Innhold

• Å trå
• Del 1 av 2: Utarbeide et forretningsbrev
• Del 2 av 2: Skrive forretningsbrev
• Tips

Når du driver en bedrift, må du sannsynligvis skrive brev til kundene dine. Du må kanskje fortelle dem om nye arrangementer eller spesialtilbud, eller du må svare på en kunde som har en klage på vegne av virksomheten din. Uansett årsaken til brevet ditt, bruk alltid en profesjonell tone.

Å trå

Del 1 av 2: Utarbeide et forretningsbrev

1. Bruk et profesjonelt brevpapir. Et forretningsbrev representerer din bedrift. Så det må se karakteristisk ut og være av høy kvalitet. Bedriftens logo eller merke må også være på den.
   • Du kan lage brevpapir med layoutene i Microsoft Word. Sørg for å bruke din eksisterende logo eller merke i brevpapiret.
2. Åpne et tekstbehandlingsprogram. Du bør alltid opprette et forretningsbrev på en datamaskin.
   • Opprett et nytt dokument og sett margene til dokumentet til 1 tomme.
   • Bruk en serif-font som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Sørg for å bruke en skriftstørrelse som ikke er større enn 12, men ikke mindre enn 10. Bokstaven skal ikke være vanskelig å lese på grunn av feil skrift eller størrelse.
   • Sørg for å bruke en enkelt avstand.
3. Bruk blokkformen. Blokkformet er det vanligste formatet for forretningsbrev. Det er også det enkleste å jobbe med. Hver overskrift må være mot venstre margin, og det vil være et mellomrom etter hver overskrift. Start fra topp til bunn, forretningsbrevet ditt skal ha følgende overskrifter:
   • Gjeldende dato eller datoen da du sender brevet. Datoen er viktig, siden den kan brukes til dine opptegnelser og adressatens. Den kan da også brukes lovlig. Så sørg for at datoen er riktig.
   • Avsenderens adresse. Dette er adressen din, formatert i et standard adresseformat. Hvis adressen din allerede er på brevpapiret, kan du hoppe over dette trinnet.
   • Adressatens adresse. Dette består av navnet og adressen til personen du skriver brevet til. Å bruke Mr. / Mrs. er valgfritt. Så hvis du for eksempel skriver til Nina de Vries, kan du utelate Mevrouw-delen.
   • Innledningen. Dette kan være "Kjære fru de Vries" eller "kjære Nina de Vries". Hvis du ikke er sikker på hvem som vil lese brevet, bruk "Dear Sir or Madam". Du kan også bruke "L.S.", men bare som en siste utvei hvis du ikke aner hvem som skal lese brevet ditt.
   • Teksten til brevet. Vi vil fokusere på dette mer senere i denne artikkelen.
   • Avslutningen av brevet, med signatur. Dette kan være "Vennlig hilsen" eller "Vennlig hilsen".

