Forfatter:
Lewis Jackson
Opprettelsesdato:
14 Kan 2021
Oppdater Dato:
25 Juni 2024
Innhold
Vi hører ofte mange mennesker klage over at de ikke har nok tid til å få jobben gjort. Noen grunnleggende tidsstyringsevner kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av tiden din. Lær å planlegge smart tid for å få mer gjort.
Fremgangsmåte
Metode 1 av 3: Gjenkjenne tidsbruk
Hold styr på daglige aktiviteter. Legg merke til hva du gjør hver dag, og legg merke til hvor mye tid du bruker på det. Du vil bli overrasket over hvor mye tid du kaster bort i forhold til den faktiske arbeidsmengden.
- Husk å legge merke til daglige oppgaver som å forberede frokost, rengjøre huset, ta et bad, etc.
Oppdater alle aktivitetene til en notatbok. Når du vet hva du gjør hver dag og hvor mye tid du bruker sammen med dem, skriver du det ned i en notatbok. Å plassere all informasjon på ett sted og se den tydelig på siden, hjelper deg å se hvordan og noen ganger hvor du kaster bort tid.- Skriv fullt og tydelig. Ikke bland separate hendelser på rad, ikke hopp over trivielle oppgaver og husk å føre en detaljert oversikt over tid fordelt for hver dags oppgave.
- Kanskje du bør gruppere aktiviteter. Skriv for eksempel husarbeid i huset med en blå penn, arbeid for å tjene penger med en rød penn og underholdningsaktiviteter med en svart penn. Denne skrivingen hjelper deg med å finne ut hvordan du bruker tiden din.
Evaluer tidsfordelingen din. For eksempel 1 time med dagdrømmer? 2 timer bestemme hva du skal spise? 8 timers surfing på nettet? Bestem hvordan du vil bruke tiden din, og tenk på hva som må gjøres og hva som ikke er.- Kaster du bort tid fordi du ikke kan kontrollere deg selv? Er du ufør eller nølende? Tar du for mange ansvarsoppgaver? Dette er alle spørsmål du bør vurdere når du vurderer tidsbruken din.
- Det er tider når du deler dagens aktiviteter på en irrasjonell måte. For eksempel å jobbe i en halv time og deretter på 10 minutter med å håndtere ærend, og deretter gå tilbake til jobb i en halv time til, er ikke en klok divisjon. Hvis du bare jobber i en time, vil konsentrasjonsevnen og effektiviteten være høyere, en triviell sak å håndtere senere.
- Ideelt sett bør du utføre oppgaven i hvert "segment". Med denne metoden bruker du en forutbestemt tid på en enkelt oppgave uten å distrahere deg selv.
Vurder å gjøre justeringer. Når du vet nøyaktig hvor tiden din går, begynner du å gjøre justeringer i timeplanen din. Du må vite tydelig hvilke områder du ikke kan eller ikke skal kutte ned på fordi du er redd for å kaste bort tid. Hvis en jobb tar mye tid, betyr det ikke at du kaster bort tiden din.
Hvis du bruker 3 timer om dagen på å sende arbeidsrelaterte e-poster, er det helt usannsynlig at du bruker mindre tid på denne aktiviteten. Imidlertid, hvis du sender fire eller fem personlige e-poster mellom arbeids-e-post, kan du definitivt redusere tiden du bruker på å sende e-post.
Endre arbeidsvaner. Uansett hva ditt tidsstyringsproblem er, er det alltid en løsning. Når du har funnet en grunn til å kaste bort tiden din eller hvordan du kan bruke tiden din mer fornuftig, må du gjøre en innsats for å endre dine tidsadministrasjonsvaner.
- Hvis du bruker for mye tid på å rengjøre huset eller lage mat, bør du vurdere å ansette en hushjelp eller en kokk. Tid er mer dyrebar for noen enn penger.
- Hvis problemet ditt er å kaste bort for mye tid i løpet av en dag med utilsiktet surfing, bør du begrense deg til noen få nettsteder eller ikke logge deg på dine sosiale mediekontoer når formålet ditt ikke er noe annet.
Metode 2 av 3: Unngå distraksjoner
Identifiser distraksjoner i livet ditt. Distraksjon er den største utfordringen i tidsstyring. Du må finne ut hva slags aktiviteter eller enkeltpersoner tar mye av tiden din. Enten fordi en venn er pratsom eller en hobby som hindrer deg i å konsentrere deg, kan du finne måter å unngå disse faktorene.
