Innhold

• Fremgangsmåte

Måten du velger å svare på noen kan påvirke måten de og andre oppfatter deg på. Heldigvis vet du hvordan og når du skal gi tilbakemelding noe du kan lære å forbedre. Hvis du snakker med noen ansikt til ansikt, er nøkkelen å ta hensyn til dem og la dem uttrykke sine tanker før du gir et gjennomtenkt svar. Når du chatter med tekstmeldinger, er det noen stilltiende regler du må følge for å kunne kommunisere. E-post er den mer formelle formen for kommunikasjon med profesjonelle konvensjoner som du må følge for å kommunisere effektivt og svare riktig.

Fremgangsmåte

Metode 1 av 3: Svar på tekstmeldinger

1. 

   Bruk hverdagsspråk når du skriver. E-post, korrespondanse og til og med ansikts-til-ansikt-chat kan foregå på en mer formell måte.På grunn av den korte og begrensede naturen til tekstmeldinger, er det mer hensiktsmessig å bruke mer avslappet språk og formidler meldingen om at samtalen er mer personlig.
   • For eksempel kan du bruke “b” i stedet for “deg” for å spare plass, sende en melding raskere og uttrykke en avslappet tone.
   • Regler for tegnsetting er vanligvis mer komfortable i tekstmeldinger. For eksempel kan den obligatoriske regelen for komma gjøre at samtalen føles bombastisk og formell.
   • Ikke antag at tekstmeldinger er greit, men hvis den andre personen bruker hverdagsspråk, svar på dem for å hjelpe dem med å slappe av.

2. 

   
   
   Still åpne spørsmål for å utvikle samtalen. Hvis du vil holde en tekstchatt i gang, hjelper den andre personen til å snakke mer og uttrykke sin mening om et emne når du stiller åpne spørsmål. Å stille spørsmål som gir et kort ja eller nei-svar, vil gjøre samtalen kjedelig.
   • Hvis du for eksempel snakker med noen om virksomheten din, kan du spørre: "Hva synes du om et nytt prosjekt?"
   • Hvis du vil vite mer om en persons tanker om et emne, kan du prøve å sende dem en tekstmelding som: "Jeg er enig med deg, men hvorfor tror du det?"

3. 

   
   
   Unngå å sende inn tøffe eller enkeltordssvar. Tekstmeldinger skal være relativt korte, men et kort eller forhastet svar kan formidle meldingen om at du er sint eller opprørt på personen. Hvis du svarer på meldingene til noen, kan du sende dem et meningsfylt svar som inneholder minst 1 eller 2 setninger.
   • Noen ganger er det helt akseptabelt å svare "OK" hvis det gir mening i sammenheng. Unngå imidlertid å sende ordet "K" igjen, da det føles grovt og frekt.

   Råd: Hvis du vanligvis gir korte svar, kan du fortsette å gjøre det.

   
   

4. 

   Bruk tegnsetting og emoji for å formidle tone. På grunn av den objektive karakteren til tekstmeldinger, kan folk forstå tone eller følelser gjennom kortfattet språk. Du kan tydelig kommunisere ideene dine ved hjelp av tegnsetting og emojis hvis meldingen din er vag.
   • For eksempel kan du svare: “Jeg vet, takk. :) ”så føles ikke teksten som om du blir irritert eller brå på personen.
   • Noen ganger kan det føles som om du er sint ved å bruke prikker. For eksempel er det mer behagelig å si "Nei, det er ikke der" i stedet for å si "Nei. Det har ikke".

5. 

   Gjennomgå meldingen før du sender den. Før du sender meldingen, bør du sjekke raskt. Se etter skrivefeil, og sørg for at du overfører riktig budskap og bruker riktig tone.
   • Når du har sendt meldingen, kan du ikke hente den! Derfor er det best å ta en rask sjekk før sending.

6. 

   Ikke send neste gruppe meldinger. Massevis av varsler og tekstmeldingstråder kan irritere og frustrere andre. Send et svar som inneholder alt du vil si, i stedet for å sende mange korte meldinger.
   • Det er også normalt å sende en ekstra tekst hvis du glemmer tankene dine eller trenger å avklare noe.
   • Hvis noen ikke svarer på to meldinger på rad, vil de sannsynligvis ikke snakke med deg, ellers er de ikke i telefonen. Uansett bør du gi dem tid og rom til å svare.

