Innhold

• Å trå
• Metode 1 av 3: Skriv klagebrevet
• Metode 2 av 3: Bruk riktig tone og format
• Metode 3 av 3: Oppfølging
• Tips
• Advarsler

Å skrive et klagebrev er noe folk flest må gjøre på et eller annet tidspunkt. Enten du er misfornøyd med et selskapsprodukt eller -tjeneste, er det vanligvis mulig å løse problemet på en gjensidig fordelaktig måte gjennom et fast, men høflig klagebrev. Å skrive et klageselskap skal ikke være vanskelig eller skummelt - du trenger bare å oppgi fakta klart og høflig be om en løsning.

Å trå

Metode 1 av 3: Skriv klagebrevet

1. Vennligst adresser brevet til kundeserviceavdelingen. Hvis du skriver et klagebrev, har du størst sjanse for å lykkes hvis du retter brevet til selskapets kundeserviceavdeling. Kundeserviceavdelingen er vant til å håndtere klager, og brevet ditt vil sannsynligvis bli håndtert effektivt.
   • Prøv å finne ut navnet på lederen eller direktøren for kundeservice og adresser brevet til ham eller henne personlig. Start brevet med Dear Herr eller Fru.etterfulgt av etternavnet. Hvis du ikke finner navnet på kundeservicelederen, er det bare å skrive Kjære herr / fru.
   • Du bør kunne finne kundeserviceadressen på selskapets nettside, eller på selskapets salgsfremmende eller salgsfremmende materiale, eller på produktemballasje eller etiketter.
2. Kom raskt til poenget i brevet. Den aller første linjen i brevet ditt skal tydelig angi hvorfor du skriver brevet og hva klagen din er. Oppgi så mange relevante fakta som mulig, inkludert dato, klokkeslett og sted der du kjøpte eller mottok tjenesten, sammen med relevante serienumre eller modellnumre.
   • Brevmottakeren skal kunne identifisere nøkkelpunktet til brevet innen fem sekunder, så unngå lange, usammenhengende introduksjoner.
   • Du kan inkludere ytterligere detaljer eller forklaringer om situasjonen i avsnittet etter din første setning, men den første linjen bør umiddelbart gjøre oppmerksom på klagen din så tydelig som mulig.
   • For eksempel kan åpningslinjen din være: "Jeg skriver for å klage på en ødelagt hårføner jeg kjøpte fra firmaet ditt 15. juli på A Street-stedet ditt, i eksempelby."
3. Oppgi spesifikt hvilket utfall eller middel du ønsker å se. Hvis du vil ha en erstatning, pengene tilbake, en reparasjon eller annen form for kompensasjon, må du oppgi dette tydelig i ditt andre avsnitt. Dette vil bidra til å forhindre at du får et skjema, og gi mottakeren noe å komme i gang med.
   • Prøv å være så konstruktiv som mulig i kommentarene dine og foreslå måter som vil hjelpe deg og fortsette forholdet til selskapet. Hvis du ber om pengene dine tilbake eller en annen form for kompensasjon, mens du samtidig sier at du har tenkt å flytte til et annet selskap, vil de ikke føle seg tvunget til å prøve å løse problemet.
   • Hvis du vil at selskapet skal løse et bredere problem, ta det med i brevet ditt, men erkjenn at det kan ta tid.
   • Ikke tru søksmål i ditt første brev. Det kan være løsningen du til slutt trenger, men send først klagebrevet og vent på svar.
4. Legg ved kopier av støttedokumenter. Dette kan omfatte kvitteringer, garantisertifikater, kopier av sjekker du har sendt, og eventuelt bilder eller videoer. All dokumentasjon må være inkludert i brevet.
   • Vær sikker på at du kopier av all dokumentasjonen du vil legge ved, ikke originalene. På den måten kan viktig informasjon ikke gå tapt hvis du må vise bevisene til noen andre.
   • Forsikre deg også om at du oppgir nøyaktig antall vedlegg i brevteksten. For eksempel: "Vedlagt finner du en kopi av den originale kvitteringen min, samt en kopi av hårfønerens garantikort og serienummerinformasjon."
5. Gi dem en viss tid til å løse problemet. Det kan hjelpe å gi en nøyaktig tidsperiode der du vil at problemet skal løses. Dette vil gi deg sjelefred og bidra til å løse problemet raskt.
   • Å sette en tidsfrist vil også bidra til å forhindre at brevet ditt blir tapt eller glemt, noe som kan føre til ytterligere problemer og harme mellom deg og selskapet.
   • Sørg for at tidsperioden du gir er rimelig.En uke eller to er vanligvis nok, selv om det vil variere avhengig av din forespørsel.
6. Avslutt brevet med respekt. Takk mottakeren for hjelpen, og la dem få vite hvordan og når de kan nå deg for å løse problemet. Dette vil gjøre jobben deres mye lettere, slik at du kan se frem til et mer effektivt resultat.
   • Avslutt brevet med Vennlig hilsen eller Med vennlig hilsen (sistnevnte er litt mer formell). Unngå uformelle avslutningsformler som "Hilsener".

