Innhold

• Å trå
• Del 1 av 2: Få riktig holdning
• Del 2 av 2: Deleger riktig

Enten du er butikksjef, har en lederstilling i et stort selskap eller tar vare på barna dine hjemme for å få mest mulig ut av deg selv og utføre så effektivt som mulig, er det veldig viktig at du er i stand til å dele noe av ditt ansvar. å delegere.Delegering kan imidlertid være ganske vanskelig - på den ene siden må du være fast med den du delegerer ditt ansvar til, på den andre må du også vise at du stoler på ham eller henne. I denne artikkelen finner du svarene på mange ofte stilte spørsmål om delegering, og vi vil gå trinn for trinn gjennom selve delegeringen, slik at du også kan lære å delegere på en taktfull og respektfull måte .

Å trå

Del 1 av 2: Få riktig holdning

1. Legg egoet til side et øyeblikk. En stor mental bump på veien til delegasjon er tanken på at hvis du vil gjøre noe riktig, må du gjøre det selv. Du er ikke den eneste personen på planeten som kan gjøre det på riktig måte. Du er kanskje den eneste som kan gjøre det bra i dette nøyaktige øyeblikket, men hvis du tar deg tid til å trene noen, vil de til slutt kunne gjøre det ganske bra. Kanskje den andre personen til og med kan gjøre det raskere eller bedre enn deg, og det er ikke bare noe du må akseptere, men også noe du må ønske velkommen.
   • Tenk logisk og realistisk - kan du gjøre dette arbeidet selv? Må du jobbe deg selv i hjel for å kunne kombinere dette arbeidet med ditt normale ansvar? I så fall må du sørge for å delegere noe av arbeidet ditt. Du trenger ikke å skamme deg over det eller føle at du ikke er god nok - du gjør faktisk jobben din mer effektivt når du søker hjelp når det trengs.
2. Ikke vent til folk melder seg frivillig. Hvis du har vanskelig for å delegere oppgaver, kan du lide av såkalt martyrsyndrom av mild form - alt kan bli for mye for deg, og du lurer ofte på hvorfor folk aldri en gang tilbyr å hjelpe deg. Vær ærlig med deg selv - når du gjør det, avviser du ikke hjelpen deres, mer eller mindre automatisk eller av høflighet, mesteparten av tiden? Lurer du på hvorfor de ikke presset litt mer? Føler du at hvis rollene dine ble snudd, ville du sannsynligvis hjelpe de andre uten å nøle? Hvis du svarte "ja" på disse spørsmålene, må du jobbe med din evne til å kontrollere situasjonen. Ta vare på det selv at du får den hjelpen du trenger også - og ikke vent på at hjelpen skal komme til deg, fordi det kanskje ikke kommer i det hele tatt.
   • Mange mennesker er ikke så klar over hva en annen går gjennom, og det er ikke mye du kan gjøre for å endre dem. For et øyeblikk, glem frustrasjonen du føler overfor mennesker som ikke hjelper seg selv, og husk at det til slutt er opp til deg å fortelle dem hva du trenger.
3. Slutt å se en forespørsel om hjelp som en negativ ting. Mange føler seg ukomfortable med å be om hjelp. Du kan føle deg skyldig, eller føle deg som en byrde for andre, eller skamme deg over den, fordi du (av en eller annen grunn) tror du skal kunne løse alt selv.
4. Lær å stole på andre. Hvis du er redd for å delegere fordi du tror at ingen kan gjøre jobben like bra som deg, husk to ting: For det første er faktum at med nok praksis kan nesten alle bli gode på noe, og for det andre er du kanskje ikke like globalt talent som du kanskje tror. Når du delegerer arbeid, frigjør du ikke bare tid til deg selv - du gir også personen som hjelper deg en sjanse til å øve på en ny ferdighet eller gjøre en ny type jobb. Vær tålmodig - hvis du gir ham eller henne nok tid, vil trolig assistenten gjøre jobben du har delegert så godt du kunne ha gjort. Med mindre arbeidet du delegerer er veldig viktig, vil det sannsynligvis ikke være et problem hvis assistenten din lærer å gjøre det bra over tid. Hvis arbeidet er veldig viktig, bør du tenke nøye før du delegerer det!
   • Og selv om du virkelig er den beste på det arbeidet du planlegger å delegere, må du innse at ved å delegere arbeid kan du gjøre andre ting med tiden din. Hvis du er best på kontoret til å installere harddisker, eller utføre noen monotone oppgaver, men du har en viktig presentasjon å forberede, er det ikke noe problem i det hele tatt å få oppgaven utført av en praktikant. Få den pusset opp. Bedre å prioritere tøffe, komplekse oppgaver - ikke føl deg skyldig i å delegere relativt enkle, ensformige oppgaver når du har viktigere ting å gjøre.

