Hvordan lage en rutine for å slutte å kaste bort tid

Video: The Hunt For Deinonychus Eggs | LIVESTREAM | ARK: Valguero #2

Innhold

Trinn
Metode 1 av 3: Bruk en liste
Metode 2 av 3: Bruk en graf
Metode 3 av 3: Eliminer distraksjoner
Lignende artikler

Du kan være en heltidsstudent som prøver å bli flinkere til å administrere tiden, eller du kan være en arbeidsgiver som prøver å finne en vei ut, slik at de ansatte slutter å kaste bort tid. Uansett hvilken rolle du har, er du sannsynligvis fokusert på hvordan du lager en daglig rutine som lar deg slutte å kaste bort tid og få mest mulig ut av dagen. Organisatoriske strategier som lister og tidsplaner, samt tiltak for å redusere distraksjoner som spiser verdifull tid, kan være nyttig.

Trinn

Metode 1 av 3: Bruk en liste

1 Liste bygningene for dagen. Ta et stykke papir og en penn. Tenk på oppgavene du planlegger å gjøre den dagen eller ansvaret for dagen, og skriv dem ned på papir. Listen kan være lik en av følgende: “Shopping, Klesvask, Rengjøring, Lekser” eller “Rapporter for klienter, sjekke post og sende brev, møte, arbeide med dokumenter”.
- Legg til så mange oppgaver på listen du kan tenke deg, fra små til store. Du må huske alle forpliktelsene og oppgavene for dagen for å være sikker på å sette dem på prioriteringslisten.
2 Prioriter oppgaver. En måte å jobbe effektivt på er å fokusere på oppgavene med høyest prioritet først og deretter flytte nedover listen til oppgavene med lavest prioritet. Dette kalles 80/20 -regelen, der aktivitetene som gir mest utbytte bør ta 80% av tiden din og aktivitetene som gir minst nytte, bør ta opp 20%.
- Gå gjennom listen og tildel hver oppgave et nummer som tilsvarer dens betydning. Ordne dem deretter slik at listen starter med den høyeste prioriteten og de mest nyttige oppgavene og slutter med de minst prioriterte og lønnsomme.
3 Grupperelaterte oppgaver sammen. Når du har opprettet og prioritert listen over oppgaver, må du gruppere små oppgaver i grupper slik at de danner en prosess. For eksempel kan du gruppere oppgaver som å svare på e -post og kalle kunder inn i en gruppe, sette av en time til dem og kalle dem "å snakke med kunder". Deretter kan du enkelt og rolig jobbe med hver oppgave i den tildelte tidsrammen.
- Prøv å gruppere alle oppgavene på denne måten, slik at du ikke trenger å bytte til forskjellige prosesser og bruke tid på å finne ut hvilken oppgave du skal jobbe videre med. Å gruppere relaterte oppgaver kan hjelpe deg med å organisere tiden mer effektivt og redusere stressnivået mens du jobber med oppgavene fra listen.
4 Gi deg selv mindre tid til hver oppgave. I følge Parkinsons lov reduserer tiden du trenger for å fullføre oppgaven, noe som gir deg mindre tid til å fullføre en oppgave. I stedet for å sette av tid til overs, begrenser du tiden du setter av til hver oppgave, slik at du må gjøre det raskere. Du kan gjøre dette sakte og gradvis redusere tiden du bruker på hver oppgave til du når den gylne middelveien der du ikke føler mye press og stress, men du ikke har tid til å utsette eller kaste bort tid.
- På et tidspunkt vil du utvikle en god følelse av tidsstyring, spesielt hvis du bare trenger å bruke begrenset tid på hver oppgave. Dette kan være veldig nyttig hvis du pleier å ha den samme rutinen eller en lignende liste over oppgaver hver dag.
5 Belønn deg selv etter å ha fullført alle oppgavene på listen. Etter at du har krysset alle oppgavene fra listen, vanligvis på slutten av dagen, bør du gi deg selv et lite kompliment og velvære. Dette kan være en deilig middag, et glass vin eller en fritid når du kan gjøre noe morsomt og hyggelig. En liten belønning vil tjene som et insentiv til å fullføre alle oppgaver for dagen.
- Du kan bestemme hva belønningen din vil være allerede før du starter dagen, slik at du kan bruke belønningen som motivasjon for å fullføre oppgaver. La oss for eksempel si at du må forberede deg til en eksamen og ha planer om å spise middag med venner. Bruk planene dine for kvelden som en unnskyldning for å fortsette å lære og fullføre oppgaver hele dagen, slik at du ikke trenger å gå glipp av middag senere.

