Hvordan skrive nyhetsbrev (med foto) - Tips

Innhold

Fremgangsmåte
Råd

Formålet med nyhetsbrev er å informere en gruppe mennesker om et bestemt spørsmål, for eksempel en begivenhet, policy eller ressurs, og oppmuntre dem til å gjøre det. Nedenfor er retningslinjer for hvordan du skriver effektive og lettleste nyhetsbrev.

Fremgangsmåte

Del 1 av 4: Skrive nyhetsbrevemne

Skriv inn ordet "MERKNAD" øverst på siden. Rett utenfor teksten var nyhetsbrevet. Skriv ordet “MERKNAD” omtrent 4 cm fra toppen av siden, fet, sentrert eller venstrejustert. Du kan også velge en større skriftstørrelse for dette ordet.
- Dobbelt avstand mellom linjene i tittelen.
Å utnevne riktig. Nyhetsbrev er en formell form for forretningskommunikasjon, så du bør adressere dem på riktig måte. Skriv det fulle navnet og tittelen på personen du skal rapportere til.
- Hvis du sender et brev til alle ansatte, kan du skrive: “MOTTAKER: Alle ansatte”.
Legg til mottakere i CC-serien. "CC" -linjen refererer til de som mottar varselet i form av "Dear Co". Dette er ikke målet for nyhetsbrevet. Dette er personen som trenger informasjon om policyen eller problemet du tar opp i brevet.
Skriv navnet ditt i linjen "Avsender". Emnet for brevet skal inneholde navnet på forfatteren og avsenderen av brevet. Fullt navn og tittel er på denne linjen.
Legg til datoer. Skriv hele datoen, inkludert dag, måned og år. Skriv for eksempel: “DATO: 5. januar 2015” eller “DATO: 01.05. 2015. "
Velg et bestemt avsnitt for emnet ditt. Emnelinjen skal fortelle leseren hva nyhetsbrevet handler om. Vær spesifikk og konsis.
- For eksempel, i stedet for å skrive emnet som: "Blekk", skriv mer spesifikt som: "Blekkbruk Problem på kontoret".
Juster tittelformatet deretter. Tittelen skal være øverst på siden, venstrejustert. Bokstaver ordene "MOTTAKER:", "SENDER:", "DATO:" og "OM JOBB:".
- En eksempeltittel vil se slik ut:
  Mottaker: Navn og tittel på mottakeren
  SENDER: Ditt navn og tittel
  DATO: Dato, måned, år da varselet ble skrevet
  OM: (eller RELATERT TIL :) Problem nevnt av nyhetsbrevet (fremhever på en eller annen måte).
- Når du komponerer titler, må du sørge for å doble linjene og justere teksten.
- Du kan legge til en linje under overskriften som går over sidens bredde for å skille overskriften og nyhetsbrevet.
annonse