Del 2 av 2: Deleger riktig

1. Få ballen til å rulle. Det første trinnet er det vanskeligste, men samtidig det viktigste. Du må ta steget og be noen om å hjelpe deg (eller hvis du er veileder, fortell noen at han eller hun må Ikke føl deg skyldig over dette - så lenge du er høflig, hyggelig og elegant, er det ikke noe frekt å spørre (eller lede) noen om å hjelpe deg. Prøv å være snill og forståelse samtidig som du ikke mister alvoret av forespørselen din.
   • Hvis du ikke vet hvordan du spesifikt ber noen om å gjøre noe av arbeidet ditt for deg, kan du prøve å holde det kort og søtt. Si for eksempel noe som "Hei, kunne jeg snakke med deg et øyeblikk? Jeg lurte på om du kunne hjelpe meg med å installere den store bunken med harddisker vi nettopp kom inn i. Jeg kan ikke fordi jeg er ute av kontor i dag ... Kan du hjelpe meg? " Ikke press hjelperen, bare sørg for at han / hun vet at hans eller hennes hjelp er nødvendig.
   • Be om hjelp, og du vil (sannsynligvis) få det også. Ikke vær redd for å delegere fordi du tror du vil komme over som frekk eller befalende. Se på det slik: Hvordan har du det når andre ber deg om å gjøre noe for dem? Føler du deg fornærmet eller behandlet urettferdig? Eller er du (normalt) bare altfor glad for å hjelpe? Sannsynligvis er sistnevnte tilfelle!
2. Ikke ta en tilbakegang personlig. Noen ganger kan folk virkelig ikke hjelpe deg, selv om de vil - det er synd, men sant. Dette kan være av en rekke årsaker - det vanligste er at personen du ber om hjelp allerede er veldig opptatt med sin egen jobb. Ikke ta det for personlig - bare fordi noen ikke kan (eller ikke vil) hjelpe deg på det tidspunktet, betyr ikke det at de hater deg. Mesteparten av tiden betyr det bare at den andre personen enten er opptatt eller for lat til det - ingenting mer, intet mindre.
   • Hvis forespørselen din om hjelp avslås, bør du vurdere alternativene dine - vanligvis kan du si høflig, men presserende igjen at du virkelig trenger personens hjelp (og dette fungerer vanligvis spesielt bra hvis du er veileder eller noen annen med autoritet), kan du spørre noen annet, eller du kan gjøre jobben selv. Hvis du virkelig trenger hjelp, ikke vær redd for å prøve alternativ ett og / eller to!
3. Delegere det endelige målet, ikke prosedyren. Dette er nøkkelen til å unngå å bli marerittet med det som kalles en mikromanager. Sett klare retningslinjer for hvilken type resultat du forventer, og vis den andre hvordan du gjør det, men si at de kan gjøre det på sin egen måte, så lenge det er gjort riktig og i tide er gjort.
   • Dette er også smart fordi det ikke bare sparer deg tid, men også nervene dine. Det du ønsker er å bruke tiden du har satt av til å gjøre noe viktigere, i stedet for å bekymre deg for assistentens fremgang hele tiden.
4. Vær forberedt på å måtte trene assistenten din. I nesten alle tilfeller må du sette av litt tid til å lære personen som skal hjelpe deg hvordan du kan utføre oppgaven du har delegert til ham eller henne, selv om det er en relativt enkel jobb. Husk at prosesser som virker ganske enkle og greie for deg, kanskje ikke er så enkle for noen som aldri har håndtert dem. Vær ikke bare klar til å forklare assistenten trinn for trinn arbeidet du har delegert til ham eller henne, men også tålmodig å svare på spørsmål han eller hun sannsynligvis vil stille deg.
   • Tenk på tiden du bruker på å trene assistenten din som en klok, langsiktig investering. Ved å ofre litt av tiden din og hjelpe personen til å hjelpe deg med å lære hvordan du gjør oppgaven riktig, vil du spare tid i fremtiden som du ellers ville ha brukt på å rette på hans eller hennes feil.
