Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 3: Bruke en liste
• Metode 2 av 3: Bruke en tidsplan
• Metode 3 av 3: eliminere distraksjoner

Kanskje du er en student med en full studieplan og prøver å styre tiden din bedre, eller du er en arbeidsgiver som vil sørge for at de ansatte slutter å kaste bort tiden. Uansett hva din rolle er, vil du sannsynligvis ønske å fokusere på hvordan du lager en daglig rutine som vil sikre at du ikke kaster bort tid og får mest mulig ut av dagen du kan. Organisasjonsstrategier som lister og tidsplaner kan være nyttige, i tillegg til å ta skritt for å eliminere distraksjoner som bruker din verdifulle tid.

Å trå

Metode 1 av 3: Bruke en liste

1. Lag en liste over oppgavene dine for dagen. Start med et stykke papir og en penn. Tenk på oppgavene du vil planlegge for dagen eller forpliktelsene du har, og skriv dem alle ned. Dette kan være en liste som "dagligvarer, klesvask, rengjøring, lekser" eller "kundestatusrapporter, e-post, møte, papirarbeid."
   • Legg til så mange oppgaver du kan tenke deg på listen, fra de mindre til de større. Prøv å tenke på hver forpliktelse eller oppgave for dagen for å sikre at den kommer på prioritetslisten.
2. Organiser oppgaver fra høyeste til laveste prioritet. En måte å jobbe smartere på er å først fokusere på høyeste prioritet og deretter jobbe deg gjennom listen til punktene med lavest prioritet. Dette kalles 80/20-regelen der aktivitetene som vil gi deg størst fordel bør ta 80% av tiden din. Aktivitetene som gir deg minst, bør ta omtrent 20% av tiden din.
   • Gå gjennom listen din og gi hver oppgave et tall, fra høyeste til laveste prioritet. Deretter bør du plassere dem i rekkefølge, slik at de blir ordnet fra høyeste til laveste, gitt prioritet og hva hver oppgave gir deg.
3. Lag grupper med relaterte oppgaver. Når du har en nummerert og ordnet prioritetsliste, kan du opprette mindre grupper av oppgaver som utgjør en bestemt prosess. Lag for eksempel en gruppe oppgaver som å svare på e-post og ringe kunder som utgjør en times prosess og kaller det "kundekontakt." Du kan deretter fullføre enhver oppgave jevnt og greit innen den tildelte tidsperioden.
   • Prøv å gjøre dette for alle oppgavene dine, slik at du ikke trenger å bytte mellom forskjellige prosesser eller kaste bort tiden din på å finne ut hvilken oppgave du skal fullføre neste. Gruppering av relaterte oppgaver vil hjelpe deg med å forbedre tidsstyringen og redusere stresset ditt når du jobber gjennom prioriteringslisten.
4. Gi deg selv mindre tid til hver oppgave. I følge Parkinsons lov vil det å redusere tiden det tar for deg å gjøre den oppgaven, ha mindre tid til å fullføre en oppgave. I stedet for å overordne tiden, må du begrense tiden du frigjør for hver oppgave, slik at du blir tvunget til å fullføre oppgaven raskere. Du kan begynne å gjøre dette nøye, gradvis ta mindre tid for hver oppgave, til du når det ideelle punktet der du ikke føler at du trenger å skynde deg, men heller ikke har tid til å somle eller kaste bort.
   • Over tid vil du ha utviklet en god følelse av tidsstyring, spesielt hvis du blir tvunget til å bruke mer enn en begrenset tid på hver oppgave. Dette er nyttig hvis du pleier å holde deg til den samme rutinen, eller hvis du har å gjøre med en lignende liste over oppgaver hver dag.
5. Beløn ​​deg selv når listen er komplett. Når du har krysset av for alle oppgavene på listen din, vanligvis på slutten av arbeidsdagen, bør du gi deg selv en liten belønning. Dette kan være en fin middag, et glass vin eller tid for moro og avslapning. Å belønne deg selv vil sikre at du har motivasjonen til å fullføre alle oppgavene dine hver dag.
   • Du kan også bestemme hva belønningen din vil være før du starter dagen, slik at du kan bruke belønningen som motivasjon for å fullføre oppgavene dine. Si for eksempel at du må studere for en test og har planer om å gå ut på middag med venner. Bruk deretter planene for den middagen som en grunn til å fortsette å studere og fullføre denne oppgaven i dag, slik at du ikke går glipp av middagen.

