Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 1: Skrive din egen pressemelding
• Tips
• Advarsler

En pressemelding er en skriftlig melding til media. En pressemelding kan kunngjøre en rekke nyheter, som arrangementer, kampanjer, priser, nye produkter og tjenester, årstall osv. En pressemelding kan føre til at en artikkel vises i en avis eller et magasin. Journalister jobber mer sannsynlig med en historie hvis de har mottatt en pressemelding. Det er en grunnleggende del av PR-en din, alle kan dra nytte av en pressemelding hvis du er villig til å bruke riktig struktur og formatering. Vi viser deg hvordan.

Å trå

Metode 1 av 1: Skrive din egen pressemelding

1. Skriv overskriften. Overskriften skal være kort, klar og til det punktet: en ultrakompakt versjon av hva pressemeldingen handler om. Mange PR-fagpersoner anbefaler ikke å skrive overskriften til slutten, etter at du har skrevet resten av pressemeldingen. Hvis du følger dette rådet, kan du lese videre og komme tilbake til overskriften når resten er ferdig.
   • wikiHow er allment akseptert som den mest pålitelige informasjonskilden. Ser du hvordan det fungerer? Nå vil du vite mer! Pressemeldingsoverskrifter skal alltid ha noe fengende å fange journalistens eller redaktørens oppmerksomhet, akkurat som en overskrift er ment å "gripe" leserne. Overskriften kan beskrive hva bedriften din har oppnådd, en nylig hendelse med en viss nyhetsverdi eller et nytt produkt eller en ny tjeneste.
   • Overskriftene er skrevet med fet skrift En fet overskrift har vanligvis også større skriftstørrelse enn kroppen. Tradisjonelt er pressemeldingsoverskrifter skrevet i nåtid, inneholder ikke artikler og utelater verbet "å være" i visse sammenhenger.
   • Første ord alltid med store bokstaver. Dette gjelder også visse substantiver. De fleste ord i en overskrift har små bokstaver, men i noen tilfeller kan en stilisert "liten bokstav" skape en grafisk, nyhetsaktig følelse og utseende.
   • Pakk ut viktige nøkkelord. Den enkleste metoden for å lage en overskrift for pressemeldingen din er å trekke ut de viktigste nøkkelordene fra pressemeldingen. Prøv å lage en logisk uttalelse med disse nøkkelordene som umiddelbart trekker oppmerksomhet. Bruk av nøkkelord gir deg bedre søkbarhet i søkemotorer, i tillegg gjør nøkkelord det lettere for journalister og andre lesere å umiddelbart forstå innholdet i pressemeldingen.
2. Skriv brødteksten. En pressemelding skal skrives slik du til slutt vil se den i en nyhetsartikkel. Husk at de fleste journalister er veldig opptatt og ikke har tid til å grundig undersøke alle kunngjøringer fra firmaet ditt, så mye av det du skriver i pressemeldingen din blir ganske enkelt kopiert av journalisten. Så legg nøyaktig hva du vil at de skal legge ut i brødteksten.
   • Start med datoen og byen der pressemeldingen kom fra. Byen kan muligens utelates, for eksempel hvis pressemeldingen er skrevet i Rotterdam mens meldingen handler om lokalavdelingen i Amsterdam.
   • Første setning eller "bly" skal umiddelbart fange leserens oppmerksomhet og fortelle kortfattet hva som skjer. For eksempel, hvis overskriften er: "Publisher Zeus publiserer ny krigsroman", kan den første setningen være: "Publisher Zeus B.V. i dag utgir deres første krigsroman, skrevet av den berømte forfatteren Ercee Kaa. "Den utvider overskriften ved å gi litt mer detaljer og tjener til å introdusere leseren til historien. Neste setning eller neste to setninger er da igjen en utvidelse av første setning.
   • Kroppen til en pressemelding må være kompakt. Ikke bruk setninger eller avsnitt som er for lange. Unngå repetisjon og hyppig bruk av lystig eller hippisk sjargong. Tilstrebe enkelhet, uten ett ord for mye.
   • Første ledd (to til tre setninger) er et sammendrag av pressemeldingen, alt du legger til videre er utdyping. I dagens fartsfylte verden vil verken journalister eller andre lesere lese en pressemelding hvis begynnelsen på en artikkel ikke umiddelbart vekker interesse.
