Innhold

• Fremgangsmåte
• Råd
• Advarsel

Noen ganger må vi be om forlengelse av mange grunner i livet. Kanskje du er på college og trenger mer tid til å fullføre essayet ditt, kanskje du sliter med å fullføre et prosjekt på jobben.Et effektivt og riktig fornyelsesbrev er alltid viktig. Du bør ta deg tid til å tenke nøyaktig over dine behov: hvor lenge trenger du å søke om forlengelse og hvorfor? Etter det, skriv i et formelt brev, send det ut og følg opp for trygghet.

Fremgangsmåte

Metode 1 av 3: Følg konvensjonen om å skrive et formelt brev

1. 

   Presenterer sideoverskriften. Innleveringsdatoen ligger øverst til høyre på siden. Legg igjen en rad nedenfor, og skriv adressen din, også høyrejustert. Tøm deretter en rad og skriv mottakerens komplette adresse på venstre side av siden.
   • Hvis du sender en e-postmelding, kan du utelate dato og adresse, startende med hilsener. Du må imidlertid sørge for at overskriften din er klar og effektiv. Hvis du for eksempel sender et brev til professoren din, kan du skrive emnelinjen "Letter of extension - Nguyen Hoang Minh - B2 class K34".

2. 

   
   
   Skriv fulle og formelle hilsener. Start med ordet "Kjære", etterfulgt av mottakerens tittel og fulle navn. For eksempel "Kjære Mr. Nguyen Hai Trieu" eller "Kjære fru Bui Phuong Mai". Noen titler kan være mer komplekse, som "Kjære professor Nguyen Duc Cuong" eller "Kjære styreleder Nguyen Van An".
   • Dette er en formell anbefaling, så hold stilen og innholdet formelt, selv om du blir kjent med disse menneskene. Ikke skriv "Hallo Hanh".
   • Prøv å finne en bestemt person å sende brevet til. Ellers vil brevet ditt se ut som et eksempel på et brev. For eksempel ville "Kjære styreleder Nguyen Van An" være bedre enn "Kjære myndigheter".

3. 

   
   
   Bruk en kort layout. Brødteksten skal ha 1-3 avsnitt. I mange tilfeller kan du starte med 2-3 linjer. Hvis du trenger å utvide med hele de tre avsnittene, trenger du bare å skille dem i åpningen, kroppen og slutten.
   • For å starte brevet kan du skrive "Jeg er Nguyen Hoang Minh, student i klasse B2 K34". Dette vil minne professoren om å huske og ikke kaste bort tid på å finne ut hvem du er.

4. 

   
   
   Legg merke til slutten. Ikke undervurder viktigheten av en solid slutt. Bruk den siste setningen til å gjenta saken (i en linje) og takk mottakeren for at du tok deg tid til å lese meldingen. Du kan skrive "Jeg setter pris på din vurdering av forslaget mitt".
   • Det er best å lukke brevet med en hilsen før du signerer det. Noen gode alternativer er: "Vennlig hilsen", "Kjære", "Hei".
   • Hvis du trenger svar, bør du si dette til slutt. Vanligvis kan du kombinere med en takk. For eksempel "Takk for vurderingen din, jeg ser frem til å høre fra deg neste uke." Vær imidlertid forsiktig så du ikke er for påtrengende.

5. 

   Skriv inn fullt navn og signatur. Under hilsen, vennligst hold 3-4 rader unna. Skriv deretter fullstendig navn og venstrejustering. Bruk plassen over for å signere med blekk. Hvis du planlegger å sende en e-post, kan du fjerne plassen og skrive inn navnet ditt i den. annonse

Metode 2 av 3: Diskuter meldingsdelen

1. 

   Skriv så snart som mulig. Forbered deg på å skrive et brev så snart du vet at det er nødvendig å søke om utvidelse. Du må gi mottakeren god tid til å avgjøre saken din. Du må også vise at du er forberedt, selv om du ber om å justere timeplanen.

2. 

   Bestem hvor lenge du trenger å legge til. Ta alle faktorene i betraktning og gi realistiske anbefalinger. Hvis avdragsperioden er for kort, kan det hende du må søke på nytt. Du må gjøre ditt beste for å unngå at tidsfrister blir oppfylt, så det er best å estimere mengden ekstra tid.
   • Avhengig av situasjonen, kan det hende du må skrive brevet som en del av forhandlingsprosessen. I dette tilfellet bør du søke om en frist som er lengre enn beregnet tid, slik at du kan inngå kompromisser og bli enig i midten.
   • Anslått tid basert på din nåværende fremgang og uferdige prosjektdeler. For eksempel, hvis du har jobbet med et konsulentprosjekt i tre måneder, vil du sannsynligvis få et estimat på hvor mye arbeid som er igjen.
   • Du må også være klar over tidsfristen som mottakeren av meldingen også står overfor. Kanskje de også er under press på grunn av tidsfrister. For eksempel må universitetsprofessorer ofte levere karakterer på midtveis, og de må basere seg på den fristen for studenter.

3. 

   Oppmerksomhet på gjeldende lover. Du må bekrefte gjeldende frister før du søker om forlengelse. Ikke la inntrykk av at du mangler organisasjon når du ber om forlengelse uten å forstå den nåværende situasjonen. For eksempel krever noen offentlige etater at du sender inn en begjæring innen 24 timer etter første kontakt. Hvis dette ikke fungerer for deg, kan du klage på at tiden er for begrenset.

