilere informasjonen; i tillegg vil seksjoner hjelpe dem med å identifisere viktige punkter i notatet.
12. 12 Tittel på hver seksjon; avsnittets tittel skal tydelig angi informasjonen den inneholder.
    • Du kan for eksempel dele det kommende notatet for kontorflytting i følgende seksjoner: Ny kontorplassering, instruksjoner for pakkeutstyr og dokumenter og flytteplan.
13. 13 Den første setningen i hver seksjon skal fortelle leserne hva dette avsnittet handler om.
    • Individuelle avsnitt eller deler av notatet ditt bør fokusere på et bestemt punkt om emnet som behandles.
14. 14 For å markere viktige punkter, opprett en liste eller liste. Dette vil hjelpe leserne å fokusere på viktige punkter og lese og absorbere informasjon raskere.
15. 15 Størrelsen på et notat bør ikke overstige 1-2 sider.
    • Dette er en standard memostørrelse med mellomrom på én linje og en tom linje mellom avsnitt.
16. 16 Vurder å inkludere et avsnitt som oppsummerer informasjonen som presenteres. I de fleste tilfeller er dette ikke nødvendig, spesielt hvis du skrev et kort notat.
    • Men hvis informasjonen som presenteres er veldig kompleks eller hvis størrelsen på notatet er mer enn standard, er det bedre å inkludere et lite avsnitt som oppsummerer informasjonen som presenteres (nemlig de viktigste punktene).
17. 17 Sørg for å inkludere et avsluttende avsnitt, selv om du ikke tror du trenger det. Vurder følgende:
    • Hva er målene med notatet? Oppmuntre leserne til å gjøre noe? Må ansatte rapportere i tide? I så fall, angi dette tydelig i siste avsnitt.
    • Hvis det ikke er behov for ytterligere handlinger, skriver du følgende konklusjon: "Jeg vil gjerne diskutere dette problemet" eller "Hvis du har spørsmål eller kommentarer til dette emnet, svarer jeg dem gjerne."
18. 18 Hvis du vil, legg inn navnet ditt eller signaturen på slutten av notatet (men dette er ikke nødvendig). Hvis dette er tilfelle, se på notatene du mottok fra andre ansatte.
    • Hvis de signerer notater (for eksempel "Med vennlig hilsen, Ivanov AA), gjør det samme.
    • Hvis du ikke vil signere lappen, kan du sette initialene på slutten av dokumentet.
19. 19 Lag en påminnelse om eventuelle vedlegg hvis tabeller, grafer eller rapporter er vedlagt notatet. For å gjøre dette, skriver du for eksempel "Tillegg: tabell 1" på slutten av dokumentet.
    • Vedleggene må nevnes i hovedteksten i notatet.
    • For eksempel, hvis du skriver om et kommende flytting til et nytt kontor, kan du skrive noe som: "Vi har tenkt å fullføre flyttingen innen utgangen av kvartalet. Se vedlagt tabell 1 for en detaljert flytteplan. "
20. 20 Sørg for å sjekke det før du sender notatet. Sørg for at setningene er grammatisk korrekt, at det ikke er stave- eller syntaksfeil i notatet, og at informasjonen er meningsfull.
    • Ikke send lappen etter at den er sjekket først (med mindre det selvfølgelig er et presserende notat). Sett dokumentet til side og sjekk det igjen om en time. Kanskje finner du nye feil og unøyaktigheter som du savnet tidligere.
    • Hvis notatet inneholder konfidensiell informasjon, sjekk selskapets personvernpolicy og finn ut navnet på personen som vil gjennomgå notatet ditt og gi sin mening om at det overholder de etablerte reglene.