7. 

   Be om en telefonsamtale hvis samtalen blir for komplisert for teksting. Tekstmeldinger skal være korte og konsise. Hvis tekstchatten begynner å bli for klønete til det punktet at du ikke kan uttrykke tankene dine riktig, spør om personen kan ringe deg slik at du kan snakke i detalj eller diskutere tankene dine riktig. Full oppgaveerklæring.
   • Prøv å sende en sms som dette, “Det blir lettere å forklare over telefon. Kan du ringe meg, takk! "
   annonse

Metode 2 av 3: Chat direkte med noen

1. 

   Lytt nøye når noen snakker med deg. Når noen snakker med deg, ta øyekontakt og ta hensyn til hva de sier. Dette viser at du lytter og forstår hva de sier.
   • Vær nøye med høyttaleren slik at de føler seg komfortable med å snakke med deg.
   • Len deg nær eller spør partneren din om du kan flytte til et roligere sted hvis du synes det er vanskelig å høre tydelig.

2. 

   Vær oppmerksom på ikke-verbale signaler fra høyttaleren. Kroppsspråk kan formidle mer enn bare en persons ord. Mens noen snakker, observer kroppsspråket for å se hvordan du skal reagere.
   • For eksempel, hvis noen fortsetter å se seg rundt eller snu føttene frem og tilbake, kan de være bekymret eller redd. Spør dem om de har det bra i stedet for å svare på det de sier.
   • Du bør også lytte til måten de snakker på. Hvis de snakker høyt eller støtende, er de sannsynligvis opprørt eller sint på samtalen. Du trenger en annen tilnærming når du svarer for å unngå ytterligere stress.

3. 

   Unngå å svare mens noen snakker. Hvis du er for spent eller entusiastisk over å svare før noen er ferdig med å snakke, vil de legge merke til det og kan være opprørt. Vent til de er ferdig med å snakke, og du har hørt alt de vil si før du gir svar.
   • Det ville være frekt å forstyrre dine egne tanker mens noen andre snakker.

   Råd: Lytt og husk hovedpoengene du planlegger å svare på mens noen snakker, men ikke se bort fra hva de sier etterpå, slik at du kan gi smartere eller raskere svar. rask.

4. 

   Vent til de er ferdig med å snakke før du snakker. Når du snakker med noen, la dem fullføre tankene sine før du svarer. På denne måten vil du vite alle fakta og informasjon de ønsker å formidle, slik at du kan gi innsiktsfulle og innsiktsfulle svar.
   • Noen ganger vil folk legge til litt mer informasjon etter at de er ferdig med å snakke. For eksempel kan de si: "Å vent, jeg glemte å si dette." La dem si alt de vil si.

5. 

   Tenk på svaret slik at du kan snakke med tillit. Før du svarer, ta deg tid til å vurdere all informasjonen du allerede vet. Hvis du gir et svar utenfor emnet, vil den andre personen tro at du ikke egentlig hørte på hva de sa.
   • Å ta et øyeblikk på å tenke på hvordan du skal svare, sørger også for at du gir en intelligent respons.

6. 

   Still spørsmål hvis du trenger forklaring eller mer informasjon. Hvis du ikke kan høre eller forstå hva noen sier, ikke prøv å svare med misforståelse eller misforståelse. Spør dem hva de sa eller hva de mente, slik at du kan svare tilsvarende.
   • Hvis du er usikker på noens intensjoner eller vil at de skal forklare sin sanne betydning før du svarer, kan du stille et åpent spørsmål: "Hva mener du?"
   • Det er greit å spørre noen igjen hvis du ikke kan høre eller forstå helt hva de har sagt.

7. 

   Snakk direkte og tydelig når du svarer. Når du har veid informasjonen du får og tenkt på hva du vil si, snakk tydelig og trygt. Ikke bruk tvetydig eller motstridende språk for å prøve å fremstå raskere eller smartere. Folk setter pris på sannheten, så gi ærlige tilbakemeldinger for å vise at du bryr deg og forstår dem.
   • Forsikre deg om at de følger med, slik at du ikke trenger å gjenta dem.
   • Vet om noen andre vil snakke og gi dem en sjanse til å snakke.
   • La den andre personen svare på det du har sagt. Ikke forlat eller avslutt samtalen fordi du har hatt en sjanse til å snakke.

8. 

