Innhold

• Trinn
• Advarsler

E -post inneholder generelt bare ren (ASCII) tekst, mens Word -dokumenter kan inneholde mye formatert tekst. Det er ingen måte å fullstendig bevare formateringen av et Word -dokument når du kopierer det til en e -post. Det er imidlertid flere alternativer, avhengig av målene dine.

Trinn

1. 1 Legg Word -dokumentet til e -posten som et vedlegg, ikke i e -postens brødtekst. Noen mennesker som mottar e -posten har imidlertid kanskje ikke et Word -redigeringsprogram og kan derfor ikke lett lese dokumentet. På grunn av forskjeller mellom brukernes datamaskiner kan noen dokumenter i tillegg avvike noe.
2. 2 Lagre dokumentet i Rich Text Format (RTF) i Word, og legg deretter dokumentet til e -posten din. WordPad, en programvare som leveres gratis med Windows, og nesten alle tekstredigerere kan lese RTF -filer. RTF -filer beholder mest (men ikke alle) formateringen i Word -dokumenter.
3. 3 Hvis du eier hele versjonen av Adobe Acrobat, eller vet en annen måte å lage en PDF -fil på, kan du eksportere Word -dokumentet som en PDF -fil og deretter legge den til i stedet. Adobe Acrobat Reader -programvaren er gratis, og de fleste brukere har den allerede installert på datamaskinene. PDF -filen vil se ut som en Word -fil, men den kan ikke enkelt redigeres.Du kan også bruke et gratis produkt kalt PDF Creator (på http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) for å lage PDF -filer.
4. 4 Mange e -postklienter lar deg legge til litt formatering i e -posten din. Denne funksjonen, ofte referert til som "rik tekst" eller "html -post", er tilgjengelig på forskjellige måter avhengig av e -postklienten din. Den sender faktisk e -post i HTML -format (som en webside), noe som er litt mer restriktivt enn RTF -formatet beskrevet ovenfor. Det er ofte mer praktisk å ha tekst i brødteksten i en e -postmelding i stedet for som et vedlegg. Men ikke alle som mottar e -post kan motta HTML -post.
5. 5 Lim inn Word -dokumentet direkte i e -posten som tekst, men ta noen forhåndsregler først. Bruk så lite formatering som mulig. Endre "smarte sitater".

Advarsler

• Ikke legg ved dokumenter som Word -dokumenter med mindre det er absolutt nødvendig. Vanligvis trenger du bare å legge ved veldig lange dokumenter. Alt annet kan spesifiseres i ren tekst i meldingen. Hvis du virkelig vil at mottakeren skal se dokumentet nøyaktig slik det vises på skjermen, kan du lære hvordan du lager en PDF -fil. Hvis han trenger å gjøre omfattende endringer, legg ved et Word -dokument eller en RTF -fil.