Innhold

• Fremgangsmåte
• Råd
• Advarsel

Bevis for ansettelsesbrev (spesielt bekreftelsesbrev) er et offisielt dokument utarbeidet av arbeidsgiveren på grunnlag av forespørsel fra en tredjepart, med det formål å godkjenne den ansattes faghistorie. beveger seg. Et stillingsbekreftelsesbrev kreves ofte når en person trenger et banklån, leiebolig, søker jobb, eller når det er noen annen grunn til en karrierehistorisk bekreftelse. Når du skriver et jobbbekreftelsesbrev, må du forklare hvem du er, gi en nøyaktig oppsummering av arbeidstakerens plikter og bekrefte hans eller hennes yrke. Alt dette må presenteres på et brev med en profesjonelt tittel; Forsikre deg om at du har oppgitt full kontaktinformasjon og signatur. Les instruksjonene nedenfor for å lære å lage et komplett og nøyaktig identifikasjonsbrev.

Fremgangsmåte

Del 1 av 2: Forbered deg på å forberede profesjonell identifikasjonsbrev

1. 

   
   
   Tenk på hvorfor du skrev identitetsbrevet. Innholdet og tonen din vil variere avhengig av leseren. Hvis du sender et bekreftelsesbrev til en finansinstitusjon, bør stemmen din være profesjonell, og brevet bør inneholde økonomisk informasjon (f.eks. Lønn, provisjon, lønnsøkning eller bonus). Omvendt, hvis du skriver til en ny ansatt, bør stemmen din være mer vennlig, og du kan også fjerne økonomisk informasjon.
   • Å forstå formålet og omfanget av virksomhetsbekreftelsen din vil hjelpe deg med å lage et brev med innholdet i mottakerens behov.

2. 

   
   
   Tenk på hvem som skal skrive ansettelsesbevis. Vanligvis vil arbeidsgiveren på vegne av den ansatte skrive et brev som bekrefter arbeidet. I denne situasjonen er det mer sannsynlig at arbeidstakeren henvender seg til deg, arbeidsgiveren, og ber om en bekreftelse på ansettelsen for et bestemt formål. På den annen side kan den ansatte også skrive for å bekrefte ansettelsen.På den tiden vil du, den ansatte, skrive og be om arbeidsgivers signatur, eller endre innholdet i brevet etter arbeidsgivers skjønn. Der det er mulig, bør arbeidsgivere skrive brev på vegne av arbeidstakere og ikke la ansatte skrive brev selv.
   • Hvis du er arbeidsgiver og må skrive til dine ansatte, bør du vite hvordan du kan tilpasse innholdet ditt til de standardene som må oppfylles, slik at du kan kontrollere meldingen i meldingen. På samme tid, som arbeidsgiver, vil det faktum at du skriver et brev for å bekrefte arbeidet selv, gi oppriktighet og ekthet til brevet. Ulempen er imidlertid at du må bruke tid på å skrive disse brevene. Som arbeidsgiver er sjansen stor for at timeplanen din er ganske opptatt, og det kan være tidkrevende å skrive et brev. Bekreftelsesbrevene er imidlertid ofte korte og konsise, så du trenger ikke å bruke for mye tid på å skrive brev, spesielt hvis du har hatt lignende erfaring før.
   • Hvis du er en selvskrevet ansatt, kan du nøyaktig uttrykke informasjonen som skal formidles til mottakeren uten å kaste bort tid på å beskrive ideene dine til arbeidsgiveren din. Samtidig vil det å skrive ditt eget bekreftelsesbrev redusere presset på arbeidsgiveren din om hvor lang tid de trenger å bruke på å skrive brevet (spesielt å skrive brevet selv vil gjøre sjefen glad. , fordi han ikke trenger å skrive for deg). Imidlertid bør arbeidsgiveren alltid signere bekreftelsesbrevet, og de godtar kanskje ikke tilbudet ditt. Dette vil ta lengre tid å omskrive brevet, eller du kan tvinge arbeidsgiveren til å skrive brevet til deg.

3. 

