Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 3: Svar på tekstmeldinger
• Metode 2 av 3: Snakk med noen personlig
• Metode 3 av 3: Svar med en e-post

Hvordan du reagerer på noen kan påvirke måten han eller hun og andre mennesker ser på deg. Heldigvis kan du lære hvordan og når du skal svare for å bli bedre på det. Når du snakker med noen personlig, er det viktig at du tar hensyn til ham eller henne og lar personen uttrykke sine tanker før du gir et informert svar. I en tekstmeldingssamtale er det noen usagte regler du må følge for å kunne kommunisere. E-posten er en mer formell måte å kommunisere med profesjonell etikette som du må følge for å formidle informasjon effektivt og svare riktig.

Å trå

Metode 1 av 3: Svar på tekstmeldinger

1. Bruk et enkelt språk når du skriver. E-post, brev og til og med ansikt til ansikt-samtaler kan struktureres mye mer formelt. På grunn av tekstmeldingers korte, begrensede karakter er mer avslappet språk ofte mer passende og gir samtalen et mer personlig preg.
   • For eksempel kan du bruke "t" i stedet for "det" for å spare plass, skrive en melding raskere og formidle en avslappet tone.
   • Tegnsettingsreglene er ofte mye mildere i tekstmeldinger. For eksempel kan streng overholdelse av kommabruk gjøre at samtalen virker kunstig og formell.
   • Ikke alltid anta at en tekstmeldingssamtale kan være så uformell, men hvis den andre personen bruker uformelt språk, kan du svare på samme måte for å få dem til å føle seg komfortable.
2. Still åpne spørsmål for å holde en samtale i gang. Hvis du ønsker å holde tekstsamtalen i gang, kan det å stille åpne spørsmål hjelpe den andre personen til å si mer og få hans eller hennes mening om noe. Å stille spørsmål som bare trenger et kort ja eller nei, kan sløve en samtale.
   • For eksempel, hvis du snakker med noen om en forretningssak, kan du spørre dem noe som: "Hva synes du om det nye prosjektet?"
   • Hvis du vil forstå hva noen synes om et emne, kan du prøve å sende en tekstmelding som "Jeg er enig, men hvorfor tror du det er tilfelle?"
3. Unngå å sende svar som er korte eller ett ord. Tekster skal være relativt korte, men korte eller brå svar kan få deg til å bli sint på den andre personen. Hvis du svarer på en melding fra en annen person, gi dem et reelt svar som er minst en eller to setninger.
   • Noen ganger er det helt akseptabelt å svare med "ok" hvis det gir mening i sammenhengen. Men unngå et enkelt "k" som svar, da dette kan virke kort og frekt.

   Tips: Hvis du generelt gir korte svar, kan det være fornuftig å fortsette å gjøre dette.

   
   
4. Bruk tegnsetting og uttrykksikoner for å formidle en tone. Den upersonlige karakteren til tekstmeldinger lar folk tolke en tone eller en følelse gjennom forkortelser. Du kan formidle din mening tydelig ved å inkludere tegnsetting og uttrykksikoner hvis budskapet ditt virker tvetydig.
   • Du kan for eksempel svare med "Har du det, takk. :) "slik at meldingen ikke får deg til å bli sint eller kort.
   • Noen ganger kan en periode på slutten av et ord eller en setning virke som om du er frustrert. For eksempel kan det høres mye mer avslappet ut å si "Nei, det gjør det ikke" enn å si "Nei." Det gjør det ikke. "
5. Les meldingen igjen før du sender den. Før du treffer send, ta deg tid til å gjennomgå meldingen. Se etter skrivefeil og sørg for at du formidler informasjonen riktig og bruker riktig tone.
   • Når du har sendt en melding, kan du ikke ta den tilbake! Så det er bedre å sjekke SMS-en din på forhånd.
6. Ikke send flere meldinger på rad. Flere varsler og en serie tekstmeldinger kan irritere og frustrere mottakeren. I stedet for å sende flere korte meldinger, kan du sende en kommentar som inneholder alt du ønsket å si.
   • Det er greit å legge til en ny melding hvis du har glemt å nevne noe, eller hvis du vil avklare noe.
   • Hvis noen ikke svarer på to påfølgende meldinger, vil de kanskje ikke snakke med deg eller borte fra telefonen. Uansett, gi den andre tid og plass til å svare.
7. Be om å ringe hvis samtalen blir for komplisert for en tekstmelding. Tekstmeldinger er ment å være korte og til poenget. Hvis en tekstmelding er for begrenset til å uttrykke tankene dine tilstrekkelig, kan du be personen ringe deg slik at du kan utdype saken eller diskutere den i sin helhet.
   • Prøv å smsse noe sånt som "Dette ville være lettere å forklare over telefon. Ring meg hvis du har tid, takk! "

