Innhold

• Fremgangsmåte
• Råd

E-post har, som ethvert annet kommunikasjonsmiddel, sine egne konvensjoner og sosiale protokoller. Hvis du trenger å skrive en e-post som krever tilbakemelding under arbeidet eller studiet, eller om et utkast, bør du vurdere hvordan du best kan utarbeide e-setningen din, timingen og strukturen når du skriver ut e-posten. kan. En høflig, kortfattet og spesifikk e-post vil hjelpe deg med å få svaret du trenger.

Fremgangsmåte

Metode 1 av 4: Be om tilbakemelding på jobben

1. 

   Identifiser den mest kvalifiserte personen som kan kommentere arbeidet ditt. Vanligvis vil det være din direkte leder. I alle fall bør du henvise til veilederen din først, eller en seniorkollega eller kollega. De vil ha erfaring for å hjelpe deg og gi tilbakemeldingene du trenger.

2. 

   
   
   Vær høflig og ydmyk når du skriver e-post. Du bør følge disse generelle reglene når du skriver e-post på jobben. Beskjedenhet kommer godt med når du ber om tilbakemelding, men ikke vær så ydmyk at sjefen eller lederen din tror du ikke vet noe om jobben din. I stedet still spørsmål som angir fremdriften din når du arbeider med et prosjekt eller en oppgave. Dette vil hjelpe sjefen din å vite at du ikke bare passivt venter på tilbakemelding. Du bør også huske tipsene nedenfor.
   • Du kan skrive noe sånt som: “Jeg lager en presentasjon for i morgen, men jeg har litt formateringsproblemer - jeg er ikke sikker på om jeg gjør det vanlige forretningsformatet. Jeg har lagt ved presentasjonen min. Har du noen forslag til designdelen? Takk for støtten ".
   • Ikke glem å takke dem i e-posten.

3. 

   
   
   Vær spesifikk når du ber om tilbakemelding. Dette kan hjelpe deg med å unngå overveldende tilbakemeldinger, men det hjelper ikke arbeidet ditt. Du bør unngå spørsmålene "Ja" eller "Nei", med mindre det er nødvendig. I stedet bør du fokusere på de spesifikke delene av prosjektet du trenger å gjøre. Ikke "terroriser" sjefen eller kollegaen din med alle spørsmålene du vil stille om jobben din på en gang.
   • For eksempel kan du skrive noe sånt som: “Jeg er ikke sikker på hvordan Eastman-filer håndteres. Klienten har ennå ikke svart på e-postene mine, og siden dette er et høyt prioritert prosjekt, tror jeg det ville være best om jeg sendte ham en e-post for å spørre ham hva jeg skulle gjøre ”.
   • Hvis du forventer generell tilbakemelding i form av en gjennomgang eller rapport, må du være spesifikk. Vær så høflig, kortfattet og så spesifikk som mulig. For eksempel kan du be om en rapport om effektiviteten eller kreativiteten din på jobben. Hvis du ber om tilbakemelding fra underordnede, må du gjennomføre en anonym undersøkelse.

4. 

   
   
   Send takke-e-post når andre svarer. Hvis tilbakemeldingene antyder at du trenger å forbedre deg mye, eller arbeidet ditt ikke er veldig bra, kan du skrive en kort setning om hvordan du vil forbedre deg. Du må gi deg tid til å behandle følelsene dine før du svarer umiddelbart.
   • Sørg for at du svarer innen 1-2 dager.
   annonse

Metode 2 av 4: Be om tilbakemelding i læring

1. 

   Introduser deg selv. Lærerne dine kan undervise hundrevis av studenter, spesielt hvis de er professorer ved universitetet. Du må oppgi for- og etternavn (for- og etternavn), kurs og kurs. Hvis du er videregående, trenger du informasjon om klassen din eller når du studerer. På denne måten vil du ikke kaste bort lærernes tid på å tenke hvem du er, i stedet vil de bruke mer tid på å svare på informasjonen du trenger.

2. 

   Være høflig. Noen ganger har elevene problemer med den første e-posten som er sendt til læreren. Du kan starte med "Hello Teacher Son" eller "Dear Co Thanh". Selv om læreren sendte deg en e-post, ikke bruk mindre formelt språk enn før. Hold tonen standard. I stedet for å skrive: “Hei, hvordan tror du essayet mitt er? Det er det beste essayet, ikke sant? ”Skriv slik:” Jeg er ikke sikker på om jeg forstår oppgavekravene riktig. Jeg har noen essayselaterte spørsmål.

