Forfatter:
Monica Porter
Opprettelsesdato:
13 Mars 2021
Oppdater Dato:
1 Juli 2024
Innhold
Forretningsrapportering er et av de mest effektive måtene å kommunisere forretningsdriften i dag. Til tross for sine brede mål, blir de vanligvis brukt når en bedrift eller person trenger å ta viktige beslutninger. For å skrive effektive forretningsrapporter må du først forstå hva de er og hvordan de kan brukes.
Fremgangsmåte
Del 1 av 2: Bestem hvilken type rapport du skal skrive
Presentere ideer. Dette er typen forklarende rapporter / forslag. Disse rapportene kan brukes til å komme med anbefalinger til nøkkelledelsen eller beslutningstakere i et selskap, vanligvis sammensatt av to deler: sammendrag og innhold. Sammendrag fremhever ditt forslag. Innholdsseksjonen (kropp) analyserer ytterligere fordeler, kostnader, risiko osv. komme med det.
- La oss si at du vil tilby en 3D-skriver for avdelingen din. For å overtale lederen din til å godkjenne kjøpet av denne enheten, må du skrive en forklarings- / anbefalingsrapport for å formelt begjære ledelsen.
Beskriv risikoen forbundet med en bestemt mulighet.Undersøkelsesrapport bidrar til å bestemme graden av risiko forbundet med et bestemt handlingsforløp. Denne typen rapporter er svært nyttig for å hjelpe et selskap med å forutsi mulige konsekvenser. Den inkluderer en introduksjon, etterforskningsinnhold og konklusjoner. Innledningen fremhever det aktuelle spørsmålet. Undersøkelsesinnhold brukes til å diskutere fakta og resultater av undersøkelsen. Konklusjonen brukes til å oppsummere problemet.- Anta at farmasøytisk selskap X vil jobbe med farmasøytisk selskap Y, men det er noen bekymringer. Bedrift X ønsker ikke å samarbeide med et selskap med nåværende eller tidligere økonomiske problemer. Dette selskapet vil gjennomføre en etterforskning og bruke granskningsrapporten til å diskutere grundig den økonomiske informasjonen til selskapet Y og dets direktører.
Presenterer informasjon om etterlevelse av et bestemt reguleringsorgan. Dette er samsvarsrapport, brukes til å hjelpe et selskap med å demonstrere sitt ansvar. Det demonstrerer overholdelse av lover / forskrifter og rimelige bedriftsutgifter foran styrende organer (by, provins, myndighet, etc.). Denne rapporten inkluderer innledningen, innholdet i rapporten og konklusjonen. Innledningen inneholder vanligvis en oversikt over hovedinnholdet i rapporten. Innholdsseksjonen representerer data, hendelser osv. Utøvende byråer trenger å vite. Konklusjoner brukes til å oppsummere.- For eksempel må Nestle vise styret at de følger vertslandets retningslinjer og lovretningslinjer gjennom årene. Som et resultat har de brukt sine årlige samsvarsrapporter for å være gjennomsiktige om sine aktiviteter for året.
Presentasjon av gjennomførbarheten av den foreslåtte ideen eller prosjektet. Utforskningsrapporter som brukes til å avgjøre om en idé er praktisk eller ikke, kalles mulig rapport. Denne rapporten skal være strukturert i to deler: sammendraget og innholdet i rapporten. Innholdet viser fordelene, mulige problemer, kostnader involvert, og så videre. av den foreslåtte ideen. Et selskap kan bruke en mulighetsrapport for å utforske spørsmål som ligner på følgende:- Kan dette prosjektet fullføres innenfor budsjettet?
- Vil dette prosjektet være lønnsomt?
- Kan dette prosjektet fullføres innen den tildelte tidsrammen?
Presentasjon av undersøkende forskningsresultater.Undersøkende forskningsrapport presentere forskning på et problem eller et problem. Det er vanligvis en grundig titt på et bestemt emne, og bør inneholde seksjoner: sammendrag, introduksjon, forskningsmetodikk, oppnådde resultater, konklusjoner og anbefalinger. Relevant forskning bør også inkluderes i denne rapporten.- For eksempel kan et selskap utføre en bedriftsomfattende undersøkelse av om det skal forbys røyking i ansattes lobby. Operatøren vil utarbeide en undersøkende forskningsrapport.
Hjelp bedriften din med å forbedre sin policy, produkt eller forretningsprosess gjennom kontinuerlig overvåking. Formulert med faste intervaller, for eksempel uker, måneder, kvartaler osv., Periodiske rapporter ytelse, resultat eller andre kriterier kan gjennomgås i detalj over en gitt tidsperiode.- For eksempel vil en farmasøytisk salgsrepresentant hver måned sannsynligvis lage en tabell som oppsummerer antall salgssamtaler.
