Innhold

• Å trå
• Del 1 av 3: Konfigurere SOP
• Del 2 av 3: Skrive SOP
• Del 3 av 3: Sikre suksess og presisjon
• Tips

En standard operasjonsprosedyre (SOP) inneholder informasjon om hvordan du utfører en oppgave trinnvis. En eksisterende SOP trenger bare å endres og oppdateres, men du kan også komme i en situasjon der du må konfigurere en helt.

Å trå

Del 1 av 3: Konfigurere SOP

1. Velg format. Det er ingen riktig og feil måte å skrive en SOP på. Men firmaet ditt har sannsynligvis allerede en rekke SOP-er som du kan se på for å få en ide om ønsket oppsett. Bruk eksisterende SOP-er - hvis noen - som et eksempel. Hvis det ikke er noen, har du noen få alternativer:
   • Oppsettet med de enkle trinnene. Dette er bra for rutinemessige prosedyrer, som er korte, gir få mulige resultater og er rimelig konkrete. Faktisk, utover nødvendig dokumentasjon og sikkerhetsforholdsregler, er det ikke annet enn en liste over punkter som forteller leseren i enkle setninger hva han skal gjøre.
   • Oppsettet med de hierarkiske trinnene. Dette fungerer bra for lengre prosedyrer - med mer enn ti trinn, som krever at avgjørelser tas, avklares og terminologi forklares. Dette er vanligvis en liste over hovedtrinnene og deres delstrinn i en bestemt rekkefølge.
   • Oppsettet med flytskjemaene. Hvis en prosedyre er mer som et kart, med mange forskjellige mulige resultater, er et flytskjema den beste løsningen. Du bør velge dette oppsettet når resultatene ikke kan forutsies riktig.
2. Tenk på publikum. Det er tre viktige ting du må vurdere før du skriver en SOP:
   • Hva vet publikum allerede? Er publikum kjent med organisasjonen og dens prosedyrer? Kjenner de terminologien? Språket du bruker skal samsvare med leserens kunnskap og bidrag.
   • Språkets evner til publikum. Er det mulig at det er folk som ikke snakker språket ditt hvis de leser SOP ""? I så fall er det lurt å ta med bilder med bildetekster og diagrammer.
   • Størrelsen på publikum. Hvis SOP-en din blir lest av mange mennesker (i forskjellige roller) samtidig, må du sette opp dokumentet som en dialog i et teaterstykke: bruker 1 gjør noe, deretter bruker 2 og så videre. På denne måten kan hver bruker se hvordan han eller hun er en tannhjul i en jevnt kjørende maskin.
3. Tenk på "din" kunnskap. Poenget er dette: Er du den rette personen til å skrive dette ned? Forstår du hva dette handler om? Hvordan kan det gå galt? Hvordan det skal være trygt? Hvis ikke, bør du overlate jobben til noen andre. En dårlig skrevet - eller verre, feil skrevet - SOP fører ikke bare til redusert produktivitet og organisasjonssvikt, men kan også være usikker og påvirke alt fra teamet ditt til miljøet. Kort fortalt er det ikke en risiko du vil ta.
   • Hvis det er et prosjekt du føler deg forpliktet til å fullføre, ikke vær redd for å be de som håndterer prosedyren hver dag om hjelp. Å gjennomføre intervjuer er en vanlig del av SOP-prosessen.
4. Velg mellom en kort eller lang SOP. Hvis du skriver eller oppdaterer en SOP for en gruppe mennesker som er kjent med protokollen, terminologien osv. Og bare vil ha en kort og kortfattet SOP, for eksempel en sjekkliste, kan du holde den kort.
   • I tillegg til den generelle målsettingen og annen relevant informasjon (dato, forfatter, ID-nummer osv.), Inneholder den bare en liste over trinn. Hvis det ikke er behov for ytterligere detaljer eller avklaringer, er dette nok.
5. Husk formålet med SOP. Det er tydelig at du har å gjøre med en prosedyre som gjentas om og om igjen i organisasjonen din. Men er det noen spesifikk grunn til at denne SOP er så verdifull? Bør sikkerhet vektlegges i den? Overholdelsestiltak? Brukes den til trening eller til daglig? Her er noen grunner til at SOP-en din er nødvendig for at teamet ditt skal lykkes:
   • For å sikre at samsvarstandarder blir oppfylt
   • For å maksimere produksjonskravene
   • for å sikre at prosedyren ikke påvirker miljøet negativt
   • For å sikre sikkerhet
   • For å sikre at alt går etter planen
   • For å unngå produksjonsfeil
   • Skal brukes som et opplæringsdokument
     • Å vite hva du skal legge vekt på i SOP vil gjøre det lettere å strukturere dokumentet rundt disse punktene. Det er også lettere å se hvor viktig SOP-en din er.