4. 

   Gi en rimelig forklaring. Du tar deg tid til å utarbeide fornyelsesbrevet, og mottakeren vil også ta seg tid til å lese; så du må skrive brevet ordentlig. Tenk nøye over den virkelige grunnen til at du trenger mer tid og presentere mottakeren din ærlig. Ikke lyv eller overdriv, da dette bare vil skade deg.
   • En god grunn til dette er at du vil at jobben skal gjøres nøye og nøye. Hvis du for eksempel jobber med et prosjekt der andres sikkerhet kan bli påvirket, kan du være sympatisk med å ta opp dette.
   • Hvis du har mer enn en grunn til å søke om utvidelse, velger du den som er mest relevant og fokuserer på det. Hvis du for eksempel er forsinket med å godta den tilbudte jobben, kan du fortelle dem at du vil finne ut mer om fraktkostnader (hvis dette stemmer) i stedet for å fortelle dem at du venter på et ord. inviter en annen.

5. 

   Pek på noen nøye utvalgte detaljer. Opplysningene som er gitt vil bidra til å gjøre brevet ditt legitimt og behendig. Dette er spesielt viktig hvis du sender et brev til en myndighet eller en annen organisasjon du aldri har møtt.
   • For eksempel, hvis din bestefar døde to dager før essayet hans måtte leveres, er det best å presentere det som en "familiens nødsituasjon" i stedet for bare generelt "haster." Du kan også nevne hans død og litt informasjon om planene dine.
   • Organiser papirene dine før du sender inn fornyelsesbrevet. Det kan hende du trenger en beskrivelse av arbeidet og søknadene du har gjort, spesielt når du jobber med offentlige etater eller andre offisielle organisasjoner. Det er i din interesse å bevise at du har fulgt hvert trinn i prosessen på dette tidspunktet.

6. 

   Behold positiv stil og innhold. Ingen ønsker å lese et brev fullt av klager. I stedet er det bare å lage en rask og kort presentasjon av negative fakta og deretter oppgi positive løsninger. Hvis du for eksempel synes at startlønnen er for lav, kan du skrive: «Jeg trenger mer tid til å vurdere tilbudet ditt. Imidlertid tror jeg en høyere lønn kan hjelpe meg å jobbe mer effektivt.

7. 

   Les meldingen igjen før du sender den. Bruk minst noen minutter på å lese meldingen før du sender den ut. Se etter redigerings- og skrivefeil. Kjør programvare for grammatikk og stavekontroll på datamaskinen din. Send den til en pålitelig venn for å få dem til å lese igjen. Ikke rush eller hopp over dette trinnet; Ellers vil mottakeren av meldingen få inntrykk av at du er slurvet, og det vil påvirke sluttresultatet. annonse

Metode 3 av 3: Send en melding til mottakeren

1. 

   Lag en kopi eller lagre brevet. Når du er ferdig med å lese kladdebrevet og før du sender det, tar du et bilde (konverterer det til pdf), lagrer manuskriptet online eller kopierer det på tradisjonell måte. Du kan også registrere datoen for utsendelsen hvis den ikke samsvarer med datoen som vises øverst i meldingen. Lagre denne kopien på et trygt sted for din personlige rekord.

2. 

   Sett i vanlig postkasse. Ta den med til postkontoret, gi den til postbudet, eller legg den i postkassen. Hvis du vil forsikre deg om at e-posten når mottakeren, kan du be om en oppfølgingstjeneste mot et tilleggsgebyr.
   • Hvis du vil sende papirpost, må du skrive den ut med en skriver og blekk av god kvalitet. Håndskrevne fornyelser godtas ikke generelt.

3. 

   Send e-post for fornyelse. Dette er trolig den beste måten å sende fornyelser med mindre tid og sikkerhet. Du må bekrefte mottakerens e-postadresse før du sender den, og sørg for å inkludere identifikatoren din i emnelinjen, hvis det er relevant.
   • Mottakeren vet nøyaktig når du sendte e-posten. Merk dette hvis du vil sende e-post sent på kvelden.
   • E-posten din skal være formell, inkludert e-postadressen du bruker for å sende den. Du bør sende denne e-posten med en profesjonell konto. For eksempel er brevet sendt fra e-postkontoen [email protected] passende.
   • Hvis du sender e-posten per faks, må du beholde bekreftelsessiden for å bevise at du har sendt e-posten og at meldingen er mottatt.

4. 

   Foreta telefonsamtaler i stedet for å skrive brev. Hvis du trenger å søke om utvidelse i siste øyeblikk, kan det være bedre å snakke med personen over telefon. I dette tilfellet må du også være formell og presentere saken tydelig. annonse

Råd

• Prøv å skrive bokstaver på opptil én side. På denne måten føles brevet ditt komplett og lett å se på.
• Merk om mottakeren av meldingen sender et svar, for eksempel en bekreftelsesmelding.

Advarsel

• Vær realistisk med hensyn til løfter. Ikke søk om forlengelse bare for å bruke ekstra tid på å fullføre andre ekstraoppdrag.
• Benytt deg av lengre tid. Du vil sannsynligvis ikke prøve å søke om utvidelse igjen.
• Sjekk at du har tatt med de nødvendige skjemaene i meldingen. I tillegg vil noen organisasjoner be deg om å bruke brevskjemaet.