Innhold

• Å trå
• Del 1 av 3: Identifisere deg selv
• Del 2 av 3: Si din mening
• Del 3 av 3: Pakk opp
• Tips
• Advarsler

Hvis du ofte må ringe kunder for jobben din, er det stor sjanse for at du ofte må legge igjen en telefonsvarer. Men hva skal du si etter pipet? Det kan være nervepirrende å huske all relevant informasjon å kommunisere, noe som kan forhindre at viktige detaljer blir sagt. Ved å bruke et talepostsystem trenger du aldri å spille inn forvirrede og improviserte talepostmeldinger igjen. Ved raskt å gå gjennom en sjekkliste i hodet ditt, kan du sikre at du har gitt all nødvendig informasjon og at du har større sjanse for å bli ringt tilbake.

Å trå

Del 1 av 3: Identifisere deg selv

1. Bruk riktig intonasjon. Når innspillingen av meldingen begynner, bør du snakke tydelig og forståelig. Ikke prøv å mumle eller snakke for fort. Gjør ditt beste for å høres interessert og munter ut slik at du får lytterens oppmerksomhet. Selv om mottakeren ikke kan se deg, blir din generelle intonasjon hentet av telefonen, så sørg for at du sender den rette.
   • Formuler alt du sier. Dårlig mottakelse kan forvride stemmen din og føre til at du faller ut. Selv en normal talende stemme kan høres ut som et murring gjennom telefonen.
   • Stemmen din skal stemme overens med typen du ringer. For eksempel er det greit å høres munter ut når du legger igjen en telefonsvarer for å gratulere nevøen din for å ha fullført videregående. Men hvis du ønsker å uttrykke din medfølelse med en sørgende venn, må du sørge for at stemmen din er høytidelig og respektfull.
2. Vennligst ta med navnet ditt. Det første du må gjøre er å oppgi navnet ditt. På denne måten vil personen du ringer umiddelbart vite hvem han eller hun har å gjøre med. En enkel "dette er (navnet ditt)" er tilstrekkelig i de fleste situasjoner. Hvis du ikke har møtt noen ennå, kan du velge "Mitt navn er (ditt fulle navn)". Venner og slektninger vil kjenne deg igjen uten å måtte identifisere deg. Hvis det er et forretningssamtale, har den andre personen umiddelbart et navn å knytte til stemmen og meldingen, og muligens muliggjøre en mer personlig form for kommunikasjon.
   • Dette trinnet virker opplagt, men det blir ofte glemt av innringere.
   • Hvis du har en spesifikk stillingstittel eller en beskrivelse av deg selv som kan være nyttig for mottakeren for oppfølgingen, må du ta den med etter navnet ditt. For eksempel, "Mitt navn er Dr. Versluis, radiolog ved Universitetssykehuset i Amsterdam "eller" Dette er Ariane Janssens, Chloes mor som er i klasse med datteren din ".
3. Legg igjen telefonnummeret ditt. Ta med telefonnummeret ditt umiddelbart etter at du har oppført navnet ditt. De fleste innringere venter til slutten av telefonsvareren med å oppgi kontaktinformasjonen, men hvis mottakeren ikke kan skrive den ned riktig første gang, er de forpliktet til å lytte til hele meldingen igjen. Husk å snakke sakte og formulere alt når du kommuniserer telefonnummeret ditt slik at det er forståelig.
   • En enkel måte å ta med telefonnummeret ditt i begynnelsen av en melding er å si noe som "Dette er (navnet ditt), nummeret mitt er (telefonnummeret ditt)" eller "Mitt navn er (navn) og jeg vil ringe (nummer ) '.
   • Til tross for at anrops-ID-funksjonene er allestedsnærværende, anbefales det alltid å legge igjen telefonnummeret ditt hvis personen som ringer til deg ikke har lagret nummeret ditt, eller i tilfelle du ber om tilbakeringing til et annet nummer.
4. Gi et tilkoblingspunkt. Når du hører på telefonsvarer eller meldinger fra ukjente avsendere, vil folk raskt bli mistenkelige eller miste interessen hvis de ikke vet hvem du er og hvorfor du ringer. Berolige dem ved å nevne en felles venn eller referanse som ga deg nummeret ditt. Dette sørger igjen for at telefonsamtalen kommer over mer profesjonelt. Taleposten høres mindre påtrengende ut, og det er mer sannsynlig at du vil ringe tilbake.
   • Prøv å ta med en kort introduksjon som vekker lytterens interesse, for eksempel "Jeg fikk nummeret ditt fra Patrick, som fortalte meg at du vurderte å selge båten din."
   • Selv om du ikke foretar et forretningssamtale, er det viktig å finne et kontaktpunkt for å berolige mottakeren. "Dette er Bob, din nabo rett overfor deg" er mer personlig enn "Dette er Bob Vermeersch".

