Innhold

• Fremgangsmåte
• Råd

Har du problemer med en bank, et forsikringsselskap, et statlig byrå, en arbeidsgiver eller en skole? Trenger du å sende dem et brev som overbeviser dem om å gjøre noe eller overtale dem til å hjelpe deg med å løse et problem, men du er ikke sikker på hvor du skal begynne å gjøre det? Den følgende artikkelen vil veilede hvordan du skriver et effektivt overbevisende brev.

Fremgangsmåte

Del 1 av 4: Forbered

1. 

   Opp ideer. Før du begynner å skrive et brev, tenk på hva du vil formidle gjennom brevet, hvorfor du skriver dette brevet, samt innvendingene som mottakeren kan komme med etter deg. lese brev. Å ha en idé i tankene først vil hjelpe deg med å tydelig definere hovedinnholdet i brevet, samt forstå emnet som brevet sikter mot.
   • Åpne brevet med et setningsmønster: Jeg vil overbevise "leseren" om "formålet". Erstatt "leseren" med personen du sender brevet til og "formålet" med det du prøver å overbevise.
   • Når du har fullført trinnet ovenfor, spør deg selv: Hvorfor? Understreke grunnene til at du vil at leseren skal være enig i dine ønsker.
   • Når du har listet opp årsakene til det, organiser dem etter betydning. Sett alle viktige årsaker i en kolonne og årsakene som er mindre viktige enn i en annen kolonne. Dette trinnet hjelper til med å oppsummere informasjon for å markere viktig og relevant informasjon.

2. 

   
   
   Kjenn formålet ditt. Sørg for at du vet nøyaktig hva målene dine er. Hva er det du trenger å oppnå, og hva du vil at leserne skal gjøre.
   • Tenk samtidig selv om løsninger for å løse problemene du tenker på.

3. 

   
   
   Forstå målbrevet. Å analysere og forstå emnet ditt vil hjelpe deg med å forme sammensetningen av brevet ditt. Hvis det er mulig, kan du avgjøre om det er sannsynlig at leserne dine er enige eller uenige med deg, eller om de vil være på den nøytrale siden. Dette trinnet hjelper deg med å finne ut hvor du kan tenke deg mer.
   • Prøv å identifisere den sanne identiteten til personen du sender brevet til. Hvem er de og hva får deg til å tro at de virkelig skal hjelpe deg? Blir brevet ditt bare ignorert, eller blir det håndtert? Er mottakeren i høy posisjon eller den som har funksjonen til å løse dette problemet? Avhengig av mottakerens posisjon, vil det være forskjellig formulering.
   • Prøv å finne ut hva leserens meninger og tenkemåter om emnet som diskuteres. Kan det oppstå motstridende synspunkter mellom deg og leserne? Hvordan kan du presentere slike synspunkter på en formell måte?
   • Finn ut hva som interesserer leseren din med temaet ditt. Har de evnen til å takle? Er de direkte påvirket av dette emnet? Hvor mye tid trenger de å bruke på å gjennomgå dem?
   • Tenk på hvilke typer bevis du bør presentere i essayet ditt for å overtale leseren.

4. 

   
   
   Undersøk temaet. Svært overbevisende språk bør inneholde faktiske bevis og relatert informasjon. Sørg for at du ser fra en annen vinkel. Ikke bare studer problemet fra ditt synspunkt, men nevn de motsatte synspunktene og deres fakta.
   • Bruk faktiske fakta, logiske argumenter, statistikk og relevant bevis for å støtte ditt krav.
   • I stedet for bare å insistere på at motstanderens holdning er feil, forklar hvorfor din stilling er riktig og fortjener å bli vurdert.
   annonse

Del 2 av 4: Formatering av et brev

1. 

   Bruk blokkformat. Forretningsbrev har et unikt format. Når du leser et brev skrevet i riktig format, blir ikke leseren distrahert på en eller annen måte. Omvendt, hvis du ikke ordner riktig, vil brevet gi et dårlig inntrykk av deg i lesernes øyne, og de kan kaste brevet ditt til side.
   • Start med å bruke linjeskift og separate avsnitt.
   • Juster hvert avsnitt. Med andre ord, ikke innrykk avsnittet slik du ville gjort når du skrev prosa eller essay.
   • Én linje mellom avsnittene.
   • Bruk en standard skrift, vanligvis Times New Roman eller Arial med skriftstørrelse 12.

2. 

   Adressen plasseres separat i begynnelsen av brevet. Start med å skrive adressen din øverst til venstre på brevet. Ikke ta med navnet ditt, men bare inkluder gateadresse, by, provins (bruk "stat" for land med stater som USA ...) og retningsnummer. Du kan også skrive inn telefonnummer og e-post på de separate linjene nedenfor. Hvis du bor i Storbritannia, bør adressen være på høyre side. Så en linje unna.
   • Skriv inn datoen. Månedene skrives i brevform etterfulgt av henholdsvis dato og år. Merk: Denne metoden brukes i engelsktalende land. I Vietnam bruker vi ordren "Dag ... måned ... år ..."). En linje.
   • 4. juni 2013
   • Skriv inn navnet og adressen til mottakeren. Prøv å spesifisere mottakerens identitet. En linje.

