Innhold

• Trinn
• Metode 1 av 2: Hvordan skrive en plan for organisasjonsendring
• Metode 2 av 2: Hvordan spore endringer i ethvert prosjekt
• Anbefalinger

Det er to typer endringsledelsesplaner. En av dem tar hensyn til endringens innvirkning på organisasjonen og har som mål å støtte overgangsperioden. En annen type plan lar deg spore fremdriften til et enkelt prosjekt, registrere avvik eller endringer i prosjektets forløp og omfang. Målet med begge planene er å tydelig og tydelig formulere hva som må gjøres.

Trinn

Metode 1 av 2: Hvordan skrive en plan for organisasjonsendring

1. 1 Oppgi årsakene til endringen. List opp faktorene som påvirket beslutningen om å gjennomføre endringen, for eksempel lav produktivitet, ny teknologi eller en endring i organisasjonens oppdrag.
   • En tilnærming er å beskrive den nåværende situasjonen i organisasjonen og hvilken tilstand den vil føre til i fremtiden den skisserte planen.
2. 2 Angi type og omfang av endringer. Beskriv kort arten av de forventede endringene i prosjektet. Oppgi nøyaktig hva endringen vil påvirke: arbeidsansvar, prosesser, politikk og / eller organisasjonsstruktur. Oppgi avdelinger, team, systemer og andre komponenter i organisasjonen som vil bli påvirket av de kommende endringene.
3. 3 Angi hvilken interessent som støtter dette prosjektet. List opp alle interessenter som vil bli påvirket av implementeringen av denne planen, for eksempel toppledelse, prosjektleder, prosjektsponsor, sluttbrukere og / eller bedriftsansatte. Angi for hver kategori om disse interessentene støtter endringsprosjektet.
   • Prøv å gjenspeile denne informasjonen i tabellen for større klarhet og klarhet. For eksempel kan beregninger som bevissthet, støtte og innflytelse tas som en nyttig mal og rangeres som høy / middels / lav for hver interessentgruppe.
   • Gjør om mulig ansikt til ansikt for å bygge støtte fra interessenter.
4. 4 Lag et endringslederteam. Dette teamet er ansvarlig for å formidle informasjon til alle interessenter, lytte til deres bekymringer og sørge for at endringer gjennomføres så jevnt som mulig. Velg personer som er tillit til og respektert av organisasjonen og som har gode kommunikasjonsevner.
   • Dette gjelder også toppledernivået. Fremhev ledernes oppmerksomhet på at de ikke bare skal være enige om planen, men også aktivt fremme endring.
5. 5 Utvikle en konseptuell tilnærming til å administrere organisasjonen. Full støtte fra påvirkere i organisasjonen er avgjørende for vellykket implementering av endringer. La hver leder si sin mening om endring og oppmuntre alle til å spille en aktiv rolle for å få til vellykket endring.
6. 6 Lag en plan for hver interessentgruppe. Vurder risikoen og bekymringene for hver interessentgruppe, inkludert de som støtter endring. Fordel oppgavene mellom medlemmene i endringslederteamet for å jobbe gjennom disse problemene.
7. 7 Lag en kommunikasjonsplan. Kommunikasjon er den viktigste komponenten i endringsledelse. Kommuniser så ofte som mulig med alle som er involvert i endringsprosessen. Fremhev ubarmhjertig årsakene til endringen og fordelene den vil medføre.
   • Interesserte parter bør kunne kommunisere personlig for å sikre toveiskommunikasjon. Ansikt til ansikt møter er avgjørende.
   • Informasjonskilden bør være topplederens sponsor, hver ansattes linjeleder og eventuell tilleggsrepresentant som interessentene stoler på. All informasjon bør utføres på en enhetlig måte.
8. 8 Spor motstand. Endringer blir alltid mottatt med fiendtlighet. Dette skjer på individnivå, så snakk med interessenter personlig for å identifisere årsaken til motstand. Spor klager og klager, slik at endringsledelsen kan løse problemer i tide. De vanligste problemene av denne typen inkluderer:
   • Mangel på motivasjon til å endre eller mangel på en hastefølelse.
   • Mangel på forståelse av det store bildet eller årsakene til at endringer er nødvendige.
   • Mangel på innspill til prosessen.
   • Usikkerhet om fremtiden, fremtidig ansvar, eller krav til fremtidig ansvar.
   • Ledelsen unnlater å oppfylle forventningene til implementering av endringer eller kommunikasjon.
9. 9 Fjern hindringer. Svaret på de fleste klager bør være tilleggsinformasjon eller endringer i kommunikasjonsstrategien om spesifikke spørsmål. I andre tilfeller kan det være nødvendig med ytterligere trinn som bør inkluderes i planen eller overlates til endringsledelsen for å gjennomføre etter behov. Vurder hva av følgende som kan være relevant for organisasjonen din:
   • Ved endringer i jobbansvar eller arbeidsprosesser, er det nødvendig å fokusere på opplæring av personalet.
   • Hvis du venter et fall i teammoralen eller en altfor stressende overgang til et nytt miljø, kan du dempe atmosfæren med en bedriftsarrangement eller belønning for ansatte.
   • Hvis interessenter ikke er motivert til å endre, utvikle et insentivsystem.
   • Hvis interessenter føler seg over bord, hold et møte for å få tilbakemeldinger og justere planen din deretter.

