Innhold

• Trinn
• Metode 1 av 1: Skrive en beredskapsplan
• Tips

Beredskapsplanen inkluderer et sett med tiltak som skal iverksettes i tilfelle en større hendelse, for eksempel en serverfeil eller brann i en bygning. En beredskapsplan er en skriftlig guide til handlingene som er nødvendige for å forhindre tap av kritisk informasjon og for å redusere den skadelige virkningen av en ulykke på virksomheten din. Mange organisasjoner og selskaper som fokuserer på produktkvalitet, har beredskapsplaner ikke bare for individuelle systemer, men for hele avdelinger.

Trinn

Metode 1 av 1: Skrive en beredskapsplan

1. 1 Start med å opprette en beredskapsplanleggingskomité og velg noen som leder komiteen. Ansvarlig for beredskapsplanen gir nødvendig informasjon om ferdigheter, verktøy og grunnleggende kunnskap slik at hver avdeling kan skrive sin egen plan.
2. 2 Liste opp hver arbeidsflyt i hver avdeling. For eksempel kan lønnsavdelingen være inkludert i HR -planen.
3. 3 Samle avdelingsledere eller høytstående embetsmenn og liste opp alle de viktigste forutsetningene for din beredskapsplan.
4. 4 Prioriter forutsetninger og undersøk “hvis” og mulige negative konsekvenser for din bedrift. Utforsk hvilke trender, hendelser eller problemer som teoretisk kan oppstå.
5. 5 Skriv opp handlingene du planlegger å gjøre i tilfelle en uforutsett situasjon. Hvordan vil du kompensere eller tilpasse deg disse utfordringene for å holde virksomheten din lønnsom?
6. 6 Bygg din handlingsplan på en positiv måte. Å lage en plan er ikke en lett oppgave, så få antall personer du vil bli involvert, da det vil kreve mye data.
7. 7 Les planen på nytt. Gjennomgang hjelper deg med å finne spørsmål som ble savnet første gang.
   • Du vil klare uforutsette situasjoner i visse avdelinger så snart du forstår jobbfunksjonene i detalj. Noen ganger vil uventede situasjoner oppstå på avdelingsnivå, på oppgavenivå og også på prosessnivå.
8. 8 Sett din beredskapsplan på prøve. Du kan gjøre denne testen håndterbar og kostnadseffektiv ved å kjøre testen i fire trinn. Hvis du støter på planmangler eller tvister om slike planer i andre avdelinger, kan du endre og teste det på nytt.
   • Fase 1 - Gjennomgang av ledergruppen. Ledelsen velger dato og klokkeslett for å gjennomgå alle foreslåtte handlingsplaner og identifisere personer som gjorde en god jobb.
   • Trinn 2 - Interdepartemental gjennomgang. Det innebærer en prosess der hver avdeling gjennomgår planene til den andre avdelingen. Denne fasen fordeler ressurser og identifiserer uenigheter.
   • Trinn 3 - Mangler i systemet. Denne testfasen kan konsentreres innen avdelinger. Testing inkluderer modellering av systemet og / eller identifisering av mangler. Du kan bla gjennom alle slags scenarier for utvikling av hendelser uten å avbryte eller stoppe arbeidet med viktig utstyr eller prosesser.
   • Fase 4 - Test i praksis. Det er her du vil kunne teste beredskapsplanen din fullt ut. Det inkluderer en kortsiktig sanntids arbeidsstans.

Tips

• Naturkatastrofer (flom, tornadoer, jordskjelv) og din virksomhetskrise er noen av problemene og katastrofene du bør vurdere når du tenker på din beredskapsplan. Disse kan omfatte svindel, hærverk, serverfeil, sikkerhetsproblemer og juridiske problemer.
• Du vil støte på noen situasjoner der det er umulig å finne en akseptabel effektiv løsning. For eksempel, hvis det oppstår strømbrudd og du ikke har en backupgenerator, vil du ikke kunne fortsette driften og du vil miste fortjeneste.