- Hvis du bruker mye tid på noe som ikke gir de forventede resultatene, kan det være en distraksjonsfaktor å unngå.
- Når det gjelder kontorarbeidsområdet, er noen kolleger sannsynligvis også distraksjoner. Du bør ikke delta i unyttige samtaler eller samtaler i arbeidstiden. Holdningen med å jobbe på kontoret er imidlertid like viktig som tidsstyringsevner, så du bør ikke være uhøflig hvis du vil komme deg videre i karrieren.
Unngå lange samtaler på telefonen. Du må justere telefonvanene dine hvis du opplever å bruke for mye tid på samtaler. Å snakke personlig er alltid mer effektivt enn å snakke over telefonen, så det er lurt å avslutte lange samtaler med dette.
- Mange telefonsamtaler inkluderer ofte unødvendig redundans, spesielt i begynnelsen og slutten av samtalen. Folk har en tendens til å bli distrahert og vandre på telefonene sine, noe du bør være oppmerksom på. Å holde et ansikt til ansikt-møte skaper en mer formell atmosfære som motiverer partene til å fokusere på sitt arbeid, noe som skyldes at ingen av partene i møtet blir påvirket av distraksjoner.
Ikke surf for mye på nettet. Mange må bruke internett som sitt primære verktøy for å få jobben gjort. Imidlertid er det også mange mennesker som lar tiden gli i nyhetsartikler, sportsnyheter, kjendiser og kjæledyr. Du må alltid være nøye når du trenger å gå på internett. Det er noe programvare som kan blokkere unødvendige applikasjoner, nettsteder eller domenenavn for å redusere distraksjoner mens du bruker internett.
- Unngå å besøke Facebook, Twitter og andre sosiale nettverkssider når du arbeider med arbeid online.
- Å lete etter alle slags problemer på Google er også bortkastet tid.I utgangspunktet hadde du tenkt å raskt finne et problem, men før du vet ordet av det, har du surfet gjennom utallige nettsteder på 3 timer.
Bruk "Ikke forstyrr" skiltene. Du er sannsynligvis kjent med dette skiltet på inngangsdøren til et hotellrom. Det er også veldig effektivt når det brukes på kontoret. Du kan skrive og skrive ut et slikt skilt for å henge foran døren til kontoret når det er nødvendig. Folk som går forbi vil snakke mindre for ikke å forstyrre deg.
- Hvis du jobber hjemmefra, er det viktig at du har ditt eget arbeidsområde. Ikke jobb på et vanlig familiested fordi TV, telefoner og videospillkonsoller lett kan distrahere deg.
Ta deg tid til uunngåelige distraksjoner. Det er visse faktorer som ikke kan unngås, for eksempel når sjefen din vil at du skal bruke litt tid på å snakke, eller eldre blir i huset hele tiden og ber om dette og det. Hvis du vet hvordan du planlegger fremover, uansett hva det er, tar det ikke mye tid å jobbe. annonse
Metode 3 av 3: Bruk tiden effektivt
Skriv alt ned. Ikke stol helt på hukommelsen for å gjøre daglige oppgaver. Skriv ned alt du trenger for å komme på papir og sjekk listen regelmessig for å oppnå dine mål.
- Selv en veldig liten og triviell oppgave måtte skrives ned. Du bør imidlertid bare skrive kort på denne listen, for eksempel "Ring Tuan", "Slå opp marginer", "E-postsjef".
- Sørg for å alltid ha notatboken med deg, så du er klar til å skrive ned oppgavene slik de ser ut. Du tror du vil huske å skrive det senere, men du vil glemme det uansett.
Bruk kalenderen. Bare å legge til en kalender i tidsstyringsverktøyene vil hjelpe deg å bli mer produktiv. Skriv ned tidsfrister, oppgaver og møter på timeplanen din. Hver morgen tar du deg tid til å se på datoene i kalenderen for å se hva som kommer.
Unngå å planlegge duplisering. Tilrettelegge arbeidsplan på en slik måte at den ikke overlapper hverandre og ikke påtar seg for mange oppgaver samtidig. Sjekk kalenderen din før du godtar å gjøre noe for å sikre at tiden er ledig. På denne måten er tiden din mer organisert og hjelper deg med å overvåke tiden nøye.