   Vær forberedt når noen protesterer. Selv om du har vurdert det du vil si, er det alltid en sjanse for at noen vil motsette deg dine ord. Det er også greit! Vær forberedt i tilfelle noen krangler eller prøver å se ned på det du sier.
   • Hold deg rolig og ikke bli sint hvis noen prøver å provosere deg.
   • La andre bekrefte sin tro og mening. Ikke prøv å tvinge dem til å godta ditt synspunkt.
   annonse

Metode 3 av 3: Tilbakemelding på e-post

1. 

   Svar på e-post innen 48 timer. Rettidig svar på e-post er viktig for å vise høflighet og profesjonalitet.Du trenger ikke å svare umiddelbart, men du bør svare innen minst to dager.
   • Enten e-postadressen er irrelevant for deg eller ved en feiltakelse, svar på avsenderen for å fortelle dem at de sendte feil person.

2. 

   Bruk en profesjonell hilsen i svar-e-posten. E-post er ofte mer formell enn tekstmeldinger eller telefonsamtaler. Svar med "Hei" eller "Hei" foran en persons navn for å starte e-posten riktig.
   • Hvis personen du svarer på har en spesiell preferanse for hilsen eller vil at du skal ringe dem ved navn, gjør du som ønsket. For eksempel, hvis de vil at du skal kalle dem et kort navn, som "Bob" i stedet for "Robert", bruk det gitte navnet.

3. 

   Begrens bruken av utropstegn. Svaret skal ha riktig grammatikk, staving og tegnsetting. Hvis du bruker for mye utropstegn, kan du imidlertid virke oppriktig eller altfor aggressiv. Unngå å bruke dem med mindre det er hensiktsmessig.
   • Utropstegn er en fin måte å gratulere noen eller formidle spenning, men hvis de blir misbrukt, vil de være ineffektive.

4. 

   Unngå skrifter som er vanskelige å se når du sender e-post. Velg en grunnleggende font for å få e-posten din til å se profesjonell ut. Ikke bruk en fargerik skrift eller skrift som Comic Sans når du sender tilbakemelding på e-post.
   • Et grunnleggende valg er størrelsen 10 eller 12 for Arial eller Times New Roman font.

5. 

   Vær oppmerksom på mottakeren i svar-e-posten. Noen ganger hjelper det å inkludere noen andre i svaret, slik at du kan inkludere dem i diskusjonen. Å sende det til en ikke-relatert rådgiver eller kollega vil imidlertid opprøre eller sint personen du svarer på.
   • Hvis du trenger å inkludere noen andre i e-posten, kan du bruke “BCC” -funksjonen, som betyr å sende e-post til mange mennesker, men informasjonen om disse personene vil bli holdt privat.

6. 

   Angi hvem du vil svare på i en gruppe-e-post. Hvis svaret til alle i gruppen var riktig svar, velger du “Svar til alle” når du sender det tilbake. Imidlertid, hvis du trenger å spørre eller avklare et bestemt emne eller problem med en person, kan du sende det direkte til vedkommende.
   • Hvis det er en stor gruppe mennesker i en e-post, men du bare trenger å svare på noen få mennesker, trenger du bare å svare på disse personene.

7. 

   Unngå å sende en takke-e-post med mindre det er nødvendig. En kort e-post som ikke er nyttig for en samtale, vil ikke være nødvendig. Med mindre avsenderen ber deg om å bekrefte at du har mottatt og forstått e-postmeldingen, vil det være unødvendig og irriterende å sende "Takk".

   Råd: Hvis noen sender deg en "vist" melding, bekreft at du har mottatt e-posten ved å klikke på meldingen for å sende dem et varsel.

8. 

   Les e-posten på nytt og sjekk mottakeren før du sender den. Stavefeil eller grammatiske feil kan gjøre at e-posten din ser uprofesjonell ut. Ta deg tid til å lese svaret før du sender det. Kontroller riktig stavemåte og grammatikk, og sørg for at du sender riktig person.
   • Ikke stole på stavekontroll for å finne alle feilene!
   • Prøv å lese e-posten høyt før du sender den, slik at du kan høre innholdet tydelig.
   • E-postprogrammer eller programmer fyller ofte ut e-postadresser automatisk når du skriver inn felt for mottakerdata, noe som kan føre til at du ved et uhell sender e-post til feil person.
   annonse