Innhold

• Trinn
• Metode 1 av 1: Skriv en e -post til kundeservice

Det er mange forskjellige situasjoner der en klient trenger å kontakte selskaper eller produsenter for ulike forretningsspørsmål. Men når det er på tide å sende en e -post til kundeservice, kan noen føle seg stubbe. Det oppstår ofte spørsmål om hvordan man skriver slike brev i elektronisk form, siden de vanligvis er skrevet i papirform, og hvilke allment aksepterte standarder som oftest brukes på bokstaver av denne typen. Selv om disse standardene varierer etter bransje, region og kultur, er det noen generelle retningslinjer for å sikre at e -posten som sendes til helpdesk er effektiv. Her er de beste anbefalingene fra de som har støtt på denne typen e -post tidligere.

Trinn

Metode 1 av 1: Skriv en e -post til kundeservice

1. 1 Sjekk nettstedet. Sørg for at selskapet ikke har løst problemet ditt før du sender inn e -posten din. Dette vil spare alle tid og krefter, inkludert deg, og vil bli verdsatt.
   • Mens du sjekker nettstedet, ser du etter de beste kommunikasjonskanalene. E -post er ikke alltid den beste kanalen, og du må respektere disse selskapets retningslinjer og kontakte dem på en annen måte. Mange selskaper tilbyr telefonsupport og ekstra støttetjenester, for eksempel en postboks.
2. 2 Søk etter dedikerte elektroniske ressurser på Internett. Mange selskaper tilbyr tilpassede e -postadresser for spesielle problemer som sporing av forsendelse, produktretur eller teknisk støtte. Det er mulig at bruken av de oppgitte kommunikasjonskanalene vil være mye mer effektiv enn et standardbrev til selskapets generelle e-post. I tillegg, hvis du ignorerer kommunikasjonen som tilbys, kan prosessen med å knytte seg til selskapet ta betydelig lengre tid.
3. 3 Inkluder personlig identifiserbar informasjon i støttebrevet ditt. Selskapet trenger å vite hvilke produkter eller tjenester du har kjøpt, samt kjøpsdato og forventede leveringsdatoer for produktet eller tjenesten. Selskapet kan også trenge å vite hjemmeadressen din og antall kjøpte varer. Sørg for at alt dette står i e -posten din.
4. 4 Bruk en passende tone. Noen eksperter påpeker at brev til kundeservice skrevet uten hensyn til etikette kan bli ignorert eller at deres effektivitet vil bli mye lavere.Prøv å følge en bestemt skrivestil som viser ditt utdanningsnivå og kunnskap, uten å bruke altfor provoserende utsagn.
5. 5 Be om det du vil ha direkte. Mange erfarne e -postforfattere av kundeservice synes det er best å være ærlig om dine forventninger. Selskapet kan være enig i dine krav, men ved å gi klar informasjon vil du hjelpe selskapets representant ikke bare å forstå synspunktet ditt, men også vise din mening om alle nye spørsmål, produkter eller andre problemer i kundeservice.
   • Finn ut mer om selskapets retningslinjer. Når du skriver forespørselen din, kan du først gjøre undersøkelser for å forstå hvilke krav som mest sannsynlig er oppfylt. Det er opp til deg hvordan du løser problemet som har oppstått, men å forstå selskapets posisjon vil hjelpe deg med å gjøre meldingene dine mer effektive.