Del 2 av 3: Skrive SOP

1. Beskriv nødvendig materiale. Tekniske SOP-er består generelt, i tillegg til selve prosedyren, av fire elementer:
   • Tittelside. Dette inkluderer 1) tittelen på prosedyren, 2) et identifikasjonsnummer på SOP, 3) datoen for utstedelse eller endring, 4) navnet på selskapet, divisjonen eller avdelingen som SOP er knyttet til, og 5) signaturene av de som forberedte og godkjente SOP. Du kan sette opp denne siden slik du vil, så lenge den informasjonen er klar.
   • Indeks. Dette er bare nødvendig hvis SOP-en din er lang, slik at du enkelt kan slå den opp. Et enkelt standardoppsett er det du trenger her.
   • Kvalitet og kvalitetskontroll. En prosedyre er ikke bra hvis den ikke kan kontrolleres. Forsikre deg om at du har nødvendig materiale og detaljer tilgjengelig slik at leseren kan verifisere at ønsket resultat er oppnådd. Dette kan være i form av andre dokumenter, for eksempel evalueringseksempler.
   • Henvisning. Sørg for at du har en liste over alle siterte eller siterte referansebøker. Når du refererer til andre SOP-er, må du sørge for at nødvendig informasjon er inkludert i vedlegget.
     • Det kan være at organisasjonen din bruker andre protokoller enn disse. Hvis du kan referere til en allerede eksisterende SOP, slipp denne strukturen og hold deg til det som allerede er der.
2. Sørg for å følge følgende i selve prosedyren:
   • Omfang og anvendbarhet. Beskriv med andre ord formålet med prosessen, dens grenser, men også hvordan den skal brukes. Legg til standarder, forskrifter, roller og ansvar og input og output.
   • Metodikk og prosedyrer. Dette er kjøttet på beinene - liste opp alle trinnene, inkludert nødvendige detaljer og inkludert alt nødvendig utstyr. Inkluder påfølgende prosedyrer og beslutningsfaktorer.Identifiser "hva ... hvis" poengene og eventuelle brudd eller sikkerhetsproblemer.
   • Avklaring av terminologi. Identifiser forkortelser og setninger som ikke er i vanlig språkbruk.
   • Helse- og sikkerhetsadvarsler. Oppfør disse i et eget kapittel, og oppfør dem også ved siden av trinnene de forholder seg til. Ikke trivialiser disse tingene.
   • Utstyr og forsyninger. Oppgi hva som trengs og hvilke utstyrs- eller utstyrsstandarder du kan finne når og hvor.
   • Advarsler og problemer. Så problemavdelingen. Snakk om alt som kan gå galt, hva du skal se etter og hva som kan være et problem for det endelige, perfekte produktet.
     • Gi hvert emne sitt eget kapittel (vanligvis nummerert) for å forhindre at SOP blir for språklig og forvirrende og for å holde ting tilgjengelige.
     • Dette er ikke en uttømmende liste; dette er bare toppen av det prosessuelle isfjellet. Organisasjonen din kan indikere hvilke andre aspekter som krever oppmerksomhet.
3. Hold skriftene dine konsise og lette å lese. Sjansen er stor for at publikum ikke leser dem for moro skyld. Hold det kort og søtt - ellers mister du oppmerksomheten, ellers vil de finne dokumentet vanskelig å komme igjennom og vanskelig å forstå. Hold setningene dine så korte som mulig.
   • Her er en dårlig eksempel: Sørg for å fjerne alt støv fra luftinntakene før du bruker dem.
   • Her er en god eksempel ": Støvsug alt støv fra luftinntakene før bruk.
   • Generelt sett ikke snakk om "deg". Det taler for seg selv. Snakk aktivt og begynn setningene dine med imperativet.
4. Om nødvendig, intervju de ansatte som er involvert i prosessen om hvordan de utfører arbeidet. Det siste du vil er å skrive en SOP som bare ikke gir mening. Du truer teamets sikkerhet, effektivitet og tid, og du tar ikke hensyn til prosedyrer som allerede er i bruk - noe kollegene ikke vil takke deg. Still spørsmål om nødvendig! Dette må gjøres riktig!
   • Hvis ting er uklare, må du be forskjellige personer om å ta med seg alle roller og ansvar. Ett teammedlem kan ikke følge SOP, og et annet kan bare være involvert i noen av handlingene.
5. Bryt store biter av tekst i biter med diagrammer og flytdiagrammer. Hvis du har å gjøre med et eller to trinn som er spesielt vanskelige, kan du gjøre det enkelt for leserne dine med et diagram eller diagram. Det blir lettere å lese, og det gir sinnet en pause fra all innsatsen for å forstå alt. Og for deg ser det mer komplett og velskrevet ut.
   • Ikke bruk dem til å krydre eller få SOP til å se mer imponerende ut; bare gjør det hvis det er fornuftig, eller hvis du prøver å overvinne en språkbarriere.
6. Forsikre deg om at hver side har riktig koding. SOP-en din er utvilsomt en av mange SOP-er. Av den grunn bør organisasjonen ha en slags database der alt holdes basert på et bestemt indekseringssystem. SOP-en din er en del av den indekseringen og trenger derfor en eller annen form for koding for å bli hentet. Derfor må det tydelig fremgå.
   • Hver side skal ha en kort tittel eller ID-nummer, dato og sidenummer. Du trenger kanskje fotnoter; som avhenger av organisasjonens policy på dette punktet.

