Innhold

• Å trå
• Tips

Brevskriving er en kunst i seg selv som kan avgjøre om ordene dine blir tatt på alvor eller blir ignorert. Enten du skriver et følgebrev, et brev til en venn eller bare en e-post til en kollega, bør det alltid starte med en velskrevet introduksjon som fanger leserens oppmerksomhet og tvinger videre lesing.Lær hvordan du nærmer deg mottakeren, hvordan du skriver en oppsiktsvekkende åpningslinje, og hvordan du skriver en interessant introduksjon, alt hjelper deg med å skrive et brev verdt å lese.

Å trå

1. Finn ut nøyaktig hvem brevet skal sendes til. En personlig hilsen vil fange en persons oppmerksomhet mye raskere enn en generell hilsen. I tillegg viser det at du er i stand til å finne viktig grunnleggende informasjon, for eksempel navnet på personen du skriver til.
   • Hvis du skriver et følgebrev eller en annen type forretningsbrev, kan du ta noen minutter på å finne ut mottakerens navn. Vanligvis vil du, med litt undersøkelse, finne navnet på personaladministratoren, en personalkoordinator eller lederen du vil ha intervjuet med. Hvis du ikke finner informasjonen på internett, kan en høflig telefonsamtale ofte avklare hvem du skal adressere brevet til.
   • Generelt er det best å unngå en hilsen som "Dear Sir / Madam". En slik hilsen er slett ikke personlig, så leseren vil ikke bli imponert, noe som betyr at brevet ditt kanskje ikke blir husket hvis det blir lest i det hele tatt.
     • Tenk deg for eksempel at du er den som ansetter folk, og du mottar to brev - ett med hilsenen "Dear Sir / Madam" og det andre med ditt spesifikke navn. Hvilken søker forventer du som vil gjøre jobben sin bedre og er det derfor verdt å ansette?
2. Hvis du ikke finner det nøyaktige navnet på personen du skriver til, ikke bli irritert! Noen ganger er denne informasjonen forsettlig skjult. I slike tilfeller er "Dear Sir / Madam" akseptabelt.
   • For eksempel, hvis du sender et anbefalingsbrev eller et formelt brev til noen i et selskap hvis navn du ikke kjenner, er det greit å bruke en generell hilsen som "Til hvem det kan bekymre seg".
3. Start brevet med en riktig hilsen. Hvis du vet hvem du skriver til, er det ganske enkelt "Kjære * navn på personen *". Med noen få unntak adresseres alltid en bestemt person.
   • Hvis du skriver til noen viktige, for eksempel en regjeringstjenestemann, professor eller religiøs person, kan du bruke den spesifikke adresseformen for den stillingen.
     • For eksempel, hvis du skriver en autorisert rabbiner, skal hilsen være "Kjære rabbin * Etternavn *" eller "Kjære rabbin"; hvis du skriver USAs president, er hilsenen din "Kjære herr President."
     • De fleste forretningstitler krever ikke en spesiell adresseform; "Kjære administrerende direktør Bill Gates" er et eksempel på en ganske dårlig og stilet klingende adresse. Advokater og advokater er viktige unntak.
4. Dobbeltsjekk stavemåten til mottakerens navn. Et feilstavet navn er veldig støtende og fremfor alt veldig slurvet.
   • Ikke bare vær forsiktig med utenlandsk klingende navn og stillingsbetegnelser, men vær også kjent med de du lett kan stave feil hvis du er uaktsom. Selv om du ikke vet forskjellen på, for eksempel, John Smythe og John Smith, vil begge familiene sannsynligvis ta en slik feil ganske alvorlig.
   • Vær forsiktig med å bruke jobbtitler som adresse. Å bruke feil stillingstittel kan betraktes som veldig støtende. For eksempel kan en lignende klingende jobbtittel som "Assistant Regional Manager" og "Assistant Regional Manager" være forvirrende.
5. Start med en oppsiktsvekkende åpningslinje. Åpningslinjen til et brev vekker oppmerksomhet og setter tonen for resten av brevet. Sammenlign skriv et brev med fiske og tenk på fiskebiten i innledningen. Du vil lokke leseren til å fange ham eller henne ved hjelp av åpningslinjen.
   • Når du skriver et følgebrev, vil du at brevet ditt skal skille seg ut fra de utallige andre følgebrevene du konkurrerer med. For eksempel, ved å markere de mest unike og interessante prestasjonene dine i begynnelsen av brevet ditt, vil du sikre at du er sikker på å bli lagt merke til, og at du forhåpentligvis vil ha overbevist leseren slik at han eller hun vil lære mer om deg.
   • Unngå å bruke avskårne eller vanskelige setninger i forretningsbokstaver. En del av kunsten å skrive skriving er å bruke de riktige ordene. Husk at mottakeren sannsynligvis allerede har lest mange brev som din. Prøv å skille deg ut!
   • Unngå setninger som "Hei. Mitt navn er ... "," Jeg skriver dette brevet fordi ... ", eller" jeg tenkte å skrive ... ". Disse er vanlige, men unødvendige - navnet ditt er allerede nevnt på brevet, grunnen til at du skriver skal være tydelig og ingen leser tankene dine - de leser det du skriver.
6. Bevis deg selv i første avsnitt. Første avsnitt er en fortsettelse av din bemerkelsesverdige åpningslinje. Noen ganger er en setning alt du trenger for å fullføre første avsnitt.
   • Prøv å skape interesse gjennom første avsnitt. Ditt første avsnitt er en slags prøveversjon av resten av brevet ditt - hvis leseren ikke liker det første avsnittet ditt, kan det hende at han eller hun ikke leser resten av brevet ditt. Start kraftig! For eksempel, hvis du skriver et følgebrev og vil liste opp prestasjonene dine på jobben, ikke begynn med de minst viktige prestasjonene dine - leseren kan ha sluttet å lese før du har lest de viktigste prestasjonene dine!
   • I forretningsbrev og følgebrev, vær veldig tydelig i ditt første avsnitt om hva du kan gjøre for mottakeren din og hvorfor du skriver.
     • Når du skriver en ledende setning, for eksempel "Jeg er en veldig erfaren databutikksekretær og jeg vet mye om datamaskiner," vil den fremstå for leseren som meningsløs som ikke interesserer leseren. Et stykke som "Med mange års erfaring kan jeg bidra til suksessen til databutikken din. Jeg kan bruke min ekspertise til å gi skreddersydde råd til alle typer kunder "er allerede mye mer spesifikk og høres ut som noe leseren trenger og som gjør ham eller hun fascinert og lese videre.
7. Opprett forbindelsen din i første avsnitt. Dette er spesielt viktig for forretningsbrev, der leseren har begrenset tid, så brevet ditt blir kanskje ikke engang lest. Det første avsnittet ditt skal angi hvem du er og formålet med brevet ditt. Hvis aktuelt, kan du nevne en tidligere samtale eller kontakte for å oppdatere leserens minne slik at det er klart hvem du er igjen. Du kan oppgi hvem som henviste deg. Åpenbart må du gjøre det klart hvor flott du er, men vær forsiktig så du ikke tolkes som å skryte.
   • For eksempel sier en uttalelse som "Jeg skriver som svar på samtalen vår 20. juni angående avtalen over broen" veldig spesifikt emnet for brevet. Uttalelser som disse er veldig nyttige for leserne - De inneholder detaljer om tidligere kontakt og husk hva kontakten handlet om, noe som gjør brevet til en fortsettelse av en tidligere samtale, snarere enn en plutselig og muligens irrelevant avbrudd.
   • Kom til poenget. Ingen vil lese altfor langvarige tekster - og hvorfor gjøre det vanskelig å lese når du skriver et brev til noen du trenger noe fra?
   • Prøv å gjøre ditt første avsnitt kortfattet og lett å lese, så vel som interessant. Hvis dette høres vanskelig ut, vel ... nå vet du hvorfor brevskriving er en kunst i seg selv!