Metode 2 av 3: Bruke en tidsplan

1. Lag en tidsplan for hver time på dagen. Skriv dette på et papir eller bruk en kalender på datamaskinen din til å lage bokser for hver time på arbeidsdagen din, eller timene på dagen du er våken. Dette kan være fra ni til fem eller fra ti til syv. Selv om du ikke trenger å fylle ut hver tidsperiode nøyaktig til minuttet, kan det være nyttig å sørge for at hver time på dagen er inkludert i timeplanen din.
   • Start med å fylle hver time på dagen med den nødvendige oppgaven for den dagen. Du kan starte med de viktigste oppgavene og deretter fortsette å jobbe til du kommer til de minst viktige oppgavene. Hvis du anser deg selv som en morgenperson, kan du bestemme deg for å planlegge de vanskeligere oppgavene tidligere på dagen, men hvis du vet at du vanligvis bare kommer i gang etter lunsj, kan du bestemme deg for å gjøre de mer kompliserte oppgavene litt senere på dagen . dag. Prøv å tilpasse timeplanen din til dine egne behov og arbeidsvaner. På den måten vil sjansene for å lykkes med timeplanen være høyere hvis du begynner å bruke den.
   • Du kan lage en mal for timeplanen din på en tavle eller en kalender (på mobilenheten din) slik at du kan oppdatere den hver dag, avhengig av tidsplanen din for den dagen.
2. Gi deg selv en pause på 10 minutter hver til to timer. Det kan være vanskelig å fokusere på en oppgave eller gruppe med oppgaver i mer enn 1-2 timer. Sørg for å ta en 10-minutters pause hver time eller annenhver time, slik at du ikke føler deg overarbeidet eller overarbeidet. I løpet av denne minipausen bør du stå opp og gå rundt på kontoret eller snakke med en kollega i kafeteriaen. Du kan ta en kopp kaffe eller ta en kort spasertur utenfor. Prøv å gjøre pausene ikke lenger enn 10 minutter eller mindre slik at timeplanen din ikke blir opprørt.
   • Du kan også puste ti dype pust hver time for å rydde tankene og ta en pause. Dette kan hjelpe deg med å få et annet perspektiv på oppgaven du gjør eller vil gjøre, og holde deg fokusert på deg selv en stund, til tross for den travle arbeidsdagen.
3. Prøv å fullføre hver oppgave riktig første gang. Det er bedre å ta deg god tid og få hver oppgave gjort riktig med en gang enn å skynde deg gjennom kalenderen og hoppe over et blikk på hver oppgave. Å gå gjennom e-postene dine raskt kan føre til vedvarende utveksling av e-post, spesielt hvis du sender kryptiske eller forvirrende e-poster til kunder. Gå på bremsene og ta deg tid til å skrive klare e-poster, eller å lese notatene dine fra skolen. Å få en oppgave riktig første gang kan spare deg for mye bortkastet tid i det lange løp.
4. Be en venn eller kollega om å holde deg fokusert nå og da. Noen ganger trenger vi støtte fra andre for å holde fokus på oppgavene som må gjøres. Be en nær venn, foreldre, søsken eller kollega om å sjekke timeplanen din fra tid til annen.
   • De kan da gi deg en kopp kaffe eller si noe hyggelig, slik at du kan ta deg et øyeblikk til å smile eller le og deretter komme tilbake til dine daglige oppgaver. Mens du kan være opptatt, kan bare sosialt samvær med en venn forbedre humøret ditt og føre til bedre tidsstyring.

Metode 3 av 3: eliminere distraksjoner

1. Unngå å sjekke e-postene dine på en tilfeldig måte. Hvis du tilfeldig sjekker e-posten din, kan det opprette et "start-stopp-start" -mønster i arbeidsdagen din og føre til bortkastet tid. Unngå å stadig åpne e-postprogrammet ditt hele dagen, spesielt hvis du skal fokusere på en helt annen oppgave. Planlegg tre ganger i løpet av dagen for å sjekke e-posten din: tidlig morgen, etter lunsj og midt på ettermiddagen. Dette sikrer at du ikke blir distrahert av en kontinuerlig strøm av e-post hele dagen, og at du har satt av tid til å bruke på håndtering av e-post.
   • Det samme prinsippet kan brukes på andre former for kommunikasjon, for eksempel din telefonsvarer, tekstmeldinger eller telefonsamtaler. Ikke prøv å være tilgjengelig hele tiden med mindre du forventer en viktig melding eller telefonsamtale. Dette begrenser eventuelle forstyrrelser i arbeidsflyten og hjelper deg med å holde deg til timeplanen din.
2. Slå av telefonen og internettforbindelsen. Hvis det er mulig, velger du minst en time på arbeidsdagen som telefonen og internettforbindelsen er av. På denne måten kan du konsentrere deg fullt ut om arbeidet ditt der det er nødvendig, uten distrahering fra telefon eller internett.
   • Å spare deg for denne distraksjonen kan også hjelpe deg med å skrive en avhandling eller en omfattende rapport. Ved å dempe telefonen, sørger du for at du ikke har noen unnskyldning for å sjekke telefonen hvert femte minutt eller bli sugd inn i å bla gjennom sosiale medier.
3. La andre rundt deg vite at du ikke vil bli forstyrret. Prøv å ikke oppmuntre andre til å distrahere deg eller være en distraksjon for andre ved å fortelle alle rundt deg at du jobber.Dette kan bety at du lukker døren eller setter opp et skilt som sier at du ikke vil bli forstyrret. Du kan også sende en e-post rundt på kontoret for å minne alle på at bestemte tider er stille kontortid.
4. Prøv å ikke bli distrahert fra rutinen. Når du har laget en liste over oppgaver (eller arbeidsplan), inkludert sikkerhetsregler for å unngå å bli distrahert, kan du trekke på viljestyrke og konsentrasjon for å holde deg til rutinen. De fleste vet forskjellen mellom brukt tid og bortkastet tid, så vær forsiktig så du ikke faller i en tidssvinnende felle. Bruk timeplanen din som en støtte, og på slutten av dagen vil du nyte følelsen av prestasjon og brukt tid.