Innhold

• Trinn
• Del 1 av 2: Business Letter Format
• Del 2 av 2: Hvordan skrive et forretningsbrev
• Tips

Hvis du har din egen virksomhet, må du sannsynligvis skrive forretningsbrev til kundene dine. Målene kan være forskjellige: å varsle om nye hendelser eller forhold, svare på kundeklager på vegne av selskapet. Uavhengig av grunnen til å skrive, er det viktig å opprettholde en profesjonell tone og forretningsstil til enhver tid.

Trinn

Del 1 av 2: Business Letter Format

1. 1 Bruk et profesjonelt brevhode. Forretningsbrevet representerer din bedrift. I denne forbindelse bør brevet ha det riktige skjemaet. Ikke glem å bruke firmaets logo eller merke.
   • Du kan lage en bokstavoverskrift ved hjelp av ferdige fargemaler for Microsoft Word. Bruk en ekte firmalogo eller merke.
2. 2 Åpne et tekstredigeringsprogram. Alle firmabrev må alltid skrives på en datamaskin.
   • Lag et nytt dokument og angi marginene til 2,54 centimeter.
   • Bruk et serif -skrifttype som Times New Roman, Georgia eller Arial. Så skriftstørrelsen bør ikke være mer enn 12, men ikke mindre enn 10. Skriftens type eller størrelse bør ikke påvirke lesbarheten til bokstaven negativt.
   • Bruk avstand på én linje.
3. 3 Tilpass blokkformen. Blokkformen er det vanligste formatet for forretningsbrev. Det er også det enkleste å sette opp og følge. Hvert element er berettiget og atskilt med ett mellomrom. For å komme fra topp til side, bør et forretningsbrev inneholde følgende elementer:
   • Dagens dato eller datoen brevet ble sendt. Ikke glem å inkludere datoen, fordi den brukes til regnskap av avsender og mottaker, så vel som for juridiske formål. Oppgi den eksakte datoen.
   • Avsenders adresse. Dette er adressen din i standardformat. Hvis adressen din allerede er oppført i overskriften på brevet, kan du hoppe over dette trinnet.
   • Utgående adresse. Skriv inn navn og adresse til mottakeren av brevet. Du kan bruke adressen "Master" eller "Mistress". Så hvis mottakeren er Nina Serova, kan du skrive både "Mrs. Nina Serova" og "Nina Serova".
   • Hilsener. Du kan skrive “Kjære fru Serova” eller “Kjære Nina Serova”. Hvis du ikke er sikker på hvem som vil lese brevet, skriver du "Dear Sirs". Det er også et alternativ "For informasjon til alle interesserte parter", men det bør stå som en siste utvei hvis adressaten er ukjent.
   • Brevets hoveddel. Denne delen vil bli diskutert mer detaljert i neste avsnitt.
   • Siste del og signatur. Skriv: "Med vennlig hilsen" - eller: "Beste ønsker."

