Innhold

• Å trå
• Del 1 av 2: Skrive forslaget ditt
• Del 2 av 2: Send inn forslaget ditt

Å utarbeide et forslag til ledelse er nyttig hvis du ser muligheter for å forbedre prosesser, øke omsetningen eller realisere besparelser. Du kan også skrive et forslag hvis du ser noe som bør eller kan endres i dine øyne. Hvis du vil utarbeide et forslag til ledelsen i selskapet ditt, ta deg tid til å samle inn nødvendig informasjon. Diskuter forslaget med kolleger for å se om de er enige. Tilnærming ledelsen på riktig måte.

Å trå

Del 1 av 2: Skrive forslaget ditt

1. Identifiser problemet. Enten du vil komme med et forslag om effektivisering av prosesser eller om å redusere kostnadene, må du ha et klart bilde av hva problemet er. Du har ofte en ide om dette selv, men hvis du vil gjøre et poeng og få noe løst, må du sørge for at du kan beskrive problemet kortfattet.
2. Gjør din forskning. Før du begynner å skrive forslaget ditt, er det viktig at du sjekker alle fakta. Snakk med interessenter. Dette kan være kolleger, veiledere eller kunder. Les om sammenlignbare selskaper og hva de kan gjøre annerledes.
   • For eksempel, hvis du mener at firmaet ditt skal bytte catering, snakk med de ansatte på kjøkkenet som jobber for den nåværende cateringvirksomheten. Hva synes de? Kanskje de har jobbet med andre serveringssteder andre steder? Hvilke forskjeller ser de? Hva synes kollegene dine om serveringen? Hvis du ikke er fornøyd med maten, kan det bare være din personlige smak i stedet for at kvaliteten er sub-par.
3. Skriv en problembeskrivelse. For å introdusere forslaget ditt, beskriv hva den nåværende situasjonen er. Oppgi alle relevante fakta. For eksempel hvem som er involvert, datoer og steder. Ikke gjør en verdivurdering i denne delen ennå; begrense deg til en objektiv skisse av dagens situasjon.
   • I eksempelet på catering kan du skrive for eksempel: "Bedrift X har jobbet med Caterer Y i 7 år. I løpet av denne perioden reduserte antallet måltider som det kan velges fra fem til to. Antall vegetarretter har gått ned, og noen dager tilbys det ikke vegetariske retter i det hele tatt. ”
4. Forklar hva løsningen din er. Når du har identifisert problemet, må du beskrive løsningen du foreslår. Hvis forslaget ditt består av flere elementer, start med det viktigste elementet i forslaget ditt. Vis at funnene dine er basert på forskning.
   • For eksempel kan du skrive: “Jeg anbefaler Company X å bytte til en annen servering. Selskap X har flere alternativer her. Caterer W og Caterer Z tilbyr begge flere valgmuligheter og har et sammenlignbart kostnadsnivå som dagens leverandør. I tillegg kan Cateraar Z bedre møte behovene til våre ansatte, siden de har et omfattende utvalg av vegetariske, veganske og glutenfrie retter. Selv om Cateraar W tilbyr mindre veganske retter, vil de også være et godt alternativ. Forskning tidligere i år viser at 40% av våre ansatte er vegetarianere, 10% er veganer, og 2% av våre ansatte følger et glutenfritt kosthold. "
5. Lag en plan. Beskriv hvert trinn som skal tas for å gjennomføre forslaget. Angi for hvert trinn hva kostnadene er knyttet til det trinnet, og hva ledetiden er. Vær gjennomsiktig i hvilke kostnader som er sikre, og som avhenger av visse faktorer. Hvis ønskelig kan du nummerere trinnene. Gi deretter mer detaljert informasjon. Ikke overvurder avkastningen til forslaget ditt. Angi så objektivt som mulig hva forventet avkastning er.
   • ”For å bytte servering, er det nødvendig å: 1. Avbryte gjeldende kontrakt med Caterer Y; 2. Inviter Caterer W og Caterer Z til en prøveøkt; 3. Ta et valg for en av de to cateringfirmaene; 4. inngå en kontrakt med den valgte matleverandøren. Kostnadene for den nye kontrakten forventes å være sammenlignbare med kostnadene for den nåværende kontrakten med Caterer Y. Hvis vi overholder oppsigelsestiden som er avtalt i den nåværende kontrakten med Caterer Y, er det ingen kostnader knyttet til kanselleringen. Overgangen til en annen cateringvirksomhet kan derfor være kostnadsnøytral, med mulige positive effekter i ansattes tilfredshet fordi tilbudet i kantinen økes. ”
6. Oppgi hvilke innvendinger det kan være. Vis at du innser at det er innvendinger mot forslaget. Er for eksempel motstand å forvente fra ansatte? Kanskje noen kollegaer er store fans av den nåværende cateringfirmaet. Angi hva som kan gjøres for å fjerne innvendinger og minimere risikoen.
7. Angi hva som kreves for å gjennomføre forslaget. Hvis forslaget ditt betyr at det må kjøpes varer, eller ekstra ansatte må distribueres for implementeringen, vennligst angi dette. Angi også hvilken tidsforpliktelse som kreves. Du kan gjøre dette i form av en sjekkliste. For eksempel:
   • "Påkrevd: arbeidsgruppe som vurderer de forskjellige cateringfirmaene (4 ansatte fra forskjellige deler av organisasjonen), 2 timer for prøveøkten, 3 timer for å utarbeide vurderingsrapporten."
8. Avslutt med hovedfordelene. Uansett hvilken endring du foreslår, gjenta den på slutten. Oppsummer de tre viktigste punktene dine og avslutt med en sammendrag setning. Tenk på dette som et sammendrag. For eksempel:
   • Som dette forslaget viser, har Caterer Y redusert utvalget av retter de siste 7 årene. Caterer W og Caterer Z tilbyr et større utvalg til samme pris. Jeg anbefaler å organisere en prøveøkt med disse to cateringfirmaene med sikte på å velge en ny cateringvirksomhet for selskapet vårt. Det forventes at dette vil øke ansattes tilfredshet og oppbevaring. "
   • Identifiser økonomiske og kvantitative fordeler. For eksempel, resulterer din innovasjon i kostnadsbesparelser? Angi deretter det.
   • Identifiser kvalitative fordeler. Noen ganger kan ikke fordelene med et forslag angis med harde tall. For eksempel, hvis forslaget ditt øker de ansattes tilfredshet, vennligst angi dette. Kvalitative fordeler kan være like verdifulle som kvantitative.

