Innhold

• Trinn
• Del 1 av 3: Strukturér hendelsesrapporten din
• Del 2 av 3: Finn riktig materiale for rapporten din
• Del 3 av 3: Siste detaljer for å skrive en hendelsesrapport
• Tips
• Hva trenger du

Kanskje du må skrive en rapport om hendelsen og avgjøre hvor vellykket det var og sammenligne resultatene med målene. Dette er viktig slik at personene eller selskapene som arrangerer arrangementet kan forstå om de bør endre noe. Det er måter du kan gjøre hendelsesrapporten mer vellykket. Dette er viktig hvis du skal holde et annet arrangement!

Trinn

Del 1 av 3: Strukturér hendelsesrapporten din

1. 1 Bestem stilen og formatet på presentasjonen din for et bestemt publikum. Hendelsesrapporter kan sys, stiftes, sendes på e -post i PDF -format, kjøres ved hjelp av en PowerPoint -presentasjon og mer.
   • Sørg for å strukturere hendelsesrapporten etter seksjon. Du bør sammenligne resultatene av arrangementet med målene du setter deg. Oppsummer de viktigste resultatene av arrangementet.
   • Skreddersy hendelsesrapporten til behovene og interessene til hver sponsor og publikum. Vurder målene til sponsorene. Til en viss grad er sponsorer nøkkelpublikummet for hendelsesrapporten din. De vil vite om det var verdt å sponsere arrangementet ditt. Så ikke glem å vurdere hva de vil vite og hvilke aspekter som virkelig er viktige for dem.
   • Forbered også hendelsesrapporten for å oppfylle de spesifikke kravene til arrangementet og sponsorens egenart. Du bør ikke skrive en standard, typisk rapport.Det er verdt å vurdere at rapporten din også vil bli gjort oppmerksom på selskapets ledelse og økonomiske ledere.
2. 2 Organiser prosessen slik at du registrerer informasjonen du trenger under hele arrangementet. Ikke bare stol på minnet ditt.
   • Ved å skrive ned informasjon før, under og etter arrangementet kan du lage en mer detaljert og derfor mer effektiv rapport. Det vil også hjelpe deg med å presentere informasjon i kronologisk rekkefølge.
   • Sikre kontinuerlig datainnsamling, rekruttere flere mennesker om nødvendig (inkludert potensielle praktikanter) til dette formålet. Det viktigste er at du ikke trenger å vente til slutten av hendelsen for å lage en rapport.
3. 3 Reduser rapporten til viktige punkter. Problemet med noen hendelsesrapporter er at de ganske enkelt viser rekkefølgen på arrangementet eller fokuserer på kampanjetilbud. Ikke gjør det. Fremhev i stedet viktige punkter tydelig og analytisk.
   • Velg noen av hendelsene for arrangementet for en detaljert oversikt. Tenk på hvilke tre hendelser som gikk best og hvilke tre som var de mest uventede.
   • Ikke overbelast rapporten med unødvendige detaljer, for eksempel en lunsjmeny eller en detaljert presentasjon av hovedhøyttaleren. Du bør markere det som virkelig betyr noe.