Metode 2 av 3: Bruk riktig tone og format

1. Være høflig. Du kan være sint, og du kan ha rett, men å være frekk vil bare gjøre mottakeren i defensiven. Skriv i en respektfull tone og unngå å komme med truende, sinte eller sarkastiske kommentarer for enhver pris. Husk at personen som leser brevet ditt ikke var direkte ansvarlig for det som skjedde, og de vil være mye mer positive og villige til å hjelpe en høflig, høflig kunde enn en sint, anklager en.
   • Husk at selskapet du skriver til ikke retter seg mot deg. De fleste selskaper har en interesse i å holde kundene fornøyde.
   • Du vil bli mye mer vellykket hvis du behandler mottakeren som noen som vil hjelpe deg, i stedet for å anta at de er ondsinnede.
   • Ikke skriv når du er rasende. Vent med å roe deg ned før du skriver brevet. Eller hvis du foretrekker det, skriv brevet mens dampen fremdeles kommer ut av ørene, og vent en dag eller to før du sender det. Du vil sannsynligvis ønske å omformulere ting for å ta kanten av.
2. Vær kortfattet. Kundeservicemedarbeidere kan motta hundrevis av brev om dagen, så det er viktig at du raskt kommer til poenget, slik at de vet nøyaktig hva de har å gjøre med så snart de begynner å lese. Hvis brevet ditt er for langt eller detaljert, vil leseren lese det globalt og til slutt ikke ha noen klar idé om det eksakte problemet eller ønsket løsning.
   • Unngå overdreven detalj eller lange tirader eller monologer.
   • Prøv å holde brevet begrenset til den ene siden, eller mindre enn rundt 200 ord.
3. Kommer respekt. Å håndheve respekt i brevet ditt gir riktig tone og lar selskapet få vite at klagen din bør tas på alvor. Dette gjelder spesielt for mer alvorlige klager, som kan ha betydelige økonomiske konsekvenser.
   • Å håndheve respekt innebærer en rekke ting, for eksempel kvaliteten på språket, din kunnskap om dine rettigheter og ansvaret til selskapet, samt en profesjonell presentasjon av brevet.
   • Alle disse tingene gir deg troverdighet, noe som burde ha en positiv effekt på svaret på brevet ditt.
4. Organiser brevet ditt på en klar, riktig måte. Som nevnt ovenfor, vil det å arrangere brevet ditt på en profesjonell måte positivt påvirke hvordan klagen din blir mottatt. Sett navn, adresse og dato øverst til venstre, etterfulgt av navnet eller tittelen på personen du skriver til, sammen med selskapets adresse rett over selve brevet.
   • Skriv alltid brevet på en datamaskin, dette gjør det lettere å lese og ser mye bedre ut. Hvis du må skrive brevet ditt, må du forsikre deg om at håndskriften din er oversiktlig og leselig, uten strykte ord eller blekkflekker.
   • For å skrive din signatur, la det være et tomt område nedenfor Vennlig hilsen eller Med vennlig hilsen hvor du kan sette din signatur. Skriv inn navnet ditt under dette feltet, slik at det er godt lesbart.
   • Hold brevet pent og godt organisert, med avsnitt av omtrent samme størrelse.
5. Kontroller staving og grammatikk. Feil staving og grammatikk kan påvirke hvordan klagen din blir mottatt negativt. Sørg for å bruke stavekontroll på datamaskinen din før du skriver ut brevet, eller la noen andre lese den før du sender den.

