Innhold

• Å trå
• Del 1 av 3: Kommuniser tydelig
• Del 2 av 3: Vær en god lytter
• Del 3 av 3: Kommunisere elektronisk
• Tips

Feil kommunikasjon kan være både morsom og frustrerende. Hvis du vil redusere feilkommunikasjon, snakk tydelig og ikke anta noe. Ta kontakt med personen for å forsikre deg om at du blir forstått. Når du kommuniserer elektronisk, vær tydelig, kortfattet og informativ. Å være en god lytter kan også bidra til å unngå feilkommunikasjon. Hvis du holder deg oppmerksom på samtalene dine, kan du redusere sjansen for feilkommunikasjon.

Å trå

Del 1 av 3: Kommuniser tydelig

1. Tenk før du snakker. Å tenke på hva du skal si først, kan hjelpe deg med å organisere tankene og forberede deg på å si noe meningsfylt. Spesielt hvis du er i ferd med å ha en viktig samtale, må du sørge for at ordene dine er organisert slik at du kan si hva du mener.
   • Husk at holdningen og tonen din kan formidle mye. Begrens oppmerksomheten din til motivet, og prøv å ikke avvike fra det.
   • Hvis du har problemer med å si hva du vil si, skriv ned noen få poeng for å være sikker på at du ikke glemmer noe du vil si.
   • Ta en bevisst pause før du snakker. Vi har ofte en tendens til å kaste seg forsiktig inn i en samtale, men med vilje og midlertidig ta en pause for å organisere tankene våre før vi snakker, øker sannsynligheten for at kommunikasjonen vår blir tydelig og tilskuere er villige til å lytte.
2. Trekke oppmerksomhet. Å ha en persons oppmerksomhet betyr å sørge for at han eller hun lytter og forstår hva du sier. Ta øyekontakt og sørg for at personen lytter. Hvis den andre personen er distrahert eller opptatt med noe annet, kan du be om oppmerksomheten eller prøve en annen gang. Hvis den andre personen blir distrahert av noe annet, kan du be om oppmerksomhet ved å si "Jeg vil forsikre deg om at du forstår", eller "Jeg vil sette pris på din fulle oppmerksomhet."
   • Hvis personen virker distrahert, fortell dem at du vil snakke senere når han eller hun er mer tilgjengelig.
   • Hvis du for eksempel trenger å snakke med noen, men de gjør noe annet, så la dem få vite at du trenger å snakke og at du vil ha oppmerksomheten deres.
   • Ikke rop eller ring til noen for å få oppmerksomhet - gå til den personen og henvend deg personlig når det er mulig.
3. Sjekk antagelsene dine. Du kan anta at alle forstår hva du sier eller hva du ber dem om å gjøre, men bare for å være på den sikre siden, avklare alt som personen kanskje ikke er sikker på. For eksempel, hvis du gir anvisninger, forklar hva annet personen trenger å gjøre for å forberede seg. Du kan overvurdere eller undervurdere andres kunnskaper eller ferdigheter, så det er bedre å spørre.
   • Dette gjelder spesielt når du snakker med noen fra en annen kultur enn din. Du antar kanskje at de forstår sjargong eller annet språk, men det skader ikke å spørre. Hvis noen ser forvirret ut, prøv å forklare det bedre.
4. Være høflig. Å være høflig i kommunikasjon betyr å være åpen, ærlig og snill. Du sier ikke noe som kan være passivt aggressivt, sarkastisk eller sårende for eller om personen du snakker med. Fokuser på å være snill og si hva du mener på en måte som er lett å forstå. Hvis du avbryter, er uhøflig eller respekterer andre mennesker, vil du ikke kommunisere effektivt.
   • Sarkasme kan lett misforstås. Selv om det kan være morsomt, kan det fremdeles føre til misforståelser hvis du sier det motsatte av det du egentlig mener. Folk kan bli forvirret om hva du egentlig mener. Sarkasme kan også utilsiktet være ond.
5. Se etter forståelse. Forsikre deg om at personen forsto deg. Du gjør dette ved ganske enkelt å spørre, "Er det klart?" Eller, "Har du noen spørsmål?" Dette gir personen muligheten til å uttale enhver tvil eller bekymring de måtte ha.
   • Dette kan hjelpe folk til å føle seg komfortable med å stille spørsmål eller be om avklaring.
   • Når du gir veibeskrivelse, må du be personen gjenta dem slik at du vet at han eller hun forstår.
   • I noen tilfeller er det hensiktsmessig å gi en kort oppsummering.
     • For eksempel: "Så, for å være klar, skal vi takle Ramaker-kontoen først, og så har vi et raskt møte om hvordan vi kan løse kommunikasjonsproblemene. Forstått? '
6. Følge opp. Ta kontakt med personen du kommuniserer med for å sikre at du har kommunisert tydelig. Hvis du for eksempel har sendt en e-post, kan du sende en annen og spørre: "Hvordan har du det?" Har du spørsmål? "Hvis du har snakket med noen, kan du spørre dem noen dager senere," Sjekk. Alt bra?'
   • Hvis du tror du kanskje har kommunisert feil, bruk dette øyeblikket til å formidle alt tydelig og avklare hva som kan være forvirrende.