3. 

   Vær kort. Du trenger ikke å forklare hele konteksten til spørsmålet, med mindre konteksten er nødvendig for å forstå spørsmålet riktig. For eksempel, hvis du ber om tilbakemelding på en mulig fristforlengelse, trenger læreren din en grunn til det. Hvis du bare spør om leksene dine, ikke fortell dem om hvor sent hunden din fikk deg til å jobbe, hvorfor du sendte dem e-post nå (med mindre det er nær innsendingsdatoen), eller hvis du ikke gjør det noe annet som ikke er relatert til leksene.

4. 

   Ikke vent til kvelden før testen eller innleveringsdatoen for å be om tilbakemelding. Ikke bare vil læreren ikke svare når innleveringen er nær, de vil også være sinte fordi du har ventet til siste øyeblikk med å konsultere dem. Hvis du trenger å sende inn spørsmål i siste øyeblikk, vær kortfattet, spesifikk og beklager. På denne måten er det mer sannsynlig at læreren vil svare deg, så lenge de ser e-posten til rett tid.

5. 

   Bruk filformatet som kreves av læreren. Vanligvis vil læreren din fortelle deg under en læreplaninnføring hvilket filformat de vil godta for oppgaver eller sendt per e-post. For eksempel, hvis læreren spesifiserer .doc-filen, ikke send formatet .df eller .pages. Hvis du er i tvil, kan du sende .rtf eller.pdf, eller spør læreren din.

6. 

   Be om tilbakemelding på essayet eller quizen du har sendt inn. Bare send professoren din på e-post og vær høflig. Hvis professoren underviser på skolen, kan du komme og se dem, eller gjøre en avtale. Du kan si, "Kjære professor Khoa, jeg gjorde det ikke så bra på testen min som forventet. Du kan veilede meg gjennom feilene jeg gjorde, slik at jeg kan ta min kommende test. Er det bedre? " Ofte vil professoren din svare på denne forespørselen på en hyggelig måte. annonse

Metode 3 av 4: Be om tilbakemelding på et manuskript

1. 

   Send en bekjent først. Hvis du vil motta effektive tilbakemeldinger, vil den beste personen være en bekjent av deg, helst en venn eller kollega. Når du sender e-post til bekjente for å be om tilbakemelding, må du sørge for at du sender dem e-post regelmessig. Hvis du ringer til dem med jevne mellomrom, bør du sannsynligvis ringe. Ikke skynd deg med å sende manuskriptet i den første e-posten, med mindre du vet at de er enige (noen som har hørt deg lese manuskriptet eller noen har blitt bedt om å hjelpe deg med å lese gjennom det).
   • Du kan inkludere en kort beskrivelse eller et sammendrag, avhengig av om du sender en e-post til en venn eller kollega.

2. 

   Send eksperten på e-post. Hvis du virkelig trenger profesjonell rådgivning, kan du sende en e-post til en ekspert du kjenner og forklare prosjektet og hvorfor du trenger tilbakemelding. Ikke haste, men takk dem høflig for deres omsorg, og si: "Jeg forstår hvis du ikke har tid til å svare". Du kan til og med spørre om de kjenner noen andre som har tid og ekspertise til å hjelpe deg i tilfelle de ikke kan støtte deg.

3. 

   Ikke send noen manuskripter uten varsel. Mottakeren vil vanligvis ikke svare på slike e-poster med mindre du eksplisitt har uttalt at du vil betale hvis de hjelper. Hvis de var en kjent forfatter, ville de ikke svare på slike e-poster fordi de mottok så mange lignende e-poster. I stedet må du først vende deg til venner, kolleger, professorer og mer. De vil hjelpe deg og er ivrige etter å støtte deg.

4. 

