Innhold

• Å trå
• Del 1 av 3: Slå sammen samtalen
• Del 2 av 3: Si farvel
• Del 3 av 3: Planlegg telefonsamtalen
• Tips
• Advarsler

Vi har alle hatt en telefonsamtale som aldri ser ut til å ta slutt. Så hvordan avslutter du samtalen på en respektfull måte? Det er viktig å opprettholde gode kommunikasjonsmidler mellom venner, slektninger og kolleger. Høflig avslutning av telefonsamtaler er en viktig del av utviklingen av disse forholdene.

Å trå

Del 1 av 3: Slå sammen samtalen

1. Fokuser samtalen. Når du nærmer deg slutten av samtalen, må du ikke invitere den andre personen til å fortsette å snakke. For eksempel kan du være veldig interessert i hva den andre nettopp har fortalt deg, men å stille et spørsmål inviterer dem til å fortsette å snakke.
   • For eksempel kan moren din nettopp ha fortalt deg om noe interessant sladder. I stedet for å stille et åpent spørsmål (som "hvordan hørte du om det?!"), Kan du komme med en uttalelse (som "vel, du kan ikke tro alt du hører.") Avslutte samtalen slik at du kan gå videre til andre emner du trenger å diskutere, eller slik at samtalen kan avsluttes.
   • Hvis du har en arbeidssamtale og trenger å omdirigere samtalen, svar med en uttalelse på hva den andre har sagt, og en indikasjon på at det han eller hun har sagt er viktig for deg også. Deretter introduserer du straks temaet du trenger å ta opp. For eksempel kan du si "Takk for at du løfter dette problemet med lønnen. Jeg vil diskutere dette med lederen vår med en gang når jeg er ferdig med samtalen min, men jeg ønsket fortsatt å diskutere fremdriften i kvartalsrapporteringen. "
2. Vent på stillhet. Hver samtale har pauser. Vent til høyttaleren stopper, og forklar at du må dra.
   • Ikke ta en pause når du benytter deg av stillheten. Ellers kan den andre personen begynne å fortelle en ny historie. I dette tilfellet, fortell personen du likte å snakke, at du snart vil ringe igjen, og så må du dra med en gang. Ikke forsink farvel.
3. Avbryt den andre. Mens vi vanligvis ser avbrudd som uhøflig oppførsel, kan du også avbryte noen på en høflig måte!
   • Avbryt når det er ditt eneste alternativ, og beklag alltid når du gjør det. For eksempel kan du stoppe når en viktig oppgave eller en nødsituasjon oppstår mens du er på telefonen. Alternativt kan du stoppe når du har en bestemt tidsbegrensning som du allerede har oppgitt på forhånd.
   • Kanskje du er på et arbeidsmøte, men noen har nettopp kommet inn på kontoret ditt, eller du har planlagt et møte. La personen du snakker med få vite om situasjonen, og fortell dem at du vil ringe tilbake når du er ferdig.
   • Hvis du har en nødsituasjon, forklar den kort: "Jeg beklager å avbryte, men hunden min bare kastet opp. Jeg må se om han har det bra. "
   • Hvis du må holde deg til fristen som allerede er skissert, må du minne ham eller henne: "Beklager at jeg avbryter deg, men pausen min er over nå, og jeg må komme tilbake til jobb."
4. Gi en advarsel om tid. Å fortelle den andre personen din tidsgrense kan hjelpe deg med å unngå et vanskelig eller frekt farvel. Fortell den andre personen når du bare har fem eller ti minutter igjen. Hvis han eller hun trenger å stille deg et spesifikt spørsmål eller fortelle deg noe viktig, vil en tidsvarsling minne ham eller henne om å fokusere på sin del av samtalen.
   • En tidsvarsling kan også være en måte å gå videre til det siste emnet for samtale eller spørsmål. Etter at den andre personen har svart, takk dem og avslutt samtalen.
   • For arbeidssamtaler kan en tidsvarsling hjelpe deg med å styre samtalen og prioritere de viktigste temaene for samtalen. For eksempel kan du si: `` Jeg har bare fem minutter igjen til mitt neste intervju, men jeg vil fortsatt spørre om du er på rett spor med kvartalsrapporteringen. '' Når den andre personen svarer, takk dem og fortell dem du gleder deg til å lese rapporten om kort tid.

