Innhold

• Fremgangsmåte
• Råd
• Advarsel

Organisering av arrangementer virker som en veldig vanskelig oppgave, og ting blir enda mer kompliserte hvis du ikke har en plan og planlegger fremover. Så prøv å unngå dette - ved å forberede deg måneder på forhånd og holde deg rolig under arrangementet.

Fremgangsmåte

Metode 1 av 4: Planlegg måneder før arrangementet

1. 

   Bestem formålet med arrangementet. Å bestemme formålet med organisasjonen din vil bidra til å holde arrangementet ditt på rett spor. Planlegger du et arrangement for å utdanne samfunnet? Overbevise potensielle sponsorer? Ros en bestemt person eller gruppe? Detaljer om dette formålet så mye som mulig. Uansett hva du holder på med (utdann, overtal, ros osv.), Hvorfor gjør du det igjen
   • Tenk på det som misjonserklæringen din, eller forutsetningen om at du lykkes. Når du vet hva du vil med sikkerhet, vil du finne det mye enklere!

2. 

   
   
   Sette mål.Nøyaktig Hva vil du oppnå? Ikke antall personer som vises på arrangementet, ikke det faktum at det skjedde - hvordan vil du at arrangementet skal være? 5 nye medlemmer til organisasjonen din? Hevet 20 millioner dong? Endre andres tankesett? Gjør alle begeistret?
   • Tenk på de tre resultatene du vil ha mest fra arrangementet, og fokuser på å få dem til å skje. Du kan veie ett økonomisk mål, ett sosialt mål og ett personlig mål - det er opp til deg!

3. 

   
   
   Samle frivillige. Du trenger gode og gode medlemmer på mange forskjellige områder av organisasjonskomiteen. De kan hjelpe deg med alt fra planlegging, budsjettering til å sende ut invitasjoner, designe plakater, ønske gjester velkommen og rydde opp etter arrangementet. Med andre ord, de vil hjelpe deg med å få jobben gjort. Hvis mulig, finn frivillige du kan stole på!
   • Forsikre deg om at arrangørene så vel som arrangementslederne arbeider i henhold til tidsplanen du angir i planen. Samarbeid mellom partene vil gjøre jobben din enklere. Når du ber noen om hjelp, må du være klar fra starten av forventningene dine til dem og omfanget av deres deltakelse i arrangementet.
   • Hvis du ikke finner en frivillig, kan du ansette et arrangementsteam! Dette avhenger helt av typen arrangement du er vert for. Du kan leie lokalet med arrangementsteamet, eller leie fra en tredjepart.

4. 

   
   
   Estimert budsjett. Alle utgifter, inntekter, tilskudd og andre ekstraordinære utgifter må være inkludert i budsjettet. Hvis du ikke budsjetterer, vil du avslutte arrangementet med en tykk regning og en tom lommebok uten å forstå hva du nettopp brukte. Vær realistisk fra dag én, så du blir ikke overrasket senere!
   • Finn måter å holde kostnadene lave. Kan du ansette frivillige til å jobbe gratis? Tenk på steder som det er billigere å leie (for eksempel noens hus)? Husk at et lite, enkelt, men vellykket møte er mye bedre enn et luksusfest som mislykkes.

5. 

   Bestem tid og sted for arrangementet. Dette er faktoren viktigst av arrangementet. Hva skal tidspunktet og stedet for arrangementet være for folk å si: "Ja, jeg skal være der!"? Du vil være vert for arrangementet på et tidspunkt hvor alle er gratis og på et praktisk sted hvor du har nok leie!
   • Ta en titt på timeplanen til samfunnet du bor i, og vurder hvem som deltar i arrangementet. Hvis du målretter mot husmødre, er det beste alternativet å organisere dag- og nabolagsarrangementer (du kan tilby ekstra barnevakt). Når det gjelder en studentdeltaker, hold arrangementet i sentrum en kveld i løpet av uken. Hvis mulig, bør du dra til deres sted montering.
   • Selvfølgelig vil det være mange arrangementer du må reservere på forhånd. Kontakt for å leie disse stedene så snart som mulig. De kan være dyrere enn du tror!

6. 

   Vurder logistikk. Du må tenke på logistikk i alle henseender. Hvordan blir parkeringen? Evnen til mennesker med nedsatt funksjonsevne å delta? Hva kan du gjøre med arrangementet? Hvilket utstyr trenger du? Trenger du noe ekstra mot et gebyr (f.eks. Høyttalerdrikker, merker, publikasjoner)? Hvor mange mennesker vil det ta for at arrangementet skal gå greit?
   • Det er veldig viktig å reflektere og diskutere med medlemmer av arrangørene for å vurdere alle aspekter av arrangementet. Er det noen hindringer du kan forutse og unngå? Trenger gjestene et sted å bo? Hvilke unntak kreves?

