Innhold

• Fremgangsmåte
• Råd
• Advarsel

Trenger du å skrive et profesjonelt og høflig stillingsbrev? De fleste arbeidsmeldinger er forhåndsformaterte og enkle å kopiere, du trenger bare å endre innholdet i meldingen. Forretningsmail må alltid inneholde dato, informasjon om avsender, mottaker og noen avsnitt i meldingen. Du vil skrive et bilde, følg trinnene nedenfor og korriger de nødvendige punktene for å matche bedriftens standarder.

Fremgangsmåte

Del 1 av 4: Åpningsmelding

1. 

   Forstå formatet. Uansett hva brevet ditt handler om, er det noen standarder for utseendet på brevet du må følge. Forretningsbokstaver skal skrives og skrives med en populær font som Arial eller Times New Roman. Du må markere avsnittene i meldinger manuelt. Det betyr at du starter et nytt avsnitt ved å skrive "retur" -tasten to ganger. Ikke bruk innrykk-kommandoen for å markere avsnitt.
   • La margen være ca 2 cm på alle kanter.
   • E-post skal også skrives med populære skrifter. Ikke bruk skrifter som etterligner håndskrift eller er fargerike, bortsett fra svart-hvitt i arbeidspost.

2. 

   
   
   Velg riktig papirtype. Arbeidsbrevet skal skrives ut på 22 x 28 cm papirstørrelse ("brevstørrelse"). Hvis du ikke er i USA, kan du bruke papir i A4-størrelse. Noen lange kontrakter kan skrives ut på papir på 22 cm x 36 cm ("lovlig størrelse").
   • Hvis du skriver ut for post, bør du skrive den ut på firmaets brevpapir. Dette gir brevet et mer profesjonelt utseende og gir også selskapets logo og kontaktinformasjon.

3. 

   
   
   Gi informasjon om selskapet ditt. Oppgi firmanavn og adresse der hver del av adressen er skrevet på en annen linje. Hvis du er eier eller selvstendig næringsdrivende, erstatter du firmanavnet med ditt eget navn eller skriver navnet ditt over det.
   • Hvis firmaet ditt har et forhåndsdesignet brevpapir, kan du bruke det i stedet for å skrive inn firmanavn og adresse.
   • Hvis du skriver inn adressen selv, bør du enten høyrejustere eller venstrejustere øverst på siden, avhengig av deg og bedriftens preferanser.
   • Hvis du sender e-post internasjonalt, skriver du inn landnavnet med store bokstaver.

4. 

   
   
   Legg til datoen. Fulltidsskriving er det mest profesjonelle valget. For eksempel kan du skrive "1. april 2012" eller "1. april 2012". Datoen skal være berettiget, noen linjer under avsenderens adresse.
   • Hvis brevet ditt blir skrevet i løpet av få dager, kan du la datoen du fullfører brevet.

5. 

   Gi mottakerinformasjon. Skriv mottakerens fulle navn, tittel (hvis noen), firmanavn og postadresse, og del denne informasjonen i separate linjer. Legg eventuelt til et referansenummer. Mottakerinformasjonen bør være begrunnet med noen få linjer under datoen.
   • Det er best å sende et brev til en identifisert person. På denne måten kan personen du sender meldingen til svare på meldingen din. Hvis du ikke vet navnet på personen du skal sende til, gjør du en liten sjekk. Du kan ringe firmaet deres for å be om personens eksakte navn og tittel.

6. 

