Innhold

• Å trå
• Del 1 av 3: Visning av nettstedet
• Del 2 av 3: Skriv e-posten
• Del 3 av 3: Hold deg høflig
• Advarsler

Noen mennesker har vanskelig for å sende en e-post til selskapets kundeserviceavdeling. Hvordan skriver du et slikt brev i form av en e-post når de virkelig ble satt på papir tidligere? Hvilke typer eller protokoller gjelder når du stiller et spørsmål til en kundeservice? Selv om dette varierer etter bransje, region og kultur, er det noen generelle retningslinjer for å sikre at e-posten din blir mottatt riktig av kundeservice.

Å trå

Del 1 av 3: Visning av nettstedet

1. Se etter svaret. Før du skriver en e-post til et selskaps kundeserviceteam, må du forsikre deg om at svaret ikke bare er på nettstedet. Mange selskaper legger ut svar på vanlige spørsmål på en spesiell side på nettstedet, vanligvis under overskriften "FAQ" eller "Ofte stilte spørsmål".
   • Du kan vanligvis finne disse sidene ved å bla helt til bunnen av siden og deretter klikke på "Kontakt" eller "Kundeservice".
2. Finn siden "Kundeservice". Hvis du ikke ser en lenke nederst på nettstedet, kan du noen ganger finne siden ved å skrive ordet i søkefeltet. Du vil vanligvis se et felt med et forstørrelsesglassikon øverst til høyre på hjemmesiden. Skriv inn ord som "kundeservice" eller "kontakt" og trykk deretter på enter.
   • "Kontakt" -siden inneholder vanligvis et e-postskjema der kunder kan skrive klager eller kommentarer.
     • Sjekk denne siden for å se om du vil motta en kopi av den sendte meldingen; Hvis ikke, søk på nettstedet etter en e-postadresse du kan nå fra din personlige e-postkonto, slik at du har bevis på korrespondansen.
3. Bruk søkeboksen. Søk etter emnet du vil stille et spørsmål om i samme vindu som du brukte for å finne e-postadressen til kundeservicen. Hvis du søker etter emnet eller spørsmålet på denne måten, kan du finne svaret uten å måtte sende en e-post.
   • Dette er også viktig hvis du vil fremstå intelligent når du sender e-posten. Hvis du spør om noe når svaret allerede er tydelig angitt på nettstedet, kan de tenke til kundeservice at du er krevende og lat, og derfor ulønnsom.
   • Se også ofte stilte spørsmål (FAQ). Ofte er spørsmålet du vil stille allerede inkludert i de vanlige spørsmålene. Derfor har de fleste nettsteder også en slik side, for å holde e-postene til kundeservice til et minimum.
4. Gjennomgå selskapets retningslinjer. Hvis du ikke finner svaret på spørsmålet ditt via søkefeltet eller ofte stilte spørsmål, kan du fortsatt søke på "Om oss" -siden eller i returpolitikken. Bla til bunnen av nettstedet igjen og se hvilke lenker som er der. Se etter en lenke som kan inneholde svaret på spørsmålet ditt: om oss, bestilling og levering, retur, garanti og reparasjon, og så videre.
   • Selv om du ikke finner svaret på disse koblingene, kan det fortsatt være nyttig å se på sidene slik at du kan finne ytterligere informasjon om selskapet du kan bruke i e-posten din.