7. 

   Tenk markedsføring og annonsering. Mens du forbereder deg til arrangementet, må du lage et utkast til plakaten. Plakaten skal inneholde informasjon om dato, tid, sted, hovedgjester, arrangementets navn og arrangementets tema eller tagline. Siden forberedelsestiden er for tidlig, kan du bruke mye tid på å tenke nøye på disse tingene - men du bør lage et første utkast for å se hva seksjonene er sammen!
   • Tenk på andre måter å promotere arrangementet på. Sende e-poster? Maile post? Tilbyr informasjon på Facebook, Twitter eller en serie online hendelsessider (mer om disse senere)? Hva trenger du før arrangementer for å engasjere folk og hva du trenger i hendelser for å holde dem tilbake?

8. 

   Omorganiser arbeidet. Kanskje du føler deg veldig forvirret akkurat nå. Pust dypt og åpne Excel-programvaren. Lag et utkast til en tidsplan for aktiviteter på arrangementet. Bruk noen få Excel-regneark for å organisere tankene dine. Det kan virke som unødvendig papirarbeid på dette tidspunktet, men i løpet av de neste to månedene vil du være takknemlig for deg selv for å ta vare på deg selv.
   • Utvikle en arbeidsplan (med tidsfrister) for hver aktivitet. Skriv ned alle medlemmene av arrangørene, når og hvor du trenger dem. På denne måten kan du planlegge arbeidet ditt og unngå spørsmål senere.
   annonse

Metode 2 av 4: Planlegg arbeidet i to uker før arrangementet

1. 

   Forsikre deg om at alt er klart. Identifiser tid, sted, nøkkelgjester, arrangør av arrangementet, navn på begivenhet og tagline. Vil det bli hva som helst Kan vi komme på villspor? Kan endringer i siste øyeblikk skje? På dette tidspunktet skal alt være så klart som på svart-hvitt papir.

2. 

   Møt med medlemmer av arrangørene. Be om godkjenning til budsjett, tidsplan osv. fra arrangører så vel som hendelsesledere. Nå er det riktig å behandle spørsmål. Alle har forstått sine forpliktelser ennå? Er de komfortable med alt?
   • Nok en gang, møte arrangørene så vel som de frivillige for å tenke på mulige problemer. Dette er også det perfekte tidspunktet for å planlegge handlingen din.
   • Sørg for at arrangørene ikke har noen interne problemer. Hold kontakten med alle avdelingsledere, arrangører og frivillige.

3. 

   Del arbeidet mellom forskjellige mennesker og la en person med erfaring koordinere alle aktiviteter. Hvis dette er en spesielt storstilt begivenhet, tildel flere personer til å koordinere forskjellige aktiviteter under tilsyn av en person. Denne lederen må stole på av medlemmene av arrangørene.
   • Du bør tildele ett til to medlemmer for å bruke tid på å ønske gjester velkommen og chatte før arrangementet.I utgangspunktet er de resepsjonist, ansvarlig for å løfte alle gjestene og la disse gjestene se at de blir tatt vare på.

4. 

   Sørg for å holde alle hendelsesrelaterte nettsider oppdatert. Du kjenner sannsynligvis allerede Facebook og Twitter, men det er mange andre nettsteder du kan bruke til å markedsføre, som Eventbrite, Evite og Meetup. Hvis du aldri har hørt om disse sidene, søk nå! I tilfelle arrangementet ditt er utenlands og du ønsker å selge billetter online, er Ticketbud ganske nyttig.
   • Og oppdater selvfølgelig arrangementets online-side, blogg eller Facebook-side, hvis tilgjengelig. Du kan sende påminnelser om hendelser, legge ut bilder og administrere hendelsessvar. Jo mer aktiv du er online, jo mer utbredt blir arrangementet. Hvis du er vert for et arrangement relatert til hagearbeid, boliginnredning eller andre kreative felt, kan du også bruke Pinterest.

5. 