   
   
   Samle inn ønsket informasjon. Når du har forstått hvem leseren er og hvem som vil skrive brevet, må du samle all informasjonen som trengs for å skrive et komplett arbeidsbekreftelsesbrev.
   • Hvis du er arbeidsgiver, må du snakke med den ansatte om innholdet som skal inkluderes i brevet, spesielt informasjonen knyttet til mottakeren, formålet med brevet, detaljer som skal inkluderes i brevet. innhold og tid til å sende brevet.
   • Hvis du er ansatt og skriver til deg selv, vil du ha all informasjonen du trenger å utarbeide, men du bør også snakke med arbeidsgiveren din på forhånd om forventningene til et brev. bekreftet arbeid. Dette vil sikre at du skriver brevet i henhold til standardene som er satt av arbeidsgiveren, slik at de kan godta innholdet i brevet.
   annonse

Del 2 av 2: Skrivebevis for karriere

1. 

   Bruk selskapets tittel. Når du begynner å skrive bekreftelsesbrevet, vil du alltid bruke det offisielle brevpapiret. Hvis du er arbeidsgiver, bør du ha emnelinjen klar; Hvis du er ansatt, kan du spørre arbeidsgiveren om du kan bruke det offisielle brevpapiret. Bruk av et formelt brevpapir vil validere brevet og føre mottakeren til å stole på innholdet.
   • Hvis du ikke har en emnelinje tilgjengelig, kan du bruke datamaskinen til å lage en for meldingen. Brevpapiret må inneholde arbeidsgivers firmanavn, adresse, telefonnummer og e-post. Overskriften skal også gi informasjon om personen som skrev brevet (samt deres stilling) og skrivedato.

2. 

   Registrer mottakerinformasjon så detaljert som mulig. Hvis du spesielt vet mottakerens navn, kan du sende en melding direkte til ham eller henne. Hvis du ikke vet hvem som blir mottaker av meldingen, må du inkludere mottakerens navn som den organisasjonen som ber om det, med en bildetekst på brødteksten.
   • Hvis du for eksempel vet mottakerens adresse og navn, skriver du dem rett under emnelinjen og følger med den aktuelle hilsenen, for eksempel "Kjære".
   • Hvis du ikke vet hvem mottakeren er, kan du sende meldingen til den aktuelle delen av organisasjonen din med en kommentar om brødteksten. Når du for eksempel sender et brev til en finansinstitusjon slik at en ansatt kan låne penger, kan du sende et brev til den lokale avdelingen med følgende fotnote, "Bekreftelse av arbeid for Lånemottak. " Bruk deretter en passende hilsen, f.eks. "Kjære herr / fru."

3. 

   Forklar hvem du er. I første avsnitt i bekreftelsesbrevet ditt, må du forklare hvem du er og formålet med brevet. Informasjonen som kreves inkluderer stillingstittelen din i selskapet, hvor lenge du jobbet der, samt hvor lenge du ble kjent med den ansatte som er nevnt i brevet. Selv om du er den ansatte som skriver til deg selv, skriv som om arbeidsgiveren skriver til deg, da det er de som godtar innholdet i brevet.
   • For eksempel kan du skrive: "Mitt navn er Tran Van B, jeg er visedirektør for salg og markedsføring i ABC Group. Jeg har jobbet i ABC Group i 12 år og kjenner denne ansatte. i 7 år. De siste 3 årene var jeg den ansattes direkte leder. "

4. 

   Gi arbeidsbekreftelse. Neste avsnitt i brevet er en oppsummering av de ansattes arbeid i selskapet. Dette inkluderer start- og sluttdatoer for ansettelsen, arbeidstakerens stilling i selskapet, sesong- eller langsiktig jobb, og om den ansatte fortsatt jobber for selskapet. Om nødvendig skal også den ansattes økonomiske informasjon inkluderes her.
   • Et eksempel på en passende tekst: "Jeg skriver dette brevet for å sertifisere arbeiderens jobb. Den ansatte har vært i ABC Group i 7 år, fra 7. september 2003. Den ansatte har stillingen som stedfortredende salgsavdeling, en langvarig stilling i ABC Group. Den ansatte er fortsatt assisterende salgssjef i ABC Group fra 7. januar 2011. "
   • Et annet eksempel kan være som følger: "Jeg skriver dette brevet for å bekrefte at den ansatte har vært i ABC Group i 7 år. Den ansatte har jobbet i ABC Group fra 7. september 2003 til 7. januar 2011. Mens hun jobbet i ABC Group, var den ansattes stilling som visesalgssjef. Den ansatte jobbet heltid i 7 år i ABC Group med en årslønn på 600 million dong. "

5. 

