Forfatter:
Christy White
Opprettelsesdato:
10 Kan 2021
Oppdater Dato:
1 Juli 2024
Innhold
En statusrapport kan virke som et arbeid, men å skrive det kan faktisk være en god mulighet til å kommunisere med ledelsen. Uavhengig av prosjektet du jobber med, bør du fokusere på å gi spesifikke detaljer som beskriver budsjettet og fremdriften til prosjektet. Legg den viktigste informasjonen i et sammendrag i begynnelsen. Fortsett deretter med hoveddetaljene som beskriver prosjektet når det gjelder resultater og utfordringer. Hold ting kort, men informativt, og ledelsen er glad.
Å trå
Del 1 av 2: Konfigurere rapporten
Fokuser på kostnadene og rutetabellen. Uavhengig av prosjektet du jobber med, vil ledere vite hvordan det går med tanke på budsjett og fremdrift. Sett opp rapporten din som samler informasjon om hvordan prosjektet har det økonomisk. I tillegg kan du komme med noen kommentarer om hvorvidt prosjektet er i rute i tide. 
Vær ærlig om problemer. Hvis du vet at det er problemer med prosjektkostnader og fremdrift, må du ikke skjule dem. Det vil bare føre til større problemer senere. Tenk i stedet på hvordan disse problemene er relatert til ting som går bra. - For eksempel, hvis prosjektet ditt innebærer å produsere og sende 1000 T-skjorter for $ 1000, kan du være bekymret hvis du bare har laget 300, men allerede har brukt $ 500.
- Du kan også finne deg selv to dager foran planen og kommentere det.
Tilby løsninger på problemer. En del av formålet med en statusrapport er å hjelpe lederen med å bestemme de neste trinnene. Du kan hjelpe ved å foreslå løsninger på visse problemer du merker. Når du oppretter rapporten, kan du ta notater om hvordan løsningene dine er relevante for kostnader og fremgang. - For eksempel, hvis din T-skjortevirksomhet ligger foran planen og ligger bak budsjettet, kan du se dette som en grunn til å øke produksjonen og balansere ting.
Del 2 av 2: Sette det hele sammen
Gi rapporten en tittel. Start din skriftlige rapport med et kort sammendrag, tittel og dato. Fordi statusrapporter skal være korte, trenger de ikke å være på en egen tittelside. Hvis du sender inn rapporten via e-post, er det tilstrekkelig å ha et tydelig emne slik at lederen din vet hva e-posten handler om. - Noe som "Parker Transport August 2017 Report" er greit.
- Gi alltid data slik at det er klart hvilken periode du rapporterer.
- Hvis selskapet ditt bruker spesifikke rapporteringsformater, må du sørge for at du også bruker dem.
Start med et sammendrag. Ledere er opptatt og trenger å se den viktigste informasjonen umiddelbart. Noen få linjer i begynnelsen av rapporten går inn i kjernen av saken og forklarer kort hvordan prosjektet går med tanke på budsjett og fremdrift. - Prøv å sikre at lederen din ser all informasjonen i de første minuttene av å lese rapporten.
- For eksempel kan du starte rapporten med en gang med noe direkte som: "The Parker Transport er for tiden forut for planen. Vi brukte 50% av budsjettet og produserte 30% av produktet. Vi kan redusere kostnadene ved å akselerere produksjonen. ”
- Hvis ledere er fornøyd med det de ser i starten, kan de allerede vite nok. Hvis det er noe i sammendraget som indikerer et problem, kan de raskt gå derfra til relevant informasjon lenger ned i rapporten.
Vennligst oppgi de mest relevante detaljene. Oppgi de viktigste resultatene så langt, med fokus på milepæler og nøkkeldata. Informer lederen din om resultater i stedet for aktiviteter. - For eksempel, ikke skriv noe som “Våre produksjonsledere, Frank og Sandra, har gjort en god jobb. Frank er alltid der veldig tidlig, og Sandra er alltid den siste som drar, for å sørge for at vi får produsert alt i tide. ”
- I stedet understreker du nøkkeldataene: "Vi er 20% foran planen, ettersom produksjonsledere (Frank og Sandra) har økt produksjonstiden med to timer om dagen."
Organiser fakta. Her kan du skreddersy rapporten til lederens stil. Hvis du kjenner lederens arbeidsmåte, kan du tilpasse rapporten deretter. Hvis du ikke er sikker, kan du fokusere på et kort, direkte sammendrag i en stil du kjenner godt. - Hvis lederen din vil se den store historien, kan du nevne et kapittel "Resultater", et annet "Utfordringer" og et tredje "Løsninger".
- For en leder som liker å se ting kronologisk, kan du prøve et kapittel "Fremgang denne uken" etterfulgt av "Neste trinn".
Bruk kuler. Ledere må få den informasjonen de trenger raskt og på en lettlest måte. Avsnitt er for lange til å lese og skjule nøkkelinformasjon. Men med lister er det enkelt å skanne gjennom rapporten. - Hvis lederen din eller selskapet spesifikt ber om en fullstendig skriftlig rapport, må du selvfølgelig oppfylle det ønsket.
Legg til visuelle elementer etter behov. Noen ledere synes det er nyttig å legge til visuelle signaler for å forklare hvordan et prosjekt går. For eksempel kan du sette et grønt lys ved siden av en kule om kostnader, hvis det går bra, men et oransje lys ved siden av en om fremgang, hvis du sannsynligvis vil være litt etter. 
Gjennomgå og endre rapporten etter behov før du sender den til lederen din. Stavefeil og ikke-løpende setninger er aldri gyldige, ikke engang i en kort, relativt uformell statusrapport. Ikke stole utelukkende på elektronisk stave- og grammatikkontroll. For å holde rapporten kort og direkte, bør du vurdere hva som kan fjernes (for eksempel unødvendige adverb og adjektiv). - Unngå for eksempel setninger som "Salget i august går bra, den beste måneden ennå, takket være den virkelig gode innsatsen til Marie og Sam."
- Du kan si det samme mye mer kortfattet: "Augustsalget er det beste ennå, takket være det harde arbeidet til Marie og Sam."
Rapporter minst en gang i måneden med mindre du har andre instruksjoner. Bedriften din kan be deg om å gi statusrapporter i henhold til en bestemt tidsramme, for eksempel ukentlig eller annenhver uke. Rapportering minst en gang i måneden er generelt bra for å holde lederen din informert. Kontakt ham hvis du ikke er sikker på når statusrapportene skal være i. - Hvis lederen din ønsker å få rapporter sjeldnere, vil du selvfølgelig gjøre som du blir bedt om.