   Velg en hilsen. En hilsen er et respektpunkt for mottakeren av brevet, og hvilken hilsen som brukes, avhenger av om du kjenner personen du sender meldingen til, hvor mye du kjenner dem, og hvor høytidelig brevet er. . Du kan vurdere følgende alternativer:
   • "Til hvem det kan bekymre seg" (til de involverte) bare når Du vet ikke hvem, spesielt hvem du vil sende meldingen til.
   • Hvis du ikke kjenner mottakeren av e-posten din, er det et trygt alternativ å begynne med "Dear Sir / Madam" (Dear Sir / Madam ").
   • Du kan også bruke mottakerens tittel og navn, for eksempel "Kjære Dr. Smith" (Kjære professor Smith).
   • Hvis du kjenner mottakeren godt og har et sterkt forhold til dem, kan du kalle dem ved navn, for eksempel "Kjære Susan".
   • Hvis du er usikker på kjønnet til mottakeren av meldingen, skriver du bare inn det fulle navnet, f.eks. "Kjære Kris Smith" (Hei Kris Smith).
   • Ikke glem å skrive et komma etter hilsenen eller et kolon etter "Til hvem det kan bekymre seg".
   annonse

Del 2 av 4: Komponere meldingsinnhold

1. 

   Rett til problemet. Tid er penger, som maksimen sier, de fleste gründere hater å kaste bort tid. Derfor bør innholdet i brevet presenteres kort og profesjonelt. Skriv et brev der mottakeren raskt kan lese det ved å komme rett til poenget og oppsummere din mening i første avsnitt. For eksempel kan du alltid starte med "Jeg skriver deg angående ..." (Jeg skriver til ham om ...) og starte derfra.
   • Ikke bruk teksturert språk, store jabs eller lange, runde setninger - du bør kommunisere det du trenger å si så kort og tydelig som mulig.
   • Uttrykk det overbevisende. Det ser ut til at det meste av formålet med å skrive et brev er å overtale leseren til å gjøre noe: ombestemme seg, rette feil, sende penger eller gjøre noe. Prøv å overtale mottakeren av meldingen til å gjøre det du vil.

2. 

   Bruk personpromenomenet. Ideelt sett bør du bruke personuttalene "jeg" (jeg), "vi" (vi) og "deg" (deg) i brevet ditt. Beskriv det som "jeg" (meg) og kall leseren "deg" (venn / bestefar / bestemor / bror / søster).
   • Merk om du skriver på vegne av en organisasjon. Hvis du gir bedriftens muligheter for vekst, bør du bruke "vi" (oss) til å la leserne få vite at du snakker på vegne av selskapet. Hvis du skriver om din personlige mening, bruk “jeg” (meg).

3. 

   
   
   Skriv tydelig, konsist og kortfattet. La leserne få vite nøyaktig hva du vil si. Lesere vil bare svare raskt på meldingen din hvis innholdet i meldingen er klar. Spesielt hvis du vil at leserne skal trekke konklusjoner eller ta affære som svar på brevet ditt, så fortell dem. Forklar oppgaven din på kortest mulig måte.

4. 

   
   
   Bruk aktive setninger. Når du beskriver en situasjon eller gjør en forespørsel, bruk aktiv i stedet for passiv. Passive setninger kan gjøre brevet ditt uklart eller ikke spesifisere personen som er involvert. I tillegg er den aktive setningen strømlinjeformet og mer grei. For eksempel:
   • Passiv setning: Solbriller er ikke designet eller produsert med hensyn til holdbarhet.
   • Proaktiv uttalelse: Firmaet ditt designer og produserer solbriller uten hensyn til holdbarheten.

5. 

   
   
   Vær hensiktsmessig fordomsfri. Brev er skrevet av mennesker og adressert til mennesker, så unngå stive bokstaver hvis mulig. Du kan ikke bygge et nytt forhold med et ikke-personlig brev og mangel på åpenhet. Unngå imidlertid å bruke dagligspråk eller slang som uttrykkene "du vet" (du vet), "jeg mener" (jeg mener) eller "vil" (vil gjøre - forkorte "vil"). stor'). Hold tonen seriøs, men vennlig og entusiastisk.
   • Hvis du kjenner mottakeren godt, bør du ha en linje med fine ønsker til dem uformelt.
   • Bruk din egen vurdering når du bestemmer deg for i hvilken grad du skal uttrykke deg. Noen ganger kan litt humor hjelpe deg med å gjøre en vellykket avtale, men vær forsiktig når du erter, kan det være en feil.