Metode 2 av 3: Bruk en graf

1 Lag en tidsplan for hver time på dagen. Ta et stykke papir eller bruk datakalenderen til å lage celler for hver time på arbeidsdagen eller hver våkne time. Det kan være fra ni til fem eller ti til syv. Selv om du ikke trenger å fylle ut hver tidsperiode ned til minuttet, ville det være nyttig å sørge for at hver time på dagen er lagt inn i timeplanen din.
- Begynn å fylle ut hver time med oppgavene du må utføre. Du kan starte med de viktigste oppgavene og gå ned til de mindre viktige. I tillegg, hvis du anser deg selv som en morgenperson, kan du prøve å ta den første halvdelen av dagen for vanskeligere oppgaver. Men hvis du vet at du har en ny vind etter lunsj, kan du sette av viktige oppgaver for denne tiden av døgnet. Prøv å utforme timeplanen din slik at den passer dine behov og arbeidsvaner. Dette gir deg suksess og gjør timeplanen mer effektiv.
- Du kan lage en mal for timeplanen din på en tavle eller kalender, slik at du kan oppdatere den hver dag i henhold til oppgavene dine for en bestemt dag.
2 Ta en ti minutters pause hver time eller to. Det kan være vanskelig å fokusere på en oppgave eller oppgavegruppe i mer enn to timer. Sørg for å planlegge en ti minutters pause hver time eller to, slik at du ikke føler deg stresset eller overveldet av arbeidet. I løpet av denne mini-pausen kan du komme deg ut av arbeidsplassen din og gå rundt på kontoret eller chatte med en kollega på kontorkjøkkenet. Du kan lage deg en kopp kaffe eller gå en kort spasertur i frisk luft. Prøv å holde deg til 10 minutter for å holde tritt med timeplanen din.
- Du kan også ta 10 lange, sakte, dype åndedrag hver time for å oppdatere tankene og ta en kort pause. Dette kan hjelpe deg med å få et nytt perspektiv på oppgaven du gjør eller skal fullføre, og sikrer at du ikke glemmer deg selv til tross for en travel dag.
3 Prøv å fullføre oppgaven riktig første gang. I stedet for å skynde deg og prøve å komme igjennom alle oppgavene så raskt som mulig, ta deg den tiden du trenger for å få hver oppgave utført riktig første gang. Rushing via posten kan trekke ut e -postutvekslingen din, spesielt hvis du sender uforståelige eller uklare meldinger til kunden. Sakte ned og ta deg tid til å skrive klare e-poster eller lese studienotatene nøye på nytt. Å få det gjort riktig første gangen vil spare deg for mye bortkastet tid i det lange løp.
4 Be en venn eller kollega om å sjekke fremdriften din fra tid til annen, slik at du holder deg på sporet. Noen ganger trenger vi støtte fra andre for å holde fokus på oppgaven. La en nær venn, forelder, kollega, bror eller søster sjekke deg hvert par timer for å være sikker på at du er i rute.
- Ledsageren din kan gi deg en kopp kaffe eller muntre deg opp med fine ord, slik at du kan få litt distraksjon, le eller smile, og komme tilbake til dine daglige oppgaver. Selv om du kanskje er opptatt, vil et par minutter med en venn muntre deg opp og hjelpe deg med å administrere tiden din mer effektivt.

Metode 3 av 3: Eliminer distraksjoner

1 Du trenger ikke hele tiden å sjekke e -posten din. Dette kan skape et start-stop-start-mønster i arbeidsdagen din og føre til bortkastet tid. Prøv å ikke åpne e -posten din i løpet av dagen, spesielt hvis du trenger å fokusere på en annen oppgave. Sett av tre tidsluker for å sjekke e -posten din i timeplanen: tidlig morgen, like etter lunsj og mot slutten av dagen. Dette vil hindre deg i å bli distrahert av den kontinuerlige strømmen av e -poster gjennom dagen, og vil garantere deg dedikert tid til å jobbe med e -post.
- De samme prinsippene kan brukes på andre kommunikasjonsmidler, for eksempel telefonsvarer, tekstmeldinger og telefonsamtaler. Prøv å ikke henge rundt telefonen din hele tiden, med mindre du selvfølgelig venter en viktig tekstmelding eller telefonsamtale. Dette vil bidra til å begrense brudd på arbeidsflyten og hjelpe deg med å holde deg i rute.
2 Demp telefonen og slå av internett. Hvis mulig, velg minst en time på arbeidsdagen din når du kan dempe telefonen og slå av internettforbindelsen. Dette lar deg fokusere på arbeid som krever fullstendig konsentrasjon og mangel på distraksjoner som telefonen eller internett.
- Å eliminere disse faktorene, som lett kan distrahere deg, vil være spesielt nyttig når du jobber med et skoleprosjekt eller en stor rapport. Koble fra telefonen, slik at du ikke har en grunn til å sjekke det hvert femte minutt eller la deg rive med å se nyheter på sosiale nettverk.
3 Advarsel andre mot å distrahere deg. Prøv å ikke oppfordre andre til å distrahere deg og ikke distrahere andre selv. Bare gi dem beskjed om at du jobber. Du kan lukke døren eller sette opp et opptatt skilt.Du kan også sende en e -post til kontoret ditt for å minne deg på at en viss tid på kontoret er stille arbeidstid.
4 Prøv å ikke avvike fra rutinen din. Når du har satt sammen en arbeidsliste eller tidsplan og beskyttet deg mot distraksjoner, bruk viljestyrke og konsentrasjon for å holde deg til rutinen. De fleste forstår forskjellen mellom godt brukt tid og bortkastet tid, så prøv å ikke falle i fellen med å kaste bort tid. Bygg på timeplanen din, og på slutten av dagen kan du nyte en følelse av prestasjon og god tid.