Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 2: Grunnleggende
• Metode 2 av 2: Innholdet
• Tips

Sammendraget er den viktigste delen av et forretningsdokument. Det er den første (og ofte den eneste) delen som andre vil lese, og den siste delen du skal skrive. Det er en kort oversikt over hele dokumentet, designet for å vise travle mennesker som raskt vil lese dokumentet hvor mye du skal lese og hvilke handlinger som sannsynligvis vil bli tatt.

Å trå

Metode 1 av 2: Grunnleggende

1. Forstå at et sammendrag er en kort oversikt over en bedrift. "Kort" og "oversikt" er ordene her. Sammendraget er på ingen måte omfattende, og er heller ikke en erstatning for det originale stykket. Et sammendrag bør ikke overstige 10% av originaldokumentet. Prøv å få mellom 5% og 10%.
   • Et sammendrag er forskjellig fra et utdrag. Et utdrag gir leseren oversikt og orientering, mens et sammendrag uttrykker mer kjernen og gir retning. Ekstrakter brukes oftere i akademiske artikler, abstrakter mer for forretningsformål.
2. Sørg for at du følger retningslinjene for stil og struktur. De mest innflytelsesrike oppsummeringskildene er enige om at visse retningslinjer for stil og struktur skal brukes. Disse inkluderer:
   • Avsnitt bør være korte og til poenget.
   • Sammendrag må være forståelige uten å ha lest originalrapporten.
   • Sammendrag bør skrives på en måte som passer publikum som teksten er skrevet for.
3. Definer problemet. Et sammendrag skal definere et klart problem, enten det gjelder ledelse av forsyningskjeden eller markedsføringskampanjer i utlandet. Tydelig problemdefinisjon er spesielt viktig i sammendrag, fordi de underliggende dokumentene ofte er skrevet av teknikere som har liten forståelse for konseptuelle forhold. Forsikre deg om at problemet er skrevet med klare, forståelige ord.
4. Gi en løsning. Et problem trenger alltid en løsning. For å levere et klart mål (og en grunn til å finansiere saken), må du presentere løsningen på en slik måte at den effektivt løser problemet. Hvis problemet ditt ikke er klart definert, gir løsningen sannsynligvis ikke mening heller.
5. Bruk bilder, kuler, overskrifter, hvis det gjør det lettere å navigere i dokumentet. Et sammendrag er ikke et essay; de trenger ikke være lange tekstblokker. Hvis de øker forståelsen, er du på rett spor:
   • Statue. Et godt presentert bilde som presist fremhever arten av kundens problem kan avklare kjernen i et sammendrag. Å stimulere det visuelle er ofte like effektivt som analysen.
   • Oppregninger. Lange informasjonstykker kan deles inn i mer håndterbare lister.
   • Hoder. Organiser om nødvendig emnene i sammendraget under overskrifter. Dette vil hjelpe leseren til å holde seg på sporet når de begynner på sammendraget.
6. Hold sammendraget friskt og fritt for sjargong. Sjargong er forståelsens fiende. Det er bare ganske populært i næringslivet. Ord som "interface", "leverage", "core skills" og lignende er alle ord som bør unngås. De tilslører den sanne betydningen og gjør sammendraget vag og uspesifisert.