Del 2 av 3: Finn riktig materiale for rapporten din

1. 1 Skriv en oppsummering av prosjektet. Aktivitetsrapporten bør inneholde et sammendrag av prosjektet, som er en forkortet versjon av den mer detaljerte fullstendige rapporten. Ta dette CVet som en introduksjon.
   • Du kan opprette to rapporter - et prosjektoppsummering designet for folk som er interessert i resultatene av et arrangement, og en mer detaljert fullstendig rapport for de som ønsker å sponse eller organisere et arrangement.
   • I prosjektoppsummeringen bør du fokusere på de viktigste punktene og resultatene. Prosjektoppsummeringen skal være kort - en eller to sider. Den bør oppsummere de viktigste detaljene i hendelsen og inneholde en kort tolkning av dataene.
2. 2 Inkluder illustrasjonsmateriale i hendelsesrapporten. Det er mye mer effektivt å presentere publikum med et diagram som gjenspeiler statistisk informasjon, i stedet for å kjede publikum med utallige tall og datoer.
   • Hvis hendelsen involverte et nytt produkt, kan du legge ved et bilde av det. Bilder av selve arrangementet vil hjelpe til med å illustrere hendelsesrapporten. Prøv å legge ut sponsorannonser på nettstedet ditt for å støtte rapporten din. Igjen, ingenting av dette kan vente til slutten av arrangementet.
   • Det vil være godt å inkludere prøver, reproduksjoner og andre eksempler for nettstedet. Rapporter antall personer som mottok kuponger fra sponsorer og så videre. Tilby dekning av arrangementet både på stedet og utenfor stedet i pressen, for publikum, for sponsorer.
3. 3 Dokumentere enhver presse- eller publisitetsdekning. Du bør evaluere det som har blitt omtalt i pressen opp mot målene du setter deg.
   • Fokuser på trykte annonser og artikler som inneholder sponsornavn og annonser, i tillegg til å samle tall og annonserangeringer.
   • Dokumentere TV -reklame, offentlige kunngjøringer, rangeringer og omtale av nyheter.
   • Ikke glem å ta hensyn til informasjon om radioen, kunngjøring av prislister, verdien av reklame og markedsføring, revisjonsrapporter og mer.
4. 4 Sørg for å inkludere en omtale av formålet med hendelsen i rapporten din. Det er veldig viktig å korrelere målene for arrangementet med resultatet, så ikke glem å nevne hva oppdraget og målene med prosjektet var.
   • Du kan også inkludere programmet for arrangementet. Du bør også nevne de viktigste deltakerne i arrangementet. Ikke glem korthet.
   • Bruk mesteparten av tiden din på å liste opp og diskutere de viktigste resultatene av arrangementet og sammenligne dem med målene som er oppført.Vær realistisk og unngå å gå inn på aspekter som ikke har vært særlig vellykkede.
5. 5 Inkluder finansieringsinformasjon i hendelsesrapporten. Det er viktig å gi en detaljert diskusjon om budsjettet for arrangementet og hvor mye som faktisk ble brukt (eller potensielt investert). Sørg for å sammenligne potensielle kostnader med virkelige, og vis hva som gikk bra og hva som trenger videre arbeid.
   • Du bør dekke alle kostnader, inkludert markedsførings- og salgsfremmende aktiviteter, ansattskompensasjon og sponsorkostnader. Det er viktig å utvikle et detaljert budsjett. Økonomisjefer og toppledelse vil se fakta som støtter resultatene.
   • Inkluder nettoinntektsberegninger som provisjoner, sponsing og prøver. Men ikke glem at du sammenligner inntjening med anslått inntekt. Sammenlignet med hva? Godt spørsmål.
6. 6 Inkluder statistikk som er meningsfull for leseren. Ikke lag en rapport som bare viser informasjon som får deg til å føle deg bra. Antall besøkende bør også angis. Det er en god idé å gi målbare data.
   • Annen relevant statistikk er totalt salg og besøkende. Denne typen data gir troverdighet til hendelsesrapporten din. Skriv inn din besøksinformasjon. Inkluder demografi, besøkstall og offentlig forskning (for eksempel shoppingvaner).
   • Rapporter antall personer som har svart på sponsorkampanjer og donasjoner til veldedige organisasjoner. Dokumentere den økonomiske effekten og ansattes deltakelse.
7. 7 Støtt dataene med et kvalitetselement. Rapporten din bør inneholde statistisk informasjon, men du trenger også folks innspill for å gi kvalitetsfeedback.
   • Samle tilbakemeldinger fra deltakere og teammedlemmer slik at data om suksess og feil for hendelser ikke bare kommer fra forfatteren av rapporten. På denne måten vil rapporten din virke mer troverdig.
   • Vurder å inkludere uavhengig forskning. Vurdering av pressedekning er et eksempel på hvor uavhengig forskning kan gjøres.
   • Vurder stedet og omgivelsene. Du bør bruke litt tid på å vurdere stedet og omgivelsene fra andres perspektiv. Diskuter hvor godt plassen ble brukt på konferansen, arrangementet og så videre.

Del 3 av 3: Siste detaljer for å skrive en hendelsesrapport

1. 1 Utarbeid rapporten i tide. Prøv å lage og publisere en rapport umiddelbart etter hendelsen. Ikke glem å merke denne hendelsen i kalenderen din. Noen tror at rapporten bør publiseres innen en måned etter hendelsen, men andre hevder at det er bedre å gjøre det om noen dager.
   • Når det er en frist, bør du rapportere i tide. Kanskje du skriver en rapport for et byrå som en klient har bestilt. Vær oppmerksom på alle krav.
   • Det som betyr noe er at publikummet ditt vil forvente en dyp og rettidig rapport. Så ta deg tid til å gjøre det riktig, men ikke utsett prosessen.
2. 2 Rett rapporten din. Sørg for at hendelsesrapporten din er godt skrevet og fri for stave- eller skilletegn.
   • Sørg for at rapporten er dyp nok. Legg merke til en god tommelfingerregel - "vis, ikke snakk." Dette betyr at det er en god idé å gi spesifikke eksempler for å støtte de mer generelle punktene som er skissert i rapporten.
   • Ikke glem publikummet ditt og sørg for at det du skriver høres formelt og profesjonelt ut. En hendelsesrapport er ikke et rutinedokument; det er et viktig dokument for å avgjøre om aktiviteten var verdt ressursene brukt på den, så rapporten burde høres overbevisende ut.

Tips

• Ta flere bilder enn du tror vil være nødvendig.Når du skriver rapporten, vil du sette pris på nytten av dette rådet.
• Når du samler tilbakemeldinger fra verter og personer som planla arrangementet, bør du ikke gjøre det med en gang. De vil forbli på plass selv etter slutten av arrangementet, bør du først spørre folk fra mengden; de vil være de første som forlater arrangementet. Ikke bry deg om programlederen hvis han er opptatt med noe annet, du finner ham senere og kan spørre om alt.
• Når du samler tilbakemeldinger, gjennomfører en samtale og stiller spørsmål naturlig, så vil samtalepartneren din ærlig fortelle hva han synes om hendelsen.
• Samle flere anmeldelser enn du tror du trenger. Du vil bli glad for det senere.
• Gode ​​bilder viser hva som skjedde på arrangementet, så vel som folks reaksjoner.
• Prøv å ta bilder av hele bildet, inkludert menneskene og programlederen på ett bilde, for å formidle til leseren hvor stort arrangementet var.

Hva trenger du

• Digitalkamera
• Notisbok