Forfatter:
John Stephens
Opprettelsesdato:
28 Januar 2021
Oppdater Dato:
1 Juli 2024
Innhold
Tilbakemelding er viktig for å hjelpe ansatte eller studenter med å forbedre seg til det bedre. Tilbakemelding er ikke bare viktig, det kreves også i de fleste bedrifter og klasserom. Dette gjelder spesielt hvis du administrerer ansatte eller er ansvarlig for å veilede andre. Med stadig flere ansatte som kommuniserer og jobber eksternt, blir det stadig viktigere å skrive svar via e-post. Hvis du har tilsyn med andre ansatte, kan du skrive tilbakemelding i ytelsesvurderingen. Hvis du er lærer, må du ofte gi kommentarer til elevene dine.
Fremgangsmåte
Metode 1 av 3: Skriv en ansattes svar på e-post
Bekreft årsaken til å sende e-posten. Du kan skrive årsaken i emne eller i e-posten. Vanligvis er det best å la mottakeren vite hva han kan forvente i en e-post fra emnet.
- Skriv et emne som "Tilbakemelding på prosjektforslag - Flott start!"
Start med en vennlig kommentar. Dette vil gi publikum beskjed om at du kommenterer i en vennlig tone i stedet for å kritisere. Det vil øke sannsynligheten for at mottakeren vil lese anmeldelsen din i en positiv retning.- Skriv noe sånt som "Jeg håper du får en god uke!"
Anerkjenn det arbeidet de har fullført. Sjansen er stor for at respondenten har lagt mye arbeid i arbeidet du vurderer. Nevn dette først, la dem få vite at du kjenner igjen deres innsats.
- Du kan si “Takk for at du prøver å implementere denne planforslaget. Jeg har lagt ned mye arbeid ”.
Gi positive tilbakemeldinger først. Å fortelle mottakeren hva de gjør riktig, myker først kritikken senere. Vær ærlig, men prøv å finne noe positivt. Du kan fokusere på oppgaven som er tilgjengelig eller på tidligere arbeid.- Si, “Her er et annet overbevisende forslag. Du har samlet mange fantastiske mål, og jeg kan se mye fremgang i metoden din.
Skriv negative tilbakemeldinger som råd. Selv om det er mer effektivt å liste opp nødvendige endringer, kan det være vanskelig for mottakeren å lese dem og frustrere dem. Lag i stedet setningen som om det var endringene du skal gjøre.- Du kan skrive, "Jeg vil fjerne del 1 og 2, og utvide del 3 til å omfatte budsjettutkastet", eller "Jeg vil kutte andre ledd, men vil legge til en evaluering av pågående prosjekter. på slutten av den delen ”.
Forklar negative tilbakemeldinger. Fortell mottakeren hvor problemet er, forklar om mulig årsaken til problemet. Hvis kritikken skyldes en endring fra forventning eller retning, fortell dem dette, og forklar hvorfor endringen ble gjort.
- La oss si, “Vi skifter hele selskapet mot mer detaljerte forslag, så vi må utvide informasjonen i noen få seksjoner. Jeg har listet opp steder som trenger mer informasjon. ”
- Hvis du kommenterer mottakerens oppførsel, må du alltid inkludere eksempler på hva du vil formidle. For eksempel, hvis du snakker om uprofesjonelt å kle på et klientmøte, gi eksempler på hva de gjorde galt. Du kan si, "Sist vi møtte klienten, hadde du flip flops, og før du hadde på deg en t-skjorte. Denne typen fritidsklær gir ikke det profesjonelle bildet vi ønsker å representere selskapet. ty ".
Bestem hvordan du kan løse problemet. Tilbakemeldingen din vil ikke være nyttig uten en løsning på problemet. Avhengig av svaremnet, kan det være en liste over spesifikke løsninger og en generell liste over mål å jobbe med.
- Du kan gi eksempler på måter de kan løse problemet på. Dette er et flott alternativ når du har en bestemt løsning i tankene. Du kan si: "For din neste presentasjon, bruk nøytrale farger og unngå overganger. Siden vi møter klienter, bør du også unngå å snakke. i selskap".
- En annen måte er å stille spørsmål som vil hjelpe dem å tenke på måter å forbedre seg på. Dette vil være nyttig for å identifisere problemet det er mange mulige løsninger for. For eksempel: "Er det noen måter du kan forbedre materialet herfra og utover?" Eller "Hvilke endringer planlegger du å bruke på din neste presentasjon?"
Påminn dem om eventuelle konsekvenser. Noen problemer på jobben kan skade organisasjonen, og de ansatte må være klar over den. I mange tilfeller vil det få noen konsekvenser, og noen ganger vil du miste kunder eller gi ineffektiv kundeservice på grunn av ansattes svikt. Avhengig av situasjonen vil det også få konsekvenser for den ansatte hvis de ikke endres. Gi personalet beskjed hvis det er et problem.
- For eksempel, fortell dem om bekymringer for at selskapet kan miste kunder på grunn av papirfeil.
- En annen måte er å fortelle dem at de kan bli sparket fra prosjektet hvis de ikke prøver å forbedre dokumentasjonen.