3. 

   Åpne brevet med en hilsen. "Kjære" med mottakerens navn er en akseptert kjent introduksjon. Forsikre deg om at mottakerens navn er skrevet riktig, slik at navnet i hilsenen samsvarer med mottakerens navn i meldingstittelen.
   • Bruk titler som Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.) i forbindelse med mottakerens fornavn når du refererer til etternavnet. Hvis du ikke er sikker på hvilket navn du skal kalle en kvinne, så bruk "Ms. (Ms.)"
   • Bruk alltid et kolon etter tittelen.
   • Legg igjen en linje mellom hilsenen og første avsnitt
   • Kjære professor Brown:

4. 

   
   
   Lukk brevet med en konklusjon. Før du skriver avslutningssetningen, bør du tenke på tonen i brevet. "Takk", er en av de grunnleggende typene av avsluttende setninger, mens setninger som "Hilsen" er mer vennlige. Tenk på om brevet ditt samsvarer med en respektfull eller vennlig slutt. Uansett hva slags konklusjon du velger, må du følge regelen om at det første ordet skal brukes med store bokstaver og det neste ordet er små bokstaver. Etter sluttsetningen er et komma.
   • Velg "Hilsen (med respekt for deg)" for det formelle e-postformatet. "Vennlig hilsen," Vennlig hilsen, "" Takk, (takk,) "eller" Vennlig hilsen (med vennlig hilsen,) "er avsluttende skjemaer. standard for forretnings-e-post. "Best Hensyn, (Best,)", "Beste Hensyn" eller "Ha en fin dag," er intime uttrykk. og en mindre fjern følelse.
   • Lag plass til fire linjer for signaturen din før du skriver inn navnet ditt.
   • Takk skal du ha,
   annonse

Del 3 av 4: Skrive brev

1. 

   
   
   Kort og kortfattet. Overbevisende bokstaver skal være korte og høflige. Entreprenører leser sjelden et brev som er mer enn en side langt eller et brev med en irriterende tone. Ikke vandre, spred. Prøv å bruke klare, sammenhengende setninger. Unngå utenfor emnet og gi ut unødvendig, marginal eller overdreven informasjon.
   • Unngå å bruke altfor detaljerte setninger. Trenger å bruke svært overbevisende forklarende setninger. Setningene skal være korte, lette å forstå og lette å lese.
   • Ikke skriv for lange avsnitt. Ikke ta med for mye informasjon i hvert avsnitt, da det vil få leseren til å føle seg deprimert når du leser brevet, ikke gå bort fra emnet eller prøv å gjøre saken mer forvirrende. Hold deg til informasjonen som er nært beslektet i hvert avsnitt, og gå videre til et annet når du begynner å utvikle en ny idé.

2. 

   
   
   Angi hovedideen i de to første setningene. Start med en lett og grei åpningssetning. Oppgi dine ønsker (det vil si hovedideen) i de to første setningene.
   • Første ledd skal bare bestå av to til fire setninger.

3. 

   Andre ledd skal understreke formålet med brevet. I dette avsnittet skisserer du tanker, krav eller mål. I stedet for å oppgi spesifikke grunner, informasjon eller innhold, forklar du fullstendig din posisjon, dine poeng, interesser eller forespørsler og forklar viktigheten av problemet. hvor innflytelsesrikt det er på deg som tvinger deg til å ta affære.
   • Husk å ordne innholdet ditt på en rimelig, høflig måte med realistiske setninger. Unngå å bruke altfor emosjonelt språk, ikke bruk tvangsord, ikke bruk uhøflige setninger med leserne (leserne her kan være enkeltpersoner eller organisasjoner) samt viser ikke frekkhet til motparten.

4. 

   Lag støttepunkter i de neste avsnittene. De neste par avsnittene vil rettferdiggjøre poenget ditt ved å gi medfølgende informasjon og ytterligere detaljer. Sørg for å oppgi logiske, faktiske, rimelige, praktiske og juridiske detaljer. Ikke bare gi meninger som er emosjonelle, overbevisninger eller bare personlige ønsker. Ikke få leseren til å lese en lang historie; poeng må gjøres raskt og nøyaktig. Her er noen få små taktikker som hjelper deg med å oppnå dette:
   • Siterer faktisk statistikk og hendelser for å engasjere leserne. Forsikre deg om at statistikken og fakta som vises er fra pålitelige, legitime kilder, og at statistikken og fakta blir brukt ærlig av deg, i sin opprinnelige sammenheng. .
   • Sitere forskningsekspertene for å vise at de har et lignende syn på deg i dette spørsmålet og motarbeider motstanderens synspunkter. Disse ekspertene må ha en pålitelig posisjon innen det de forsker på og være i stand til å komme med et poeng om saken.
   • Gi grunnene til at forespørselen din skal godkjennes. Metoden for å overbevise ved å forklare noen hvorfor du mener at noe skal gjøres slik at de kan ombestemme seg mer effektivt enn bare å be dem om å gjøre noe. . Forklar dagens situasjon og hvorfor den må endres.
   • Gi dine detaljer, spesifikasjoner og forståelse av problemet som snakker om kravet. Nevn tidligere forsøk på å løse problemer eller mangel på handling.
   • Bevis knyttet til det aktuelle problemet bør ledsages av et eksempel. Presentere bevis som vil få leseren til å se størrelsen på problemet.
   • Husk å begrense det du trenger å nevne i avsnittet ditt. Vennligst oppgi din sak og situasjon på en enkel måte. Ikke for dypt inn i detaljene, men det er nødvendig å gi nok nøkkelinnhold. Velg bare den mest relevante statistikken, ekspertene og attestene.