   Samle sponsing og andre kilder til penger fra gjestene. Det er mange typer utgifter som vil oppstå de neste ukene, og du vil ikke betale for det hele selv! Krap litt etter oppstartskostnadene - det være seg et arrangementslokaleutleie, utstyr eller en bankettfest? Det kan også hende du må betale noen av de ovennevnte beløpene før du begynner å forberede deg til arrangementet.
   • Forsikre deg om at du har bygget et system for håndtering av dokumenter, sertifiseringer, fakturaer og andre dokumenter. Du må oppbevare alle dokumenter for fremtidig referanse, så jo tidligere du er organisert, jo mer praktisk vil fremtiden være, spesielt når partneren din jobber uprofesjonelt.

6. 

   Arrangement for arrangementer. Forbered publikasjoner, lansere annonser, publiser for pressen, send invitasjoner, telefonsamtaler, kontaktgrupper via e-post, møt potensielle deltakere eller sponsorer. Hvordan vil folk kjenne og delta i arrangementet ditt? Forsikre deg om at informasjonen du gir er fullstendig, bortsett fra noen spørsmålstegnende faktorer - nysgjerrigheten til gjesten må også stimuleres!
   • Tenk på målgruppen din. Hvis du vil invitere de eldste, vil du ikke kaste bort tid på å sende meldinger via Snapchat-programvaren. Gå til steder de henger ofte, eller bruk verktøyene publikum bruker.

7. 

   Samle de nødvendige elementene for arrangementet. Disse elementene kan inneholde en medalje, et spill, en suvenir, en belønning eller et sertifikat. Det er mange små og trivielle ting som uerfarne ikke kan ta hensyn til, men du må vite alle de minste faktorene. Ikke glem møbler, lydutstyr, bord, duker og andre store, viktige gjenstander!
   • Dette er en annen ting du må ta deg tid til å reflektere over. Ikke stopp før du finner 5 ting du har glemt å tilberede - alt fra kulepenner og førstehjelpsutstyr til batterier, isbiter og skjøteledninger. Du vil være klar for enhver situasjon.

8. 

   Sortere alt. Sørg for videoopptak. Transportopplegg for gjester. Ordne mat til rengjøringsteamet. Listen kan fortsette for alltid, men uten å sortere vil du ikke kunne organisere arrangementet!
   • Tilbered mat og drikke. Dette er også et godt tidspunkt å arrangere spesielle innkvartering, for eksempel innkvartering for funksjonshemmede. Sjekk om noen av gjestene er vegetarianere eller har andre spesifikke spisebehov. Mange billettnettsteder på nettet vil ha en "spørsmål om selvspørsmål", som vil hjelpe deg med å evaluere dine spesielle ønsker.
   • Forbered bord, stoler, baktepper, mikrofoner, høyttalere, datamaskiner, projektorer, podier - alt som trenger å bli funnet på arrangementslokalet.

9. 

   Forbered kontaktlisten. Du må ha telefonnummer, adresser og e-postadresser til arrangørene. Lag en lignende liste med VIP-er (spesielt viktige gjester) og leverandører av varer eller tjenester. Når noen ikke dukker opp eller er for sent, er dette en liste du kan bruke.
   • La oss si at bankettlaget er sent. Hva du vil gjøre? Få kontaktlisten med en gang og ring dem. Åh, de tror du vil til stedet for å få det 90 pund strimlet svinekjøtt? Samme det. Du gir listen til Mr. A, han tar lastebilen og går til adressen til kjøttinnsamlingen på papiret. Du har avverget en katastrofe. Nå vet du at du ikke skal ansette dette serviceteamet eller gi klarere retning!

10. 

    Gå til arrangementstedet med arrangører. Observer rundt og vurder parkeringsplassen, toaletter, rom og dører. Se etter steder i nærheten der du kan lage kopier, ringe og kjøpe nødvendigheter. Generelt, ha arrangementslokalet i hånden.
    • Snakk med personen du kontaktet for å leie stedet. De burde ha en bedre forståelse av lokalet enn noen andre. Er det et problem du bør vite om? Begrenset tid? Er døren låst på bestemte tider? Forhåpentligvis vil det ikke skje - men du bør også finne ut om tidsplaner for sjekk av brannalarm.
    annonse

Metode 3 av 4: Forbered deg i løpet av 24 timer før arrangementet

1. 

   Ta det med ro. Du kan gjøre det. Det er spesielt viktig at du holder deg rolig og ikke blir forvirret eller engstelig. Du har forberedt deg i flere måneder! Alt kommer til å bli bra. Jo roligere du er, jo roligere lagkameratene blir, jo bedre blir arrangementet. Dessuten slutter alt snart!
   • Seriøst, du kan gjøre det. Du har gjort alt du kan, og tenkt på alle mulige problemer - hvis noe går galt, vet du hvordan du skal løse problemet. Og husk: ingen kan klandre deg. En støyende gjest, maten er ikke god - folk vil forstå at du ikke kan kontrollere alt. Slappe av. Det går bra.