Del 2 av 3: Skriv e-posten

1. Bestem om det er en klage eller et kompliment. Ikke alle meldinger til kundeservice trenger å være klager eller spørsmål. Kanskje du vil takke dem for god service. Positive e-poster er også velkomne, som e-post med spørsmål.
   • Det er et faktum at det noen ganger er raskere og mer direkte å rapportere en klage på telefon. E-post fungerer bedre for å uttrykke takknemlighet eller stille et spørsmål som ikke krever et øyeblikkelig svar, men hvis du vil løse problemet med en gang, ring.
2. Skriv ned et tydelig tema. Forsikre deg om at e-postens emne er tydelig og meningsfull. Du vil at kundeservicerepresentanten skal se e-posten din først, slik at du får svar raskere. Hold emnet kort, sørg for at det kort oppsummerer e-posten din, og at den ansatte føler seg tvunget til å åpne e-posten raskt.
   • For eksempel: "Hund spiste garantikort - må byttes ut"
3. Start med en hilsen. Når du har kommet opp med et godt tema, er neste trinn å hilse på kundeservicerepresentanten. Ikke start med problemet ditt med en gang. Du hilser noen på telefonen pent, ikke sant? Det kan være noe så enkelt som "Beste kundeservice".
   • Prøv å finne et navn du vil legge til hilsenen. Hos mindre selskaper er navnene på kundeservicemedarbeiderne noen ganger oppført på nettstedet, så bruk av dem vil gjøre meldingen din mer personlig, noe som gjør det hyggeligere å jobbe med.
   • Du kan avslutte hilsenen med komma eller kolon. Kjære kundeservice, eller Beste kundeservice:
4. Hold deg til standard skrivemetoder. Få den ansattes respekt ved å bruke standard skrivemetoder. Ikke skriv alt med store bokstaver, og ikke bruk ekstra store eller tykke skrifter. Bruk normal tegnsetting, staving og store bokstaver. Da vil e-posten din bli tatt på alvor.
5. Skriv i en høflig tone. Skriv høflig, selv om du klager eller vil uttrykke frustrasjonen din. Du vil da bli verdsatt mer som kunde og vil trolig også bli behandlet mer høflig.
6. Fortell hvem du er. Presenter deg selv etter hilsenen. Skriv ned navnet ditt og forklar hva slags kunde du er, og om du har bestilt noe for første gang eller er en tilbakevendende kunde. I begge tilfeller foretrekker den ansatte å beholde deg som kunde. Ta med den geografiske plasseringen din hvis relevant.
7. Vær spesifikk. Bruk spesifikt språk i e-posten din. Unngå generiske ord som "mitt produkt". I stedet, beskriv i detalj hvilket produkt eller en tjeneste som er involvert, og hvorfor du sender e-post om det. Beskriv alle relevante hendelser slik at den ansatte vet nøyaktig hva problemet er. Hvis du umiddelbart legger denne informasjonen i den første e-posten, vil du unngå en lang e-postutveksling.
   • Bruk URL-en til produktet hvis du har en, slik at den ansatte umiddelbart kan se hva den handler om.
   • Legg også ordrenummeret ditt i e-posten, for de fleste ansatte vil uansett spørre deg. Dette ordrenummeret refererer til hvordan ordren er i systemet deres.
8. Still spørsmål tydelig. Vær tydelig i e-posten din. Ikke slå rundt. Når du har hilst på den ansatte og presentert deg selv, kan du starte en ny seksjon som forklarer hva som skjer, på samme spesifikke språk som nevnt i forrige trinn.
   • Be umiddelbart om kompensasjonen du ønsker. Du tør kanskje ikke spørre, men legger sjenansen til side i e-posten din. Hvis du vil ha noe i bytte for et defekt produkt, si det.
9. Skriv korte avsnitt. Forsikre deg om at avsnittene dine er korte. Et avsnitt på en, to eller maksimalt tre setninger er lettere å lese. Den ansatte kan derfor skanne e-posten raskere for å se om han har prioritet, og hvis du har skrevet en stor tekstblokk, kan det hende at meldingen din blir plassert nederst i bunken fordi han / hun ikke forstår umiddelbart hva du mener .
10. Avslutt med en enkel signatur. Avslutt e-posten med en avsluttende setning som oppsummerer din forespørsel eller kompliment, etterfulgt av en hilsen. Du kan avslutte med "Vennlig hilsen", men du kan også bare plassere navnet eller e-postsignaturen din med en gang. Du kan også vise at du vil ha et raskt svar ved å si: "Venter på svaret", eller noe i den retning.
    • En e-signatur er en kort tekstblokk som inneholder navn, yrke og kontaktinformasjon. Du kan opprette en e-postsignatur i innstillingene til e-postkontoen din, slik at den alltid vises automatisk under en ny melding.
11. Ikke send noen vedlegg ennå. Ikke send vedlegg med en første melding ennå. Mange nettsteder har nettsøppelfiltre som fanger ut e-post med vedlegg, og legger meldingen din i søpla før den blir lest.
    • Du må selvsagt legge til et vedlegg til følgebrevet når du blir bedt om å legge til ditt CV som et Word-dokument.
    • Ta aldri med brukernavn, passord eller kredittkortinformasjon.
12. Les meldingen din igjen før du sender den. Når e-postadressen din er klar, ikke trykk "send" for entusiastisk. Du bør lese e-posten først for å sikre at det ikke er noen skrivefeil eller stavefeil som vil forringe meldingen din. Selv om du skrev e-posten på smarttelefonen din, er den automatiske meldingen "sendt fra min iPhone" ingen unnskyldning for stavefeil eller grammatiske feil.
13. Send en påminnelse. Hvis du ikke har fått svar på e-posten din etter noen dager, kan det være at meldingen din havnet i spam-boksen eller nederst i bunken. Skriv en e-post der du nevner forrige e-post og spør om den ble mottatt riktig.

Del 3 av 3: Hold deg høflig

1. Forsikre deg om at du har god grammatikk og stavemåte. Du skjønner kanskje ikke det, men god grammatikk og stavemåte er en del av en høflig tone. Hvis du gjør ditt beste for å kommunisere tydelig, viser du respekt for den andre parten og viser at du generelt er en høflig person.
2. Vis at du er smart. Ikke vær pretensiøs, men vis at du er smart ved å vise et omfattende ordforråd. Hvis du har sett på selskapets nettside og funnet ut om deres policyer, kan du vise at du har lest alt riktig, men fortsatt ikke har funnet svar på spørsmålet ditt.
3. Ikke tull. Kloke bemerkninger og vitser har sin plass, og det er ikke i en e-post som skal tas på alvor, i det minste ikke i den første korrespondansen. Den slags språk kan oppfattes som upassende, og du vil unngå det når du arbeider med et selskap.
   • Når du har sendt frem og tilbake en rekke e-poster med en kundeservicerepresentant, er det mer sannsynlig at vitser blir akseptert og forstått.
4. Ikke uttrykk deg aggressivt. Selv om du kanskje er frustrert over hvordan et produkt eller en tjeneste har blitt håndtert, vil du ikke komme noen steder når du legger det i en sint e-post. Hvis du diskuterer problemet ditt med respekt og høflighet, får du det du vil raskere.
   • Husk at det er vanskelig å sette ord på følelsene dine. Hvis du er lei deg over et problem og ønsker en øyeblikkelig løsning, må du ringe.
5. Nevn din lojalitet og takknemlighet. Hvis du skriver i e-posten din hvor lojal du alltid har vært til selskapet, vil den ansatte sette pris på meldingen din og svare raskere.

Advarsler

• Sett aldri brukernavn, passord eller betalingsinformasjon (kredittkort eller kontonumre) i en e-post til kundeservice.