Avslutt med en forespørsel om avklaring og forklaring på tilbakemeldingene dine. Dette er en vennlig måte å avslutte e-post på som hjelper folk å bli kjent med at du støtter dem. I tillegg vil det få dem til å føle seg komfortable med å be om forklaring hvis de ikke forstår hva du skrev.
- Skriv "Gi meg beskjed hvis du har spørsmål eller trenger forklaring om problemet".
Metode 2 av 3: Tilbakemeldingsskriving i kompetansevurdering
Sett mål for å vurdere kompetanse. Det er grunnen til at du gjør gjennomgangen. Å vite målene dine kan hjelpe deg med å skrive bedre tilbakemeldinger og vil hjelpe de ansatte å vite hva de kan forvente.
- Fokuserer du for eksempel på forbedring av ansatte? Gjør du en bedriftsomfattende vurdering for å bestemme hvilken type karriereutvikling som vil være til fordel for din bedrift? Gjør du en kvartalsvis gjennomgang?
- Snakk med personalet om dine mål når du gir tilbakemelding. Du kan si, "Selskapet har en plan for å støtte et karriereutviklingsprogram basert på de ansattes behov, så jeg gjennomfører en ytelsesvurdering for hver person".
Gjennomgå tidligere tilbakemeldinger om dem. Dette kan omfatte svar fra en tidligere gjennomgang, samt uformell informasjon som ble gitt ut under gjennomgangen. Du bør også evaluere hva de har gjort mot den tilbakemeldingen. Har de brukt det til å forbedre seg? Var de ikke oppmerksomme på det?
- Hvis de har handlet på tilbakemeldingene før, kan dette sees på som en positiv vurdering denne gangen.
- Hvis de ikke har tatt hensyn til tilbakemeldinger før, kan du diskutere både forrige utgave og mangel på selvbevissthet om å ikke ta hensyn til tilbakemeldingene.
Forklar positive tilbakemeldinger, gi spesifikke eksempler. Det er best å alltid starte med positive kommentarer. Fortell de ansatte hva de gjør bra, og påpek eventuelle prestasjoner de har oppnådd. Vær ærlig, men prøv å ta med så mange positive og negative som mulig.
- Gi eksempler, for eksempel “Du viste selvbevissthet når du meldte deg frivillig til å lede et prosjekt, og du viste god ledelse ved å jobbe godt med teamet, og inkludere forslag. fra andre medlemmer, og tilordne oppgaver ”.
- Ros det du vil at de skal gjøre.
Gi konstruktiv kritikk, gi konkrete eksempler. Fokuser kritikken din på det som er mest fordelaktig for selskapet eller målene for den ansattes jobb. Fortell dem hva du synes de har problemer med, og hvorfor det er problemet.
- Gi konkrete eksempler. For eksempel, "I de siste 3 presentasjonene glemte du budsjettutkastet, reduserte prosjektet", eller "Gjennomsnittlig antall kontoer oppnådd i siste kvartal var 6, men du er bare garantert. 2. Dette regnes som inhabil ”.
Sett deg arbeidsmål for neste evalueringsfase. Dette vil hjelpe ansatte å vite hva de skal fokusere på i fremtiden, slik at du kan kommunisere hva selskapet trenger fra dine ansatte. Det vil også gjøre tilbakemeldingene mer nyttige fordi personalet vet hva du vil at de skal forstå fra gjennomgangssesjonen.
- Målene skal være korte og spesifikke. For eksempel, "I gjennomsnitt vil en ansatt selge 4 produkter per dag", "Personalet vil øke kommunikasjonen med kundene", eller "Personalet vil fullføre ledertrening".
- Sørg for at neste revisjon du gjør for dine ansatte, vil fokusere på disse arbeidsmålene, da det er det de forventer.
Foreslå karriereutviklingsmuligheter. Gi konstruktive kommentarer som du ga tidligere. Avhengig av ressursen, kan dette være en kunnskapsutveksling, opplæring, opplæring i selskapet eller en delingsøkt for livserfaring. Du kan til og med søke på kurs på nettet hvis du mangler ressurser.
- Vær åpen for å endre disse anbefalingene etter at du har diskutert evalueringen med den ansatte. For eksempel kan den ansatte be om en karriereutvikling du aldri har tenkt på.
- Du bør vurdere den ansattes karrieremål. For eksempel, hvis en ansatt ønsker å flytte til en lederstilling, kan du anbefale en lederopplæring som et alternativ til karriereutvikling. Et annet alternativ er at hvis den ansatte har interesse for grafisk design, kan du la dem delta på opplæringskurs slik at de kan bruke disse ferdighetene for selskapet.
Avslutt med oppmuntrende ord. Uansett hvor positiv ytelsesvurderingen er, er det ingen som liker å bli påminnet om mangler eller hva de trenger å forbedre. Å avslutte med oppmuntrende ord kan bidra til å motivere en ansatt i stedet for å bli presset eller motløs.