Metode 2 av 3: Snakk med noen personlig

1. Lytt nøye når noen snakker med deg. Når noen snakker til deg, må du ta kontakt med dem og ta hensyn til det de forteller deg. Dette viser at du lytter og forstår hva den andre prøver å si.
   • Fokuser oppmerksomheten fullt på høyttaleren slik at han eller hun føler seg komfortabel.
   • Len deg fremover eller be personen fortsette å snakke et roligere sted hvis du har problemer med å høre hva som blir sagt.
2. Vær oppmerksom på ikke-verbale signaler. Kroppsspråk kan si like mye som ord. Når noen snakker med deg, må du være oppmerksom på kroppsspråket for å få en bedre ide om hvordan du skal svare.
   • For eksempel, hvis noen fortsetter å se seg rundt eller vingle på føttene, kan de være nervøse eller redde. Du kan da spørre om personen har det bra, i stedet for å svare på det de sier.
   • Lytt også til hvordan noe blir sagt. Hvis noen snakker høyt eller aggressivt, kan vedkommende reagere sint eller aggressivt på samtalen. Det kan hende du må ta en annen tilnærming når du svarer for å forhindre at situasjonen eskalerer ytterligere.
3. Unngå å planlegge svaret ditt mens noen snakker. Hvis du er så spent eller ivrig etter å svare før noen er ferdig med å snakke, vil han eller hun legge merke til det og kan bli sint eller irritert. Vent til den andre personen er ferdig med å snakke, og du har hørt alt personen ønsket å si før du begynner å planlegge svaret ditt.
   • Det er veldig frekt å avbryte noen med dine egne tanker mens de snakker.

   Tips: Mens noen snakker, noter deg hovedpoengene du har tenkt å svare på, men vær oppmerksom på resten av historien, slik at du kan komme med en smart eller jevn respons.

   
   
4. Vent til den andre personen er ferdig med å snakke før du sier noe. Hvis du snakker med noen, kan du få dem til å fullføre historien før du svarer. På den måten har du alle fakta og informasjon som personen ønsket å formidle, slik at du kan gi et informert og gjennomtenkt svar.
   • Noen ganger vil folk legge til litt ekstra informasjon etter at de er ferdige med tankene sine. For eksempel kan de si noe sånt som: "Å vent, jeg glemte å si noe". La dem deretter fullføre det de ønsket å si.
5. Tenk på svaret ditt slik at du trygt kan formidle det. Før du svarer, bør du tenke litt på all informasjonen du har fått. Hvis du gir et svar som ikke er gjennomtenkt, kan det vise personen at du egentlig ikke lytter til det han eller hun har sagt.
   • Når du tar deg tid til å reflektere over svaret ditt, vil du også kunne gi en intelligent respons.
6. Still spørsmål hvis du trenger avklaring eller mer informasjon. Hvis du ikke helt kunne høre eller forstå hva noen sa, prøv å ikke svare med en delvis eller feil tolkning. Spør heller hva den andre personen sa eller mente, slik at du kan gi et reelt svar.
   • Hvis du ikke er sikker på hva noen holder på med, eller hvis du vil la ham eller henne forklare hva han eller hun egentlig mener før du svarer, kan du stille et åpent spørsmål som: "Hva mener du med det?"
   • Det er aldri galt å be noen si noe igjen hvis du ikke helt har forstått hva som er blitt sagt.
7. Snakk direkte og tydelig når du svarer. Etter å ha tenkt på hva som er blitt sagt til deg og tenkt på hvordan du vil svare, snakk tydelig og trygt. Ikke bruk vage eller motstridende språk for å prøve å høres smartere eller smartere ut. Folk verdsetter oppriktighet, så gi dem en ekte respons som viser dem at du er interessert og at du forstår personen.
   • Forsikre deg om at de følger med slik at du ikke trenger å gjenta deg selv.
   • Legg merke til om noen andre vil si noe og gi ham eller henne rom for å gjøre det.
   • La også personen svare på det du sa. Ikke bare gå bort eller avslutte samtalen rett etter at du har sjansen til å snakke.
8. Vær oppmerksom på at noen er uenig med deg. Selv om du har tenkt på hva du ønsket å si, er det alltid muligheten for at noen kan være uenig med deg. Det er ok! Bare vær forberedt på at noen kan bestride eller nedsette ordene dine.
   • Hold deg kald og ikke miste humøret når noen prøver å provosere deg.
   • La noen gi uttrykk for deres tro og meninger. Ikke prøv å tvinge noen til å godta din mening.

