Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 3: Velge riktig format
• Metode 2 av 3: Skriv meldingen din
• Metode 3 av 3: Forbered e-postadressen din skal sendes

Mange er motvillige til å skrive en formell e-post. Du bruker vanligvis e-post til å sende personlige og uformelle meldinger. Hvis du trenger å sende en e-post til en lærer, arbeidsgiver, klient, myndighet eller annen formell destinasjon, er det noen enkle retningslinjer du kan følge. Hold meldingen klar og kortfattet og følg allment aksepterte standarder for stil, tone og formatering. Og ikke glem å lese og sjekke e-posten din før du sender den.

Å trå

Metode 1 av 3: Velge riktig format

1. Bruk en nøytral e-postadresse. Det er best å bruke en e-postadresse som er en variant av ditt virkelige navn og ikke et brukernavn, kallenavn eller kallenavn. For å opprette en e-postadresse som ikke inneholder mer enn navnet ditt, uten ekstra tall eller bokstaver, kan du bruke punktum og / eller bindestreker eller bindestreker.
   • For eksempel ser en e-postadresse som [email protected] ikke veldig profesjonell ut. Adressen [email protected] derimot, gjør et mye mer seriøst inntrykk.
2. Hold deg til en profesjonell font. De fleste e-posttjenesteleverandører lar deg ikke velge mellom et stort antall forskjellige skrifttyper og layoutstiler. Uansett er det best å holde seg til en tradisjonell stil i en formell e-post, med en skrift som Times New Roman eller Arial. Ikke bruk dekorative skrifttyper som Comic Sans eller Old English. Husk også følgende:
   • Skriv inn e-postadressen din i en lesbar skriftstørrelse, for eksempel skriftstørrelse 12.
   • Unngå spesielle stilarter som kursiv, uthevet eller flerfarget skrift, med mindre deres bruk er berettiget i forbindelse med innholdet og formålet med e-posten din.
   • Ikke skriv all teksten med store bokstaver. Hvis du skriver inn alt med store bokstaver, ser det ut som om du roper på mottakeren.
3. Velg et kort og presist emne. I emnet ditt, bruk nøkkelord som beskriver nøyaktig hva e-posten handler om, ikke mer enn noen få ord. På den måten hjelper du med å forhindre at leseren overser meldingen din fordi e-posten ikke har noe emne, et emne som er for vagt eller et emne som gir inntrykk av at e-posten ikke er viktig.
   • Temaer som: "Spørsmål", "Melding fra meg" eller "E-post om et viktig tema" er for vage eller overflødige og derfor helt ubrukelige.
   • På den annen side er et emne som "Tidsplan, gjesteliste, lunsjpreferanser og oversikt over møter 12. mars" altfor lenge til å håndtere. Dessuten dekker denne tittelen flere emner.
   • En tittel som "Meeting Damage to Escalator 12. mars" er kort og tydelig. Han peker mottakeren på et enkelt hovedfag og tilsvarende dato.