   • Bruk faktiske fakta - hendelser, produkter, tjenester, mennesker, mål, mål, planer, prosjekter. Benytt deg av konkrete fakta maksimalt. En enkel måte å skrive en effektiv pressemelding på er å lage en liste over følgende forklaringer: hvem, hva, når, hvor, hvorfor og hvordan.
3. Kommuniser "5 W" (og H) tydelig. Hvem, hva, når, hvor, hvorfor - og hvordan - forteller leserne alt de trenger å vite. Vurder denne sjekklisten i sammenheng med punktene nedenfor, ved hjelp av det nevnte eksemplet.
   • • Hvem handler det om? Utgiver Zeus.
     • Hva er de faktiske nyhetene? Utgiver Zeus gir ut en bok.
     • Når vil dette skje? I morgen.
     • Hvor foregår dette? I alle større markeder i morgen.
     • Hvorfor er denne nyheten? Den ble skrevet av en kjent forfatter, Ercee Kaa.
     • Hvordan skjer det? Hovedarrangementet er en signeringsøkt i Amsterdam, etterfulgt av en omvisning i Randstad.
   • Når du har det grunnleggende klart, kan du fylle ut hullene med informasjon om personene, produktene, datoene og andre ting relatert til nyhetene.
     • Hvis firmaet ikke er hovedtemaet for nyhetene, men kilden til pressemeldingen, må du gjøre dette klart i kroppen.
   • Hold det kort og søtt. En pressemelding bør aldri være lenger enn tre sider. Hvis du sender en papirutskrift, må teksten ha dobbelt linjeavstand.
   • Jo større nyhetsverdien av pressemeldingen din er, desto større er sjansen for at stykket blir valgt av en journalist for bruk. Finn ut hva "nyhetsverdi" betyr for en bestemt målgruppe, og bruk denne kunnskapen til å lokke journalisten.
4. Legg til informasjon om selskapet. Hvis en journalist velger en pressemelding for en artikkel, vil han eller hun alltid nevne selskapet i stykket. Journalister kan da finne firmainformasjonen i denne delen.
   • Tittelen på denne delen skal være --- Om COMPANY_XYZ.
   • Etter tittelen, bruk ett eller to avsnitt på 5 eller 6 setninger for å beskrive selskapet ditt. Teksten skal beskrive selskapet, kjerneaktivitet og selskapspolitikk. Mange selskaper har allerede profesjonelt skrevne brosjyrer, presentasjoner, forretningsplaner osv. Innledningsteksten kan kopieres her.
   • Lenke til nettstedet ditt på slutten av denne delen. Koblingen må være en nøyaktig og fullstendig URL, så ikke forkortet, for når siden skrives ut, må lenken fortsatt være fullstendig. For eksempel: http://www.website_van_your_company.com, og ikke Klikk her å gå til nettstedet.
   • Hvis selskapet ditt har en egen medieside på nettstedet, bør du lenke til det på dette stedet. En medieside inneholder all kontaktinformasjon og alt for pressen.
5. Gi støtte. Gi noen ekstra informasjonskoblinger for å støtte pressemeldingen.
6. Legg til kontaktinformasjon. Hvis pressemeldingen din har veldig høy nyhetsverdi, vil journalister kanskje ha mer informasjon, eller de vil kanskje intervjue relevante personer.
   • Hvis du ikke har noe imot at medarbeiderne dine kan kontaktes direkte av media, kan du legge detaljene deres i selve pressemeldingen. For eksempel, i tilfelle en innovasjonspressemelding, kan du legge til kontaktinformasjonen til forskerteamet.
   • Ellers må du sette inn detaljene for media eller PR-avdelingen i delen "Kontakt". Hvis du ikke har et eget team for denne stillingen, er det lurt å utnevne noen som kan fylle denne stillingen som kobling mellom media og folket ditt.
   • Kontaktinformasjonen bør rettes til denne spesielle pressemeldingen. Dataene må uansett inneholde:
     • Det offisielle firmanavnet
     • Det offisielle navnet på medieavdelingen og kontaktpersonen
     • Postadresse
     • Telefon- og faksnummer med riktige land- og bykoder.
     • Mobilnummer (valgfritt)
     • Tider med tilgjengelighet
     • E-post adresse
     • Nettstedets adresse.
7. Hvis mulig, inkluder en lenke til en online versjon av den samme pressemeldingen. Det er vanlig å føre en logg over alle pressemeldinger lagt ut på nettstedet ditt. Dette gjør det lettere å opprette en slik lenke, og du har umiddelbart en registrering for arkivformål.
8. Angi slutten på en pressemelding med tre hashmerker (###), sentrert rett under siste setning i meldingen. Dette er en journalistisk standard.