Del 2 av 3: Si farvel

1. Be om unnskyldning. Hvis du må avslutte samtalen brått, må du sørge for å si unnskyld. Forklar at du vil fortsette å snakke, men at du må ta tak i nødssituasjonen eller en annen situasjon som skjedde under samtalen din.
2. Bekreft din glede av samtalen. Sørg for at du forteller den andre personen at du likte å komme i gang, og at du setter pris på at han eller hun tok seg tid til å snakke med deg. På denne måten bekrefter du at han eller hun er viktig for deg.
3. Lag en plan for å snakke igjen. Å snakke med en nær venn eller et familiemedlem vil hjelpe deg å avslutte samtalen raskere hvis du planlegger tid til å snakke igjen snart. Den andre personen vil vite at han eller hun raskt vil kunne si de andre tingene han eller hun ønsket å fortelle deg, og vil ikke føle at han eller hun må utvide samtalen ved å fortelle deg alt på en gang.
   • Det kan føre til en utvidet samtale når du spør den andre personen når det vil være en god tid å ringe igjen. I stedet må du fortelle ham eller henne at du vil sende en tekstmelding eller e-post til ham eller henne neste uke for å se når han eller hun kan snakke igjen.
   • Hvis du ikke vet når du får tid igjen, kan du foreslå et vagt øyeblikk. Si for eksempel: "Jeg vil ringe igjen senere denne uken eller i helgen."
   • Hvis personen er noen du ikke snakker med med jevne mellomrom, si noe som: "Vi må gjøre dette igjen snart!" Ved å gjøre dette, indikerer du at du vil holde kontakten, men ikke begrense deg til en bestemt tidsgrense.
4. Foreslå en alternativ måte å kommunisere på. Hvis du ikke liker å snakke i telefon, kan du si at du vil sende Skype, sende tekst eller e-post for å holde kontakten.
   • Du kan fortelle kolleger som ofte snakker lenge at du vil kunne svare på e-post raskere enn via telefon. Det er mer sannsynlig at den andre personen vil sende e-post hvis han eller hun svarer på en e-post du har sendt, i stedet for å måtte sende den første e-posten. Send ham eller henne en e-post samme dag som en oppfølging av telefonsamtalen din, og oppfordre ham eller henne til å svare via e-post.
   • Noen ganger fortsetter personlige telefonsamtaler lenge fordi den andre personen føler at han eller hun trenger å fortelle deg om alt som har skjedd i livet deres siden du sist snakket. Hvis du holder kontakten via sosiale medier (som Facebook), SMS eller e-post, vil han eller hun føle mindre press for å holde seg oppdatert.
   • Fortell den andre personen at du vil sende en SMS eller e-post til ham eller hennes bilder av noe du snakket om via telefon. Du vil utvide kommunikasjonen, men innenfor din egen tidsramme. Teksting eller e-post som en oppfølging av samtalen kan også åpne for en ny kommunikasjonsmetode.

Del 3 av 3: Planlegg telefonsamtalen

1. Ring inn mellom aktivitetene. Hvis du vet at personen du vil ringe ofte er veldig snakkesalig, kan du ringe mellom planlagte avtaler, møter eller aktiviteter. Du kan si at du bare har ti minutter til å snakke, men du ønsket virkelig å ringe mens det fungerte. I begynnelsen av samtalen, fortell vennen eller familiemedlemmet om tidsfristen din slik at han eller hun er klar over situasjonen.
   • Snakkesalige mennesker "vil fortsatt ha deg". en ting 'når du prøver å avslutte samtalen. Å fortelle den andre personen at du bare har noen minutter å snakke, vil hjelpe dem å prioritere de viktigste tingene de vil fortelle deg.
2. Vær oppmerksom på hans eller hennes tidsplan. Tenk på vennens eller familiemedlemmets normale rutine. Hvis du vet at han eller hun skal spise på et bestemt tidspunkt og ikke vil ha uendelig taletid, ring på den tiden. For eksempel kan du ringe i lunsjpausen hans eller før han eller hun vanligvis begynner å spise. På den måten er presset på å avslutte samtalen på den andre personen (og ikke deg).
   • Vis oppmerksomhet til den andre personens tidsplan. Når du ringer, si noe som: "Jeg vet at du er i lunsjpausen din nå, jeg ville bare ringe og snakke hvis du har tid."
3. Ring ham eller henne tilbake. Hvis personen ringer deg når du ikke har tid til å snakke i en time, ikke svar. Sørg imidlertid for at du ringer ham eller henne tilbake samme dag, slik at han eller hun ikke tror du unngår ham eller henne.
   • Vær ærlig om hvorfor du ikke kunne svare. Kanskje du jobbet med et prosjekt, trente, gjorde lekser og så videre. La ham eller henne få vite at du beklager at du savnet samtalen.
   • Ring når du har nok tid til å snakke slik at vennen eller familiemedlemmet ikke synes du er avvisende. Du vil bekrefte at du respekterer ham eller henne og at du bryr deg om det han eller hun vil fortelle deg. Ved ikke å svare på den første samtalen og deretter ringe tilbake, indikerer du at du nå har tid til å ta full oppmerksomhet.
   • Hvis du vet at du ikke får tid senere den dagen heller, svarer du på den første samtalen. Først spør ham eller henne hva som skjer; kanskje han eller hun har en nødsituasjon eller viktige nyheter å dele. Hvis han eller hun bare ringte for å chatte i stedet, bare fortell innringeren hva du gjør og at du har en travel dag foran deg. Spør om du kan ringe tilbake senere i uken når du har mer tid.
4. Lage en liste. Hvis du ringer til en snakkesalig person av en bestemt grunn, skriv ned hva du skal fortelle eller spør ham eller henne før du ringer. Dette vil bidra til å holde samtalen i gang.
   • Å skrive ned en liste over emner du vil diskutere, vil minne deg på hva du vil snakke om med den andre personen hvis samtalen går andre steder. Hvis du kan, kan du prøve å returnere samtalen til et av emnene på listen din ved å koble den til det den andre har fortalt deg, for eksempel "Å, det minner meg! Jeg ville bare fortelle deg om hva som skjedde i går! "

Tips

• Det er alltid best å være ærlig. Hvis du bruker de samme unnskyldningene hver gang, vil den andre personen føle at du ikke setter pris på ham eller henne, eller han eller hun kan til og med tro at han eller hun har gjort noe for å fornærme deg.
• Vær veldig høflig og påståelig. Hvis han eller hun ignorerer spørsmålet ditt og fortsetter å snakke, kan det hende du må gjenta behovet for å avslutte samtalen.

Advarsler

• Vær følsom for andres behov. Kanskje er det viktigere å bruke litt ekstra tid på telefonen med noen som trenger å snakke enn å gjøre det du synes du skal gjøre.
• Ikke bruk dumme unnskyldninger (som "Jeg må spise kaken min nå" eller "Beklager, jeg må vaske håret"). Dette vil irritere og opprøre personen du snakker med.