2. 

   Siste sjekk med medlemmer av arrangørene. Sørg for at du snakker med alle om måter å komme til arrangementstedet og når du skal ankomme. Det du ikke vil ha mest, er når hele arrangørene ringer deg på dagen for arrangementet fordi du ikke vet hvor inngangen er.
   • Selv om ingen sier noe eller stiller deg et spørsmål, gjør ditt beste for å måle andres holdninger. Er de alle fornøyde med arbeidet sitt? Kommer de overens med hverandre? Hvis ikke, snakk med alle og prøv å fjerne knuten. Kanskje noen vil passe inn i en annen avdeling eller samarbeide med andre.

3. 

   Sjekk alle invitasjoner og svar. Liste gjester i et Excel-regneark, og oppgi antall personer. For de fleste begivenheter vil antallet bekreftede deltakere være er ikke viser antall personer som faktisk deltar i arrangementet. Du kan ha 50 validatorer, men til slutt er det bare 5 eller opptil 500 personer deltar. Mens du bør vite antall validatorer, vær klar til å håndtere situasjonen når det er for få eller for mange deltakere!
   • Påminn VIP-gjester om arrangementet. Du vil bli overrasket over antall mennesker som sier "Å, ikke sant. I morgen er det ikke?" Med en enkel samtale eller tekst kan du unngå dette.

4. 

   Gå til arrangementstedet og sjekk om alt er klart. Er rommet pent og klart? Er elektroniske enheter installert og fungerer? Kan du forhåndsinstallere en hvilken som helst enhet, om nødvendig? Har personalet forberedt seg fullt på arrangementet?
   • Sjekk om arrangementet har nok supportere. Naturligvis er det best hvis du har flere støttespillere enn du trenger. Det kan hende du må be noen om en nødsituasjon, trenger noen til å legge merke til en gjest eller løse et problem du ikke kan forutse. Eller du vet at du kanskje trenger noen som skjenker deg mer kaffe.

5. 

   Forbered sett for deltakere i arrangementet. Dette settet kan inneholde en vannflaske, en godteri, klistrelapp, en kulepenn, en brosjyre og all annen informasjon de trenger. Også en god ide hvis du vil legge til små suvenirer.Dette er et flott høydepunkt som viser at arrangementet var godt organisert, og samtidig gjør at gjestene føler seg verdsatt.
   • Dette settet kan være for gjester eller arrangører, eller begge deler! Hvem liker ikke en granola-stang og en kulepenn?

6. 

   Planlegg informasjon om hendelse (løpeark eller løpeark). Her er en liste over all nødvendig informasjon delt på tid og / eller avdeling. Forbered et oppgaveprogram på få minutter med viktige aktiviteter. Malen til løpearket vil være helt opp til deg å bestemme. Bare prøv å holde informasjonen til et minimum for enkel lesing.
   • Hvis du er veldig hard, bygg disse arter et annet løpeark kan være nyttig. Høyttalere vil mer sannsynlig vite listen over andre gjester som vil være hvor og når. Arrangørene vil ha en liste over utstyr, tidslinjer og oppryddingsplaner. Når du har nok tid til å bygge opp løpearket, vil du finne dette ganske nyttig.

7. 

   Lag en liste over ting du kan ta med til arrangementstedet. Hvor ille vil det være når du kommer til arrangementet, alt er klart, alle er dere alle sammen, og vet dere at dere har glemt 12 000 kopper hjemme? Dette er dårlig. Du ødela det hele. Så lag en liste, sjekk den en gang til og ta med alle ingrediensene for å tilberede!
   • Hvis varene er spredt på forskjellige steder, tilordner du en bestemt oppgave til hver person. Når du gjør det, trenger du ikke å bruke 8 timer på å løpe rundt og samle disse elementene i panikk. "Ett tre lager ikke en ung, tre trær klynger seg sammen så fjellet er høyt" - sa de eldgamle menneskene.
   annonse

Metode 4 av 4: Kontroller datoen for arrangementet

1. 

