Innhold

• Fremgangsmåte
• Råd
• Hva trenger du

Organisering av kontorfiler er ikke en enkel oppgave, spesielt når det gjelder å organisere store mengder filer og dokumenter. Du kan imidlertid overvinne denne utfordringen ved å planlegge fremover og bestemme deg for et arkivsystem. Dette hjelper deg med å organisere forretningsprofilen din og sørger for at du finner viktige dokumenter raskere. Du kan sjekke ut artikkelen nedenfor om hvordan du organiserer kontorjournaler for å starte oppdraget ditt.

Fremgangsmåte

Del 1 av 3: Ordne tiden riktig

1. 

   Sett av en bestemt tid for å organisere søknaden din for å unngå distraksjoner i midten. Ha papp og klistremerker klare til å lage en ny profil før du kommer i gang. annonse

Del 2 av 3: Organiser dokumenter og poster

1. 

   
   
   Del bunker av dokumenter og filer i mindre, mer håndterbare biter.
   • Håndter stabler en om gangen og rydd opp eller ødelegg unødvendige papirer for å redusere mengden og begrense redundansen.
   • Del resten av dokumentene og filene i to separate deler, en for filene som må behandles i de kommende månedene, og den andre for arkivfiler som ikke krever hastebehandling.

2. 

   
   
   Organiser mapper alfabetisk hvis du har en klientprofil. For eksempel, hvis hvert bindemiddel var navnet på en person eller et firma, kan du sortere postene etter vedkommendes navn. I dette tilfellet bør du merke hvert profilkort som inneholder kundens fulle navn.Organiser dekslene dine alfabetisk, og merk deretter arkivskuffen for å se hvilken skuff som har et navn som begynner med en bestemt bokstav.

3. 

   
   
   Sorter etter kategori hvis postene er i mange deler av virksomheten. Noen dokumenter gjelder fakturaer, garantier eller kontrakter, og du må dele dem inn i forskjellige kategorier. Merk hver post som passende og legg alle relevante dokumenter på posten. Du må kanskje opprette en sekundærprofil, så bruk et hengende deksel for å merke hver kategori og omslaget for å være sekundært.
   • Lag en portefølje med presserende dokumenter, slik at du raskt kan finne viktige papirer.
   • Sett de midlertidige filene foran og arkivfilene på baksiden av skuffen slik at du enkelt får tilgang til filene som trenger behandling.
   annonse

Del 3 av 3: Sorter poster etter måned

1. 

   I tillegg til å bruke metodene ovenfor, kan du organisere permene dine etter måned (og år-). Hvis du ikke har tid til å ordne det med en gang, kan du legge papirene dine i din månedlige post for databehandling. Dette trinnet hjelper deg også med å finne ut hvor du skal lagre dokumentene raskere.
   • Den månedlige posten er også egnet for lagring av dokumenter av andre typer.

2. 

   På slutten av året, sjekk papirene som er igjen i den månedlige posten, og du kan finne ut at malen, så vel som den nye profilgruppen (kategorinavn) mangler i systemet. Lag profiler for papirene i det nye året.

3. 

   Klipp ut gjenværende papirer etter måned. Oppbevares under "Mixed" -gruppen (Year-). annonse

Råd

• Etter at du har organisert oppføringene dine, må du holde orden på kontoret. Fest journalføringssystemet og legg papirene på plass.
• Kast, resirkuler eller ødelegg unødvendige dokumenter for å unngå å tukle med det nye journalføringssystemet.

Hva trenger du

• Arkivskap
• Hengende deksel
• Innbundet
• Klistremerker
• Markører