Innhold

• Trinn
• Tips

En god kundeservicepolitikk kan bidra til en virksomhets suksess.Ved å implementere og vedlikeholde retningslinjer og prosedyrer kan du bygge sterke relasjoner med kunder og beskytte selskapets interesser. Dette vil minimere prosessen med å miste kunder, og du vil kunne utvide kundebasen. Selv om retningslinjene for kundeservice varierer avhengig av virksomhetstype, er det flere hovedfaktorer å vurdere i denne retningen.

Trinn

1. 1 Definer hovedmålene for retningslinjene for kundeservice. I tillegg til kundeoppbevaring kan denne policyen inneholde mål som å gi informasjon om nye produkter, motta produktlinjeanmeldelser og måter å tiltrekke seg kunder på grunn av kjøpekraft. Definisjonen av disse målene er hovedgrunnlaget for denne politikken og letter utviklingen av strategier og prosedyrer for implementering av dem.
2. 2 Sammenlign kundeservicemålene med de store konkurrentene. Dette vil gi deg et innblikk i bransjens standarder og bidra til å tilpasse politikken din til disse standardene, og du vil også forstå ikke-konkurranseaspekter.
3. 3 Koble kundeservicemålene dine til selskapets kjerneoppgave. Å skape en direkte forbindelse mellom målene og oppgaven til selskapet vil bidra til suksessen til virksomheten din.
4. 4 Definer spesifikke prosedyrer for å hjelpe deg med å nå hvert mål. For eksempel kan målet om å forenkle kommunikasjonen resultere i en forskjøvet struktur som inkluderer aspekter som telefonkontakt, e -postkommunikasjon og til og med chat. Alt dette er måter å kommunisere med kunder for å tilby visse tjenester.
5. 5 Bestem de spesifikke standardene og retningslinjene som gjelder for hver prosedyre. Etablering av en eskaleringsliste som gir en logisk kjede eller rekkefølge av handlinger for å styre alle aspekter av kundeservice er kritisk fordi den maksimerer bruken av eksisterende ressurser og forhindrer gjentagelse av en eller annen tilnærming.
6. 6 Test retningslinjene for en bestemt gruppe ansatte og klienter. Dette vil gjøre det mulig å oppdage feilene i den overordnede policyutformingen før den blir utbredt. Sørg for at alle klienter forstår at dette er en test og at tilbakemeldingene om retningslinjene vil påvirke den endelige listen over prosedyrer for denne policyen.
7. 7 Fortell kundeservicemedarbeiderne om detaljene i den nye kundeservicepolicyen. Dette vil fremme konsistens i hvordan kunder blir behandlet i din bedrift og gjøre prosedyrene i denne policyen mer effektive.

Tips

• Ingen retningslinjer for kundeservice vil alltid være perfekte. Dette betyr at alle aspekter av politikken må gjennomgås regelmessig. Dette vil gjøre det mulig å tilpasse politikken til endringer, avhengig av kundenes behov, endringer i bransjestandarder og til og med endringer i forholdene for levering av selskapets varer.
• Oppmuntre alltid tilbakemeldinger fra kunder om tjenestepolicyens art. Siden målet er å beholde kunder, er det nødvendig å lytte til hva de har å si om ulike aspekter ved tjenestelevering, for eksempel leveringstid eller hastigheten på svar på henvendelser og til og med klager; det vil hjelpe deg å forstå feilene i politikken.