Metode 2 av 3: Skriv meldingen din

1. Velg en passende hilsen. Start alltid en formell e-post med en passende hilsen. Det er best å ringe adressaten etter navnet hans (hvis du kjenner dem). I prinsippet begynner hilsenen til en formell e-post alltid med "Kjære ...", etterfulgt av tittelen (sir / madam), etternavnet til personen og et komma. Hvis du allerede kjenner personen som e-postadressen er adressert til, kan du starte hilsenen med "Kjære ..." etterfulgt av fornavnet.
   • Hvis du ikke vet navnet på personen som e-postadressen din er adressert til, bruk en hilsen som "Kjære herr / fru", "Kjære formann / kjære styre", eller om nødvendig "Til hvem det gjelder".
   • Ikke start e-posten din med "Hei", "Hei", "Farvel" eller andre uformelle hilsener.
2. Presenter deg selv i første avsnitt, om nødvendig. Hvis meldingen din er adressert til noen som du for øyeblikket ikke har et eksisterende forhold til, for eksempel en ny klient, sier lederen for avdelingen for rekruttering og utvalg i selskapet du vil søke, eller en tjenestemann i kommunen, først hvem du er og hva årsaken er til meldingen din. Gjør dette i en setning eller to i begynnelsen av e-posten din.
   • Hvis du for eksempel vil sende en e-post til en potensiell arbeidsgiver, kan du si: "Mitt navn er Erik van Raam. Årsaken til denne e-posten er at jeg vil søke stillingen som administrativ assistent nevnt på nettstedet CarrièreXYZ.nl. "
3. Start med den viktigste informasjonen. Etter å ha presentert deg selv og oppsummert årsaken til meldingen, kan du gå videre til hoveddelen av e-posten din. Sett den viktigste informasjonen nesten øverst. På denne måten viser du respekt for mottakerens dyrebare tid, og du avklarer raskt formålet med e-posten din.
   • For eksempel, hvis du skriver til en tjenestemann ved en myndighet, er det første du kan si: "Mitt navn er Aletta van Raam. Jeg fant e-postadressen din på nettstedet til påtalemyndigheten. Jeg skriver til deg for å stille spørsmål ved stevningen jeg mottok 31. desember 2009 i forbindelse med et trafikkbrudd. "
4. Si hvordan det er direkte. I en formell e-post er det absolutt ikke noe problem å være direkte, så lenge du er høflig. Ved å gå rundt bushen oppnår du bare at leserens oppmerksomhet avtar, noe som gjør det vanskeligere for ham eller henne å bestemme nøyaktig hva du vil eller trenger.
   • Hvis du for eksempel sender en e-post til en lærer, ikke kast bort plass med unødvendige oppfyllinger som "Jeg er Diana Franssen. Kjenner du meg? Kjemi 221 er favorittfaget mitt for øyeblikket. Jeg liker måten forelesningene er organisert på. Jeg kan alltid følge alt perfekt, og jeg vet alltid nøyaktig hva jeg kan forvente på en eksamen. Apropos eksamen, jeg ønsket å spørre om neste eksamensuke. "
   • I stedet er det mye tydeligere å skrive noe sånt som: "Mitt navn er Diana Franssen og jeg deltar på kjemi 221 sammen med deg. Jeg skriver til deg med et spørsmål om en mulig konflikt i de kommende eksamenstidene."
5. Hold det kort. Det er ingen standardregel for den foreskrevne lengden på en e-post. Ikke desto mindre er det best å holde en maksimal lengde på overflaten på en skjerm (på en bærbar PC eller PC) for en e-post.
   • Hvis e-postadressen din er relativt lang, kan du dele den opp i flere korte avsnitt. Sett inn en tom linje mellom to avsnitt, i stedet for innrykk i begynnelsen av hvert avsnitt.
6. Hold språket ditt formelt. Du skriver en formell e-post i profesjonell sammenheng, og det er derfor du naturlig vil gjøre et godt inntrykk. Bruk komplette setninger og høflige setninger. Unngå ting som:
   • Slang
   • Unødvendige forkortelser eller sammentrekninger
   • Uttrykksikoner og smilefjes
   • Vulgært språk
   • Vitser
7. Lukk e-posten din riktig. Det som gjelder hilsenen gjelder også avslutningen. Du kan lukke en formell e-post på en rekke akseptable måter. Ta alltid med fullt navn og stilling under avslutningen. Avhengig av innholdet i e-posten din, kan du bruke en eller flere av følgende nedleggelser:
   • "Jeg venter på svaret ditt,"
   • 'Med vennlig hilsen,'
   • 'Vennlig hilsen,'
   • 'Takk på forhånd,'
   • 'Vennlig takk,'

Metode 3 av 3: Forbered e-postadressen din skal sendes

1. Legg til eventuelle vedlegg du vil ha med. Hvis du trenger å inkludere visse vedlegg i e-posten din, kan du oppgi dem i brødteksten til e-posten din for å fortelle mottakeren at det er vedlegg med e-posten. Vær hyggelig å holde antall og størrelse på vedlegg lite, og velg tradisjonelle og allment kompatible filtyper.
   • Legg for eksempel til en kommentar som: "Vedlagt sender jeg deg en kopi av CV og portefølje i PDF-format."
2. Sjekk e-posten din nøye for stave- og grammatikkfeil. Ikke stol blind på stavekontrollen til e-postleverandøren eller tekstbehandlingsprogrammet. Å lese e-posten din høyt eller be noen andre om å sjekke den for deg, er en fin måte å velge skrivefeil, feilstavinger eller uklare setninger.
3. Forsikre deg om at det ikke er noen konfidensiell informasjon i e-posten din. Husk alltid at e-post ikke er et 100% sikkert kommunikasjonssystem. Husk at e-postservere kan bli hacket, eller at mottakeren med vilje eller ikke kan dele informasjon som du ikke ønsker å gjøre offentlig med andre.
   • Unngå å inkludere passord, kontonumre eller annen konfidensiell informasjon i en e-post.