   Ankom arrangementstedet tidlig med arrangører og frivillige. Forsikre deg om at alle er til stede og at elektronikken fungerer som den skal. Har du spørsmål i siste øyeblikk? Hvis det er tid, la oss drikke brus, dele, oppmuntre alle og hvile! Du kan gjøre det. Er du klar.
   • Forsikre deg om at arrangøren har på seg et spesielt merke eller har noen gjenkjennelige gjenstander for hånden, slik at deltakerne kan be om hjelp når det trengs. Noen ganger er ikke khaki-drakter nok.

2. 

   Alle slags ting, inni og utenfor. Trenger du ballonger på postkassen? Plakater i hjørnet av rommet? Hva med døren og langs gangen? Hvis gjestene dine må gjennom en kaotisk labyrint for å nå arrangementslokalet, bør du sette opp mange skilt for å veilede deg.
   • Velkomstbannere og andre informasjonstavler foran bygningen vil være spesielt nyttige. Du vil at folk skal kunne gjenkjenne arrangementslokalet rett fra gaten. Det er ingenting å lure på om dette!
   • Det er resepsjon og registrerte gjester på arrangementet. Når gjestene kommer inn døren, bør de se nøyaktig hva de trenger å gjøre. Ellers vil de sveve rundt i en tilstand av usikkerhet og ubehag. Husker du resepsjonen som er nevnt ovenfor? Gi noen beskjed om å stå på døren for å ønske velkommen og svare på alle spørsmålene til gjesten.
   • Flytende musikk! Musikk vil slette den sjenerte atmosfæren på arrangementet.

3. 

   Sørg for at deltakerne på arrangementet vet hva som skjer. Hvis en høyttaler er for sent, må du gi et varsel om hendelsen. Hvis måltidet tar lengre tid enn forventet, bør gjester på arrangementet være oppmerksom på eventuelle endringer i timeplanen. Det er svært sjelden at hendelser går som planlagt - så når rutene ikke følges nøye, må du sørge for at partene fortsetter å snakke.

4. 

   Ta et bilde! Det kan være lurt å notere dette. Samtidig vil folk være glade for å se noen som holder et kamera for å fange arrangementets øyeblikk. Ta et bilde av sponsorens banner, banneret, velkomstporten, resepsjonsområdet osv. Du kan også bruke disse bildene til neste år!
   • La om mulig en venn eller profesjonell fotograf gjøre jobben. Du har nok arbeid å gjøre! Du må chatte og spise med gjestene, så noen andre bør ta seg av fotograferingen.

5. 

   Legge dokumenter etter hendelsen. Du må ha plantet noen ideer i gjestenes oppfatning, og du vil at de skal forlate arrangementet med spesifikke tanker, refleksjon eller vilje til å handle. Så lag en brosjyre eller noe annet de kan ta med seg etter begivenhet.
   • Du kan vurdere å avstemme den siste hendelsen for denne delen. Gi dem et middel til å snakke, hva de kan forbedre og hva de vil ha ved neste arrangement. Og selvfølgelig, hvordan de kan involvere seg!

6. 

   Rydd opp i arenaer! Sjekk strømtelleren din, fjern bannere, rengjør møbler og mer. Du vil ha siden tilbake til sin opprinnelige tilstand - spesielt når du betaler leien og vil gå tilbake. Du kan også unngå tilleggskostnadene som leverandøren av arenaen din pålegger. Del arbeidet jevnt slik at rengjøringsprosessen blir så rask og skånsom som mulig.
   • Sjekk tilbake for å sikre at ingen verdisaker har blitt etterlatt. I så fall må du utarbeide et skjema for tapte gjenstander.
   • Hvis du skader noe, vennligst gi beskjed til personen du kontaktet for å leie stedet. Ærlighet og ærlighet er alltid den beste holdningen.
   • Fjern så mye søppel som mulig. Etter det tar vedlikeholdsavdelingen over.

7. 

   Ta vare på alle oppdrag etter hendelsen. Avhengig av hvilken type arrangement du er vert for, kan det hende du ikke har noe å gjøre etter arrangementet, eller det vil være en lang liste over folk å takke, samt ventende kvitteringer. Her er noen ideer du kan komme i gang:
   • Takk til alle medlemmene av arrangørene, spesielt sponsorene og frivillige. Du kan ikke organisere et arrangement uten dem!
   • Fullfør og håndter pengesaker. Dette bør gjøres så raskt som mulig, jo mindre feil, jo bedre.
   • Arranger en takknemlighet til de som har hjulpet deg. Du vil at lagkameratene skal føle seg takknemlige, og samtidig at sponsorene dine skal se at de har gitt forandring og en god sak.
   • Distribuer suvenirer eller andre publikasjoner til interesserte.
   • Overfør fakturaer til sponsorer og andre.
   • Legg ut bilder på arrangementets online side.