- Si dette, “Du hadde uventede problemer i forrige kvartal, men du avsluttet jobben din bra når du justerte arbeidsmengden. Vi liker resultatene dine og håper å se flere gode resultater i dette kvartalet. ”
Oppmuntre tilbakemeldinger fra mottakere. Dette kan være et muntlig svar etter at du har diskutert evalueringen med dem, eller du kan gi dem et tilbakemeldingsskjema for å fylle ut. Du vil motta mer effektive tilbakemeldinger hvis du lar ansatte kommentere ytelsesvurderingen og samle informasjonen i fravær.
- Be andre om å kommentere tilbakemeldingene dine. For eksempel: "Hvis du kunne forbedre en ting med måten jeg gir tilbakemelding på, hva ville det være?" Og "Var tilbakemeldingene klare og nyttige?"
Metode 3 av 3: Gi tilbakemelding til studentene
Fokuser på læring. Hensikten med tilbakemeldinger er å hjelpe studentene til å lære, så kom med nyttige kommentarer som veileder dem til å forbedre sitt arbeid i stedet for å kritisere feil. Ta det som veiledning og ikke bare kritikk.
- Du kan gi tilbakemelding på studenttypene, inkludert skriveoppgaver, presentasjoner og prosjekter.
Gi tilbakemelding på innhold og struktur. Begge delene er viktige, og studentene må vite hvordan de kan forbedres. Dette er spesielt viktig hvis en student gjør det bedre i en del enn en annen. For eksempel kan en student ha en utmerket ide om innholdsutvikling, mens han fortsatt har skrivefeil, feil tegnsetting, ufullstendige avsnitt og ingen innrykk.
- Hvis du kommenterer muntlige presentasjoner eller prosjekter, må du sørge for å gi tilbakemelding på hver del av øvelsen.
- For eksempel vil en verbal presentasjon inkludere kommentarer om både innhold og offentlige taleferdigheter, mens et prosjekt kan motta innhold, kreativitet og ferdighetsfeedback. tilstede.
Gi spesifikke positive og negative tilbakemeldinger. Å skrive kommentarer som “god jobb”, “stor fremgang” eller “behov for å jobbe” forteller ikke elevene hva de trenger å gjøre for å forbedre eller hva de gjør riktig. For at tilbakemelding skal være effektiv, må studentene vite hva de gjorde bra eller ikke.
- Skriv slik: “Avhandlingen din er klar, velskrevet og bruker ønsket format. På den annen side trenger temasetninger mer innsats fordi de ikke er knyttet til oppgaven ”.
- Foreslå som dette: "Mine ideer er godt utviklet, men jeg vil at du skal komme til meg for instruksjoner om hvor du skal bruke komma og ufullstendige setninger".
- Inkluderer en blanding av positive kommentarer og konstruktiv kritikk.
Foreslå måter å forbedre i stedet for å fikse feil. Du kan markere noen få feil, men unngå å gjøre rettelser på siden. Identifiser problemet du oppdaget i artikkelen, for eksempel å bruke for mange kommaer, og foreslå ferdigheter som elevene dine kan forbedre.
- For eksempel: “Jeg brukte for mange komma i essayet mitt. Læreren foreslo at du går gjennom reglene for bruk av komma og hvordan du kan unngå kommafeil. Hvis du går til instruktøren, kan vi gjennomgå passasjen sammen.
Sett prioriteringer for neste utkast eller øvelse. Det vil gi studentene spesifikke poeng å fokusere på fra nå av. Du kan prioritere læringsmål eller behov til studentene dine, avhengig av type oppgave.
- Si: "Akkurat nå vil jeg at du skal fokusere på å bruke aktive fag og unngå ufullstendige setninger."
Begrens tilbakemeldinger til ett stykke eller en ferdighet hvis problemet er på tide. Fokuser oppmerksomheten på gjeldende læringsmål eller behov til studentene du vurderer. Sørg for at studentene vet at du bare vurderer bestemte deler av skrivingen, slik at de ikke synes andre deler er perfekte.
- Du må kanskje farge eller markere kommentarer.
- Før du returnerer oppgaven til studentene, må du si at du bare gir tilbakemelding på en del av oppgaven.
- Du kan også la elevene velge ferdighet eller seksjon som de ønsker å motta tilbakemelding for.
Unngå å legge press på studentene. Hvis det er mange feil, ikke prøv å rette dem i en kommentar. Å gi for mye informasjon på en gang kan få studentene til å føle seg overveldede. Start i stedet med de grunnleggende tilpasningene eller det enkleste stedet.
- For eksempel kan du begynne med å fokusere på ufullstendige setninger og slå opp ord du ikke vet hvordan du skal stave.
- Du kan også bare fokusere på læringsmålet øvelsen sikter mot.
Oppfordre elevene til å fortsette å prøve. Avslutt med et positivt notat som oppfordrer dem til å fortsette å prøve. Du kan referere til andre forbedringer i øvelsene deres, og gi dem motivasjonen til å sikte høyere.
- Skriv, “Etter at jeg innså at skrivingen din har blitt bedre så mye i løpet av skoleåret, vet jeg at du vil gjøre en utmerket jobb ved å følge disse forslagene. Jeg gleder meg til å lese neste essay! "
