Innhold

• Trinn
• Tips
• Advarsler

For riktig organisering av arbeidet på kontoret er det svært viktig å ha et effektivt system for regnskap og lagring av dokumenter. Uavhengig av antall personer som har tilgang til dokumenter, bør systemet være organisert på en slik måte at alle kan finne det nødvendige dokumentet. Hvis systemet for registrering og lagring av dokumenter er vanskelig å bruke, vil du begynne å la alle dokumentene stå til rådighet i frykt for å miste dem i arkivskapet, som et resultat av at skrivebordet ditt vil være full av hauger med papirer.

Trinn

1. 1 Velg et arkivsystem. Uansett hva det er, må det først og fremst være logisk slik at du vet den nøyaktige plasseringen av hvert dokument. Mulige løsninger:
   • Alfabetisk. Dette systemet fungerer best hvis de fleste av dokumentene dine inneholder navn på klienter, pasienter eller kunder.
   • Emne eller kategorier: De fleste systemene er organisert etter emne eller kategori, de fungerer bra når de er organisert riktig, men veldig forvirrende når de ikke er ordentlig organisert.
   • Nummerert / kronologisk. Dette systemet fungerer best for nummererte eller daterte dokumenter, for eksempel innkjøpsordre eller resepter.
2. 2 Bruk hengende mapper i arkivskap. Hengende mapper kan ikke fjernes, de fungerer som holdere for konvolutter som du vil ta ut av esken.
3. 3 Organiser dokumenter i stabler i kategorier. Hvis bunken er mer enn 5 cm høy, deler du den i underkategorier. Hvis bunken er for lav, kan du kombinere den med en annen bunke og gi nytt navn. Navnene på stablene skal tillate deg å enkelt finne ut hvilken av dem du vil sende et bestemt dokument.
4. 4 Legg hver bunke i en papirkonvolutt og merk tydelig. Det er best å bruke sentrert fanede mapper i stedet for forskjøvet for å gi dokumentene et renere utseende.
5. 5 Legg konvolutter i hengende mapper. For de fleste dokumenter vil vanlige hengende mapper fungere, men for tykke eller underkategoriserte dokumenter, bruk flatbunnede mapper. Du kan ordne mappene i hvilken som helst rekkefølge, men vanligvis brukes et alfabetisk system for dette.
6. 6 Merk de hengende mappene med samme navn som konvoluttene. Plasser alle plastflikene på venstre side av mappen hvis du ikke bruker et vertikalt arkivskap. I sistnevnte tilfelle, med mappene fra venstre til høyre i en åpen skuff i stedet for fra forsiden til baksiden, plasser fanene til høyre.
7. 7 Reservemapper og konvolutter bør brettes i nærheten av arkivskapet, slik at du alltid raskt kan legge til en mappe når du har et dokument i hendene som ikke tilhører de eksisterende mappene. Ikke bruk mapper som er for tykke eller tynne. Husk å endre mappenavn når du omorganiserer dokumenter.
8. 8 På slutten av året fjerner du alle mappene, merker de nye papirmappene med samme kategorinavn og legger dem i arkivskapene. Gå gjennom de gamle mappene for å overføre noen av dokumentene du trenger til de nåværende mappene, og send resten til arkivet.

Tips

• Det kan være lurt å fargekode mapper ved å skrive ut fargede koder på datamaskinen for å få filskapet til å se mer imponerende ut. Men når du trenger å gjøre endringer, for eksempel legge til en mappe, kan du bli frustrert når du finner ut at du går tom for mapper med riktig farge og må signere mappen manuelt. Enkelhet er det sikreste.

Advarsler

• Lag aldri en stabel som heter "Diverse", ellers vil du aldri kategorisere disse dokumentene.
• Etter å ha organisert et arkivsystem, hold orden i arkivskapet. Ta deg tid til å sortere og fjerne dokumenter fra skrivebordet hver dag. Motstå fristelsen til å plassere en dyp dokumentkurv på arkivskapet, ellers fyller du den og ender opp med et rotete lager.