Rapporter om en bestemt situasjon. I motsetning til faste tidsperioder er det behov for spesifikke situasjoner rapportere situasjonen. Situasjonen her kan være så enkel som informasjon innhentet fra et seminar eller så komplisert som å rapportere om et svar på en naturkatastrofe. Denne rapporten inneholder seksjoner: introduksjon, innhold og konklusjoner. Bruk introduksjonen til å identifisere hendelsen og gå gjennom hva som vil bli dekket i innholdet i rapporten. Konklusjonen brukes til å angi forpliktelsen eller handlingen som er nødvendig i denne situasjonen.- For eksempel, etter en stor storm, vil styrende organ trenge en situasjonsrapport.
Presentere løsningen på problemet eller situasjonen.Sammenligningsrapport Vurder flere mulige løsninger på en gitt situasjon. Basert på resultatene vil forfatteren foreslå et bestemt handlingsforløp. Den består vanligvis av tre deler: introduksjon, innhold og konklusjon. Innledningen skisserer formålet med rapporten. Midtseksjonen beskriver situasjonen eller problemet og mulige løsninger / alternativer. Konklusjonen avslører den beste løsningen eller alternativet.
- Tenk på bilprodusenten ABC ønsker å åpne en fabrikk i Asia. Basert på hva selskapet trenger, kan rapporten begrense utvalget til tre land. Deretter vil den konkludere hvilken som er den beste fabrikken i de tre landene.
Del 2 av 2: Skrive forretningsrapport
Definer rapportmål og format. Spør deg selv hva du vil oppnå gjennom rapporten. Basert på ønsket mål, velg riktig rapporttype fra listen ovenfor.
- Uansett hva svaret er, må du sørge for kortfattede mål. Hvis målet ikke er klart, vil rapporten bare forvirre leserne og muligens kompromittere dens troverdighet.
- For eksempel hvis du ønsker å få et større annonseringsbudsjett for avdelingen din. Rapporten skal deretter fokusere på ditt nåværende budsjett og hvordan du effektivt kan bruke det større budsjettet.
Identifiser publikum. Lesere kan inkludere utenforstående (personer som ikke jobber i bedriften din) eller internt. Tenk på deres eksisterende kunnskap eller kjennskap til målområdet, og tenk på hvordan de vil bruke informasjonen som presenteres i rapporten.
- Husk at uansett hvem publikum er, er det ingen mer overbevisende konklusjon enn hvor mye penger du kan bringe til firmaet eller kundene dine.
- La oss si at du vil kjøre et jobbdelingsprogram i avdelingen din og definere at publikum her er personalsjef, administrerende direktør og daglig leder. Tenk på deres eksisterende interesse for dette programmet. Svaret vil forme tonen i rapporten. Hvis selskapet aldri har vurdert et slikt program, vil denne rapporten være både strategisk og informativ. I motsatt tilfelle skal rapporten være mindre informativ og mer overbevisende.
Bestem hva du skal lære. Den vanskeligste delen er ikke skriftlig, men å trekke konklusjonen og samle de nødvendige dataene for å støtte den. Det krever mange ferdigheter, inkludert datainnsamling og markedsanalyse. Hva trenger du og deretter ledelsen å vite for å ta en informert beslutning om temaet som gis?
Få de riktige dataene for rapporten. Det er viktig at dataene dine er godt undersøkt. Ellers kan rapporten mangle troverdighet. Selve datainnsamlingen avhenger av typen rapport du skriver. Forsikre deg om at de valgte dataparametrene er konsise og samsvarer med poenget med rapporten.
- Data kan være innsideinformasjon - noe som betyr at du raskt kan samle den inn. For eksempel kan du få salgstall fra salgsavdelingen med bare en samtale. Med andre ord kan du få dataene og få dem raskt inn i rapporten.
- Eksterne data kan også lagres internt. Hvis visse avdelinger har samlet inn kundeanalysedata, kan du spørre dem. Du trenger ikke å gjøre den etterforskningen selv. Selv om det er inkonsekvent i forskjellige forretningstyper, trenger forretningsreporteren ofte ikke å foreta en direkte etterforskning.
- La oss si at du skriver en forklaring / forslagrapport. Du må deretter undersøke alle fordelene som kommer fra forslagene dine, og inkludere disse studiene i rapporten.
Organiser og skriv rapporter. Hvordan du velger et oppsett og skriver en rapport, avhenger av målene dine. For eksempel vil utformingen av samsvarsrapporten avvike fra utformingen av mulighetsrapporten. Når du har en ide om hvordan rapporten skal organiseres, kan du starte med innholdet ditt.
- Del opp relaterte data i separate deler. Forretningsrapporter kan ikke ødelegges med masse data og informasjon. Organisering av data i separate brikker er nøkkelen til en vellykket forretningsrapport. For eksempel kan du skille salgsdata fra kundeanalysedata og angi separate overskrifter for dem.