5. Bestem hvilke verktøy som trengs for å utføre oppgaven. Du kan ha visse verktøy til din disposisjon som er nødvendige for å utføre oppgaven, mens personen du overlater til oppgaven ikke har tilgang til dem. Ting som passordbeskyttede data, spesialiserte enheter og visse andre verktøy kan være nødvendige for å fullføre oppgaven, så sørg for at assistenten din kan bruke det han eller hun trenger for å fullføre oppgaven.
6. Forstå at hjelperen din ikke kan gjøre mer enn én ting om gangen. Mens assistenten din hjelper deg, er ikke personen opptatt med sitt vanlige ansvar. Husk, som deg, har assistenten din sannsynligvis en travel timeplan. Still deg selv følgende spørsmål: Hva slags arbeid vil han eller hun savne for å gjøre jobben din? Når du delegerer en oppgave til noen, må du sørge for at du vet svaret på dette spørsmålet.
7. Vær tålmodig. Uansett, den du delegerer til, gjør feil mens du lærer å gjøre den nye oppgaven. Det er en del av læringsprosessen, så inkluder den i planleggingen din. Ikke deleger en oppgave under forutsetning av at assistenten din vil gjøre jobben perfekt med mindre han eller hun allerede har påviselig kunnskap og erfaring i det aktuelle området. Hvis resultatet av et prosjekt ikke er helt slik du ønsket at det skulle være fordi partneren din ikke klarte å utføre en helt ny oppgave som du perfekt delegerte til ham eller henne, så er det din feil, ikke hans eller henne. Sørg for at personen som hjelper deg kan stole på deg slik at det delegerte arbeidet kan bli en interessant læringsopplevelse for ham eller henne, ikke noe å frykte.
   • Hvis du trener noen i noe, investerer du. Det vil avta deg i begynnelsen, men i det lange løp vil det øke produktiviteten med store sprang, fordi du nærmet deg hele saken med en positiv og realistisk holdning.
8. Forbered deg på forutsigbare problemer. Sett opp planer for sikkerhetskopiering og vær klar til å hjelpe hvis noe skulle gå galt. Vet hva som vil skje hvis et viktig øyeblikk eller en frist blir savnet. Hindringer og uventede utfordringer oppstår hele tiden enten du er på jobb eller hjemme - selv teknologien mislykkes noen ganger. Forsikre deg om at assistenten din kan stole på at hvis noe uventet dukker opp, vil du forstå og hjelpe ham eller henne med å overholde fristen - ikke legg all skylden på assistenten din ved det første problemet.
   • I tillegg er det smart på en egoistisk måte - hvis assistenten din er redd for å bli beskyldt for noe, vil han eller hun bruke mye mer tid på å beskytte sitt eget rykte enn å faktisk gjøre jobben.
9. Bekjenn assistentens hjelp når han eller hun fortjener det. Å delegere oppgaver til noen andre er nødvendig hvis du må ta mer og mer ansvar. Men det er kontraproduktivt hvis du delegerer en oppgave, lar assistenten jobbe hardt med den og deretter tar all æren for deg selv. Anerkjenn og ros innsatsen andre har gjort på dine vegne.
   • Glem aldri å nevne navnet på assistenten din når du får et kompliment for en oppgave du har fått hjelp med.
10. Si: "Takk skal du ha." Når noen gjør noe for deg, er det viktig å takke dem, erkjenne viktigheten av deres hjelp og la personen som hjalp deg få vite at de blir verdsatt. Hvis du ikke gjør det, vil du se utakknemlig ut, selv om du kanskje ikke er det. Husk at folk ikke kan lese tankene dine. Sjansen for at noen vil hjelpe deg igjen er mye høyere hvis han eller hun føler seg verdsatt.
    • Vær snill. Med et enkelt anerkjennelsestegn som kommer rett fra hjertet ditt, for eksempel: "Jeg kunne ikke ha gjort det uten deg!" du kan oppnå mye. Hvis arbeidet den andre personen gjorde for deg, var veldig klumpete eller viktig, kan du til og med vurdere å behandle dem til middag eller drikke, eller kjøpe et takkekort eller en liten gave.