Fjern årsaken til distraksjonen. Bruk tiden din effektivt ved å eliminere distraksjoner eller få deg til å avvike fra retningen for fremgang. Plasser TV og all slags underholdning utenfor jobben eller studiet, for å fokusere på å få arbeidet gjort før du underholder.
Ordne prioritetsrekkefølgen. Smart tidsstyring handler om å planlegge viktige eller presserende oppgaver på forhånd. Legg merke til disse punktene nede på timeplanen din med en highlighter eller fargestift. Planlegg disse tingene først for å sikre at du har nok tid, og gjør deretter de mindre presserende tingene.
- Vær klar til å endre preferanser når det er nødvendig. Det er mange ting som ikke dukker opp til slutten og krever at du gjør det umiddelbart. Da må du stoppe det du holder på med og fokusere tiden og energien på dette siste øyeblikksarbeidet, men du bør ikke la slike situasjoner skje for ofte.
- Hvis du ofte må bestille på nytt, indikerer det at noe er galt. Små justeringer er akseptable, men hvis du må fortsette å gjøre dette, viser det deg at du ikke er i riktig rekkefølge i utgangspunktet.
Tenk realistisk. Tildel rimelig tid for å få jobben gjort. Hvis du tror noe tar en halv time til en time å bli ferdig, gi deg selv en time. Å tenke realistisk på når du kan fullføre oppgaven, vil hjelpe deg å unngå overbelastning eller bremsing.
- Ting vil være tryggere hvis du er forsiktig og alltid gir deg mer tid enn nødvendig. Hvis du er ferdig med en oppgave tidlig, kan du gå videre til neste jobb, og til slutt sikre produktivitet.
Planlegg grunnleggende oppgaver. Sørg for å ta deg tid til grunnleggende hverdagsaktiviteter, som å spise og bade. Disse kan virke som mindre jobber, men du må fortsatt bruke tid på dem sammen med hovedjobben din, for å være sikker på at du ikke hopper over den og kan føre til forsinkelser i planleggingen.
Bruk påminnelsessystemet. I tillegg til den daglige timeplanen, bør du bruke flere verktøy for å hjelpe deg med ikke å glemme viktige oppgaver eller tidsfrister. Bruk klistrelapper, sett tekst- eller lydvarsler til telefonen din for å minne deg på å gjøre visse planlagte oppgaver.
- Unngå å be folk rundt deg om å minne deg på timeplanen din, da de kanskje glemmer den akkurat som deg.
- Hvis noe er spesielt viktig, bør du ha en rekke påminnelsesverktøy organisert, da det er en sjanse for at du kanskje ikke legger merke til notatene eller meldingene på telefonen.
Hjelp meg. Be noen om hjelp eller gi noen små oppgaver til dem hvis mulig. Generelt sett er dette bra for timeplanen din hvis du kan spare litt verdighet og be dem om å gripe inn, håndtere husarbeid eller lage middag hvis du er for opptatt den dagen.
- Sørg for å finne den rette kvalifiserte personen til å tildele oppgaven. Hvis det ikke er nok bare å finne noen for å få jobben gjort, må du spørre noen som kan gjøre jobben bra.
- Ikke skyld ansvaret ditt på andre. Det er ikke en god tidsstyringsevne, men får deg bare til å se lat og umotivert ut i andres øyne.
Måling av produktivitet. Fra tid til annen bør du stoppe og analysere dine prestasjoner, ytelse og bestemme hvor mye tid du har brukt på den siste jobben. Å holde disse statistiske dataene i ditt arbeid og liv vil hjelpe deg med å finne endringene du trenger for å forbedre prestasjonene dine på jobb og dagligliv.
Selvutdelt. Å jobbe for hardt kan føre til utmattelse og tap av konsentrasjon og til og med de mest trivielle oppgavene å fullføre. Så noen ganger bør du feire din tidligere prestasjon og belønne deg selv med noe veldig interessant.
- Bruk all den selvbelønnende tiden på å slappe av. Slå av telefonen og ikke svar på e-post på jobben. Hvis du blander arbeid inn i spilletid, er det ikke lenger en belønning for opplading.
- Hvis du jobber mandag til fredag, bør du ta en helg fri. Etter at et tremånedersprosjekt er avsluttet, kan du belønne deg med en kort ferie.
Advarsel
- Ikke la tankene vandre eller dagdrømme mens du utfører daglige oppgaver.
