Innhold

• Trinn
• Del 1 av 3: Ta deg tid til å sortere
• Del 2 av 3: Sortering av dokumenter og filer
• Del 3 av 3: Lag månedlige filer
• Tips
• Hva trenger du

Å organisere kontorfiler kan være en vanskelig oppgave, spesielt hvis du har et stort antall filer og dokumenter. Men det trenger ikke å være en smertefull prosess. Å planlegge på forhånd og ta beslutninger om filsystemet kan hjelpe deg med å organisere filene dine slik at de passer dine forretningsbehov og sikre at du søker etter viktige dokumenter mer effektivt. Her er noen trinn for å komme i gang med å organisere kontorfilene dine.

Trinn

Del 1 av 3: Ta deg tid til å sortere

1. 1 Sett av nok tid til å organisere filene dine slik at du ikke trenger å starte og stoppe flere ganger. Sørg for at du har nok mapper og snarveier til å opprette nye filer før du starter.

Del 2 av 3: Sortering av dokumenter og filer

1. 1 Del massen av dokumenter og filer du vil organisere i mindre, mer håndterbare pakker.
   • Gå gjennom hver pakke hver for seg, og kast eller riv alle dokumenter og filer du kan bli kvitt for å redusere filplass og minimere rot.
   • Del dokumentene og filene du vil beholde i 2 forskjellige stabler: 1 for filer som må behandles i de kommende månedene og 1 for filer som kan arkiveres og ikke trenger tilgang i nær fremtid.
2. 2 Lagre mapper alfabetisk hvis du har klientfiler. For eksempel, hvis hver mappe er en persons navn eller firmanavn, kan du vurdere å organisere alfabetisk etter folks etternavn. I så fall må du kontrollere at hver kategori i filen er tydelig merket med personens etternavn, etterfulgt av fornavnet. Lagre mapper alfabetisk, og merk deretter skuffene til arkivskapet slik at du vet hvilken skuff som inneholder etternavnene med hvilken bokstav.
3. 3 Lagre informasjon etter kategori hvis du har filer for forskjellige deler av virksomheten din. Du kan ha noen filer for fakturaer, tjenester eller kontrakter, i så fall må du organisere dem i forskjellige kategorier for å organisere. Merk hver fil med den riktige kategorien, og legg alle relevante dokumenter inne. Du må kanskje opprette underkategorier, så bruk den hengende lagringsmappen for å angi kategorien og filmappene for underkategoriene.
   • Lag en fil for dokumenter som må håndteres raskt, slik at du vet hvor du raskt kan finne viktige dokumenter.
   • Plasser filer i skapet med midlertidige filer på forsiden og zippede filer på baksiden. På denne måten vil filene du håndterer oftere være i umiddelbar rekkevidde.

Del 3 av 3: Lag månedlige filer

1. 1 I tillegg til å bruke metodene ovenfor, legger du til et sett med mapper merket med Måned (og År ----). Når du ikke har tid til å gjøre det med en gang, må du i det minste legge dokumentene dine i den månedlige filen, slik at du kan jobbe med informasjonen som sendes inn i kronologisk rekkefølge. Det sikrer også at du har ledetråder om hvor du skal begynne å lete når du trenger noe.
   • Månedlige filer er også et godt sted å lagre dokumenter som egentlig ikke passer i andre kategorier.
2. 2 På slutten av året, se på hva som er igjen i de månedlige mappene, og du kan finne et mønster - og en ny filgruppe (kategorinavn) som mangler i systemet ditt. Lag en fil for henne på nyåret.
3. 3 Stift resten av informasjonen for måneden. Lagre i en fil som heter Diverse (År ----).

Tips

• Når du har organisert kontorfilene, hold deg organisert. Vær konsekvent med filhåndteringssystemet ditt og legg alt der det skal være.
• Kast, resirkuler eller riv i dokumenter som du ikke trenger for å unngå forvirring i det nye filbehandlingssystemet.

Hva trenger du

• Arkivskap
• Hengende filer
• Mapper
• Etiketter (tagger)
• Markører