Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 4: Juster kommunikasjonsstilen din
• Metode 2 av 4: Håndtering av ansatte og kolleger
• Metode 3 av 4: Å håndtere følelsesladede situasjoner
• Metode 4 av 4: Kommuniser med store grupper

For å lære å kommunisere effektivt, må du tilpasse tingene du sier og skriver til forskjellige sammenhenger. Dette betyr at du må tilpasse kommunikasjonsstilen din til publikum. På arbeidsplassen betyr dette å gjøre ditt aller beste for å være tydelig, respektfull og profesjonell. Når du arbeider med en følelsesladet situasjon, må du fokusere på å validere den andres følelser, i stedet for å sette inn din egen mening. Når du kommuniserer med en stor gruppe mennesker eller holder en presentasjon, kan du tilpasse deg ved å holde deg til en klar struktur, vektlegge viktige punkter og samhandle med publikum for å beholde sin energi og oppmerksomhet.

Å trå

Metode 1 av 4: Juster kommunikasjonsstilen din

1. Tilpass ordforrådet ditt til publikum. Det er viktig å kunne snakke i forskjellige registre, hvorav noen er formelle og andre uformelle. I arbeidet ditt eller i ditt yrkesliv er det sannsynligvis viktig at du ser godt utdannet, informert og polert. Imidlertid kan det være mer sannsynlig at vennene dine forventer å se en mer uformell side av personligheten din. Ved å tilpasse ordforrådet ditt til situasjonen, kan du bedre få kontakt med andre mennesker.
   • Sørg for å bruke ord som andre forstår.
   • For eksempel kan slang og slang være passende for å snakke med venner, men kan komme i veien for karrieren din hvis du bruker dem på arbeidsplassen. Likeledes kan store ord og profesjonelt språk på jobben få deg til å fremstå som mer intelligente, men kan være irriterende og fremmedgjørende hvis du bruker et slikt språk blant venner.
2. Speil språk og bevegelser til personen du snakker til. Å speile den andres holdning kan få dem til å føle seg komfortable. Det gjør deg også mer overbevisende. Du kan kopiere bevegelser, holdning og / eller ordvalg.
   • Etterlign bare noen få av deres bevegelser og ordvalg. Å gjøre dette for mye kan begynne å irritere dem.
   • Speil bare noen når det blir sett på som hensiktsmessig. Hvis du for eksempel er en mann som snakker med en kvinne som holder en veske, er det ikke lurt å holde armen ved siden av deg som om du også hadde en veske.
3. Varier tonen din i henhold til situasjonen. Toon kan fortelle den andre personen mye om situasjonen. Du kan bruke en seriøs tone når du diskuterer forretninger på arbeidsplassen, en oppmuntrende tone når du vurderer en ansatt, eller en uformell tone når du henger med venner.
   • Når du justerer tonen, må du sørge for at den ikke-verbale og verbale kommunikasjonen samsvarer, noe som viser oppriktighet. For eksempel vil en fast, seriøs tone bli undergravd hvis du ler og er slank. En seriøs tone passer til et rett ansikt og lette bevegelser, mens en oppmuntrende tone vil passe bra med nikk og noen flere bevegelser.