- Ordne rapporten med relevante overskrifter, som raskt kan dukke opp som en uavhengig studie, men som samtidig støtter den grunnleggende hensikten med rapporten.
- Siden noen seksjoner kan avhenge av analysen eller andres innspill, er det ofte mulig å jobbe med hver del separat mens du venter på resultatene av analysen.
Trekk konklusjoner med konkrete forslag. Konklusjonen skal være klar og bør være et rimelig resultat av en nøye undersøkelse av dataene som presenteres i rapporten. Hvis det er hensiktsmessig, foreslå tydelig den beste handlingen basert på disse konklusjonene.
- Hvert mål skal inneholde spesifikke og målbare handlinger. Skriv ned eventuelle endringer i stillingsbeskrivelsen, tidsplanen eller utgiften som er nødvendig for å fullføre den nye planen. Hvert krav skal presentere direkte nye tilnærminger - de som vil bidra til å nå målet / løsningen skissert i rapporten.
Skriv et prosjektoppsummering. Prosjektsammendraget skal være den første siden i rapporten, men bør også være det siste du skriver. Dette sammendraget presenterer forskningsresultatene og konklusjonene, samt en veldig kort oversikt over hva som vil bli presentert hvis leseren velger å fortsette å lese hele rapporten. Det er som en filmtrailer eller en abstraksjon av en vitenskapelig artikkel.
- Sammendraget er nevnt ovenfor fordi det er nesten det eneste et travelt styremedlem vil lese. Presentér alt viktig for sjefen din her, maksimalt 200-300 ord. Resten kan bli sett nærmere på hvis de vil vite mer.
Bruk infografikk for dataene som skal brukes om nødvendig. I noen tilfeller kan det være nyttig å presentere kvantitative data gjennom et diagram eller en graf. Bruk farger i presentasjonen, da de vil tiltrekke mer oppmerksomhet og hjelpe til med å skille informasjon. Når det er mulig, bruk punkttegn, bruk tall eller rammedata for å gjøre dem lettere å lese. På denne måten vil du skille dataene fra resten av rapporten og vise hva det betyr.
- Samlet sett er visuelle effekter en stor faktor, noe som gjør forretningsrapportering mer interessant ettersom teksten og figurene i seg selv kan være relativt stive. Men ikke gå for langt, bruk bare når det er hensiktsmessig og nødvendig.
- En side som er full av tekst og som ikke inneholder noen tabeller eller figurer, kan være slitsom. Vennligst ramm innholdet der. Informasjonsboksen kan også effektivt oppsummere presentasjonen.
Sitere kilder etter behov. Avhengig av hvilken type forskning som blir utført, kan det hende du må forklare informasjonskilden din. Formålet med dokumentsiden eller referansekilden i forretningsrapporten er å gi en kilde til informasjon slik at andre kan lære mer eller finne data om ønskelig.
- Bruk riktig format for rapportering av sitater, avhengig av bransje.
Les det igjen to ganger. Stavefeil eller grammatiske feil kan føre til at leserne føler at du ikke legger ned nok innsats i rapporten og stiller spørsmålstegn ved påliteligheten av forskningsresultatene. I tillegg må du presentere informasjon på en klar, kortfattet måte.
- For eksempel, ikke overdriv fancy ord eller bruk veldig lange setninger.
- Unngå å bruke slang.
- Hvis både rapporten og leseren er nært knyttet til en bestemt bransje, kan du bruke teknisk sjargong eller terminologi. Men vær forsiktig, ikke overdriv dem.
- Generelt er forretningsrapporter skrevet i passiv form og er et av få tilfeller der det mer passive er bedre.
- Du kan ofte savne feil når du leser om arbeidet ditt ved å føle deg kjent fra det øyeblikket du skriver. Vurder å ha noen andre i rommet som også vil rapportere suksess, les den over. Vær åpen for tilbakemeldingen. Det er bedre når feilen blir påpekt av kolleger i stedet for overordnede. Gjennomgå hver kommentar og skriv om rapporten.
Lag en innholdsfortegnelse. Formater forretningsrapporter så formelle som mulig, og opprett en innholdsfortegnelse for enkel oppfølging og rask lesing. Inkluder alle de viktige delene, spesielt styresammendraget og konklusjonen.
Lag forsiden av forretningsrapporten. Den beste måten å fullføre en god, grundig undersøkelsesrapport er å dekke den på riktig måte. Du kan bruke perm, mansjetter eller godt papir. Poenget her er at forretningsrapporten skal være iøynefallende, lett å se, nok til å vekke lesernes interesse.
- Dette gjelder også alle tabeller og grafer som er inkludert i rapporten.
