Skriv en resultatrapport

Innhold

Å trå
Del 1 av 3: Utarbeidelse av resultatrapporten
Del 2 av 3: Opprette meningsfylt innhold
Del 3 av 3: Bruke effektivt språk
Tips

Må du skrive en resultatrapport? Mange stillinger krever dette, og ofte er dette selvvurderinger som ber deg om å rapportere om hva du har gjort i løpet av året. Du kan ha blitt bedt om å skrive en rapport om et møte i stedet. Kunnskap om hvordan man skal skrive en slik rapport riktig kan utgjøre en stor forskjell om du blir oppfattet som vellykket eller ikke.

Å trå

Del 1 av 3: Utarbeidelse av resultatrapporten

Start med et sammendrag avsnitt. Oppsummer oversikten øverst i evalueringen. Informer leserne om den totale ytelsen.
- Du skriver kanskje en resultatrapport for en ideell organisasjon. Du kan oppsummere suksesser som å ha organisert vellykkede arrangementer for interessenter, fått anerkjennelse i bransjen og utvidet en kundebase.
- Du trenger ikke å rote sammendraget med detaljer. Her oppsummerer du de viktigste punktene. Du gir en oversikt. Prøv å ikke gjøre rapporten for lang. To sider er en god tommelfingerregel, med mindre arbeidsgiveren har et spesifikt ønske. Be arbeidsgiveren din om å se om det er et anbefalt format.
Gi detaljer for å støtte hvert punkt i sammendraget. Nå må du begrunne hovedpoengene i sammendraget i begynnelsen, med detaljer senere i rapporten.
- Bruk en tekstoversikt. Organiser forskjellige områder i sine egne avsnitt og bruk underoverskrifter under hver overskrift. Et av avsnittene dine kan for eksempel kalles "Organiserte hendelser".
- Under en slik overskrift kan du legge ut (med punkttegn eller bokstaver) et kort sammendrag av hver hendelse, dens formål og hvordan det hjalp gruppens oppdrag. Vær spesifikk her.
Bruk et profesjonelt format. Ikke samle inn rapporten. Du vil at rapporten skal se godt organisert ut, i en profesjonell skrift og på pent papir.
- Lag en tittel og sentrer den øverst på siden. Bruk fete underoverskrifter for å organisere informasjon.
- Gi grunnleggende informasjon øverst i rapporten. Presentere datoene dekket av evalueringen og navnet og tittelen på personen som opprettet den.
Ha en logg for hele den aktuelle perioden. Det blir mye lettere hvis du holder oversikt over fremdriften mens den skjer.
- Ha en dagbok eller mappe der du holder oversikt over prestasjonene dine i evalueringsperioden. Dette vil gjøre livet ditt mye lettere når det gjelder tid til å skrive rapporten.
- Unnlatelse av å gjøre det kan resultere i å glemme viktige prestasjoner som skjedde i begynnelsen av perioden.