8. 

   Hold et møte for å lære av opplevelser og gjøre det bedre neste gang. Etter at alt er over, hva ønsker du at du skulle gjøre annerledes? Hva fungerer og hva er det ikke? Vil du være vert for en slik begivenhet? Hva lærte du?
   • Hvis du får svar fra alle, kan du lese dem alle. Selv om du ikke får svar fra gjestene, spør arrangørene! Hvordan tenker de? Likte de den tiden? Sannsynligvis bare fordi granola-stangen og pennen var gratis, ikke sant?
   annonse

Råd

• Liste over dokumenter som skal utarbeides:
  • Foreløpig budsjett
  • Tidsplan for hendelser (tidspunkt for hvert program i arrangementet)
  • Invitasjon
  • Gjesteliste
  • Handlingsplan
  • Arbeidsplan (fullføringsplan)
  • Dokumentasjon for pressemeldinger
  • Tale
  • Liste over deltakere
  • Partenes innlegg (legg ved CV av høyttaleren)
  • Arbeidsprogram
  • Tidsplanen er delt i minutter
  • Kontakt nettverksliste (telefonnummer til arrangøren)
  • Liste over ting å ta med
  • Liste over oppgaver som skal fullføres
  • Hendelsesrapporter (til presse og andre)
• Før arrangementet, tildel enkeltpersoner / avdelinger til å være ansvarlige for følgende områder:
  • Givere
  • Deltakerne
  • Viktig gjest, foredragsholder
  • Design, skriv ut, samle artikler og vurder disse produktene
  • Belønninger, suvenirer, gaver, bannere, sertifikater
  • Kjøretøy, catering, arrangementer for arrangementer, dekor, baktepper, parkering
  • Media, PR (eksterne relasjoner), Markedsføring
• Faktorer å ta hensyn til når du velger et sted og forhandler priser:
  • Nettstedets kapasitet (antall deltakere, bortsett fra de som ikke er offisielt deltatt)
  • Tilgjengelighet av mat (i tilfelle måltider er tilgjengelige på stedet)
  • Tid (start- og sluttidspunkt for arrangementet)
  • Belysning (i tilfelle arrangementet finner sted om natten)
  • Det er klimaanlegg eller ikke
  • Nødvendig utstyr leveres (mikrofon, høyttalere osv.)
  • Møbler (møbler, duker osv.)
  • Kan det holdes musikk- og underholdningsarrangementer på stedet (med mindre formelle show)
  • Generator
  • Enkel tilgang til lokalet - enten det er i sentrum eller ikke (om delegater kan delta uten problemer)
  • Spesialrom for arrangørene, garderober osv.
  • totalkostnad
• På dagen for arrangementet, tildel personen / avdelingen til å være ansvarlig for følgende:
  • Generell koordinering
  • Toalett
  • Mat
  • Jobber på banen
  • Vert (MC)
  • Datamaskiner, projektorer
  • Fotograf
  • Resepsjonist
  • Publikumskontroll og PR med mengden
  • Parkeringsplass
  • Beskytte
  • Distribuer dokumenter og forsyninger (gaver og sertifikater til bestemte personer så vel som alle deltakere på arrangementet)
• Faktorer å ta hensyn til når du bestemmer deg for begivenhetsdatoen:
  • Vil hovedgjesten og andre VIP-gjester være tilgjengelig for dagen
  • Hvilken dag er best for målgruppen din?
• Du kan til enhver tid ikke overlate arbeidet ditt og ansvaret til en annen person.
• Arbeidet er ansvarlig.
• På tide. Hvis du er forsinket, rapporter fullt og helt om arbeidet til personen du trenger å rapportere.
• Når det oppstår problemer, ikke skyld på andre, ikke tenk for mye og forårsake mer stress, finn måter å løse problemet på.
• Sørg for at du har en evakueringsplan for nødsituasjoner. Hvis arrangementet ditt er i stor skala, må du sørge for at politi og leger har vakt.

Advarsel

• Ikke få panikk eller stress. En rolig holdning vil gi deg bedre resultater.
• Vær forberedt på enhver situasjon. Noen ganger vil det være ting utenfor din kontroll. Hvis du er medlem av arrangørene, ikke bli sint når noen roper på deg, den personen kan bare være anspent. Hvis du er koordinator, ikke stress eller få panikk. Vær så snill å gjøre alt. Prøv å reflektere over mulige situasjoner, og hva du ville gjort i slike situasjoner.