6. 

   Høflig og høflig. Selv om du skriver et brev for å klage eller uttrykke bekymringer, kan du fortsatt være høflig. Sett deg selv i mottakerens sko og kom med ideene du kommer på, på en fornuftig måte for leserne å se at du alltid er entusiastisk og villig til å hjelpe.
   • For eksempel kan du komme med en hard klage som dette: "Jeg synes solbrillene dine er dårlige, og jeg vil aldri kjøpe dem igjen." Du kan imidlertid skrive på en mer høflig måte: " Jeg er skuffet over firmaets solbrilleprodukt, og jeg planlegger å kjøpe briller andre steder i fremtiden.

7. 

   Bruk toppmalen "andre side" for flere sider. De fleste forretningsbrev skal være korte på en side. Men hvis problemet du snakker om er lengre, som en kontrakt eller et juridisk problem, kan det hende du trenger noen flere sider. Bruk brevhodemalen "andre side", som vanligvis har en forkortet adresse og samme papirtype som brevhodet på den første siden.
   • Sidenummerering øverst på siden med andre og påfølgende sider. Du kan også legge til mottakernavn og datoer.

8. 

   Innholdssammendrag. I det siste avsnittet oppsummerer du hovedpoengene og angir tydelig trinnene i handlingsplanen din eller hva du kan forvente av mottakeren av meldingen. Merk at mottakeren kan kontakte deg for å spørre eller snakke, takk dem for interessen for brevet og problemet ditt. annonse

Del 3 av 4: Sluttbrev

1. 

   Velg sluttsetningen. Den avsluttende setningen, som en hilsen, viser respekt for mottakeren av brevet og graden av høytidlighet av brevet. "Med vennlig hilsen" eller "hilsen" er vanligvis et trygt valg; du kan vurdere andre alternativer som "hjertelig", "med respekt" (vennlig hilsen), "hilsen" og "med vennlig hilsen" (hilsen). Du kan også velge en litt mindre formell, men likevel profesjonell avslutning som "All the best", "Best Wish". , "Varm hilsen" og "Takk" og "Takk". Bruk komma etter setningen.

2. 

   Skilt. La omtrent fire linjer være tomme, og skriv deretter under. Signer signaturen din etter at du har skrevet ut brevet, eller skann signaturbildet og lim det inn i denne delen av meldingen. Du bør velge blått eller svart blekk for signaturen.
   • Hvis du signerer et brev på noens vegne, skriv "pp:" foran signaturen din. "Pp" står for "per procurationem" (som "etter byrå" eller "på vegne av").

3. 

   Skriv inn navnet ditt og kontaktinformasjonen. Skriv inn ditt fulle navn, tittel, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle kontaktmetoder under signaturen din. Hver informasjon er skrevet på en egen linje.

4. 

   Legg til forkortelsen til skriveren. Hvis noen andre enn deg skrev brevet, bør du legge til personens initialer under signaturen. Noen ganger ble initialene til personen som skrev brevet tatt med. Derfor er det viktig å skille mellom personen som skrev brevet og som skrev brevet.
   • For eksempel, hvis du nettopp har lagt til skriverens initialer, skriv dem med små bokstaver: mj
   • Hvis du legger til skriverens initialer, skriver du dem med store bokstaver og skriverens initialer med små bokstaver: RW: mj. Du kan også bruke en skråstrek mellom de to forkortelsene: RW / mj.

5. 

   Merk vedlagte dokumenter. Hvis du legger ved et dokument som mottakeren kan se, kan du kommentere det noen linjer under kontaktinformasjonen din ved å merke dokumentets nummer og type. For eksempel kan du skrive: "Vedlegg (2): CV, brosjyre" ("Vedlegg (2): CV, brosjyre").
   • Du kan også forkorte “Kabinetter” som “Kabinetter”. eller "Enc.".

6. 