Metode 2 av 4: Håndtering av ansatte og kolleger

1. Planlegg møter ansikt til ansikt for nye eller kompliserte emner. Velg personlig kontakt, selv om du føler at du kan ta opp emnet i en e-post eller et nyhetsbrev. På denne måten gir du folk muligheten til å stille spørsmål og muligheten til å gi en avklaring der det er nødvendig.
   • For eksempel kan du tro at du kan forklare nye regler for ansattes brudd på e-post eller ved å henge reglene i kantinen.
   • Men hvis du holder et møte med de ansatte, kan du være sikker på at alle forstår reglene og kan stilles til ansvar.
2. Diskuter saker privat med underordnede. Hold aldri en kollega til ansvar foran andre ansatte, da dette kan forårsake harme. E-post kan feiltolkes, så det er bedre å ikke ønske å ta tak i ansattes problemer på denne måten også. I stedet planlegg et privat møte for å snakke.
   • Bruk ord som den andre kan forstå.
   • Åpne samtalen med noe som "Frank, jeg ville snakke med deg om noen av de tingene jeg har lagt merke til i arbeidet ditt i det siste, og hvordan vi kan gjøre noe med det." Dette skaper en sterk, men fremtidsrettet tone, i stedet for en altfor kritisk tone.
   • Skriv deretter et sammendrag av hvert møte og send det til alle involverte. Dette gjør kommunikasjonen enda tydeligere.
3. Bruk sosiale medier profesjonelt. Ikke send ut personlige klager eller konfidensiell informasjon om arbeid via sosiale medier. Kort fortalt, hold virksomheten profesjonell. Hvis du vanligvis bare bruker sosiale medier for å få kontakt med venner, kan dette bety å endre både tonen og innholdet i innleggene dine.
   • Hold innleggene dine på sosiale medier positive og konsise: "Hei Groningen, kom til Totaalsport i dag for 20% rabatt på alt utstyr!"
   • Når du kommuniserer med kolleger, ansatte eller kunder via sosiale medier, må du holde deg borte fra personlige angrep, utlufting, klager og upassende bilder.
   • Vet at alt du legger ut på nettet kan sees av hvem som helst.
   • Mange liker å ha en egen sosial mediekonto - en for personlig bruk og en for forretningsbruk.
4. Lurer på hva du vil formidle hvis du ikke kommuniserer personlig. Les en e-post eller tekst før du trykker på "send". Hvis du trenger å snakke eller bruke telefonen med noen, kan du lage noen notater om hva du vil si før du starter samtalen. Kommunikasjon gjennom tekst kan være vanskelig å tolke fordi du ikke har kontekstuelle signaler som tone og ansiktsuttrykk. Forsikre deg om at du er helt klar:
   • Hvis du skriver på arbeidsplassen, setter du hovedpoenget i e-posten din i emnelinjen, eller hvis den står i en tekstmelding, øverst. Mottakeren vil sette pris på at du sparer tid ved å være direkte.
   • Bruk emnelinjen på e-post nøye. Unngå vage eller åpenbare emner, for eksempel "Jobbvarsel". Bruk i stedet spesifikke titler som "Møte med Berend Wijmans 16. november!"
   • Når du er i telefon, bruk tydelige verbale signaler som "Så, Natasha, grunnen til at jeg ringer er å snakke om det synkende salget" og "André, jeg vil forsikre meg om at jeg forstår det. Kan du gjenta slagordet igjen?
5. Sett av tid til små samtaler hvis du er introvert. Gjør ditt beste for å snakke uformelt også, slik at når de snakker med deg, føler folk seg komfortable og komfortable uansett kontekst. Selv om du er en introvert og snakker ikke kommer naturlig, er det enkelt å finne måter å ha nøytrale samtaler med mennesker på.
   • Hold deg til nøytrale, ikke-kontroversielle emner. For eksempel kan du snakke om populære TV-programmer, mat eller noe du alltid kan bruke: været.
     • Prøv for eksempel noe som "Hei, hva syntes du om den siste episoden av Game of Thrones?
   • Hvis du er i en leder- eller lederstilling, vil samtaler eller hverdagssaker få dine ansatte til å føle at du kommer opp på nivået deres og at du er tilnærmet. Å snakke om ting til en leder eller sjef bidrar til å skape et bånd, noe som gjør det lettere å snakke om mer komplekse eller alvorlige forhold senere.

Metode 3 av 4: Å håndtere følelsesladede situasjoner

1. Bruk "jeg" i stedet for "deg" -uttalelser. Gjenta tingene du vil si, slik at du formidler hvordan du føler eller tenker, i stedet for å fokusere på det noen andre har gjort. Dette vil gjøre den andre personen mindre sannsynlig å føle seg angrepet. For eksempel:
   • På jobben kan du si noe sånt som: "Jeg husker at jeg lærte dette som en ny ansatt," i stedet for "Du forstår ikke hvordan dette fungerer."
   • På samme måte er det bedre å ikke fortelle en venn noe som: "Du blir for lett opprørt. I stedet si noe som: "Jeg føler at dette er noe du virkelig bryr deg om."
2. Se etter et bånd med den som er opprørt. Selv når noen opprører deg, eller når du prøver å megle mellom to parter, bør du gjøre alt du kan for å finne felles grunnlag i emosjonelle situasjoner. Når situasjonen er følelsesladet, kan smiing av obligasjoner forhindre at folk føler seg angrepet. Dette kan også forhindre at noen er i defensiven.
   • Legg vekt på partnerskap i måten du uttrykker ting på.Bruk for eksempel setninger som "Vi kan gjøre det" eller "Vi er i dette sammen".
3. Vis empati for den andre personen, snarere enn kritikk. Noen ganger når folk er opprørte må de snakke og de trenger noen som bare lytter. Vis at du tar bekymringene deres på alvor og er villig til å prøve å forstå hva som skjer. Dette betyr å justere måten du kommuniserer for å fokusere mer på å svare på det den andre personen sier.
   • Si noe sånt som "Jeg forstår helt hvorfor du er opprørt" eller "Du hadde rett, det ville være irriterende for noen."
   • Unngå kommentarer som "Du trenger ikke å være veldig opprørt over dette" eller "Jeg forstår ikke hvorfor dette plager deg," selv om du føler det slik.
4. Gjør ditt beste for å vise respekt. Å desarme en følelsesladet situasjon krever å anerkjenne andre menneskers innspill og verdi, slik at de ikke føler seg maktesløse eller ukjente. Gjør det klart hva den andre har gjort bra, eller hvilke rettigheter og krefter den andre har, for eksempel:
   • Du har virkelig jobbet hardt med dette, ikke sant?
   • Jeg tror du takler dette med mye tålmodighet.