Metode 2 av 2: Hvordan spore endringer i ethvert prosjekt

1. 1 Definer roller i endringsledelse. List opp alle rollene som kreves for dette prosjektet. Beskriv ansvar og ferdigheter som kreves for hver rolle. Inkluder i det minste en prosjektleder, som daglig må implementere endringer, og en prosjektsponsor, som må følge den generelle fremgangen og ta beslutninger om endringsledelse på ledernivå.
   • For større prosjekter i en stor organisasjon må du dele prosjektledelsesrollen mellom flere personer med ulik bakgrunn.
2. 2 Bruk kontrollpanelet for endring. Prosjekter i programvare har vanligvis et dashbord for endringskontroll som medlemmer av hver interessentgruppe kan få tilgang til. Slik programvare tillater automatisk avstemning av endringsforespørsler, eliminerer dette ansvaret til prosjektlederen, samt informerer interessenter om beslutninger. Denne tilnærmingen fungerer godt i prosjekter med et stort antall interessenter, så vel som i de prosjektene som krever regelmessig revisjon av prosjektets omfang og mål.
3. 3 Utvikle en prosess for å implementere endringsforespørsler. Tenk på hvordan ideen blir oversatt til virkelighet når noen i teamet identifiserer det neste trinnet som trengs. Beskriv denne prosessen og koordiner den på forhånd med hele teamet. Her er et eksempel:
   • Et teammedlem fyller ut et skjema for endringsforespørsel og sender denne forespørselen videre til prosjektlederen.
   • Prosjektlederen registrerer denne forespørselen i den generelle listen over forespørsler og noterer statusen til forespørselen når det tas en beslutning om å implementere en idé eller forlate den.
   • Lederen utsteder oppgaven til et teammedlem å lage en mer spesifikk plan, med tanke på de nødvendige ressursene.
   • Prosjektlederen sender planen for godkjenning til prosjektsponsoren.
   • Endringen gjennomføres. Interesserte parter blir jevnlig informert om den nåværende situasjonen.
4. 4 Lag et skjema for endringsforespørsel. Hver endringsforespørsel må registreres i den generelle listen over forespørsler og inneholde følgende:
   • datoen for endringsforespørselen;
   • Endre forespørselsnummeret tildelt av prosjektlederen
   • navn og beskrivelse;
   • forespørselsnavn, e -postadresse og telefonnummer;
   • prioritet (høy, middels, lav). Umiddelbare endringsplaner krever en klar tidslinje;
   • produkt- og versjonsnummer (for programvareutviklingsprosjekter).
5. 5 Registrer tilleggsinformasjon i forespørselsloggen. Forespørselsloggen bør også gjenspeile gjeldende beslutninger og implementeringstiltak. I tillegg til informasjonen som er angitt i forespørselsskjemaet, bør følgende data også inneholde her:
   • et merke på resultatene av godkjenningen (godkjent eller kansellert);
   • signaturen til personen som godkjente forespørselen;
   • begrepet for implementering av endringen;
   • sluttdatoen for endringsprosjektet.
6. 6 Spor store endringer. I tillegg til å holde oversikt over prosjektstatusen daglig, vil det være nyttig å holde oversikt over alle viktige beslutninger for et gitt prosjekt. Registreringer som disse gjør det lettere å spore langsiktige prosjekter eller prosjekter i løpet av hvilke lederskapsendringer skjer. Denne informasjonen brukes også til å informere klienter og toppledelsen. Vær oppmerksom på følgende informasjon for eventuelle endringer i tidspunktet, omfanget eller kravene til et prosjekt, prioriteringer eller strategi:
   • Hvem som tok avgjørelsen.
   • Da avgjørelsen ble tatt.
   • En kort beskrivelse av årsakene til beslutningen og gjennomføringsprosessen. Legg ved alle dokumenter knyttet til denne prosessen.

Anbefalinger

• Skap tillit og engasjement blant både dine ansatte og kunder. Endringer har en tendens til å få folk til å føle seg ukomfortable. Å demonstrere for folk at du er opptatt av å handle i deres beste interesse kan hjelpe deg med å få deres støtte.