Innhold

• Fremgangsmåte
• Advarsel

Når det er behov for å sende e-post til kundeserviceavdelingen, er det noen som synes det er vanskelig. Hvordan skal du skrive brev på e-post når du alltid skriver brev på papir tidligere? Hvilke konvensjoner eller protokoller er det for kundeserviceforespørsler? Selv om hvert yrke, region og kultur har forskjellige regler, er det generelle retningslinjer for å sikre at du når målet ditt når du sender e-post til kundeservice.

Fremgangsmåte

Del 1 av 3: Nettstedsforskning

1. 

   Leter etter svaret. Før du skriver en e-post til et selskaps kundeserviceavdeling, bør du sørge for at selskapets nettside ikke har svaret på spørsmålet ditt. Mange selskaper har svart på vanlige spørsmål på FAQ og supportsider.
   • Du kan enkelt få tilgang til disse supportseksjonene på selskapets nettside ved å sveve over bunnen av siden og klikke på koblingene "Kontakt", "Hjelp" eller "Kundeservice".

2. 

   
   
   Finn siden Kundeservice. Hvis du ikke finner koblingen Kundeservice nederst på websiden, kan du bruke søkeboksen. Det kan være et tekstfelt for dataregistrering eller et forstørrelsesglassymbol øverst til høyre på hjemmesiden. Skriv inn søkeord, for eksempel "kundebehandling" eller "kontakt", og trykk Enter.
   • Vanligvis vil selskaper på "Kontakt oss" -siden gi et e-postinformasjonsskjema for kundene å kommentere eller klage på.
     • Sjekk ut denne siden for å sikre at du får en kopi; Ellers finn en e-postadresse som du vil bruke din personlige e-postkonto til å sende e-post fra, som hjelper deg med å arkivere meldinger.

3. 

   
   
   Bruk søkefeltet. Finn emnet du spør om i samme søkefelt som du brukte til å finne e-postadresser til kundeservice. Å søke etter emner eller spørsmål på denne måten vil hjelpe deg med å få svar uten å måtte sende e-post.
   • Forsiktig søking hjelper deg med å få takknemlighet når du virkelig trenger å sende e-post. Hvis du allerede har skrevet en e-post om problemet på nettstedet, vil sannsynligvis kundeserviceteamet tro at du er en vanskelig og passiv gjest, og derfor en potensiell kunde.
   • Sjekk ut ofte stilte spørsmål. I mange tilfeller er spørsmålet ditt allerede besvart i FAQ-delen. Mange nettsteder støtter denne delen for å minimere antall e-postmeldinger som sendes til kundeservice.

4. 

   
   
   Bedriftspolitisk forskning. Hvis du ikke finner svaret på problemet ditt i søkefeltet eller ofte stilte spørsmål, kan du finne mer i delen "Om oss" eller siden Returpolicy. Hold musen nede på websiden og finn koblingene. Finn hvilken som helst lenke som inneholder svar på spørsmålet ditt, inkludert: Om oss, Innholdsfortegnelse, Kredittkort, Tilgjengelige produkter, Returpolicy, Personvern, Vilkår for bruk, etc.
   • Selv om svaret ikke finnes i disse koblingene, vil det å lese gjennom informasjonen hjelpe deg med å bruke din tilleggskunnskap for å få den støtten du ønsker via e-post.
   annonse

Del 2 av 3: Skrive e-post

1. 

   Identifiser dette som en klage eller kompliment-e-post. Ikke alle e-poster som sendes til kundeservice er klager eller spørsmål. Kanskje du bare vil takke dem for støtten. De fleste selskaper ønsker gjerne disse positive e-postene, så vel som e-postmeldinger med spørsmål.
   • Noen ganger er klager faktisk raskere og mer direkte enn e-post. E-post er bare egnet når du sender en takk eller stiller et spørsmål uten øyeblikkelig svar, men hvis du vil løse problemet med en gang, er det best å ringe.

2. 

   Skriv tittelen din tydelig. Skriv en meningsfull tittel og kom til poenget. Dette vil hjelpe kundeservicepersonalet å se e-posten din først i innboksen, og dermed svare raskere. Skriv kortfattede overskrifter, inkluder sammendrag via e-post, og be om et vinnende svar.
   • Eksempel: "Mine chacos med livstidsgaranti ble bitt av hunden - trenger å bytte"

3. 

   Begynn med en hilsen. Når du har skrevet en klar overskrift, er neste trinn å hilse på kundeservicepersonalet. Ikke ta opp saken i en hast. Du vil ikke savne hilsener når du ringer eller møter personlig, ikke sant? Du kan ganske enkelt skrive "Kjære kundeservice".
   • Finn et navn å si hei. Noen små og mellomstore selskaper lister opp navnene på deres kundeserviceagenter, og ved å skrive navnet på en ansatt vil de gjøre dem glade for å støtte noen så elskelige og snille som deg.
   • Du kan avslutte hilsenen med et komma eller et kolon. For eksempel til kundeservice ELLER til kundeservice:

4. 

   Bruk standard stavemåte. Vis respekt for mottakere ved å skrive opp til standarder. Ikke bruk alle store bokstaver, rotete store og små bokstavkombinasjoner eller skrifttyper designet for å ligne håndskrift. Du trenger bare å skrive med standard tegnsetting, staving og bruk av store bokstaver. Dette vil hjelpe e-posten din å bli verdsatt.

5. 

   Oppretthold en høflig tone. Vær høflig enten du skriver e-post eller uttrykker sinne. Du vil være en verdsatt gjest og motta mer høflig behandling i retur.

6. 