Metode 3 av 3: Svar med en e-post

1. Svar på en e-post innen 48 timer. Det er viktig at du svarer på en e-post i tide av høflighet og profesjonalitet. Du trenger ikke å svare umiddelbart, men innen to dager.
   • Selv om e-posten ikke hadde noe med deg å gjøre eller ble sendt feil, er det best å svare på avsenderen (span ekskludert) slik at de vet at du ikke er den rette personen.
2. Bruk en profesjonell hilsen i et e-postsvar. E-post er ofte mer formell enn en tekstmelding eller en telefonsamtale. Start e-postadressen din med "Hei" eller "Hei" foran personens navn for å åpne e-posten ordentlig.
   • Hvis personen du svarer på foretrekker en bestemt hilsen eller ber om å bli kalt ved navn, gjør du det. For eksempel, hvis personen foretrekker at du bruker den forkortede versjonen av vedkommendes navn, for eksempel "Rob" i stedet for "Robert", gjør det.
3. Bruk utropstegn sparsomt. Svaret ditt på e-posten din må være korrekt i grammatikk, staving og tegnsetting. Imidlertid kan overforbruk av utropstegnet få deg til å virke oppriktig eller overentusiastisk. Unngå å bruke den med mindre det er hensiktsmessig.
   • Et utropstegn er en fin måte å gratulere eller formidle entusiasme, men hvis du bruker dem for mye, mister de effekten.
4. Unngå rare skrifter i en e-post. Hold skriftvalget ditt i en klassisk skrift slik at e-posten din ser profesjonell ut. Ikke bruk flerfargede skrifttyper eller en skrift som Comic Sans når du sender en e-post.
   • Et klassisk valg er å bruke en 10 eller 12-punkts Arial eller Times New Roman.
5. Vær oppmerksom på hvem andre du sender e-posten til som CC (en kopi). Det kan ofte være nyttig å kopiere e-posten til andre samtidig, slik at du kan inkludere dem i en diskusjon. En unødvendig CC til en veileder eller kollega kan virkelig irritere eller irritere personen du opprinnelig reagerer på.
   • Hvis det er nødvendig å inkludere noen andre i e-postkjeden, kan du bruke alternativet "blindkopi" eller "BCC", slik at mottakerne ikke vet hvem andre som har mottatt en e-post.
6. Bestem hvem du vil svare på i en gruppe-e-post. Hvis det riktige svaret er å svare på alle i gruppemeldingen, velger du "Svar til alle" når du sender svaret. Men hvis du trenger å spørre eller forklare et bestemt emne eller problem for en person, må du svare på den personen umiddelbart.
   • Hvis det er en stor gruppe mennesker i e-postkjeden, men du bare trenger å svare på noen få, er det bare å velge de du vil svare på.
7. Ikke send en e-post bare for å si takk med mindre det er nødvendig. Korte e-poster som ikke bidrar til en samtale er ikke nødvendig. Med mindre avsenderen ber deg om å bekrefte at du har mottatt og forstått en e-post, er det unødvendig og kjedelig å sende en e-post med "Takk".

   Tips: Hvis avsenderen sender deg en lest kvittering, bekreft at du har mottatt e-postmeldingen ved å klikke på alternativet for å sende dem en returkvittering.

   
   
8. Korrekturles din e-post og sjekk mottakerens e-post før du sender den. En stavemåte eller en grammatisk feil kan gjøre at e-posten din ser uprofesjonell ut. Ta deg tid til å lese svaret ditt før du klikker på send. Se etter riktig stavemåte og grammatikk, og sørg for at du sender meldingen til riktig person.
   • Ikke stol blind på stavekontrollen for å rette på alt!
   • Les e-posten din høyt før du sender den, slik at du kan høre hvordan den høres ut.
   • E-postprogrammer legger ofte automatisk inn e-postadresser når du skriver inn mottakerens adresselinje, noe som kan føre til at du ved et uhell sender en e-post til feil person.