Innhold

• Trinn
• Tips
• Advarsler

I næringslivet er det to hovedområder som en regnskapsfører må opprettholde - kundefordringer og gjeld. Dette er to retninger, hvis navn taler for seg selv. Hvis den første er ansvarlig for å motta midler fra salg av varer og tjenester, er den andre ansvarlig for å betale for varer og tjenester som er nødvendige for virksomheten. Denne artikkelen vil lære deg hvordan du holder oversikt over kundefordringer, forutsatt at kunden allerede har mottatt varene eller tjenestene, og fakturaen også er sendt for betaling.

Trinn

1. 1 Opprett en egen konto for hver kunde i ditt regnskapssystem. Du kan bruke Excel (Microsoft Excel) til å føre små poster. Men hvis du har et stort transaksjonsvolum, er det bedre å bruke spesielle regnskapsprogrammer som 1C, QuickBooks.
   • Du må ha informasjon om selskapet: navn, kontaktperson, adresse, telefonnummer og faks.
   • Skriv inn informasjonen i det elektroniske systemet ved å tildele dem et kontonummer eller identifikasjonskode.
   • Når du selger varer eller tjenester til denne kunden, skriver du inn informasjonen i fakturaen.
   • Oppbevar elektronisk, og behold papirkopier hvis det kreves av regnskapsprinsipper.
2. 2 Lag en rapport om personer med forfalt gjeld mer enn 30 dager i regnskapsprogrammet for månedlig regnskap. Sørg for at fakturaene dine er profesjonelt utarbeidet og inneholde firmalogoen og navnet ditt, samt adresse og telefon- og faksnummer.
   • Bruk kundefordringer bare for de kundene som skylder deg. Send disse kundene en liste over transaksjoner. Dette dokumentet må også angi kjøpsdato, skyldig beløp, kostnader forbundet med levering og tilleggstjenester.
   • Hver faktura for betaling må angi straffen som gjelder ved forsinket betaling. Slike forhold bør forhandles med klienten.
   • Fakturaer betalt etter avtalt forfallsdato bør også inkluderes i rapporten. Lag en liste som inkluderer kjøpsdato og sen betalingsdato (for eksempel 30, 60, 90 og 120 dager eller mer).
3. 3 Skriv inn betalingsinformasjon etter hvert som midlene mottas fra klienten, og lukk gjelden til selskapet ditt.
4. 4 Ta kontakt med et inkassobyrå hvis du har en langsiktig gjeld. Dermed vil du redusere tap og øke eiendelene dine i omløp.

Tips

• Mange regnskapsprogrammer har skjemaer for å generere de nødvendige rapportene. Du kan imidlertid også finne skjemaer på Internett. SampleWords.com har en rekke former på engelsk som er gratis å laste ned.

Advarsler

• Det er i din interesse å lagre skanning av bestillinger, forsendelsesdokumenter, så vel som andre dokumenter i separate elektroniske mapper, hvis du ikke anser det nødvendig å lagre dem i papirform. Det er bedre å ha mange dokumenter enn ikke nok hvis du må bevise klientens gjeld.