5. 

   Motbevise motstanders side. Nøkkelen til å kunne effektivt overtale noen er å utfordre motsatte meninger. Hvis du vil forutsi kritikkverdige argumenter eller spørsmål fra leserne, kan du nevne dem i brevet. Finn felles grunnlag med den motsatte siden, eller kom med overbevisende synspunkter for å støtte din mening.
   • Forsikre deg om at du åpent erkjenner forskjellen mellom ditt synspunkt og den andre siden. Å prøve å skjule dem vil bare svekke argumentet ditt. I stedet understreker du verdiene, opplevelsene og problemene du har til felles med den motsatte siden.
   • Unngå å bruke fordømmende språk. Å sette ord på for mye følelser reduserer rettferdigheten i argumentene dine. Et brev med for mye negativitet og dømmekraft kan hemme lesernes samtykke til dine meninger.

6. 

   Lukk brevet ved å gjenta forespørselen. Gjenta din forespørsel eller mening på slutten av meldingen. I dette avsnittet kan du foreslå en løsning eller iverksette tiltak for å løse problemet. Nevn i brevet at du vil følge opp dette brevet via telefon, e-post eller ved selvkontroll.
   • Å avslutte med en veletablert setning vil bidra til å overbevise leseren om å lene seg mot deg eller i det minste hjelpe dem å se problemet tydeligere fra ditt synspunkt.
   • Ta med egne løsninger eller metoder. Enig i å inngå kompromisser, eller begge sider tar et skritt tilbake. Vis leseren hva du har gjort og hva du forbereder deg på for å løse situasjonen.
   annonse

Del 4 av 4: Avsluttende trinn

1. 

   Se etter feil. Stavefeil og dårlige grammatiske strukturer er det første som gir leserne et dårlig inntrykk av deg. Bare når artikkelen ikke har noen feil, kan leseren fokusere på innholdet og ideen som artikkelen vil formidle. Les brevet på nytt flere ganger før du trykker på sendeknappen. Les brevet høyt for å høre om det går bra.
   • Hvis det er behov, må noen sjekke stavefeil i brevet ditt (eller du kan bruke programvaren for stavekontroll).

2. 

   Signer med din virkelige signatur. Signer brevet direkte hvis du sender det i stedet for e-post. Dette hjelper deg med å tilpasse brevet og verifisere at brevet ble skrevet av deg.

3. 

   Kopier andre viktige personer. Hvis andre personer i selskapet eller i en annen organisasjon trenger å lese brevet ditt, kan du sende dem en kopi. Dette betyr at du skriver ut det tilsvarende antallet personer du skal sende, signerer kopiene og sender.

4. 

   Avsendere bør beholde en kopi. Husk alltid å registrere deg med informasjon om når den ble sendt og mottakerens informasjon. Noter hva du må gjøre for å løse problemet til problemet er løst. annonse

Råd

• Skal skrive i formell form. Mottakeren av brevet vil ikke stole på deg hvis du bruker uformelt eller uformelt samtalespråk.Å bruke formelt språk bidrar også til å gjøre et brev mer høflig enn bruk av meningsløs slang!
• Bruk forsiktig språk. Folk pleier å hjelpe de som er snille mot dem.
• Ikke utenfor emnet. Pass på å ikke legge til ekstra informasjon som ikke er relevant for temaet du snakker om. Hold deg i stedet for relevant innhold og ikke kompliser saken. Bruk ekte fakta for å få dem til å skille seg ut.
• Bruk bare kuler i det midtre avsnittet hvis noen av trinnene, handlingene eller forslagene må vises tydelig.
• Bruk standard engelsk for å skrive bokstaver (for engelsktalende land). Dette er ikke en tekst eller sosiale medier; dette er et formelt brev. Forkortelser, slang og emojis kan få meldingen din videre.
• Juster fokuspunkter i henhold til oppfatningene til selskaper eller agenter. Et ideelt selskap og et stort selskap kan tenke annerledes.
• Ikke behandle leserne dine som om de skylder deg noe og ber om noe fra deg. I stedet overbevise dem på et vennlig og profesjonelt språk.