   Vær spesifikk om hva du vil motta fra tilbakemeldingen. Hvis du bare vil ha en positiv tilbakemelding, gi leserne beskjed om det. Du må fortelle dem om du trenger detaljert informasjon, lokal eller global informasjon, eller om du vil ha et svar som er velskrevet, grammatisk korrekt eller godt strukturert. Dette vil være veldig effektivt for å hjelpe leserne dine å vite hva de kan forvente av dem.
   • Positive tilbakemeldinger bør være nyttige. Hvis leseren din forklarer hvorfor de elsker en bestemt ting, vil du lære mye om manuskriptet ditt.
   • Hvis du får negative tilbakemeldinger, gi deg selv tid til å svare. Hvis de er vennene dine, vil de kanskje bare hjelpe deg. Hvis de er eksperter, uansett hvor sint eller frustrert du er, ikke svar på en negativ måte. Takk i stedet for støtten, og fortsett. Etter en stund vil du sannsynligvis oppdage at tilbakemeldingene deres er nyttige, selv om måten de kommuniserer ikke fungerer.

5. 

   Gi leseren tid til å svare. Hvis du ber om detaljert tilbakemelding på et nytt utkast, ikke forvent svar på en dag eller til og med en uke.Leserne trenger tid til å redigere et så langt manuskript. Hvis du har en frist til å sende inn manuskriptet ditt, gi leseren beskjed om det. Du kan også spørre om de kan sende inn endringer på en bestemt dato. Husk at de har sine egne liv og forpliktelser.

6. 

   Takk for hjelpen. Hvis du henvender deg til en venn, kan du kjøpe en gave som en sjokoladeeske, eller bare hjelpe dem tilbake når de trenger det. Hvis de er eksperter, kan du skrive en takke-e-post for å fortelle dem at du setter pris på deres støtte og tid. Å glemme å takke leseren din kan få dem til å føle seg utnyttet og / eller ikke verdsatt, og vil gjøre dem mindre villige til å hjelpe deg i fremtiden. annonse

Metode 4 av 4: Be om tilbakemelding fra kunden

1. 

   Ikke still for mange spørsmål. Dagens kunder er overveldet med så mange undersøkelser fra mange selskaper. Du kan være trygg på at en kunde umiddelbart vil slette e-posten din når du leser den hvis den inneholder for mange spørsmål. Hvis du vil at kundene dine skal være interesserte, er det bare å stille et spørsmål eller to, og så er det det.

2. 

   Still åpne spørsmål. I stedet for å bruke Ja / Nei-spørsmål, still spørsmål som gir mer meningsfylte svar. I stedet for å spørre: "Kan du presentere oss for en venn av deg?", Bør du spørre "Hvordan vil du introdusere oss for en venn av deg?" Disse spørsmålene gir deg et mer informativt svar enn et ja / nei-spørsmål.

3. 

   Gi kundene dine beskjed om at du kommer raskt tilbake til dem. Dette hjelper kundene til å føle at deres mening blir verdsatt i stedet for å bli sendt til en postkasse som ingen vil lese eller bry seg om. Du vil også få oppriktig tilbakemelding hvis de vet at du vil svare.
   • Når du svarer, vær ærlig og profesjonell. I dagens gjennomgripende internettkultur vil du ødelegge et selskaps omdømme umiddelbart hvis du svarer uten profesjonalitet og oppriktighet.

4. 

   Ikke sett inn blinker eller noe annet som gjør at e-poster lastes sakte inn. Hvis en kunde opplever en treg forbindelse, sletter de e-posten umiddelbart når den ikke kan laste innholdet. Husk at tilbakemeldingen ofte er viktigere enn disse funksjonene.

5. 

   Bruk de riktige skriftene og formatene. Design e-posten din profesjonelt og tydelig. En e-post med et skittent bilde og Comic Sans-skrift vil vanligvis ikke imponere en klient. Bruk i stedet en standard skrift som Times New Roman eller Arial hvis du er nølende med skrifttypen du skal bruke, og sørg for bildekvalitet.

6. 

   Forsikre deg om at e-posten er utformet effektivt. Formatering av et enkelt kolonneinnhold er mer effektivt enn et delt kolonneformat. Velg en skrift som ikke er for liten. Du bør konfigurere e-post for å vises fullt ut på din bærbare datamaskin, telefon eller nettbrett. Fordi mange sjekker e-post på telefonene sine, må du formatere e-posten din riktig. annonse

Råd

• Litt ydmykhet vil være veldig nyttig for deg.
• Ikke forstyrr andre for tilbakemelding.
• Opprettholde kontekstuelle regler for skriving av e-post.