   Oppsummering av arbeidstakerens plikter. Dette avsnittet vil beskrive de ansattes plikter i organisasjonen din. Denne informasjonen vil være mest nyttig når du skriver ansettelsesbekreftelsesbrev til nye ansatte som søker om en ny jobb. Selv om bekreftelsesbrevet ikke er en anbefaling, vil det ikke være noe problem hvis du legger til noen positive kommentarer om den ansatte. Ditt rykte som arbeidsgiver vil endre seg i en positiv retning; Du vil også hjelpe ansatte med å finne nye jobber, leie eiendom eller låne fra en bank.
   • Dette avsnittet kan skrives som følger: "De ansattes plikter i ABC Group inkluderer: Den ansatte er ansvarlig for å selge varmeovner i Nord. Den ansatte er i stillingen som leder og ansvarlig. Oppgaven med å promotere et team på syv til ni selgere Ansatte må sikre kundetilfredshet, løse kundeklager og rapportere kvartalsvis til hovedkvarteret om fremgang. utvikling av salg. "

6. 

   Unngå å dele sensitiv eller ulovlig informasjon om arbeidere. I USA har de fleste stater lover som angir hva du kan og ikke kan snakke om i henvisningsbrevet og i uttalelser til din potensielle arbeidsgiver. Noen stater tillater deg bare å gi informasjon om ansatte med ansattes godkjenning. Andre stater tillater arbeidsgivere å avsløre nesten all arbeidstakers informasjon, forutsatt at den er nøyaktig og gitt i god tro. Før du avslører sensitiv informasjon, må du sjekke lovene i staten. Du kan starte søket her.
   • For eksempel tillater alaska-lovgivningen at en arbeidsgiver kan avsløre informasjon om en ansattes ytelse, og arbeidsgiveren vil ikke holdes ansvarlig for å gjøre slike krav, bortsett fra ikke-arbeidsgiver bevisst eller bevisst avslører falske eller villedende opplysninger, eller informasjon som krenker arbeidstakernes sivile rettigheter.
   • Et annet eksempel er staten Connecticut, der arbeidsgivere har lov til å avsløre alle faktiske og nøyaktige påstander.

7. 

   Gi kontaktinformasjon for mottakere. Det siste avsnittet i ansettelsesbekreftelsesbrevet skal inneholde din (eller din arbeidsgivers) kontaktinformasjon. Du må vise denne informasjonen, med mindre mottakeren har flere spørsmål eller bekymringer. Forsikre deg om at du har bekreftet at mottakeren kan kontakte deg.
   • Kontaktinformasjonsavsnittet kan for eksempel se slik ut: "Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere informasjon, kan du kontakte på (84-4) 555-5555 eller via e-post tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Signer og send brevet. Når du er ferdig med brevet, vil du legge til den avsluttende setningen, signere den, og deretter returnere den til den ansatte eller sende den til mottakeren selv.
   • Avslutt med "Best regards".
   • Bruk alltid en offisiell signatur og angi tittelen i brevet.
   • Legg til eventuelle frimerker eller sertifiseringer som bedriften din vanligvis bruker for slike bokstaver.
   annonse

Råd

• Du må kanskje skrive om arbeiderens stilling i tilfelle han eller hun søker om visum eller grønt kort for å komme til USA. Du må grave dypere inn i viktigheten av arbeidet som utføres av den ansatte.
• Noen selskaper utnevner visse personer til å utføre bekreftelsesaktiviteten, og andre kan ha spesielle brevmaler som du bør bruke til identitetskortet ditt. Hvis du er i tvil, bør du ta kontakt med byråets personalavdeling.
• Noen arbeidsgivere ber de ansatte utarbeide et brev og deretter signere det. Hvis du ber en ansatt om å gjøre det, må du lese teksten i brevet nøye før du signerer det.

Advarsel

• Gi bare finansiell informasjon hvis det kreves av en ansatt. Hvis du er en ansattes selvsertifiserende brev, kan du legge til informasjonen du anser nødvendig.
• Ikke nevn personlig informasjon om den ansatte, med mindre han eller hun tillater deg det.
• Hvis arbeidstakeren din ber om bekreftelse på ansettelsen når du ikke lenger jobber med deg, ikke gi noen grunn til at de slutter å jobbe med deg, selv om bruddet skjedde i fred.