Innhold

• Å trå
• Del 1 av 3: Tatt i betraktning mottakeren
• Del 2 av 3: Velge en hilsen
• Del 3 av 3: Formatere e-postadressen og komme i gang

Av natur er e-post ikke så formell som brevskriving. Imidlertid vil du fremdeles ha tider når du trenger å være mer formell når du skriver e-posten din. Tenk på hvem du sender til, og velg en hilsen som passer mottakeren. Når du har funnet ut det, kan du gå videre til å formatere hilsenen og skrive åpningslinjene.

Å trå

Del 1 av 3: Tatt i betraktning mottakeren

1. Bestem hvor formell du trenger å være. Selv om du skriver en "formell" e-post, avhenger det av mottakeren hvor formell du trenger å være. For eksempel bruker du ikke samme formalitetsnivå når du skriver professor som når du søker jobb.
   • Når du først kontakter noen, er det bedre å være mer formell enn nødvendig for å være på den sikre siden.
2. Finn personens navn. Gjør litt undersøkelser for å finne ut personens navn hvis du ikke allerede kjenner dem. Å kjenne personens navn gjør hilsenen mer personlig, selv når du bruker formelle e-postteknikker.
3. Følg personens formalitet. Hvis personen allerede har sendt deg en e-post, er det greit å ta i bruk hilsenstilstanden. For eksempel, hvis han / hun bruker "Hello" og fornavnet ditt, er det akseptabelt å svare i samme stil ved å bruke "Hello" og personens fornavn.

Del 2 av 3: Velge en hilsen

1. Fall tilbake på "Kjære". "Kjære" (etterfulgt av personens navn) er en gammel standard av en grunn. Det er formelt uten å være reservert, og fordi det brukes så ofte, blir det ofte usynlig i en hilsen, noe som er bra. Du vil ikke at hilsenen skal skille seg ut fordi den er upassende.
2. Hvis du ikke vet personens navn, kan du prøve "God dag." Dette er en relativt formell hilsen å bruke i forretnings-e-post, spesielt hvis du ikke vet personens navn. Imidlertid er det alltid bedre å finne ut personens navn hvis mulig.
   • Du kan også bruke "Kjære leser" hvis e-postadressen er veldig formell og du ikke vet personens navn. Denne hilsenen kan imidlertid være ubehagelig for noen mennesker.
3. Vurder "Hei" eller "Farvel" i litt mindre formelle e-poster. E-post er generelt mindre formelle enn brev, så du kan ofte komme unna med noe som "Hei" i en noe formell e-post. Hvis du for eksempel sender en e-post til læreren din, bør noen du faktisk kommuniserer med, "Hallo" eller "Farvel" være bra.
4. Unngå "Hei". Selv om "Hei" kan være akseptabelt i en semi-formell e-post, er det sannsynligvis ikke "Hei". Det er en veldig uformell hilsen, selv i samtaler, så du bør unngå det i noen form for formell e-post. Selv om du for eksempel kjenner sjefen din ganske godt, er det sannsynligvis best å unngå "Hei" når du sender ham en e-post.
5. Bruk om nødvendig en tittel i stedet for et navn. Noen ganger når du skriver til noen, kjenner du bare tittelen i selskapet eller organisasjonen. I så fall kan du bare bruke personens tittel i stedet for personens navn, for eksempel "Dear Hiring Manager", "Dear Hiring Committee" eller "Dear Professor".
6. Legg til personens tittel for å gjøre den mer formell. Hvis mulig, legg til "Mr. "," Fru. "," Dr. Legg til "eller" professor "foran personens navn for å gjøre det mer formelt. Bruk også personens etternavn eller fulle navn for å være mer formelt, i stedet for bare personens fornavn.

Del 3 av 3: Formatere e-postadressen og komme i gang

1. Plasser hilsenen på første linje. Første linje skal være hilsenen du valgte, etterfulgt av personens navn. Hvis mulig, bruk en tittel for personen, for eksempel Mr., Mrs. eller Dr., etterfulgt av for- og etternavn.
2. Legg et komma. Generelt setter du et komma etter hilsenen. Du kan bruke et kolon i formelle bokstaver, men det er vanligvis for formelt for en e-post, til og med en formell. I de fleste tilfeller vil et komma være tilstrekkelig, men du kan bruke et kolon hvis du skriver et følgebrev i en e-post.
3. Gå til neste linje. Hilsenen er på en egen linje øverst, så når du har skrevet den, trykker du på Enter-tasten for å gå til neste linje. Hvis du bruker linjeskift i stedet for innrykk for å lage avsnitt, setter du en tom linje mellom hilsen og første avsnitt.
4. Presenter deg selv i første setning om nødvendig. Når du skriver noen for første gang, bør du gi en introduksjon, selv om du kjenner personen i det virkelige liv. Å gi personen en følelse av hvem du er, vil oppmuntre dem til å fortsette å lese.
   • For eksempel kan du skrive "Mitt navn er Jessica Hills og jeg er markedsdirektør for XYZ Company." Du kan også inkludere hvordan du kjenner personen: "Jeg heter Robert Smith, og jeg er i markedsføringsklassen din (markedsføring 101 som møtes kl. 12 på tirsdager og torsdager)."
   • Hvis du allerede kjenner personen og har skrevet før, kan du bruke første setning som hilsen. For eksempel kan du si "Takk for at du kontaktet meg så raskt" eller "Jeg håper du har det bra."
5. Kom rett til poenget. De fleste formelle e-poster må komme til poenget raskt. Det betyr at første eller andre setning skal oppgi årsaken til at du skriver til mottakeren. Ikke glem å være så kort som mulig når du beskriver målet ditt.
   • For eksempel kan du skrive "Jeg skriver for å be om hjelp med et markedsføringsproblem" eller "Jeg skriver til deg fordi jeg har problemer i timen, og jeg håpet du ville ha forslag til ytterligere materiale å lese. "