Del 2 av 2: Hvordan skrive et forretningsbrev

1. 1 Definer målgruppen din. Tonen i brevet bør alltid forbli profesjonell uansett publikum, men valg av ord og språk betyr avhengig av adressaten til brevet. Hvis brevet er for et annet selskaps HR -avdeling, bør et mer formelt språk brukes. Når du henvender deg til en bestemt klient, kan du ty til et uformelt og enkelt språk.
   • Det vil også hjelpe deg med å unngå misforståelser. Ikke bruk begreper som er uforståelige for leseren. For eksempel kan det hende at kunder ikke kjenner forkortelsene som brukes for romprogrammet i din bedrift, så ikke bruk dem i brevet ditt.
   • Den viktigste regelen for virksomhetsskriving er at teksten skal være tydelig, kortfattet og høflig.
2. 2 Angi formålet med bokstaven på første linje. Vurder formålet med brevet. Vil du oppgi en ny kontoradresse? Minne klienten om gjelden? Svar på klagen? Husk dette når du trenger å skrive den første setningen i brevet. Ikke bruk vag formulering og kom deg rett til poenget.
   • Skriv i første person hvis du uttrykker din mening som bedriftseier. Skriv til den andre personen hvis du henvender deg på vegne av et selskap eller en organisasjon.
   • Bruk en entydig uttalelse som: "Vi informerer deg herved" - eller: "Vi ønsker herved å vite følgende." Skriv i første person hvis du henvender deg til eieren av selskapet som: "Jeg vil kontakte deg", - eller: "Nylig lærte jeg ..., så jeg vil ...".
   • For eksempel vil du (eieren av selskapet) informere Nina Serova om en måneds gjeld. Start brevet ditt slik: "Jeg vil informere deg om at det i mars 2015 er en gjeld på kontoen din."
   • Hvis du er ansatt i et selskap og svarer på en kundeklage om selskapets romprogram, starter du slik: "Vi mottok kommentarene dine om vårt koloniseringsprogram på Mars."
   • Noen ganger må du fortelle leseren at han vant en konkurranse eller fikk plass på en utdanningsinstitusjon. Start slik: "Jeg er glad for å informere ...", - eller: "Vi er glade for å informere ...".
   • Hvis du trenger å rapportere dårlige nyheter, begynn med denne setningen: "Med beklagelse informerer vi deg ...", - eller: "Etter grundig vurdering ble det bestemt ...".
3. 3 Bruk en gyldig stemme. I offisiell tale brukes ofte den passive stemmen, men det kan gjøre teksten i brevet ensformig eller uforståelig. En gyldig stemme lar informasjon formidles i en avgjørende tone.
   • Et eksempel på en passiv stemme: "Hvilke skritt kan tas?" I dette tilfellet er emnet "trinn" ikke utføreren av handlingen, men opplever handlingen på seg selv.
   • Eksempel på en gyldig stemme: "Hvilke skritt kan vi ta?" I denne versjonen brukes en aktiv stemme, som lar deg tydelig og tydelig formidle ideen.
   • Noen ganger lar den passive stemmen deg formidle budskapet ditt og ikke trekke for mye oppmerksomhet til en feil eller stygge fakta. Bruk den bare i dette tilfellet. Vanligvis foretrekkes en gyldig stemme.
4. 4 Lenke til tidligere hendelser eller kommunikasjon med leseren. Du har kanskje tidligere informert Nina Serova om gjelden. Leseren kunne uttrykke sin misnøye med romprogrammet ditt på den siste konferansen. Hvis du allerede har kommunisert, så minne om dette faktum. Leseren vil kunne huske viktige detaljer, og brevet ditt vil være mye viktigere og haster.
   • Bruk uttrykk som: "I henhold til forrige brev fra ...", "Takk for betalt betaling i forrige måned," - eller: "Vi var glade for å høre dine konstruktive kommentarer på konferansen i mai."
5. 5 Legg inn en forespørsel eller tilby hjelp. Sett en positiv tone med en høflig forespørsel eller tilby samarbeid i form av hjelp.
   • La oss si at du eier et selskap og vil overbevise en klient om å betale en gjeld. Bruk uttrykket: "Jeg ville være takknemlig for din hjelp og umiddelbare betaling."
   • Hvis du skriver på vegne av et selskap, bruker du uttrykket: "Vi vil gjerne arrangere et personlig møte for deg med vår HR -sjef."
   • Tilbyr også å svare på alle mulige spørsmål og fjerne tvilen til leseren. Eksempel: "Vi vil gjerne svare på noen av spørsmålene dine eller avklare tvil om betaling", - eller: "Vil du vite mer om programmet vårt?"
6. 6 Fullfør brevet. Bruk en oppfordring til handling fra din side eller kundens side. Dette kan være en forespørsel om å betale ned gjelden innen en bestemt tidsramme eller et tilbud om å avtale et møte med en klient.
   • Skriv et forslag med håp om å kommunisere i fremtiden: "Ser frem til å møte deg på budsjettmøtet neste uke," - eller: "Vi vil gjerne diskutere alle disse aspektene med deg mer detaljert når vi møtes på kontoret vårt . ”
   • Angi om dokumenter er vedlagt brevet. Legg til en setning som: "Vi sender deg en faktura for forrige måned," - eller: "En kopi av romprogrammet er vedlagt brevet."
   • Bruk en avsluttende setning til slutt. Det er best for kundene å skrive: "Med vennlig hilsen", - eller: "Beste ønsker."
   • Bruk ordlyden "Hilsen" i formelle brev til fremmede.
   • Skriv: "Alt godt" hvis du kjenner eller samarbeider med en person.
7. 7 Rett feilene. Riktig formatering og ordlyd vil ikke spille noen rolle hvis det er grammatiske feil i brevet!
   • Prøv å finne alle tilfeller av den passive stemmen og foreta passende justeringer.
   • Vær oppmerksom på lange og forvirrende setninger. I et forretningsbrev gjelder regelen "Bedre mindre er bedre", så lange setninger bør kastes.

Tips

• Skriv ut brevet på uforet A4 -papir. Hvis du sender ut, bretter du brevet tre ganger og legger det i en standard konvolutt.