Metode 4 av 4: Kommuniser med store grupper

1. Tilpass presentasjonen din til publikum. Det er viktig å kjenne publikum, slik at du kan skreddersy budskapet ditt til publikum. Du må vite hvem som er blant publikum, forstå bakgrunnen deres noe, og hvorfor de deltar på presentasjonen din. Jo mer informasjon du har, jo bedre kan du designe presentasjonen.
   • For eksempel, hvis du holder en presentasjon for en gruppe ledere over deg i bedriftshierarkiet, bør språket ditt være profesjonelt og polert, og se bort fra vitser eller sjargong. Du kan imidlertid bruke vitser, sjargong og vanlig språk når du snakker med en gruppe underordnede, da dette kan bidra til å lette spenningen i rommet.
   • Vær oppmerksom på bakgrunnen til publikum for å være sikker på at du ikke bruker språk eller eksempler som er støtende.
2. Kartlegg hva du vil si. For å kommunisere tydelig med en stor gruppe trenger du en plan for hva du vil si, i motsetning til å snakke uformelt med noen få mennesker. Ellers risikerer du å miste oppmerksomheten til publikum. Planlegg følgende:
   • Hovedpoengene du vil legge vekt på. For eksempel, hvis du introduserer selskapets nye salgsstrategi i tre poeng, planlegger du å snakke litt høyere når du først nevner hvert punkt.
   • Øyeblikk når du kanskje vil redusere farten (for eksempel å introdusere ny eller komplisert informasjon).
   • Naturlige steder i presentasjonen når du kan stoppe, for eksempel etter å ha introdusert hvert punkt i en trepunkts salgsstrategi. Dette gir deltakerne tid til å la informasjonen synke inn.
3. Angi hovedpoengene i presentasjonen. Bruk nøkkelfraser for å skissere hovedpunktene i samtalen din. Det kan være vanskelig å følge muntlige presentasjoner, men disse "skiltene" hjelper publikum å følge med på teksten. Gode ​​setninger for understreking er:
   • "Fortsett ..." (for å introdusere et nytt punkt).
   • "Som jeg sa før ..." (for å minne publikum om hovedpoenget ditt).
   • "For å pakke inn ting ..." (for å fortelle dem at slutten av teksten din nærmer seg).
   • Fortell folk når du skal svare på spørsmål. Du kan si, "Lagre spørsmålene dine til etter presentasjonen, så vil jeg svare på dem.
4. Lag visuelle hjelpemidler for å understreke de viktigste punktene. Sett sammen en enkel lysbildefremvisning. Bruk lysbildefremvisningen som en måte å understreke viktige punkter, ikke forklare dem i detalj. Ellers vil publikum se lysbildene i stedet for å ta hensyn til det du sier.
   • Bruk bare en liten mengde tekst eller bilder per lysbilde. Hvis du for eksempel skisserer tre mål for organisasjonen din for det kommende året, kan du lage et lysbilde som sier "Mål 1: Øk medlemskapet med 10%."
   • Det er nok informasjon for å minne publikum om poenget du vil komme med, men ikke så mye at det reduserer deres oppmerksomhet.
5. Samhandle med publikum. Ta med pauser i presentasjonen din, still spørsmål og oppfordre folk til å stille spørsmål hvis de trenger avklaring om noen av presentasjonene. Du kan også henvende deg direkte til folk i publikum, enten ved navn eller ved å se dem i øynene. Dette bidrar til å gjøre presentasjonen mer engasjerende, engasjere publikum og øke mengden informasjon de kan få fra samtalen din.