Del 2 av 3: Opprette meningsfylt innhold

Påminn folk om dine prestasjonsmål og forventninger. Du må minne folk om hva målene var i begynnelsen av evalueringsperioden. Hva var målene? Hva er forventningene til oppgaven? Hvis du ikke vet det, må arbeidsgiveren gi det.
- Forklar deretter hvordan de ble oppnådd ved å vise faktiske tall. Poenget er å sammenligne hva dine aktiviteter eller resultater var mot de opprinnelige prosjektene.
- For eksempel: hvis du har samlet inn mer penger enn forventet, vil dette komme positivt til investorer eller overordnede. Men hvis du ikke gir en referanse, er det vanskeligere å vurdere om og i hvilken grad det har vært en suksess.
Gi opptak. Ta med noen grafer eller diagrammer hvis du tror de hjelper leseren med å evaluere dataene du presenterer.
- Husk at noen lesere bare vil skumme rapporten fordi de sannsynligvis vil være opptatt. Visuelle hjelpemidler kan derfor ofte formidle poenget ditt litt mer effektivt.
- Imidlertid ikke bombardere leseren med for mange grafer. Velg en eller to grafer som fremhever hovedpoengene.
Fokuser på BIL. Denne teknikken hjelper deg med å dokumentere ytelsen din. Det står for Challenge, Action og Results. Dette vil hjelpe deg med å organisere forestillingen din.
- Se utfordringen med oppgaven. Deretter skisserer du handlingen du tok for å løse problemet, og deretter dokumenterte resultatene. La oss for eksempel si at du er leder på en restaurant. Du kan skrive: Utfordring - Linjene ble for lange rundt middagstid, og økte kundeklager med 10 prosent. Handling - En servitør utplassert en time tidligere for å øke antall ansatte i travle timer. Resultat - Klager fra kunder om lange ventetider reduserte til to, en nedgang på 80 prosent.
- Hovedpoenget er å være spesifikk her. Generelle prestasjoner som "Jeg er en lagspiller" gir ikke mye mening fordi alle kan si ting som det. Nøkkelen er å knytte resultatene til kjerneproblemer og demonstrere suksess gjennom data og spesifikasjoner.
Angi metodikken din. Hvis programmet ditt involverte en eller annen form for datainnsamling, er det lurt å kort forklare metoden du brukte.
- La leserne få vite årsaken til den valgte forskningsmetoden. Forklar fordelene og resultatene av undersøkelsen. Hvorfor var dette en troverdig metode? Bruk for eksempel restaurant-scenariet til å forklare hvorfor det er fornuftig å bruke klager som metode.
- Forklar hva forskningsdataene betyr og hva du prøvde å oppnå med forskningen.
Fokuser på deg opptreden. For å finjustere prestasjonene du vil presentere, tenk på hva du er mest stolt av i løpet av den perioden. Kanskje det var din beroligende effekt på bekymrede besøkende. Kanskje det var å coache andre. Ikke kast for mye detaljer foran leserne.
- En annen metode du kan bruke for å gjøre dette er STAR-metoden. Denne metoden består i å kort beskrive en situasjon og oppgave, handlingen du tok for å oppnå den og resultatene du oppnådde. Som med CAR-metoden, er målet her å koble problemer til resultater og forklare hvordan du oppnådde dem.
- Fokuser på ting som vanskeligheter, unikhet, første gang, høy synlighet, møte tidsfrister, innovasjon og omfanget og effekten av arbeidet ditt.
- Et eksempel på dette er å forklare at da du begynte som avdelingsleder, var årlig ansattes omsetning 35 prosent. Du implementerte en medarbeidertilfredshetsundersøkelse, opprettet ansatt mentorskap og startet et ukentlig personalmøte. Som et resultat har personalomsetningen sunket til 15 prosent. Som dette eksemplet viser, trenger ikke forestillingen å være for mye ordentlig så lenge den gir de riktige koblingene.
Forklar verdien din. Ikke bare si hva resultatene dine er, men forklar også hvorfor disse forestillingene er av verdi for organisasjonen.
- La oss for eksempel si at du begynte å holde personalmøter. Og så? Hvilken verdi har det skapt for organisasjonen? Tenk nøye over det. Hvis det ikke er noen konkret verdi, må du kanskje legge vekt på noe annet.
- Hvis personalmøter bidro til å øke ansattes moral, som det fremgår av et fall i syke dager (som sparte arbeidsgiver penger), så har du vist deg verdt det.
Korrekturles rapporten før du sender den. Du beseirer formålet med en ferdigrapport hvis du avgir noe usammenhengende som er uprofesjonelt.
- Korrekturles rapporten for grammatikk, tegnsetting og stavefeil. La rapporten ligge over natten og les den igjen neste morgen. Ikke skriv rapporten i siste øyeblikk.
- Skriv ut en papirkopi og se etter feil under korrekturlesing. Noen ganger blir en persons øyne så festet til dataskjermen at åpenbare feil ikke lenger blir lagt merke til.

Del 3 av 3: Bruke effektivt språk

Si negative ting på en positiv måte. Hvis det er noe der du ikke har oppfylt forventningene, er det bedre å ikke unngå det. Ikke gjør det til det sentrale fokuset i rapporten, men fokuser på det.
- Behandle områdene der du ikke har klart det så bra med positivt språk. For eksempel, fokuser på de konkrete trinnene du tar for å løse problemet, i stedet for å fokusere på skylden eller unnskyldningen.
- Ikke klandre andre i en resultatrapport. Hold fokus på det du gjorde. Vær positiv. Fokuser på tingene du eller gruppen din gjorde bra. Bestem områdene du kan legge vekt på.
Bruk tall og statistikk. Hvis du kan være veldig spesifikk, vil svarene dine virke mer troverdige. Når det er mulig, begrunn hva du sier med noe målbart.
- Generelle superlativer som "utmerket" eller "pålitelig" gir ikke mye mening. Å fortelle noen du hadde "et utmerket år" er noe alle kan si.
- Husk denne setningen: Ikke fortell, vis den. I stedet for å fortelle folk at du hadde et utmerket år, kan du vise dem dine prestasjoner gjennom detaljer og data. I stedet for å si at du er flink til kundeforhold, siter du resultatene av kundetilfredshetsundersøkelser, brev du har mottatt, og en reduksjon i kundeklager.
- Brukstall. Å si at du klarte et stort antall ansatte betyr ikke mye hvis det ikke er klart hvor stort dette tallet var. Bruk tall for å uttrykke størrelsen på et budsjett og skissere størrelsen på oppgavene.
Fortell alltid sannheten. Ikke overdriv. Ikke lyv. Hvis du blir fanget i en løgn, kan du være i store problemer.
- Det andre problemet med å lyve, selv gjennom en åpenbar utelatelse, er at du til slutt vil miste tilliten og ikke være i stand til å forbedre deg selv.
- Vis heller en ærlig vurdering av evalueringsperioden, med både svakheter og positive poeng. Ta tak i svakhetene. Bare finn en positiv måte å gjøre det på.
Gi andre den anerkjennelsen de fortjener. Mange forretnings- og tekniske skrivekurs anbefaler at du ikke bruker pronomenet "jeg". I noen tilfeller kan du gjøre dette i en resultatrapport.
- For eksempel kan du si "Jeg ansatte 100 personer." Ikke glem de andre menneskene som bidro til suksessene. Kontakt teamet (hvis aktuelt).
- Du får ekstra poeng hvis du ikke fremstår som arrogant. Varier setningsstrukturen slik at hver setning ikke begynner med ordet "jeg".