Innhold

• Fremgangsmåte

I hovedsak er e-post ikke formell som å skrive et papirbrev. Imidlertid er det tidspunkter når du trenger å være mer formell når du skriver e-post. Tenk på hvem mottakeren er, og velg deretter passende hilsen for situasjonen. Når du vet den informasjonen, kan du fortsette med hilsenformat og åpningssetningsstil.

Fremgangsmåte

Del 1 av 3: Tenk på mottakeren

1. 

   Bestem hvor formell du trenger å være. Enten du skriver en "formell" e-post, vil graden av e-postens ensomhet avhenge av mottakeren av den. For eksempel vil du ikke bruke samme grad av formalisme når du skriver til en professor enn når du skriver et følgebrev.
   • Når du først kontakter noen, er det bedre å skrive mer formelt enn vanlig for sikkerhets skyld.

2. 

   
   
   Finn navnet på mottakeren. Du bør undersøke noe for å finne personens navn hvis du ikke allerede vet det. Å vite mottakerens navn gjør hilsenen mer personlig, selv om du bruker profesjonelle skrivemetoder via e-post.

3. 

   Følg mottakerens vei. Hvis personen sendte deg en e-post, er det lurt å kopiere hilsenen. Hvis de for eksempel skriver "Hei" og navnet ditt, kan du svare i en lignende stil ved å bruke "Hei" og personens navn når du sender e-posten. annonse

Del 2 av 3: Velg en hilsen

1. 

   
   
   Bruk "Kjære". "Kjære" (etterfulgt av mottakerens navn) er den klassiske hilsenen. Det er uformelt uten å være påtrengende, og siden det brukes så ofte blir hilsenen ofte standard, noe som er bra. Du vil ikke at hilsenen din skal være rar fordi den ikke stemmer overens.

2. 

   Prøv "Hei" hvis du ikke vet mottakerens navn. "Hallo" er en formell hilsen du kan bruke i forretnings-e-post, spesielt hvis du ikke vet mottakerens navn. Det er imidlertid alltid bedre å finne ut mottakerens navn hvis mulig.
   • Du kan også bruke "Send til interesserte" hvis e-postadressen er spesielt formell og du ikke vet mottakerens navn. Imidlertid kan denne hilsenen ikke være av interesse for noen.

3. 

   
   
   Vurder "Hei (" Hei "eller" Hei ") i mindre formelle e-poster. E-post har en tendens til å være mindre formell enn korrespondanse generelt, så du kan skrive "Hei" i en e-post uten å være for formell. For eksempel, hvis du sender en e-post til en professor, spesielt noen du ofte kontakter, vil en "Hei" eller "Hei" hilsen fungere.

4. 

   Ikke bruk ordet "Hei". Selv om ordet "Hei" er akseptabelt i en formell e-post, ville det ikke være hensiktsmessig å si hei. Det er en veldig vilkårlig hilsen, selv i talespråk, så du bør unngå å bruke den i noen formell formell e-post. For eksempel, selv om du er nær sjefen din, er det best å unngå å bruke ordet "Hei" når du skriver en e-post til dem.

5. 

   Bruk tittelendring når det er nødvendig. Noen ganger skriver du til noen du bare kjenner tittelen deres i selskap eller organisasjon med. I så fall kan du bruke personens tittel i stedet for navnet, for eksempel "Kjære personalsjef", "Kjære menneskelige ressurser" eller "Kjære professor".

6. 

   Legg til personens æresbevisninger for å gjøre e-posten mer formell. Når det er mulig, legg til "Bestefar", "Bestemor", "Doktor" eller "Professor" foran mottakerens navn for mer formalitet. Dessuten kan du bruke mottakerens fornavn eller fulle navn for å være mer profesjonelt, i stedet for bare å bruke fornavnet. annonse

Del 3 av 3: Formatering og start av en e-post

1. 

   Skriv hilsenen på første linje. Skriv hilsenen du har valgt på øverste linje, etterfulgt av mottakerens navn. Du kan bruke personens æresbevisninger hvis mulig, for eksempel bestefar, bestemor eller lege, etterfulgt av fullt navn.

2. 

   Bruk komma. Generelt vil du bruke komma etter hilsenen. I formell post kan du bruke et kolon, men dette er ofte for formelt for en e-post, til og med en profesjonell e-post. Et komma fungerer i alle situasjoner, selv om du kan bruke et kolon hvis du skriver et følgebrev.

3. 

   Gå til neste linje. Hilsenen er på den øverste linjen, så når du er ferdig, trykk på nylinjeknappen for å gå til neste linje. Hvis du bruker linjeskift i stedet for innrykk for å lage avsnitt, må du legge igjen en tom linje mellom hilsen og første avsnitt.

4. 

   Presenter deg i åpningssetningen om nødvendig. Hvis du skriver til noen for første gang, bør du gi en introduksjon, uansett hvor mye du kjenner dem i livet. Å gi mottakeren et hint om hvem du er, vil oppmuntre dem til å fortsette å lese.
   • For eksempel kan du skrive "Jeg er Nguyen Van Nam, og jeg er markedsdirektør for selskapet XYZ". Du bør også oppgi årsaken til at du kjenner mottakeren: "Jeg er Nguyen Manh Hung, og jeg er i markedsføringsklasse (markedsavdeling 101 tar tirsdag og torsdag kl. 12)".
   • Hvis du kjenner mottakeren og har skrevet dem før, kan du bruke første setning som hilsen. For eksempel kan du si "Takk for ditt tidlige svar", eller "Jeg håper du har det bra".

5. 

   Gå rett til temaet. De fleste formelle e-poster må raskt fokusere. Det betyr at første eller andre setning skal si hvorfor du skrev den for dem. Husk å være så kortfattet som mulig når du beskriver formålet ditt.
   • For eksempel kan du skrive "Jeg skriver for å be deg om hjelp med et markedsføringsproblem", eller "Jeg skriver til deg fordi jeg har det vanskelig i timen, og jeg håper du kan komme unna med det. nyttig tilleggsdokumentasjon for meg å lese mer ".
   annonse