Metode 2 av 2: Innholdet

1. Start med originaldokumentet. Siden sammendraget oppsummerer et annet dokument, må du være kjent med originalstykket for å kunne komprimere det til en håndterbar og informativ versjon. Enten det originaldokumentet er en rapport, en forretningsplan, et forslag, en manual eller noe annet, gå gjennom det og finn hovedpoengene.
2. Skriv en kort oversikt Hva er formålet med selskapet som støtter dokumentet, eller selve originaldokumentet? Hva er omfanget?
   • Eksempel: Women World Wide er en ideell organisasjon som har som mål å koble alle kvinner i verden gjennom effektive løsninger på vold i hjemmet og ved å tilby et støttenettverk for ofre for vold i hjemmet. Med henvisning fra hovedkvarteret i Alberta, Canada, har det blitt mottatt henvisninger fra kvinner fra 170 land over hele verden. ”
3. Gi en klingende deltaker. Dette er trolig den viktigste delen av sammendraget. I en eller to setninger må du gjøre det klart for leseren hva som er så spesielt med virksomheten din. Hvorfor er det verdt oppmerksomhet, handel eller samarbeid fra de som leser sammendraget?
   • Kanskje Michael Jordan er en kunde hos deg og har spioneringen av produktet ditt på Twitter gratis. Kanskje du nettopp inngikk et partnerskap med Google. Kanskje du nettopp har fått patent, eller kanskje du nettopp har fått en stor ordre.
   • Noen ganger er et kort tilbud eller en opplevelse fra noen nok. Det handler om å fange publikums oppmerksomhet, gjøre saken så respektabel som mulig, og trekke leseren inn i resten av dokumentet.
4. Definer det større problemet. Den første virkelige delen av et sammendrag er diskusjonen om et problem, så vær snill og beskriv problemet som blir løst av produktet eller tjenesten din. Forsikre deg om at problemet er beskrevet så tydelig som mulig. Et dårlig definert problem virker ikke overbevisende og vil ikke levere løsningen din med størst innvirkning.
   • Eksempel: “Los Angeles er tett av trafikk. Etter sentrum av Washington DC er trafikken i Los Angeles den verste i landet. Det er ikke bare irriterende. Smog og forurensning fra trafikken reduserer produktiviteten til mennesker, øker astmanivået og skaper sakte men sikkert et alvorlig helseproblem. Det er flere biler i LA enn folk som er gamle nok til å kjøre. "
5. Kom opp med din unike løsning. Det store problemet er den enkle delen. Nå må du overbevise leseren om at du har en løsning på det store problemet. Når du presenterer disse to ingrediensene, er du på sporet av en superide.
   • Eksempel: “Innotech har designet et banebrytende trafikkontrollsystem som reduserer tiden det tar å pendle minutter ved å installere patenterte 'smarte sløyfer' i forhåndssorteringsfeltene for trafikklys, som registrerer antall biler i en gitt tid og snur lys på. server den basen. Førere trenger ikke lenger å stå foran et trafikklys i minutter, mens det grønne lyset på den andre siden lyser i en rad med null biler. ”
6. Snakker om markedsmuligheter. Utvid det store problemet ved å inkludere statistikk for din bransje. Pass på at du ikke later som om du er større enn du er! Det faktum at medisinsk utstyrsindustri er verdt 100 milliarder dollar årlig, er ikke meningsfullt fordi det nye medisinske utstyret ditt kun tjener en liten del av den bransjen. Hakk det i realistiske biter av markedsandeler.
7. Nevn det unike salgsforslaget ditt. Det er her du utdyper din unike løsning. Hvorfor er produktet eller tjenesten din bedre enn konkurrentene? Kanskje fordi hjemmesykepleieorganisasjonen din sender leger til folket hjemme i stedet for spesialister på sykepleie, eller kanskje fordi du garanterer at folk blir servert samme dag slik at du ikke trenger å planlegge fremover. Forklar hvorfor du er spesiell.
   • Eksempel: “Intellilight har merverdien av å umiddelbart oppdage når ingen er hjemme. Hvis et lys forblir på i et tomt rom, vil det automatisk slå seg av og på igjen så snart det oppdages bevegelse i rommet. Dette sparer kunden penger på strømregningen og sløser mindre energi. "
8. Snakk om forretningsmodellen din om nødvendig. Noen sammendrag trenger ikke en forretningsmodell (for eksempel har ideelle organisasjoner vanligvis ikke en forretningsmodell). Men hvis virksomheten din har en, bør forretningsmodellen være tydelig og enkel å følge. I virkeligheten svarer du på spørsmålet "Hvordan får du folk til å gi deg penger fra lommeboken?" Hold modellen enkel, spesielt i sammendraget. Et raskt sammendrag er alt som trengs.
9. Snakk om ledergruppen din om nødvendig. Avhengig av sektoren du jobber i, kan dette være en av de viktigste delene av sammendraget ditt. Investorene eller bankfolkene dine stoler på teamet, ikke ideen. Ideer er enkle å komme på, men å implementere disse ideene kan bare gjøres av et sterkt team. Vis umiddelbart hvorfor teamet ditt har erfaring og kunnskap til å utføre forretningsplanen din.
10. Gi økonomisk støtte og spådom for å støtte dine krav basert på markedet, forretningsmodellen og tidligere resultater. Du må utvikle et økonomisk bilde nedenfra og opp. Poenget med disse spådommene er å indikere din kompetanse og din evne til å tegne et økonomisk bilde basert på forutsetninger.
    • Når du lager en plan for en gruppe investorer, må du ikke bruke for mye tid på dette, fordi de vet at du ikke aner hvor mye penger du kan tjene. Investorer tar vanligvis ikke beslutninger basert på ditt økonomiske bilde. De tar til slutt sine egne økonomiske beslutninger.
11. Svar sakte men sikkert på forespørselen din. Nå er det på tide å be om en investering eller et lån, avhengig av formålet med sammendraget ditt. Du kan forklare igjen hvorfor firmaet ditt tilfører verdi. Påminn leseren om det store problemet du skal løse, og din mulige markedsandel. Til slutt, understreke nok en gang teamet ditt og evnen til å få jobben gjort. Be om hvor mye penger det vil ta for å nå neste viktige milepæl for virksomheten din. Ikke vis hvor mange aksjer du er villig til å gi opp eller hvilken rente du er villig til å betale. Dette må gjøres senere i personlige forhandlinger.
12. Les sammendraget ditt igjen. Når du har skrevet det grunnleggende, les det nøye. Du bør sjekke sammendraget ekstra nøye. Når du leser tilbake, kan du tenke på publikum for spillet ditt. Forsikre deg om at nye referanser blir forklart, og at språket er klart for noen som ikke er kjent med emnet. Skriv om der det er nødvendig.
    • La noen andre lese sammendraget ditt med et nytt perspektiv, og vær spesielt oppmerksom på:
      • Klarhet. Er ordene klare, ideene tydeligere, og er sammendraget sjargongfritt?
      • Feil. Grammatikk, tegnsetting og stavefeil kan fremdeles være til stede. Det kan også være lurt å la noen dobbeltsjekke tallene og statistikken.
      • Makt. Omsettes ideene til et spennende forslag? Hvor mislykkes forslaget, hvis i det hele tatt?
      • Sammenheng. Hvilke deler passer ikke bra sammen? Hvilke?

Tips

• Jo travlere sammendraget er, desto mindre blir det lest.
• Se om du kan komme i gang med dokumentmalene som er tilgjengelige i de fleste tekstbehandlingsprogrammer.
• Disse fire komponentene kan også brukes til sammendrag i en rekke forretningsmiljøer.