Innhold

• Trinn
• Metode 1 av 9: Utvikle en agenda
• Metode 2 av 9: Send ut invitasjoner
• Metode 3 av 9: Forbered møtestedet
• Metode 4 av 9: Gi de nødvendige verktøyene for møtet
• Metode 5 av 9: Utarbeid et spørreskjema eller spørreskjema
• Metode 6 av 9: Send en møtepåminnelse
• Metode 7 av 9: Start møte rett etter planen
• Metode 8 av 9: Hold deg til temaet for møtet
• Metode 9 av 9: Svar på så mange spørsmål som mulig

Alle som formidler eller organiserer et møte, vil dra fordel av disse tipsene. Arrangørens ansvar inkluderer å invitere deltakere og gi dem alt de trenger for å jobbe så effektivt som mulig.Verten er også ansvarlig for selve møtet. Han bør sikre maksimal konsentrasjon om temaet for møtet, slik at deltakerne ikke blir personlige og diskuterer møtets regler. Dette materialet vil lette organisering og drift av møtet slik at det blir en suksess.

Trinn

Metode 1 av 9: Utvikle en agenda

1. 1 Spesifiser start- og sluttider for møtet, og tidsfrister for diskusjon av hvert problem. Møtedeltakerne vil ta dette som en høflighet fra din side.
2. 2 Spør personer i organisasjonen din eller personen som innkaller til møtet hvilke temaer som må inkluderes på agendaen, og be om en kort beskrivelse av hvert tema.

Metode 2 av 9: Send ut invitasjoner

1. 1 Den beste måten å sende invitasjoner er via e -post, spesielt hvis dine ansatte har et program som kombinerer e -postfunksjoner med en kalender og påminnelser.
2. 2 Angi en frist for å reservere seter. Dette lar deg forberede den nødvendige mengden ressurser slik at du ikke avbryter møtet for å forberede manglende materialer.

Metode 3 av 9: Forbered møtestedet

1. 1 For et jevnt møte må du forberede rommet ordentlig. Når du leier en plass som ofte brukes til møter (for eksempel på et hotellrom eller dedikert service), kan du stole på at de lokale ansatte er kunnskapsrike og kjenner til nyansene ved å forberede plassen.
   • Forelesningsplassering - stolene er justert på en slik måte at foreleseren er i sentrum av oppmerksomheten. Slik plassering er spesielt effektiv hvis hovedformålet er å formidle litt informasjon.
   • Teaterarrangement - et presidium er installert foran i rommet (et bord der høyttalere og eksperter sitter). Arrangementet av stolene til de andre deltakerne ligner en forelesningssal.
   • Skolelayout - Tabeller er satt foran stolene for å la møtedeltakere ta notater mens de snakker. Fokuset er på høyttaleren.
   • Rundt bord. Velg denne ordningen hvis deltakerne skal fungere som separate lag og stimulere utveksling av ideer mellom grupper eller individuelle deltakere.
   • Sett opp et U-formet bord. Dette er en styreromstil som lar deltakerne se hverandre og samhandle etter behov.
   • Hvis du planlegger et åpent møte som innebærer kommunikasjon med publikum, plasser stolene i en sirkel med høyttaleren i sentrum.

Metode 4 av 9: Gi de nødvendige verktøyene for møtet

1. 1 Et komplett møteforberedelse inkluderer et sett med penner, notatbøker, arbeidshjelpemidler, utdelinger og alt annet du måtte trenge under møtet.
2. 2 Sett av plass til spørsmål. Dette kan være en plakat eller tavle der deltakerne kan skrive ned spørsmålene sine eller legge dem ved hjelp av selvklebende papirklistremerker. Møtedeltakerne vil vite at de på et bestemt tidspunkt vil få svar på spørsmålene sine, og møtet vil gå jevnere.
3. 3 Forbered drinker og snacks til de lange møtedeltakerne. For korte møter er det nok å legge flasker med vann og en skål med søtsaker på hvert bord.

Metode 5 av 9: Utarbeid et spørreskjema eller spørreskjema

1. 1 Møtedeltakere kan vurdere kvaliteten umiddelbart etter møtet, eller fylle ut et spørreskjema og sende det på e-post om 1-2 dager.
2. 2 Evalueringsark og spørreskjemaer lar deg bestemme hvordan møtet ble oppfattet av deltakerne.

Metode 6 av 9: Send en møtepåminnelse

1. 1 Påminnelser sendes den siste dagen for registrering av deltakere eller 1-2 dager før det.
2. 2 Be om å rapportere om noen har endret planer og de er tvunget til å trekke seg fra deltakelse.

Metode 7 av 9: Start møte rett etter planen

1. 1 Senkommere til et møte er i stand til å "ta igjen", men å få andre til å vente anses som frekt.
2. 2 Gjør organisatoriske kunngjøringer i begynnelsen av møtet, inkludert pauser og lunsjtider, toalettsteder og hvor og hvordan møtedeltakere kan stille spørsmål.

Metode 8 av 9: Hold deg til temaet for møtet

1. 1 Møtearrangøren bør veilede deltakerne til temaet for møtet. Å la deg gå ut på relaterte emner risikerer å forstyrre arbeidsplanen din.
2. 2 Hold deg til den angitte pausen og lunsjtiden.

Metode 9 av 9: Svar på så mange spørsmål som mulig

1. 1 Samle spørsmål fra møtedeltakere. Gi nok tid til at svar kan tilfredsstille interessen til så mange mennesker som mulig.
2. 2 Etter møtet, hold deg innenfor rekkevidde, slik at du kan bli kontaktet av møtedeltakere som er flau over å snakke foran andre mennesker, eller de som har spesifikke spørsmål som krever en ansikt til ansikt-diskusjon.
3. 3 Minn møtedeltakerne på å fylle ut spørreskjemaet eller sjekklisten, og takk dem for at de deltok på møtet.