Tips

• Send pressemeldingen på e-post og bruk lite formatering. Store bokstaver og mange farger distraherer bare fra nyhetene. Legg pressemeldingen i e-posten, ikke i vedlegget. Hvis du trenger å bruke et vedlegg, bruk ren tekst eller en Rich Text Format-fil. Word-dokumenter godtas vanligvis, men lagre det som.doc, ikke.docx (hvis du bruker den siste versjonen). Spesielt aviser har nylig måttet kutte ned og bruker ofte ikke den nyeste versjonen av Word. Bruk bare PDF-filer hvis du sender et helt pressesett med mange illustrasjoner. Og ikke skriv pressemeldingen på skrivesaker, og skann den og send den som jpeg - bortkastet tid og redaktørens tid. Skriv inn pressemeldingen direkte i e-posten.
• Bruk overskriften som emne for e-posten. Hvis du allerede har laget en fengende overskrift, vil meldingen din skille seg ut i redaktørens innboks.
• Forsikre deg om at hver melding er rettet mot et bestemt medieselskap og send den til redaktøren som behandler disse sakene. Du finner vanligvis denne informasjonen på deres hjemmeside. Å sprenge en identisk pressemelding til mange medieselskaper eller mange redaktører innen ett selskap er et tegn på at du tar det med ro i stedet for å målrette mot et bestemt marked.
• Undersøk eksisterende pressemeldinger på internett for å få en følelse av tonen, språket, strukturen og formatet til en pressemelding
• Ikke bruk tid på overskriften før hele pressemeldingen er ferdig. Overskriften i en avis eller et magasin vil etter hvert bli skrevet av en redaktør, men det er alltid godt å komme med en fengende tittel eller overskrift til pressemeldingen. Denne overskriften kan være den eneste sjansen din. Hold det kort og saklig. Men hvis du prøver å skrive overskriften til artikkelen, kaster du bort tiden din. Du vet ikke nøyaktig hva du eller personen du skal intervjue vil si. Etter at du er ferdig med det første utkastet til pressemeldingen, kan du bestemme deg for å redigere første setning - eller ikke. På det tidspunktet, og ikke før, kan du begynne å tenke på overskriften.
• Hvis pressemeldingen er for øyeblikkelig løslatelse, kan du plassere "FOR UMIDDELBART PUBLIKASJON" med store bokstaver over overskriften. Hvis det er en embargo, skriv "EMBARGO TOT ..." med datoen du vil distribuere historien. I tilfelle en pressemelding uten publiseringsdato, antas det at umiddelbar publisering er tillatt.
• Oppgi firmanavnet i overskriften, hvert underoverskrift og i hoveddelen av første avsnitt for å finne søkemotorer. Hvis du sender en papirversjon, kan du bruke selskapets papirvarer.
• Tidspunktet for pressemeldingen er veldig viktig. Det må være relevante og siste nyheter, ikke for gamle og ikke for langt inn i fremtiden.
• En telefonsamtale kan sikre at pressemeldingen faktisk blir publisert.
• Ta med en "oppfordring til handling" i pressemeldingen din. Dette er informasjon om hva du vil at leseren skal gjøre med innholdet i meldingen. Vil du for eksempel at leserne skal kjøpe et produkt? I så fall må du oppgi hvor produktet er tilgjengelig. Vil du at leseren skal besøke nettstedet ditt for å delta i en konkurranse eller lære mer om bedriften din? I så fall må du oppgi nettadressen eller et telefonnummer.

Advarsler

• Ikke ta med kontaktinformasjon til tredjeparter uten deres tillatelse. I tillegg må de være tilgjengelige i normal tid i dagene etter at pressemeldingen ble utgitt.
• Husk at mange redaktører er overarbeidede og mange redaktører er underhånd. Hvis du gjør det lettere for dem, er det mer sannsynlig at de gjør noe med det. Hvis pressemeldingen din allerede ligner hvordan redaktøren til slutt vil publisere stykket, kan det bli lagt ut nesten uendret. Men hvis du stapper den full av ullsalg eller hvis du ikke følger den grønne boka, vil redaktøren begynne å endre alt. Alle hevder at de er de beste, så ikke kast bort redaktørens tid. Riktig sted å legge ut en beskrivelse er i forretningsinformasjonsseksjonen i pressemeldingen. Men hold det alltid nøyaktig og saklig.
• Bruk alltid et sitat - helst fra den viktigste personen som arbeider med emnet for pressemeldingen. Det trenger ikke være et faktisk sitat, men det bør være noe sannsynlig. Uansett er det viktig å sjekke om vedkommende er enig i det som blir lagt i munnen på ham eller henne. Et sitat gjør det mulig for en travel journalist å forberede en hel artikkel uten å måtte gjøre et ekstra intervju.
• Pressemeldinger bør være så positive som mulig. Unngå setninger som "etter den forrige styrelederens avgang" eller "etter en periode med stillhet." En journalist kan bestemme seg for å undersøke disse sakene i stedet for bare å skrive om hva pressemeldingen sier. Dette kan resultere i en artikkel som er utilfredsstillende for deg, selv om det ikke var noe galt med oppsigelsen (kanskje styrelederen var syk).
• Når du sender en pressemelding på e-post: emnet skal aldri være "pressemelding". Da vil du ikke skille deg ut. Fang redaktørens oppmerksomhet ved å bruke den fengende overskriften som emne for e-posten, for eksempel "Haas B.V. vinner High Speed ​​Line anbud ".