Tips

• Utelate en hilsen ("Dear So and So") for rutinemessig og uformell korrespondanse. Eksempler inkluderer brev sendt i et selskap eller personlige e-poster, notater og formell rapportering.
  • Et brev er forskjellig fra et notat, en kunngjøring eller et åpent brev fordi det er adressert til en person. Hvis du for eksempel skriver en forespørsel rettet til mange forskjellige personer du vil at de skal gjøre, eller en kunngjøring om at noe har skjedd eller er i ferd med å skje, bør du vurdere å endre formatet på meldingen.
• Hvis du sender et viktig brev, må du lage en kopi. Uansett av hvilken grunn du vil ha en kopi til deg selv, så snart brevet ditt er sendt, vil det være borte, så det kan være smart å få laget en kopi.
• Uformellitet har to sider - Det kan forbedre eller ødelegge brevet ditt. En uformell tone kan få brevet til å skille seg ut og bidra til å få poenget ditt fram, men det kan også komme over som uprofesjonelt og useriøst. Det kommer bare an på mottakeren din. Hvis du ikke er kjent med mottakeren din, må du vite at uformellhet kan være risikabelt.
• Det er veldig nyttig hvis du kan uttrykke viktige ting med noen få ord, spesielt i forretningssammenheng. For søkere er evnen til å kommunisere godt og kortfattet i følgebrevet din første test. For disse bokstavene, ta ekstra tid for å være sikker på at du mestrer det grunnleggende, for eksempel å bruke en riktig hilsen.