   Legg til mottakere. Hvis du sender en kopi av brevet til en annen person, bør du ta med denne personens navn i brevet. Du kan kommentere ved å skrive "cc:" under linjen "Vedlegg", "cc" står for "høflighetskopi", med personens navn og tittel ("cc" for "Karbonkopi" (karbonkopi) når bokstaven skrives på karbonpapir).
   • Skriv for eksempel: "cc: Mary Smith, visepresident for markedsføring" ("Kjære: Mary Smith, viseadministrerende markedssjef").
   • Hvis du vil legge til en annen mottaker, skriver du inn en andre persons navn rett under den første persons navn og ikke trenger "cc:".
   annonse

Del 4 av 4: Ferdig

1. 

   Rediger meldingen. Utseende er nøkkelelementet til en profesjonell brevforfatter. Leseren vil helt sikkert lett se at du er kompetent og ansvarlig ved å rette opp de minste feilene i brevet. Du kan kjøre stavekommandoen for å kontrollere staving på ord, men du kan også sjekke ved å lese brevet nøye før du sender.
   • Lurer på om brevet var klart og kortfattet. Er det et avsnitt med mer enn tre eller fire setninger i lengden? I så fall kan du slette unødvendige avsnitt.
   • Hvis brevet er veldig viktig, kan du be en venn eller kollega om å sjekke det raskt. Noen ganger kan det bare ta noen sekunder å lese å hjelpe deg med å oppdage feil eller klønete ordlyd som du kanskje ikke har sett.

2. 

   Ikke stift posten. Hvis meldingen har mange sider, må du unngå å stifte meldingen. Hvis du vil sørge for at sidene er stilt opp riktig, bruker du binders øverst til venstre.

3. 

   Posting. Hvis du sender e-post, bruk en forretningskonvolutt. Bruk en konvolutt med firmalogoen. Skriv tydelig ut returadressen og mottakeradressen. Brett brevet i tre deler, slik at når mottakeren åpner meldingen, brettes den første delen av meldingen øverst og deretter til nederste brett. Forsikre deg om at du har nok frimerker, og send det deretter.
   • Hvis du føler at den håndskrevne adressen er flekkete og ikke samsvarer med din profesjonelle stil, skriver du inn adressen i ordet, legger konvolutten i skriveren og skriver adressen på konvolutten.
   • Hvis brevet er ekstremt viktig og / eller haster, bør du sende det via kurer.
   • Hvis du vil sende meldingen via e-post, kan du konvertere den til HTML-format eller lagre meldingen som en PDF for å beholde formateringen. Papirforsendelse er bedre.
   annonse

Råd

• Bruk en god penn til å signere bokstaver.
• Rask. Hvis du ikke kan svare på avsenderens forespørsel innen en uke, kan du fortelle ham eller henne om det og gi dem beskjed når de kan få svar fra deg.
• Fokuser på det positive. Snakk om ting du kan gjøre, ikke ting du ikke kan. For eksempel, hvis du ikke har en vare på lager, ikke fortell kunden at du ikke kan oppfylle bestillingen, i stedet si at produktet er populært, så din side er utsolgt. . Fortell dem når du kan tilby dem produktet.
• Hvis du skriver et brev med mye innhold, bør du først liste opp disse tingene.
  • List opp alle tingene du vil dekke. Ikke bekymre deg for bestillingen.
  • For hvert innhold, oppgi nøkkelord, eksempler, argumenter og fakta.
  • Gjennomgå innholdet i disposisjonen din slik at de passer til ditt formål og publikum.
  • Kutt ut eventuelle ikke-relaterte problemer.
  • Ordne informasjonen i den rekkefølgen som er best for leseren.

Advarsel

• Ikke skriv bokstaver med smigrende setninger. Et ekte kompliment er akseptabelt, men hvis du gjør det i overkant, vil leseren føle at du jobber ved å smigre, ikke etter din evne.
• Ikke bruk for hard og imponerende tone. Husk at du prøver å styrke eller innlede et profesjonelt forhold med et forretningsbrev.