Del 2 av 4: Skrive nyhetsbrevinnhold

Tenk på hvem mottakeren er. For at alle skal lese og svare på nyhetsbrevet, er det viktig å matche ordlyden, lengden og høytidligheten til meldingen til hvem som vil lese den. For at dette skal fungere bra, må du ha en god ide om hvem som mottar meldingen.
- Tenk på lesernes preferanser og bekymringer.
- Prøv å forutse spørsmålene leseren din kan stille. Tenk på noe av innholdet i nyhetsbrevet, som eksempler, bevis eller annen informasjon for å overbevise dem.
- Se om leserne godtar omtale av upassende informasjon eller følelser.
Hopp over rituelle hilsener. Nyhetsbrevet begynte ikke med en hilsen som "Dear Mr. Edwards". Gå heller rett inn i saken som skal diskuteres i meldingen fra begynnelsen.
Nevn problemet i første avsnitt. Skriv ned om hvorfor du vil at leseren skal ta affære. Dette er litt som introduksjonen til essayet, altså å introdusere problemet og årsaken til problemet.Du kan også tenke på introduksjonen som et sammendrag av hele nyhetsbrevet.
- Innledningen tar vanligvis omtrent ett avsnitt.
For eksempel kan du skrive: “1. juli 2015 vil XYZ Company implementere en ny policy for helseforsikring. De ansatte vil få helseforsikring og får utbetalt en minimumslønn på 6 millioner per måned ”.
Gi informasjon om spørsmål som blir diskutert. Leseren kan trenge litt generell informasjon om problemet du tar opp. Gi litt informasjon, men det er kort, og bare oppgi hva som er nødvendig.
- Hvis det er aktuelt, fortsett nyhetsbrevet ved å oppgi årsaken til at policyen ble implementert. For eksempel kan du skrive: "Kommunen har stemt for å kreve at alle ansatte i området mottar en minimumslønn på 6 millioner VND / måned".
Støtt argumentene i diskusjonen. Oppsummer handlingene som skal utføres. Bevis og argumenter om løsningen du foreslår. Begynn med den viktigste informasjonen, og dekk deretter de spesifikke eller støttende fakta. Vis leserne at det er fordelaktig å gjøre det du foreslår, eller at det er skadelig for ikke å ta det.
- Legg gjerne til grafikk, lister eller diagrammer, spesielt på lengre meldinger. Bare sørg for at denne informasjonen er veldig relevant og overbevisende.
- For lengre meldinger, bør du vurdere å skrive en kortere overskrift for å gjøre hver del tydelig. For eksempel, i stedet for å skrive "Policy", skriv "New Seasonal Employee Policy". Vær spesifikk og kortfattet i hver overskrift, slik at leseren tydelig ser det grunnleggende i nyhetsbrevet.
Foreslå handlinger som leseren må ta. Et nyhetsbrev er en oppfordring til handling om et bestemt spørsmål, enten det er en ny produktmelding fra selskapet, en ny policy for utgiftsrapportering eller en presentasjon om hvordan selskapet jobber med det. Emne. Husk handlingen leseren trenger å utføre i slutten eller setningen.
- For eksempel kan du skrive: "Alle ansatte må bruke det nye regnskapssystemet fra 1. juni 2015".
- Du kan legge til bevis for å støtte forslagene dine.
Avslutt brevet med et positivt og oppmuntrende sammendrag. Det siste avsnittet i nyhetsbrevet skal gjenta de neste trinnene for å løse problemet. Dette inkluderer en påminnelse om organisasjonens solidaritet.
- Du kan skrive: "Jeg vil gjerne diskutere disse med deg senere, og vil fortsette å diskutere avgjørelsene dine."
- Du kan avslutte med å si: “Vi er begeistret for denne utvidelsen av kategorien. Vi tror at det vil hjelpe virksomheten til å vokse og selskapet vil operere mer bærekraftig ”.
- Dette avsnittet er vanligvis omtrent 1-2 setninger langt.
annonse

Del 3 av 4: Komplett nyhetsbrev

Formater nyhetsbrev riktig. Bruk standardformat for å gjøre meldinger enkle å lese. Bruk en skrifttype Times New Roman eller Arial størrelse 12. Venstre, høyre og nederste marg er 2,5 cm.
- Juster avsnitt. Del opp avsnitt, dobbel avstand og marginer eller ikke.
Gjennomgang av nyhetsbrev. Gjennomgå og rediger meldingen for å gjøre den klar, kortfattet, overbevisende og uten skrivefeil. Kontroller om det er samsvar i ordlyden. Typer av akademiske ord eller profesjonelle ord.
- Se etter stavings-, grammatikk- og innholdsfeil. Vær spesielt oppmerksom på navn, datoer eller tall.
- Sjekk om meldingen er for lang og klipp ut unødvendig innhold.
Underskrifter. Nyhetsbrevet har ingen signaturlinje. Du bør imidlertid legge toppteksten og ved siden av navnet ditt. Det beviser at du har bekreftet nyhetsbrevet.
Bruk brevpapir. Du kan lage et spesielt brevpapir spesielt for nyhetsbrev eller bruke vanlige forretningsbrevpapirer.
- Hvis du utarbeider elektroniske dokumenter (for eksempel for e-post), må du opprette et eget brevpapir i Word som inneholder firmalogoen og grunnleggende kontaktinformasjon. Bruk den tittelen som en mal for nyhetsbrev du sender.
Velg hvordan du skal sende e-posten din. Bestem den beste måten å sende nyhetsbrev på. Du kan skrive den ut og distribuere den til alle. Du kan også sende på e-post.
- Hvis du sender meldingen via e-post, kan du formatere HTML-en for e-posten. Hvis ikke, kan du lagre meldingen som en PDF og legge den til som en e-post.
annonse