   Introduser deg selv. Etter hilsenen må du presentere deg selv. Innfør navnet ditt og vis at du er din første gangskunde eller har kjøpt flere ganger. I begge tilfeller vil personalet ønske å glede deg. Nevn om nødvendig din geografiske beliggenhet (for utendørsprodukter eller tjenester).

7. 

   Vær spesifikk. Bruk spesifikke ord i e-posten. Unngå å bruke generiske uttrykk, for eksempel "mine produkter"; I stedet bør du gi en detaljert beskrivelse av produktet eller tjenesten og hvorfor du trenger å skrive e-posten. Beskriv en hvilken som helst produkt / tjeneste relatert hendelse, slik at ansatte nøyaktig kan identifisere problemet. Å inkludere denne nødvendige informasjonen i den første e-posten vil bidra til å unngå å legge til lange e-poster.
   • Bruk produktkoblingen, hvis tilgjengelig, slik at den ansatte kan henvise til den umiddelbart basert på det du beskriver.
   • Skriv ordrenummeret i e-posten, da de fleste ansatte vil be om informasjonen. Dette nummeret brukes til å spore ordrer og lagre i systemet.

8. 

   Still klare spørsmål. Kom rett til poenget i e-posten. Ikke ring rundt. Når du har hilst på dine ansatte og introdusert deg selv, kan du begynne å skrive et nytt avsnitt som viser nøyaktig hva som skjer, ved å bruke spesifikk ordlyd.
   • Be direkte insentiver hvis ønskelig. Du kan imidlertid være sjenert når du ber om rabatt, la det være til side i e-posten. Hvis du vil motta noe i retur for defekte produkter, spør direkte.

9. 

   Skriv korte avsnitt. Skriv korte avsnitt. Skriv 1, 2 eller opptil 3 setninger i et avsnitt for enkel lesing. Dette hjelper også ansatte raskt å skimme e-post for å vite hvordan de skal prioritere. Hvis e-postmeldingen inneholder for mange ord, vil de ofte være lave fordi de ikke har tid til å lese og forstå hva du vil.

10. 

    Avslutt med en enkel signatur. Avslutt e-posten med en konklusjon for å oppsummere forespørselen eller komplimentet, og til slutt si farvel. Avslutningen "Vennlig hilsen" vil fungere, men du kan også hoppe over farvel og bare sette inn e-signaturen din. Du kan også indikere at det haster ved å si "Jeg gleder meg til ditt svar".
    • E-postsignatur inkluderer navn, yrke og kontaktinformasjon. Du kan formatere e-postsignaturen i e-postinnstillingene og angi at den skal vises automatisk når du skriver nye e-poster.

11. 

    Ikke legg ved filer. Du bør ikke legge ved noe i en e-post til noen første gang. Mange nettsteder har nettsøppelfiltre som retter seg mot e-postmeldinger som inneholder filer, noe som får e-post til å bli sendt til Spam-boksen før de blir lest.
    • Du bør selvsagt legge ved filen hvis du sender en e-post til en jobbsøknad og blir bedt om å legge ved CV-en i Word-format.
    • Ikke oppgi brukernavn, passord eller kredittkonto / faktureringsinformasjon.

12. 

    Les nøye før du sender. Etter å ha skrevet en e-post, ikke rush for å trykke på Send-knappen. Du må lese e-posten nøye, og sørge for at det ikke er noen slurvete feil som forstyrrer dine selektive ord. Enten du skriver en e-post på telefonen, kan ikke automatikken "sendt fra min iPhone" være en unnskyldning for grammatiske feil og tegnsetting, og dermed redusere profesjonaliteten din.

13. 

    Spørre. Hvis du ikke har mottatt en svar-e-post etter noen dager, kan e-posten din ha blitt blokkert av spamfilteret eller sendt til den nederste e-postsiden. Send en påminnelse om forrige e-post og spør om de mottok din første e-post. annonse

Del 3 av 3: Hold deg høflig

1. 

   Skriv riktig grammatikk og stavemåte. Du skjønner kanskje ikke dette, men en del av å opprettholde en høflig tone er å bruke riktig grammatikk og stavemåte. Vær oppmerksom på å formidle budskapet ditt på en sammenhengende måte viser at du respekterer mottakeren, og at du er en høflig person.

2. 

   Vis kvalifikasjoner og kunnskap. Ikke vær arrogant, men vis ferdighetene dine gjennom riktig ordbruk. Dessuten, hvis du har undersøkt selskapets nettside og vet litt om deres policyer, kan du si at du har lest gjennom, men ikke finner svar på problemet ditt.

3. 

   Unngå å ringe vitser. Vittige kommentarer og vitser må brukes på rett sted, så de skal ikke vises i en seriøs e-post, i det minste første gang den sendes. Vittig språk anses å være upassende og bør unngås i virksomheten.
   • Når du har etablert et forhold til en ansatt gjennom noen få e-poster, vil vitsen bli akseptert og lettere å forstå.

4. 

   Uttrykk deg uten overgrep. Enten du er sint på et dårlig produkt eller en tjeneste, vil uttrykk for følelser i en e-post ikke gi de ønskede resultatene. Å presentere problemet med respekt og høflighet er mer effektivt enn en irriterende eller aggressiv e-post.
   • Husk at du kanskje ikke kan uttrykke følelsene dine riktig med ord. Hvis du er lei deg over et problem som krever umiddelbar løsning, vil telefonsamtaler være mer effektive.

5. 

   Nevn ditt engasjement og takknemlighet. Til syvende og sist, når du nevner ditt engasjement for selskapet og din takknemlighet for tjenestene deres gjennom årene, vil de ansatte føle seg mer komfortable med å lese e-postene dine og svare. raskere. annonse

Advarsel

• Ikke oppgi brukernavn, passord eller faktureringsinformasjon (kredittkort, debetkort eller bankkonto) i e-post sendt til kundeservice.