Del 2 av 3: Vær en god lytter

1. Forstå kroppsspråk. Mye av kommunikasjonen er ikke-verbal. Vær oppmerksom på det; det kan være veldig viktig. Oppretthold øyekontakt og se etter eventuelle endringer i din egen øyekontakt eller den andres øyekontakt. Vær oppmerksom på en persons holdning og ansiktsuttrykk, og se om det er inkonsekvenser. Hvis du merker noen forskjeller, spør igjen eller be om avklaring.
2. Lytte nøye. Gi full oppmerksomhet når noen snakker. Mange prøver å tenke på hva de skal si videre, men er fortsatt involvert i den som snakker. Folk setter pris på det når de føler seg hørt og forstått, og en av de beste måtene å gjøre dette på er å aktivt lytte. Vend kroppen din mot dem og len deg mot dem. Ikke bli distrahert (for eksempel av mobiltelefoner) og vær til stede sammen med personen.
   • Ikke bare lytt til ordene personen sier, men lytt også til informasjonen og måten han eller hun kommuniserer på. For eksempel kan personens stemme endre seg når han eller hun snakker om noe emosjonelt eller føler seg ukomfortabel.
3. Ikke avbryt den andre. Hvis noen andre snakker, gjør ditt beste for ikke å avbryte dem. La personen fullføre tankene sine før du legger til eller sier noe annet. På denne måten viser du at du lytter og at du verdsetter det personen sier. Hvis du pleier å avbryte folk ofte, kan de føle seg frustrerte og ikke si alt de vil si.
   • Å la noen fullføre tankene betyr at du lytter fullstendig og ikke er opptatt av dine egne ord. På den måten vil personen føle seg mer komfortabel med å dele alt og ikke glemme noe han eller hun ønsket å si fordi samtalen ble sidesporet.
4. Stille spørsmål. Hvis noe er uklart, eller hvis du ikke helt forstår noe, må du stille et spørsmål om det. Prøv å si noe som: "Vil du avklare hva du mener med ___?" Eller "Jeg er ikke sikker på at jeg forstår ___. Kan du forklare det? '
   • Hvis personen fremdeles snakker og du ikke vil avbryte dem, skriv ned spørsmålet slik at du ikke glemmer å stille.

Del 3 av 3: Kommunisere elektronisk

1. Organiser informasjonen. Hvis du prøver å formidle informasjon, må du sørge for at informasjonen når personen effektivt. Hvis du for eksempel planlegger en begivenhet, må du oppgi viktige detaljer: sted, tid og hva folk skal ta med. Gi klare instruksjoner eller trinn for folk å ta, og sørg for at informasjonen er tydelig.
   • Før du sender informasjonen eller invitasjonen, må du sørge for at den inneholder all nødvendig informasjon.
2. Bruk færre ord. Når du kommuniserer via tekstmeldinger eller e-post, kom til poenget. En lang e-post kan forvirre det du vil formidle. For eksempel, hvis du kommer med en forespørsel, kan du komme rett til poenget og gjøre din forespørsel. Du kan si hvorfor forespørselen skal komme, men ikke fortsett på ubestemt tid. Bare si hva du trenger og fullfør e-posten kort tid etter.
   • Hvis du pleier å skrive lange e-poster eller tekster, vil folk sannsynligvis bla gjennom dem i stedet for å lese dem grundig. Hvis du ikke kan komme deg vekk fra de lange bokstavene dine, bør du vurdere å sette de viktigste tingene øverst.
   • Husk at e-post ikke sender sosiale signaler som ansiktsuttrykk og stemme. Bruk derfor klart språk og unngå sarkasme.
     • Emojis er nyttige i sosiale e-poster, men ikke i de fleste forretnings-e-poster.
3. Fokuser på ett tema. Hold meldingen så enkel som mulig. Ikke rasle på eller gå inn i mange ekstra detaljer, og ikke takle flere emner i en e-post. Det er bedre å fokusere på ett element eller emne om gangen enn mange ting i en enkelt e-post. Hvis du har flere ting å diskutere, kan du diskutere en om gangen via e-post. På den måten kan personen slette hver e-post når han eller hun er ferdig med hvert emne, og ikke glemme å gjøre noe eller adressere noe.
   • Hvis du absolutt vil dekke flere emner samtidig, gi en klar avgrensning. Bruk punkttegn eller omorganiser det for å avklare innholdet.
4. Kom rett til poenget. Selv om det er greit å starte e-postene dine med “Hvordan har du det?” Eller annen moro, ikke bruk for mye tid på å snakke om noe som ikke har noe å gjøre med det du vil formidle. Fokuser på forespørselen din eller informasjonen du vil dele med personen. Ikke slå rundt, eller gi en lang introduksjon. Gå i stedet inn i hjertet av det du vil eller trenger å si.

Tips

• Unngå å bruke sarkasme i chatter, direktemeldinger eller e-poster uten emoji. Sarkasme kommuniseres ofte ikke ordentlig via tekst, så det er bedre å gjøre det personlig.