Innhold

• Trinn
• Tips
• Advarsler

Kontaktinformasjon er rett og slett uerstattelig for forretningssamarbeid og forretningskommunikasjon. Når du mottar et visittkort med kontaktinformasjon, må du prøve å sørge for at det havner på et sted hvor du enkelt kan finne det så snart behovet oppstår. Det spiller ingen rolle om du eier din egen virksomhet eller bare beveger deg mye i forretningskretser. Å sette ting i orden på visittkortene du mottar kan hjelpe deg med å finne de riktige menneskene mye raskere, noe som igjen kan gi deg et høyere salg og mer penger i lommene. Her er noen ideer for hvordan de samme visittkortene kan lagres på en organisert måte.

Trinn

1. 1 Ta en titt på visittkortet umiddelbart etter at du har mottatt det. Å lese et visittkort nøye og umiddelbart etter å ha mottatt det, er en fin måte å huske eiers navn sammen med ansiktet sitt. Søknadsskjemaet og graden er også vanligvis skrevet på et visittkort, så her er en annen ledetråd som vil fortelle deg hvem det er og hva han / hun gjør.
2. 2 Ha et sted å legge visittkortene dine etter at du har mottatt dem. Hvis du tar med deg en pose eller notatbok til møter, må du sette av et sted der du kan legge de mottatte visittkortene. Uansett hvor du bestemmer deg for å legge dem, må du aldri legge dem blant lappene dine eller legge dem i lommen - der vil de definitivt gå tapt eller vaskes med tingene dine.
3. 3 Lagre folks kontaktinformasjon på datamaskinen din. Når du kommer tilbake fra en forretningslunsj, messe eller møte, legger du umiddelbart alle visittkortene du mottar på et trygt sted. En skrivebordsskuff eller et annet sted som andre mennesker vanligvis ikke ser på, er ideelt. Så snart du har tid, kan du ta ut alle visittkortene som er samlet i skrivebordskuffen og skrive inn all kontaktinformasjon fra dem i Outlook, Excel, Access eller til og med bare Word.
4. 4 Lag en "Notater" -kolonne i hver fil dedikert til ett visittkort. Fyll ut informasjon som ikke er på selve visittkortet: hva denne personen gjør, hvilken informasjon eller lovende samarbeid han skisserte for deg, da du møtte, etc.
5. 5 Lag en forretningskontaktklassifisering. Del dem inn i utmerkede, mer eller mindre potensielle, og de du nesten aldri trenger. For å gjøre dette, kan du bruke nummerering, hvor 1 er å markere verdifulle kontakter, 2 - mulige og 3 - de du sannsynligvis ikke vil forholde deg til. Du kan også bruke fargekoding: henholdsvis grønn for verdifulle forretningskontakter, gul for potensielle kontakter og rød for henholdsvis håpløse. Velg et praktisk og minneverdig alternativ for deg, slik at du bedre kan huske kontaktinformasjonen til partnerne dine.
6. 6 Ordne kontaktinformasjonen til partnerne dine, slik at du enkelt kan finne den senere. Det kan ordnes alfabetisk etter den første bokstaven i personens etternavn eller etter den første bokstaven i firmanavnet; ved den første bokstaven i byen der du møtte denne personen (hvis du reiser ofte); eller bransjen personen jobber i. Dermed kan du ganske enkelt skrive inn informasjonen om ønsket person som du husker i søkefeltet, og datamaskinen vil gi deg en liste over kontakter som oppfyller de angitte søkeparametrene.
   • Mange spesielle dataprogrammer, hvis formål er å lage en database over kontaktene dine, kan sortere kontaktene dine på en hvilken som helst måte du vil, og gjøre dem enkle å finne hvis du plutselig bare husker noen få søkeord du skal søke etter. Hvis du bruker et av disse programmene, sparer du mye tid på å sortere visittkort manuelt med data.
7. 7 Oppbevar visittkort på den gamle, gode måten. Legg dem i en adressefil eller visittkortholder, tilgjengelig fra kontorrekvisita.
   • Denne gammeldagse måten å lagre kontaktinformasjon på, selv om det bare er en stabel med visittkort, bundet med et elastisk bånd, er en god forsikring for din elektroniske lagring på datamaskinen.
   • Du må bestemme hvordan du foretrekker å sortere visittkortene dine: etter navn, firmanavn, etc.
8. 8 Så snart du mottar et visittkort fra noen, må du umiddelbart (innen noen få dager) skrive ned stedet der du møtte personen på baksiden av det. Så du vil definitivt ikke glemme det. Det er også bedre å skrive ned på baksiden av det du snakket om, slik at du senere, når du trenger å kontakte denne personen, kan minne ham eller henne om hvor du møttes, spørre hvordan barna har det eller huske alt du diskuterte . på det første møtet.
9. 9 Klar.

Tips

• Hvis du mottar mange visittkort, bør du vurdere å kjøpe programvare som lar deg sortere og lagre dem. Det finnes visittkortskannere, samt programmer som kan lese, gjenkjenne og velge informasjonen du trenger fra et visittkort i papir. De kan spare deg for en enorm mengde arbeid manuelt ved å skrive denne informasjonen inn i datamaskinen din.
• Hvis du trenger å vite mer om forretningspartnerne enn bare navn og telefonnumre, kan du se etter programvare som lar deg lagre og administrere store mengder informasjon om kunder eller partnere.
• Begynn å handle raskt hvis du lovet noe til dine nye bekjente eller hvis noen er interessert i deg og din sak.
• Ikke la rå visittkort samle seg. Sorter dem og legg inn dataene i datamaskinen din minst en gang i uken før du helt glemmer hvem du møtte og hvorfor.

Advarsler

• Hvis du lagrer all kunde- eller partnerkontaktinformasjon på datamaskinen din, må du huske å ta regelmessige sikkerhetskopier hvis datamaskinen krasjer eller harddisken krasjer. Ta en sikkerhetskopi av informasjonen din automatisk, hvis mulig.