Del 2 av 2: Skrive forretningsbrev

1. Bestem hvem målgruppen din er. Tonen i brevet skal alltid være profesjonell, uavhengig av målgruppen din. Men det kan hende du må endre språk eller valg av ord avhengig av mottaker. Hvis du skriver til et annet selskaps personalavdeling, bør du være mer formell på språket ditt. Men hvis du skriver til en bestemt klient, kan du bruke litt mer uformelt eller uformelt språk.
   • Å bestemme målgruppen din betyr også at du kan være tydelig overfor målgruppen din. Unngå å bruke terminologi som leseren ikke forstår. For eksempel kjenner en kunde sannsynligvis ikke forkortelsene som brukes til selskapets romprogram, så ikke bruk dem i brevet.
   • Den gyldne regelen ved å skrive et godt forretningsbrev er å være klar, kortfattet og høflig.
2. Angi formålet med brevet i første setning. Tenk på formålet med brevet. Er det for å informere kundene om det nye stedet ditt? Er det for å minne en kunde om en ubetalt regning eller utestående saldo? Eller for å svare på kundens klage? Med dette målet i bakhodet, lag et utkast til den første setningen som umiddelbart vil gi leseren din beskjed om hva brevet handler om. Ikke vær vag om formålet med brevet ditt. Vær grei.
   • Start med "Me" hvis du vil si din mening som bedriftseier. Bruk "Vi" når du skriver på vegne av et selskap eller en organisasjon.
   • Fokuser på en direkte uttalelse som: "Med dette brevet vil vi informere deg" eller "Med dette brevet vil vi be deg om". Du kan også bruke et "jeg" -uttalelse hvis du skriver brevet som bedriftseier. Slik som: "Jeg kontakter deg på grunn av" eller "Jeg har nylig hørt det ... og vil gjerne vite mer om ..."
   • Hvis du for eksempel (som bedriftseier) skriver et brev til Nina de Vries om en ubetalt konto fra forrige måned, kan du starte med: "Jeg kontakter deg gjennom dette brevet på grunn av en utestående saldo på kontoen din fra mars 2015 . "
   • Eller, som ansatt i et selskap, hvis du svarer på en kundes klage om selskapets romprogram, kan du starte brevet med "Vi mottok klagen din om romprogrammet vårt til Mars."
   • Kanskje du skriver brevet for å fortelle en kunde at de har vunnet en konkurranse eller en plass på et kurs. Start med en setning som: "Jeg informerer deg gjerne ..." eller "Vi vil gjerne informere deg om at ..."
   • Hvis du må levere dårlige nyheter, begynn med en setning som: "Vi beklager å informere deg om at ..." eller "Etter nøye vurdering, bestemte jeg meg for ikke å ..."
3. Bruk den aktive stemmen i stedet for den passive stemmen. Generelt bruker vi ofte passiv form. Men den passive formen gjør det du skriver kjedelig og forvirrende. Den aktive formen er mye mer effektiv i et forretningsbrev fordi den setter en mer selvsikker tone.
   • Et eksempel på en passiv form er for eksempel: `` Hvilke spesifikke klager kan jeg løse for deg? '' Emnet for setningen, kunden ("deg") er på slutten av setningen, i stedet for i begynnelsen av setningen.
   • Et eksempel på den aktive formen er for eksempel "Hva kan jeg gjøre for å løse klagene dine?" Denne versjonen av setningen, i den aktive formen, er mye klarere og lettere å forstå for leseren.
   • Å bruke det passive skjemaet kan være en fin måte å formidle meldingen din uten å ta hensyn til en feil eller tvilsom poeng. Men bruk bare dette da. Generelt er den aktive formen mye mer effektiv i forretningsbrev.
4. Pek på en tidligere hendelse eller samtale med leseren, hvis aktuelt. Du har kanskje kontaktet Nina de Vries tidligere denne måneden med en advarsel om den ubetalte regningen hennes. Eller kanskje en klient uttrykte frustrasjon over romprogrammet på en konferanse i forrige måned. Hvis du allerede har samhandlet med leseren, erkjenn dette. Det minner leseren om din forrige kontakt og får forretningsbrevet til å virke mer presserende og viktig.
   • Bruk et uttrykk som: "Fortsetter fra brevet mitt om ubetalt regning" eller "Takk for betalingen i mars". Eller "Det var veldig nyttig å høre om din stilling til romfartsprogrammet på mai-konferansen."
5. Lag en forespørsel eller gi hjelp. Sett en positiv tone med leseren ved å komme med en høflig forespørsel eller tilby dem hjelp i form av et samarbeidsforhold.
   • Si at du er en bedriftseier som ber en kunde betale en regning. Bruk et uttrykk som "Jeg setter pris på at du gjør opp den ubetalte regningen så snart som mulig."
   • Si at du skriver på vegne av selskapet ditt. Bruk en setning som: "Vi vil gjerne arrangere et ansikt-til-ansikt møte mellom deg og vår personalansvarlig."
   • Du kan også tilby å svare på spørsmål eller bekymringer leserne måtte ha. Bruk et uttrykk som: "Jeg svarer gjerne på spørsmål eller bekymringer du har angående kontoen din." Eller: "Vil du at vi skal gi deg mer informasjon om programmet?"
6. Lukk brevet. Legg til en oppfordring til handling, for deg selv og for leseren. Dette kan være en forespørsel om betaling før en bestemt dato eller et notat om å gjøre en formell avtale med leseren.
   • Legg til en setning der du henvender deg til adressaten i fremtiden. "Jeg ser frem til å se deg på budsjettmøtet neste uke." Eller "Jeg ser frem til å diskutere dette videre med deg under vårt besøk i hovedkvarteret."
   • Vær oppmerksom på eventuelle dokumenter du vil legge til i brevet. Legg til en setning som "I vedleggene finner du den utestående fakturaen" eller "Vedlagt finner du en kopi av vårt romprogram."
   • Avslutt brevet med en avsluttende setning. Bruk "Vennlig hilsen" for kunder eller kunder.
   • Bruk "Vennlig hilsen" i formelle brev til folk du ikke kjenner.
   • Bruk bare "Hilsen" eller "Hilsen" når du skriver til noen du kjenner godt eller jobber med.
7. Les brevet igjen. All nøyaktig formatering og ord vil være forgjeves hvis brevet er full av stavefeil!
   • Legg merke til enhver bruk av passiv form, og prøv å endre setningen til den aktive formen.
   • Vær oppmerksom på lange, uklare og kompliserte setninger. I et forretningsbrev er mindre vanligvis mer, så forkorte setningene hvis mulig.

Tips

• Når du skriver ut brevet, bruk en blank A4. Når du sender brevet, bretter du det i tredjedeler og sender det i en standard konvolutt.