Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 3: En god start
• Metode 2 av 3: Kort og søt
• Metode 3 av 3: Endelig

E-post er et av de mest brukte kommunikasjonsmidlene i dag. Å vite hvordan du presenterer deg via e-post kan gjøre underverker for karrieren din og nettverkene dine. En kortfattet, klar introduksjon øker sannsynligheten for at mottakeren vil ta seg tid til å lese e-posten din, og at mottakeren vil føle seg involvert i deg. Unngå de vanligste feilene for å sikre at du skiller deg ut fra mengden.

Å trå

Metode 1 av 3: En god start

1. Gi en god emnelinje. Mottakeren skal ha en god ide om hva e-posten handler om - selv før e-posten åpnes. Hold det kort og til poenget; en lang emnelinje kan være til sjenanse. For en innledende e-post er det generelt tilstrekkelig å skrive: "Introduction - Your Name".
   • Husk å gå inn på emnelinjen først! Ofte lagres emnelinjen til sist; dette kan få deg til å glemme å skrive emnelinjen helt.
   • Mobilenheter viser vanligvis bare 25-30 tegn på emnelinjen - så hold den kort.
2. Start med en hilsen. Ikke start med "Hei" eller "Hei".Du kan bruke slike hilsener når du blir kjent med personen. Start heller med en bevist og pålitelig hilsen. Ikke bruk mottakerens fornavn i hilsenen.
   • "Dear Sir / Madam" - Dette er alltid et godt alternativ.
   • "To All Concerned /" To Who It May Concern "- Bruk bare dette alternativet hvis du er usikker på hvem som vil motta e-posten.
3. Introduser deg selv. I første setning bør du presentere deg for mottakeren. Dette hjelper dem med å knytte resten av e-posten til et navn.
   • "Mitt navn er…"
   • Du kan også legge til tittelen. Hvis du har flere titler, må du ikke avslutte abonnementet på dem alle. Bare velg det viktigste eller mest relevante.

Metode 2 av 3: Kort og søt

1. Forklar hvordan du fikk mottakerens e-postadresse. La mottakeren få vite hvordan du fant ut kontaktinformasjonen deres. Dette viser at du har brukt de riktige kanalene for dette, og at du ikke har fått det med skjult.
   • "Kontorsjefen din har sendt meg e-postadressen din."
   • "Jeg fant denne e-postadressen på nettstedet ditt."
   • "Så og så sa at jeg skulle kontakte deg."
2. Snakk om sist du møttes (hvis aktuelt). Oppfrisking av mottakerens minne kan føre til mer engasjement.
   • "Vi snakket kort på forrige ukes konferanse."
   • "Vi snakket i telefon i går."
   • "Jeg så presentasjonen din på ..."
3. Del en felles interesse. Dette lar deg bygge rapport og forhindre at e-postene dine i virksomheten høres for kaldt ut. For å finne felles interesser, må du kanskje undersøke det. Ta for eksempel en titt på Facebook, Twitter eller LinkedIn.
   • La den andre personen vite hvordan du fant ut at du deler en interesse - hvis du ikke gjør det, vil du virke som en stalker.
   • Prøv helst å holde de felles interessene forretningsmessige. Tenk for eksempel på noe i din bransje, eller en profesjonell lidenskap som du deler.
4. Forklar hvorfor du kontaktet. Ikke vent for lenge for å komme til poenget. En e-post der det først blir klart hva det handler om etter seks avsnitt, vil ikke bli lest av noen. Forklar høyt og tydelig hva du vil og hvorfor du kontakter mottakeren. Hvis du ber om råd eller kommer med en annen forespørsel, må du sørge for at den er håndterbar - spesielt hvis dette er din første kontakt.
   • "Jeg vil gjerne vite mer om ..."
   • "Jeg vil gjerne møte deg for å diskutere ..."
   • "Jeg vil gjerne høre din mening om ..."
5. Hold e-posten fokusert på ett emne. Å hoppe fra ett emne til et annet vil få mottakeren til å miste interessen eller glemme hvorfor du har sendt e-post igjen. Hold den innledende e-posten din enkel, og ber bare mottakeren om en ting.

Metode 3 av 3: Endelig

1. Takk mottakeren for deres tid. Ingen liker å lese alle e-postene sine, så sørg for å takke mottakeren for å ha lest din. Denne enkle høfligheten vil forbedre mottakerens humør og øke sjansene for at du får svar.
   • "Takk for at du tok deg tid til å lese denne e-posten."
   • "Jeg setter pris på at du tok deg tid til å lese denne e-posten."
2. Innkalling til handling. Be mottakeren sende en e-post eller ringe deg tilbake, tenke på forespørselen din eller hva som helst. Å stille et spørsmål er også en god måte å involvere noen i e-posten din.
   • "La oss møtes til lunsj."
   • "Hva tenker du på…?"
   • "Jeg gleder meg til svaret ditt."
   • "Jeg ser frem til ditt svar"
3. Avslutt e-posten. Når du avslutter en bedrifts-e-post, må du forsikre deg om at den avsluttende hilsenen er takknemlig, men likevel kortfattet. En enkel avslutningshilsen holder e-posten profesjonell, men viser også takknemligheten din.
   • "Med beste ønsker)"
   • "Med vennlig hilsen"
   • "Takk"
   • "Takk på forhånd, "
   • Ikke: "Hilsen", "Mvg" osv.
4. Signer posten. Hvis du ikke har konfigurert e-posttjenesten til å signere e-postene dine automatisk, må du lukke med navn, tittel og kontaktinformasjon. Ikke overdriv det med fem telefonnumre, to e-postadresser og tre nettsteder. Hold det enkelt slik at mottakeren vet hvordan du best kan kontakte deg. Ikke ta med sitater eller mottoer i signaturen din.

   • Jan Janssen

      

     [email protected]

     06 123 456 78

      

     www.janjanssenswebsite.nl

5. Korrekturleser e-posten din. Før du trykker på "Send", ta deg tid til å lese korrektur på e-posten din. Korriger eventuelle feil i staving og grammatikk. Siden denne e-posten er den første korrespondansen mellom deg og mottakeren, vil du at førsteinntrykket skal være best mulig. Stavefeil og grammatiske feil vil forringe profesjonaliteten til e-posten din.