Metode 3 av 3: Oppfølging

1. Vent til fristen du har satt til å passere. Vær tålmodig og gjør ingenting før fristen i første bokstav er over. Hvis denne datoen går, og du fremdeles ikke har hørt noe, følg opp med en telefonsamtale eller e-post for å sjekke om brevet er mottatt. Det er alltid best å gi selskapet fordelen av tvilen.
   • Hvis du fremdeles ikke har mottatt informasjon relatert til brevet ditt, eller hvis du har det, men situasjonen ikke ble håndtert tilfredsstillende, kan du fortsette med å sende klagen til noen i høyere rang.
2. Arbeid oppover i kommandostrukturen. Hvis du ikke lykkes med å håndtere direktøren for kundeservice, kan du prøve å finne ut hvem som er rangert høyere og skrive til den personen. Hver gang du beveger deg opp stigen, det være seg fra kundeservicerepresentant til direktør til nestleder til administrerende direktør, legg til korrespondansen du hadde på forrige nivå. På den måten vil din nye salgsrepresentant i selskapet vite hva som skjer, og problemet kan sannsynligvis løses uten søksmål.
   • Det er bedre å starte med kundeserviceavdelingen før du beveger deg opp bakken, i stedet for å gå rett til toppen. Dette er fordi kundeserviceavdelingen er mer erfaren i å håndtere denne typen klager, og brev til administrerende direktør vil sannsynligvis bli sendt videre til denne avdelingen uansett.
   • I så fall kan kundeservicerepresentanter automatisk begynne å se deg i et ugunstig lys for å prøve å komme over hodet på dem.
   • Husk at hvis du skriver et brev til en administrerende direktør eller daglig leder, bør det være ekstra tydelig, kortfattet og velskrevet, ettersom de sannsynligvis ikke vet om hendelsen ennå.
3. Hvis du vil reise søksmål, gå til en advokat. Han eller hun vet hva han skal gjøre. Husk at rettslige skritt er en siste utvei, og å ta det opp med en gang i brevet ditt, vil sette en negativ tone og risikere sidesporing av erstatningskrav. Det kan også være negativt for deg hvis de merker at du bløffer.

Tips

• Ta deg tid til å tenke på hva som skjedde før du skriver. Når du har tenkt på alt og vet nøyaktig hva du vil og hvordan du vil be om det, er du klar til å skrive brevet.
• Forsikre deg om at ditt navn, adresse, e-post og telefonnummer (hjemme, jobb og mobil hvis mulig) står på brevet. Be også om leseropplysningene, slik at dere begge kan holde dere oppdatert med fremdrift i klagen.
• Les den igjen og sørg for at alt er sant, oppriktig og verifiserbart.
• Ikke banne. Husk at du vil ha kompensasjon eller en løsning, og å fornærme leseren din vil ikke bidra til det. Hvis du vil bruke kraftigere språk, unngå passiv stemme og bruk ord som er mer direkte og beskrivende. Kanskje du var det sjokkert eller til og med følte avsky, sterkere ord enn bare skuffet.
• Å sende inn klagen din har en sterkere effekt enn å sende selskapet en e-post, faks eller kommentarer på bloggen eller nettstedet. De fleste selskaper håndterer formelle skriftlige klager med høyere prioritet.
• Hvis du skriver for å klage på en bestemt person, må du begrense brevet til manglene og ikke klage på organisasjonen som helhet. Hvis du skriver for å klage på selskapets policy, må du ikke fornærme lytteren eller policyen. Bare oppgi problemet ditt og hvordan du vil at det skal løses.
• Ikke send vitneforklaringer under ed. Faktisk, hvis du tror du ender opp med å gå til retten, vil du sannsynligvis ikke holde vitnesbyrdet tilbake, men også navnet hennes. Husk også at det å gå til retten sannsynligvis ikke er billig. I de fleste tilfeller er det bedre å komme til enighet uformelt, eller maksimalt gjennom en tvistekomité.
• Det er forbrukernettsteder der du kan sende inn klager og se om andre har vært i samme situasjon med det spesifikke selskapet.
• Oppbevar kopier av all korrespondanse og datoene brevene dine ble sendt.

Advarsler

• Det er ulovlig å skrive et brev som truer fysisk vold, ødeleggelse av eiendom eller et angrep på helse eller sikkerhet. En trussel kan tolkes som skremsel, og kan være grunnlag for søksmål, og kan bli pålagt bøter eller til og med fengsel. Gjør deg selv en tjeneste og glem trusler. Ikke legg dem på papir eller send dem!