Del 4 av 4: Bruk av nyhetsbrevmalen

Finn tilgjengelige brevmaler. Vurder om du vil bruke prøvebokstaver i stedet for å skrive i utgangspunktet. I så fall er det første trinnet å finne gode e-postmaler på nettet. Microsoft Word har også brevmaler. Malene bruker ofte det samme grunnleggende formatet, men forskjellige skrifttyper, skriftstørrelser og layout.
- Last ned riktig mal for dine behov.
- Sørg for å lese vilkårene før du bruker en mal online.
Åpne meldingsmalen som er lastet ned til datamaskinen din. Etter å ha trykket på nedlastningstasten, lastes brevmalen automatisk ned til datamaskinen din, eller noen få trinn kan tas før nedlastingen starter. Brevmalen lastes ned som en zip-fil, du må pakke ut og åpne i Microsoft Word.
- Det anbefales å bruke den nyeste versjonen av Microsoft Word for å sikre at du ikke opplever uforutsette programvareproblemer, og at meldingsmalen ikke fungerer som designet. Hvis du har en tidligere versjon av Microsoft Word, må du oppdatere programvaren før du laster ned brevmalene.
Lag topptekst (topptekst). Husk at brødteksten til eksempelmeldingen kan endres. Du kan tilpasse deler av eksempelmeldingen som du vil. For eksempel kan du legge til logoer og copyright-symboler i overskriften på brevmaler. Klikk på overskriften og skriv inn bedriftsinformasjonen din.
Fyll ut seksjonene i overskriften på brevskjemaet. Husk å fylle ut feltene "TIL" og "FRA", samt "CC" og "SUBJECT". Vær forsiktig når du fyller ut disse feltene for å unngå å utelate dem, la dem være blanke, gjør ofte feil mens du skriver.
Skriv inn meldingsteksten. Skriv innledningen, begrunnelsen, diskusjonen og sammendraget i nyhetsbrevet. Hvis du vil, kan du bruke kuler eller lage lister for å organisere informasjonen din.
- Behold formatet på brevmalen. Dette sikrer at avsnitt er justert, med riktige marginer og skriftstørrelse.
- Om nødvendig kan du til og med tilpasse nyhetsbrevet for å bruke tabellen. Noen ganger er det en god idé, spesielt hvis det å bruke punktlister eller lignende lister gjør meldinger forvirrende eller vanskelige å lese.
- Sørg for å slette all tekst fra malen. Kontroller samtidig e-posten din nøye før du sender den.
Husk å sjekke bunnteksten. Bunnteksten er det tomme området nederst på siden for ytterligere informasjon. Du kan legge til bedrifts- eller personlig kontaktinformasjon på dette nettstedet. Det er veldig viktig å ta seg tid til å sjekke nøyaktigheten av informasjonen. Det siste du ikke vil at skal skje er når meldingen er perfekt skrevet, men har feil kontaktinformasjon eller mangler informasjon.
Juster utseendet til meldingen. Noe av det mest attraktive med eksempler på meldinger er at du kan endre fargen på teksten. Dette hjelper deg med å vise litt personlighet og får teksten til å skille seg ut mer. Du kan også velge riktig farge for situasjonen som skjer for å sikre at nyhetsbrevet ditt ser fremragende ut, ikke bare profesjonelt.
Lagre nyhetsbrev som konsistent tekst. Husk å lagre en kopi. Du vil ha elektroniske sikkerhetskopier for å støtte utvekslingen av informasjon.
Lagre malen for senere bruk. Når du trenger å bruke en eksempelmelding med et endringsemne, trenger du bare å tilpasse varene for å matche det spesifikke emnet i meldingen. Dette vil spare tid, hjelpe deg med å lage et enhetlig, profesjonelt nyhetsbrev som fanger alles oppmerksomhet, slik at det blir lest umiddelbart. annonse