Del 2 av 3: Si din mening

1. Tenk på hva du vil si på forhånd. Før du forlater en telefonsvarer, må du sørge for at du har en klar ide om hva du vil si. Dette bør ikke være et problem hvis du ringer av en spesiell grunn, men å høre pipet i den andre enden og innse at du blir besvart, kan få deg til å miste måten du vet hva du skal si. Del informasjonen i separate punkter og dekk dem alle før du legger på.
   • For veldig presserende eller viktige talemeldinger, bør du vurdere å skrive en grov versjon av manuset på forhånd.
   • Hvis du ofte mister ledningen, kan du bare fokusere på å inkludere navnet ditt, et nummer du kan ringe tilbake, og årsaken til at du ringer med noen få ord.
   • Tenk deg å sende en telefonsvarer for å følge opp gårsdagens romantiske kveld. Mentalt utkast til meldingen din før du tar den opp kan gjøre en stor forskjell i å virke kul, rolig og samlet eller stammende og nervøs.
2. Hold meldingen kortfattet. Begrens talemeldingsmeldingene dine til 20-30 sekunder. Det er ikke mange situasjoner der en telefonsvarer må være lengre. Du skal ikke kjede mottakeren med en veldig lang introduksjon eller historie. Hold det kortfattet. Forresten, en kort melding kan vekke mer nysgjerrighet og overtale noen til å komme tilbake, når det kanskje ikke ellers.
   • På den annen side kan en talemelding som er for kort gjøre at mottakeren føler seg uviktig, slik at de kan slette den uten å lytte til den. Dette gjelder spesielt når du ringer med et privat nummer.
   • Hensikten med å legge igjen en telefonsvarer er å få noen til å ringe deg tilbake. Det er ikke meningen å gi all informasjonen, da det var formålet med telefonsamtalen.
3. Start med den viktigste informasjonen. Gå rett frem og oppgi tydelig årsaken til at du ringer. Hvis du bare sjekker, for eksempel når du har et forslag om å kjøpe noe, eller hvis du følger opp en transaksjon eller ønsker å bekrefte en avtale, må du gjøre dette klart for mottakeren. Lytteren din vil raskt miste interessen hvis du ikke forteller dem i begynnelsen hvorfor du kontakter dem.
   • Du har ikke mye tid til å få poenget ditt. Hvis du ikke er rett frem, vil lytteren din slette meldingen før han eller hun har hørt den viktige informasjonen.
   • Bedre å få dårlige nyheter som "Pappa er på sykehus" rett ut. Bruk resten av meldingen til å trøste og gi forklaringer. I alle fall er det bedre enn å omgå emnet og la lytteren bekymre seg.
4. Vær personlig og ekte. Motstå fristelsen til å ta en utformet, felles lyd "telefonstemme". Bare vær snill, vær deg selv og snakk naturlig. Folk vet når de prøver å selge noe på en bestemt måte, og det er mer sannsynlig at de gir deg en sjanse hvis de føler at du henvender deg til dem som en likemann.
   • Når du høres ut som om du leser et manus, vil lytteren din føle at du bare ringer en gang til fordi du må.

Del 3 av 3: Pakk opp

1. Still et spesifikt spørsmål eller be om noe. Når du fullfører meldingen, bør du spesifikt oppgi hvorfor du vil at mottakeren skal ringe deg tilbake. Still et presist spørsmål eller be om noe som får dem til å svare på telefonen. Hvis de etter å ha lyttet til telefonsvareren føler seg forvirret eller usikker på nøyaktig hva du vil, så har telefonsvareren savnet sitt preg.
   • Prøv setninger som "Gi meg beskjed hvis du likte oppskriften jeg sendte deg" eller "Jeg vil gjerne høre tankene dine om dette forslaget."
   • Folk er mer motiverte for å ta kontakt når du har en spesifikk forespørsel i stedet for bare å si "ring tilbake".
2. Normalt inkluderer du navn og kontaktinformasjon. Fullfør meldingen ved å nevne navn og kontaktinformasjon igjen. Gjenta sangen din to ganger slik at lytteren kan skrive den riktig og ikke misforstå et nummer. Sørg for å ta med detaljer som kan være nyttige for lytteren din å ringe tilbake, for eksempel når du er tilgjengelig og utilgjengelig, og den beste tiden på dagen å ringe.
   • Å nevne telefonnummeret ditt mer enn to ganger på slutten av en samtale er en overdrivelse og kan til og med tolkes som uhøflig.
   • Hvis det er en daglig beskjed til en venn eller et familiemedlem, ikke bekymre deg for dette trinnet.
3. Unngå en langvarig slutt. Når det er på tide å legge på, ikke strekk meldingen unødvendig. Med mindre det er en personlig telefonsamtale med en du er glad i, er det ikke nødvendig å ønske noen en fin dag. Mottakerens oppmerksomhet vil forsvinne når meldingen fortsetter, så prøv å ikke miste fokus på slutten. Takk dem for deres tid og la neste trinn i kommunikasjon være til dem.
   • Avslutt med noe som "Jeg ser frem til å høre fra deg" er varmere og derfor mer effektivt enn generiske, kommersielle setninger som "Jeg ønsker deg en god dag."
   • Du kan ikke resumere eller oppsummere innlegget ditt på slutten. Hvis mottakeren trenger å høre en bestemt detalj igjen, kan de spille av meldingen senere.

Tips

• Tenk et øyeblikk på talemeldingene du mottok som fikk deg til å tenke "hva vil denne personen fra meg?". Legg igjen en telefonsvarer som du selv ønsker å motta.
• Hvis det er relevant for mottakeren, kan du også oppgi e-postadressen din eller en annen kontaktmetode i tillegg til telefonnummeret ditt.
• Ikke glem å ta med datoen hvis du deler tidssensitiv informasjon.
• Smil! Dette kan merkes selv gjennom telefonen.
• Hvis du ringer om et sensitivt emne, bør du begrense informasjonen du oppgir i telefonsvareren i tilfelle den blir hørt av andre mennesker.
• I en nødsituasjon eller naturkatastrofe kan du bruke en utgående talemelding for å fortelle folk at du har det bra.

Advarsler

• Hvis du prøver å få noen til å ringe deg tilbake, ikke snakk om tidligere mislykkede samtaler. Dette kan virke irritert, noe som gjør lytteren mindre komfortabel med å snakke med deg.
• I forretningsforhold bør du alltid legge igjen en telefonsvarer hvis personen du ringer ikke svarer. Å se flere ubesvarte anrop uten telefonsvarer vil undergrave virksomheten din.