Del 2 av 2: Send inn forslaget ditt

1. Få forslaget lest opp for en kollega. Be en kollega gi deg tilbakemelding på forslaget ditt. Kanskje din kollega er helt enig i forslaget ditt. Hvis kollegaen din ikke er helt enig i forslaget ditt, kan du tenke på innvendingene. Hvis du mener at innvendingene er berettigede, kan du justere forslaget ditt. Hvis du mener at innsigelsene er berettigede i seg selv, men ikke fører til en annen konklusjon, kan du oppgi innsigelsene i delen der du forklarer mulige innvendinger mot forslaget.
2. Skrap opp. Når forslaget ditt er klart, og du har fått det korrekturleset av noen andre, går du grundig gjennom det igjen. Kjører alle setninger bra, er det ingen stavefeil, er det kortfattet nok. Du vil ikke at forslaget ditt skal være for langt, for da kan ikke ledelsen lese det. Maksimalt to sider er en fin lengde.
3. Send forslaget til ledelsen. Når forslaget ditt er fullført, avgjør du hvem du skal sende det til. I noen organisasjoner er det klart hvem som har ordet om et bestemt emne. Dette er mindre tydelig i andre organisasjoner. Spør hvem du skal kontakte. Ofte er sekretærer godt klar over dette.
   • Når du har funnet riktig person, kan du prøve å planlegge et fysisk møte med dem for å diskutere forslaget. På den måten får du mer oppmerksomhet for forslaget enn når du sender det på papir eller på e-post.