Del 3 av 3: Sikre suksess og presisjon

1. Test prosedyren. Hvis du ikke vil teste prosedyren, har du sannsynligvis ikke skrevet det godt nok. Be noen med "begrenset forståelse" av prosessen (eller noen representanter for den vanlige leseren) om å bruke SOP og bli ledet av den. Hvilke problemer støter de på? Hvis det er noen, må du adressere dem og gjøre de nødvendige justeringene.
   • Det er best å få SOP testet av noen få mennesker. Ulike mennesker vil støte på forskjellige ting, noe som vil gi deg mange (forhåpentligvis nyttige) svar.
   • Forsikre deg om at prosedyren blir testet av noen som aldri har gjort det. Noen med forkunnskap kommer til å stole på det for å komme videre og ikke i første omgang på arbeidet ditt, slik at det går glipp av merket.
2. Få SOP vurdert av de som faktisk utfører prosedyren. Det betyr ikke noe til slutt på ekte hva sjefene dine synes om SOP. Det handler om de der ute faktisk må samarbeide. Så før du sender den til sjefene ovenpå, viser du frukten av pennen din til de som skal gjøre eller allerede gjør jobben. Finne hva hun av det?
   • Ved å involvere dem og gjøre dem til en del av prosessen, er de mer sannsynlig å akseptere denne SOP. Og de har utvilsomt noen gode ideer!
3. Få din SOP sjekket av rådgivere og kvalitetskontrollavdelingen. Når teamet er i orden, kan du videresende det til dine rådgivere. De kan ha mindre å si om selve arbeidet, men de vil fortelle deg om oppsettet er i orden, hvis du har glemt noe, og de vil fortelle deg hvordan du kan gjøre alt offisielt og en del av systemet.
   • Bruk de offisielle rutesystemene for å få dokumentgodkjenning, slik at du kan være sikker på at prosessen for å gi godkjenning er riktig signert av. Dette skiller seg fra organisasjon til organisasjon. Du vil bare forsikre deg om at alle har sagt sitt og at alle reglene er fulgt.
   • Det må være signaturer under. De fleste selskaper har ikke lenger problemer med elektroniske signaturer.
4. Begynn å bruke SOP så snart den er godkjent. Du må kanskje først organisere opplæring for de involverte ansatte, men det kan også bety at papiret ditt blir hengt opp på toalettet. Pass på at arbeidet ditt blir brukt! Du gjorde det. På tide med litt anerkjennelse!
   • Forsikre deg om at SOP-en din er oppdatert. Hvis dette ikke lenger er tilfelle, sørg for en oppdatering umiddelbart, sørg for at oppdateringene er godkjent og dokumentert, og send SOP på nytt. Teamets sikkerhet, produktivitet og suksess avhenger av det.

Tips

• Bare bruk nederlandsk for å forklare trinnene.
• Husk å involvere interessenter hvis mulig, slik at den skriftlige prosessen er i samsvar med den faktiske prosessen.
• Sjekk om det finnes en eldre versjon av SOP. Kanskje du kan begrense deg til noen raske justeringer. Sørg for at du også dokumenterer dem ordentlig!
• Ha en dokumenthistorie med hver nye versjon.
• Bruk flytskjemaer og bilder slik at leseren kan følge prosessen riktig.
• Vær oppmerksom på klarhet. Forsikre deg om at flere tolkninger ikke er mulig. Vis prosedyren til noen som ikke er kjent med den, og spør dem hva de synes: du kan fremdeles bli møtt med overraskelser.
• Få dokumentet sjekket før du har godkjent det.